大學(xué)后勤處檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)后勤處檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在后勤處各項(xiàng)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《廣東EE大學(xué)檔案管理辦法》,結(jié)合我處實(shí)際,制訂本辦法。

第二條后勤處在黨政管理、工程項(xiàng)目管理、招投標(biāo)管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實(shí)物檔案等不同載體的文件材料,均屬后勤處檔案。

第三條后勤處檔案是全處職工各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是重要的信息資源,是歷史的憑證。

第四條后勤處檔案工作是辦好后勤各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)之一,也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。后勤處各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理,切實(shí)把它納入部門(mén)管理工作職責(zé)之中。各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。

第二章管理體制及職責(zé)

第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存的原則。后勤處在計(jì)劃科設(shè)檔案室,集中存放各類(lèi)檔案資料,后勤處檔案室受學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)和本處主管領(lǐng)導(dǎo)分管,計(jì)劃科專(兼)職檔案工作人員負(fù)責(zé)處理日常工作。

第六條分管處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé):指導(dǎo)全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門(mén)落實(shí)檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收其它工作時(shí),同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作);負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核;負(fù)責(zé)檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)工作;研究決定檔案工作的重大事宜。

第七條后勤處檔案室的基本任務(wù):

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度,監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況;

(二)對(duì)后勤處檔案和有關(guān)資料進(jìn)行接收、收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

(三)執(zhí)行保密制度,做好檔案密級(jí)劃控和守密工作。

(四)做好檔案利用工作,主動(dòng)為后勤處各項(xiàng)工作服務(wù),為職工服務(wù)。

(五)做好檔案編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作,發(fā)揮檔案的信息源作用。

(六)做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作,確保檔案安全。

(七)圍繞后勤處中心工作,完成后勤處交辦的任務(wù)。

第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管后勤處的檔案工作,計(jì)劃科設(shè)專(兼)職檔案員,負(fù)責(zé)后勤處檔案的收集、整理,并根據(jù)學(xué)校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門(mén)及自身檔案工作的職責(zé)。

第三章檔案的形成和歸檔

第九條對(duì)全處檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,特殊載體檔案可實(shí)行分室管理。后勤處各項(xiàng)工作應(yīng)與檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”,即納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

第十條后勤處專(兼)職檔案員應(yīng)按《廣東EE大學(xué)檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求,對(duì)形成的文件材料認(rèn)真積累、整理,按時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室。

第十一條對(duì)于個(gè)人在從事黨政管理職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料,必須按規(guī)定歸檔,任何個(gè)人和部門(mén)不得據(jù)為已有。

第十二條提倡個(gè)人向后勤處捐贈(zèng)在非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料,后勤處檔案室應(yīng)做好此類(lèi)檔案的接收和管理。

第十三條歸檔范圍:

依據(jù)《廣東EE大學(xué)后勤處目標(biāo)管理責(zé)任書(shū)》和我處檔案工作實(shí)際情況,我處歸檔范圍分為八個(gè)方面:

(一)基本建設(shè)、維修工程方面:

主要有工程(或維修)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;

如:可行性研究、規(guī)劃方案、立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)、設(shè)計(jì)、施工圖紙、

招投標(biāo)資料、水、電擴(kuò)容的方案、施工現(xiàn)場(chǎng)記錄、設(shè)計(jì)與施工修改變更的請(qǐng)示和批復(fù)及施工變更通知書(shū)、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進(jìn)場(chǎng)安排、預(yù)(結(jié))算報(bào)告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報(bào)告等有關(guān)資料;

(二)各部門(mén)房產(chǎn)方面:

各部門(mén)房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關(guān)學(xué)校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);

(三)大型設(shè)備方面:

大型設(shè)備如:水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類(lèi)汽車(chē)等。后勤設(shè)備的開(kāi)箱記錄、使用說(shuō)明書(shū)、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運(yùn)行記錄、值班記錄等等;

(四)地下隱蔽工程方面:

校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡(luò)等隱蔽工

程的設(shè)計(jì)、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。

尤其重要的有:給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計(jì)、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進(jìn)度、預(yù)付款情況及工程結(jié)算書(shū)、竣工圖紙、竣工報(bào)告等資料。地下管網(wǎng)工程的維修、檢測(cè)記錄、工程材料取樣試驗(yàn)、水質(zhì)化驗(yàn)及檢驗(yàn)報(bào)告等;

(五)醫(yī)療、病例方面:

主要有學(xué)生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護(hù)值班記錄、重大疾病的預(yù)防措施、緊急情況處理預(yù)案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報(bào)告等;

(六)黨建與思政工作方面:

主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價(jià)值的不同載體的文件材料。

(七)財(cái)務(wù)管理方面:

主要內(nèi)容包括財(cái)務(wù)管理工作中具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)賬薄、報(bào)表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。

(八)綜合管理方面:

主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)管理、保障安全穩(wěn)定工作中有保存價(jià)值的文件材料。

后勤處檔案室對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真審查,凡歸檔材料不完整、不齊全、不規(guī)范的將不予接收。并及時(shí)告知文件材料形成部門(mén)負(fù)責(zé)人按有關(guān)要求報(bào)送需存檔的文件材料。

第十四條歸檔要求:

(一)立卷人按照文件材料自然形成的規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,符合便于利用的要求,進(jìn)行整理組卷,編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、件號(hào),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄,注明保管期限和密級(jí),應(yīng)歸校檔案室的報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由后勤處統(tǒng)一移交學(xué)校綜合檔案室。

(二)歸檔的文件材料同一類(lèi)的應(yīng)格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規(guī)范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě),禁用復(fù)寫(xiě)。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。

第十五條歸檔時(shí)間:

(一)黨政類(lèi),能按年度歸檔的文件材料,在次年四月底前歸檔;

(二)設(shè)備類(lèi)

、財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案,每學(xué)期結(jié)束前整理檢查完畢,開(kāi)學(xué)的第一個(gè)月內(nèi)歸檔。

(三)工程項(xiàng)目等科技檔案歸檔,應(yīng)于項(xiàng)目竣工后一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。

第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時(shí),實(shí)行電子版和紙質(zhì)版雙套制管理,做到邏輯歸檔和物理歸檔時(shí)有相關(guān)信息的移交登記。反映后勤處重大活動(dòng)、重要事件的聲像檔案,由后勤處檔案室和形成部門(mén)各存一套。

第四章檔案管理

第十七條后勤處檔案室接收檔案時(shí),要按照規(guī)定的分類(lèi)編號(hào)方法進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)、編目、排架等。按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、學(xué)校有關(guān)保密規(guī)章,對(duì)所存檔案實(shí)行密級(jí)保管。

第十八條檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(財(cái)會(huì)檔案),對(duì)保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

第十九條單位撤消、合并和人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案移交手續(xù),不得私自帶走和銷(xiāo)毀檔案材料。

第二十條后勤處檔案室定期對(duì)保存期滿的檔案進(jìn)行鑒定。和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組,對(duì)到期的檔案提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。

第二十一條嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度和做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光工作和統(tǒng)計(jì)工作,確保檔案的安全和利用。

第五章檔案的開(kāi)放利用

第二十二條后勤處檔案材料開(kāi)放時(shí)間與上班時(shí)間一致。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)做好提供利用和服務(wù)工作。我校教職工在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱檔案,并可摘錄和復(fù)制;因工作需要和有正當(dāng)?shù)睦碛?按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù),經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可調(diào)閱屬控制范圍的檔案。

第二十三條外單位人員需借閱檔案,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十四條檔案材料原則不可外借出室,特殊情況要經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)借出檔案,檔案管理人員要做借閱登記,定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,并及時(shí)報(bào)告處領(lǐng)導(dǎo),確需借出檔案,須經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出檔案要妥善保管按時(shí)歸還,屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境,要按規(guī)定辦理手續(xù)。

第二十五條本辦法自公布之日起執(zhí)行,由后勤計(jì)劃科負(fù)責(zé)解釋。

篇2:客運(yùn)專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。

第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。

第六條?檔案部門(mén)應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門(mén)縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。科技檔案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書(shū)和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門(mén)進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書(shū)寫(xiě)筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書(shū)寫(xiě)和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫(xiě);歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門(mén)應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書(shū)檔案類(lèi)歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門(mén)收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。

第十二條?對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房,購(gòu)置足夠的檔案裝具,檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門(mén)要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類(lèi)確定文件材料的收集和歸檔部門(mén)。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門(mén)有關(guān)人員要予以配合。

(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對(duì)收集來(lái)的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類(lèi)整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門(mén)別類(lèi),使整理出來(lái)的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。

文書(shū)檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時(shí)間:

文書(shū)檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門(mén)形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。

招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

第十八條?沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷(xiāo)毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷(xiāo)毀”戳或清冊(cè)銷(xiāo)毀,秘密及以上公文要填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并有兩人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來(lái)的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷(xiāo)毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案適時(shí)提出銷(xiāo)毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條?項(xiàng)目竣工后,各部門(mén)要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進(jìn)行分類(lèi)編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購(gòu)置申批表;

2.2設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收的裝箱單及開(kāi)箱驗(yàn)收清單,出廠合格證及隨機(jī)文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過(guò)安裝、試開(kāi)、驗(yàn)收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開(kāi)記錄、驗(yàn)收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運(yùn)行設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進(jìn)、改造以及報(bào)廢文件等;

2.7設(shè)備各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)月報(bào)表。

3.設(shè)備檔案對(duì)外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門(mén)的設(shè)備管理員應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負(fù)責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。