工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《z省檔案管理?xiàng)l例》、上級(jí)單位相關(guān)管理辦法及有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。

第二條本辦法所稱(chēng)檔案,是指油品調(diào)運(yùn)分公司在從事基本建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,包括外部合作,各類(lèi)項(xiàng)目管理等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第四條公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃,把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi),逐步加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第五條公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實(shí)際,設(shè)專(zhuān)(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。

第六條檔案管理的主要職責(zé):

(一)貫徹實(shí)施《檔案法》和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級(jí)主管部門(mén)制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位實(shí)際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。

(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計(jì)劃,并組織實(shí)施。

(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。

(四)集中管理公司各種活動(dòng)中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用。

(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析和匯總上報(bào)工作。

(六)負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案部門(mén)移交有關(guān)檔案和資料。

(七)負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工程、重大科研項(xiàng)目、重要活動(dòng)的歸檔材料的驗(yàn)收。

(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn)。

(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用工作。

第七條各部門(mén)應(yīng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門(mén)文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

第三章歸檔范圍

第八條歸檔文件材料的來(lái)源

(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。

(二)各部門(mén)移交公司的文件材料。

(三)各部門(mén)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等附帶的文件材料。

(四)公司參加的合作項(xiàng)目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。

第九條公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見(jiàn)附件二)。

第十條歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤(pán)、磁帶、實(shí)物等各種載體形式。

第四章立卷歸檔要求

第十一條文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。

(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

(三)外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后歸檔。

(四)職工參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。

(五)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管一年后移交歸檔。

第十二條電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

第十三條磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第十四條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)保留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料。

(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

(四)其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。

第十五條各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十六條各部門(mén)向綜合辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

第十七條檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門(mén),對(duì)應(yīng)歸檔文件材料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價(jià)值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人簽審后歸檔。

第十八條科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收,重要外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)、對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目等有關(guān)活動(dòng),要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。堅(jiān)持“三納入、四參加”制度。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料以及項(xiàng)目沒(méi)有歸檔,不能申報(bào)成果或評(píng)獎(jiǎng);不能最后通過(guò)驗(yàn)收或鑒定;所有經(jīng)費(fèi)不予結(jié)算。

第十九條立卷歸檔的總體要求:

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(二)在職能活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實(shí)物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門(mén)移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。

(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

(六)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。

(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任

者。

(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年份里。長(zhǎng)期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。

(九)歸檔時(shí)要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長(zhǎng)期不歸檔。

第五章檔案的移交

第二十條檔案移交前須向檔案管理部門(mén)提交移交清冊(cè),詳細(xì)填寫(xiě)檔案的門(mén)類(lèi)及數(shù)量,并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。

第二十一條檔案管理部門(mén)要組織專(zhuān)門(mén)人員,對(duì)所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。

第二十二條檔案移交時(shí),經(jīng)交接雙方核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字。

第二十三條移交的檔案在運(yùn)送過(guò)程中,移交部門(mén)應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé),以確保檔案的安全。

第六章檔案保管期限

第二十四條按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門(mén)結(jié)合公司情況制定各類(lèi)文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為10至50年左右,短期為10年以下。

第二十五條確定公司檔案保管期限的原則:

(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。

(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

第七章檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

第二十六條檔案管理部門(mén)對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

第二十七條檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案部門(mén)人員組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。

第二十八條檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)審批后,方可銷(xiāo)毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷(xiāo)毀工作。

第二十九條銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

第八章檔案的借閱

第三十條公司各部門(mén)因工作需要借閱檔案需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)單。

第三十一條檔案管理人員依據(jù)檔案級(jí)別判斷是否需要審批。當(dāng)為不受限制檔案時(shí)直接辦理借閱手續(xù)。

第三十二條檔案借閱要堅(jiān)持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。

(一)凡政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門(mén)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)提供完整準(zhǔn)確的檔案。

(二)凡社會(huì)有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門(mén)審查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時(shí)需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)批準(zhǔn),并登記利用檔案清單。

(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。

第三十三條若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或?yàn)橥鈫挝蝗藛T借閱時(shí),需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。

第三十四條不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對(duì)需要出據(jù)檔案證明的,要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。

第三十五條借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三十六條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

第三十七條借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。

第三十八條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第三十九條企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時(shí),必須上繳應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門(mén)簽署意見(jiàn)后,方可辦理有關(guān)手續(xù)。

第九章檔案庫(kù)房管理

第四十條檔案庫(kù)房是保存公司檔案的重要地點(diǎn),檔案管理人員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。

第四十一條檔案部門(mén)應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理場(chǎng)所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。

第四十二條庫(kù)房?jī)?nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號(hào),并定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案庫(kù)房的“八防”要求,保證庫(kù)房安全。

第四十三條庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料定期(半年)清點(diǎn),保證帳實(shí)一致。

第四十四條非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。

第四十五條認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對(duì)檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。

第十章檔案信息保密與利用

第四十六條產(chǎn)生重要檔案的部門(mén)和檔案管理部門(mén)必須執(zhí)行中華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密。

第四十七條加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級(jí)和時(shí)間期限,注意重點(diǎn)保管。

第四十八條整理檔案應(yīng)在專(zhuān)門(mén)地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。

第四十九條建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù),保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。

第五十條公司對(duì)所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。

第五十一條嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料,尤其對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目、研究課題等活動(dòng)中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。

第五十二條檔案部門(mén)和檔案工作人員要通過(guò)多種方式開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù)質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)檔案信息。

第五十三條利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛(ài)護(hù)檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫(huà)、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失和私自復(fù)制檔案。

第十一章獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰

第五十四條根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì):

(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的。

(二)對(duì)保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的。

(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。

(四)將重要的或者珍貴的檔案贈(zèng)給企業(yè)的。

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。

第五十五條凡違反本辦法,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)

做出檢查外,必要時(shí)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。

第五十六條凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣(mài)或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。

第五十七條凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

第五十八條遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。

第五十九條對(duì)違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的,要依法追究其刑事責(zé)任。

第十二章附則

第六十條本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第六十一條本辦法未盡事宜,按照國(guó)家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。

第六十二條本辦法自下發(fā)之日起施行。

附件1:

油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)規(guī)則

為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理工作,根據(jù)國(guó)家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》及上級(jí)單位《檔案分類(lèi)規(guī)則》,結(jié)合本企業(yè)檔案工作實(shí)際,制定本規(guī)則。

一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運(yùn)分公司檔案的分類(lèi)原則、類(lèi)目設(shè)置及基本范圍;

二、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)原則是以公司全部檔案為對(duì)象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的科學(xué)管理和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

三、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)共設(shè)置9個(gè)一級(jí)類(lèi)目,即黨群管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類(lèi)、特殊管理類(lèi)。其類(lèi)目名稱(chēng)、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運(yùn)分公司分類(lèi)表(附后)標(biāo)記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類(lèi)情況以英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字順序標(biāo)記。

四、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)二級(jí)類(lèi)目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置、檔案分類(lèi)表中的二級(jí)類(lèi)目是企業(yè)進(jìn)行檔案分類(lèi)的基本類(lèi)目。二級(jí)類(lèi)目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。

五、聲像、事務(wù)等非紙質(zhì)載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

附件2:

油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)表

一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目基本范圍

代碼名稱(chēng)代碼名稱(chēng)

A黨群管理類(lèi)01黨務(wù)工作黨總支綜合性工作、黨總支會(huì)、黨員代表大會(huì)及黨黨支其他事務(wù)性工作等。

02組織工作組織建設(shè),黨員管理,黨費(fèi)管理,干部管理等工作。

03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設(shè)等。

04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務(wù)工作等。

05紀(jì)檢工作黨風(fēng)黨紀(jì)教育、檢查,違紀(jì)案件審查,干部廉政建設(shè)等。

06武裝工作民兵工作,征兵、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)工作,人防工作等。

07工會(huì)工作職代會(huì),民主管理,勞動(dòng)競(jìng)賽,先進(jìn)表彰,會(huì)員管理,勞保福利,女工工作,文體活動(dòng)等。

08共青團(tuán)工作組織建設(shè),政治思想教育,團(tuán)代會(huì),團(tuán)員、團(tuán)費(fèi)、青少年管理等項(xiàng)工作。

09其他

B行政管理類(lèi)01行政事務(wù)綜合性行政事務(wù)工作,機(jī)要文件,工作會(huì)議,專(zhuān)題會(huì)議,辦公會(huì)議,文秘工作,信訪、接待工作,調(diào)研工作,印信管理等。

02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災(zāi)害防范,交通管理,戶(hù)籍管理等。

03法律事務(wù)法律事務(wù),公證工作,專(zhuān)利商標(biāo),工商登記管理,政紀(jì)監(jiān)察等。

04審計(jì)工作各項(xiàng)審計(jì)工作,審計(jì)規(guī)章制度等。

05人事管理人力資源管理(招聘、調(diào)配、勞動(dòng)合同),勞動(dòng)工資管理,考核,獎(jiǎng)懲,職稱(chēng)評(píng)聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。

06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓(xùn)教育等。

07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計(jì)劃生育工作等。

08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務(wù),職工住房等

09外事工作出訪考察、國(guó)際會(huì)議等企業(yè)涉外活動(dòng)。

10公共事務(wù)企業(yè)與地方關(guān)系、政府協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、資質(zhì)手續(xù)辦理等

11其他

C經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)01經(jīng)營(yíng)決策企業(yè)改革,經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標(biāo)管理等。

02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級(jí),責(zé)任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。

03計(jì)劃統(tǒng)計(jì)綜合計(jì)劃,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,經(jīng)營(yíng)分析項(xiàng)目審批等。

04財(cái)務(wù)管理綜合財(cái)務(wù)管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會(huì)計(jì)工作,投資融資管理等。

05物資管理物資采購(gòu)、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調(diào)撥,倉(cāng)庫(kù)管理等。

06合同管理經(jīng)濟(jì)合同管理、審核、備案等。

07知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理企業(yè)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)侵權(quán)等。

08其他

D生產(chǎn)管理類(lèi)01質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理,產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制,質(zhì)量認(rèn)證等。

02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。

03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護(hù),勞動(dòng)保護(hù)等。

04計(jì)量工作計(jì)量管理,計(jì)量設(shè)備、儀器,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

05標(biāo)準(zhǔn)化工作企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。

06科技管理新產(chǎn)品、新技術(shù)開(kāi)發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術(shù)引進(jìn)等。

07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類(lèi)數(shù)據(jù)管理,計(jì)算機(jī)信息,通訊管理等。

08其它

E產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)01油氣產(chǎn)品天然氣等。

02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。

03其它

02民用設(shè)施辦公樓,科研設(shè)施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務(wù),住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。

04其它

G設(shè)備儀器類(lèi)01綜合設(shè)備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結(jié)、臺(tái)賬等

02公務(wù)車(chē)輛機(jī)動(dòng)車(chē)技術(shù)參數(shù)檔案、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等

03其它

H會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類(lèi)01會(huì)計(jì)憑證各種會(huì)計(jì)憑證。

02會(huì)計(jì)賬簿各種財(cái)務(wù)賬薄。

03會(huì)計(jì)報(bào)表各種財(cái)務(wù)報(bào)表。

04財(cái)務(wù)報(bào)告各種財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)。

05其他會(huì)計(jì)移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè),銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單等。

J特

殊管理類(lèi)01印章公司各類(lèi)作廢印章,包括公章、部門(mén)印章、法人私章等。

02獎(jiǎng)牌上級(jí)單位頒發(fā)的各類(lèi)榮譽(yù)獎(jiǎng)牌。

03獎(jiǎng)杯上級(jí)單位頒發(fā)的各類(lèi)榮譽(yù)獎(jiǎng)杯。

04證書(shū)上級(jí)單位頒發(fā)的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)。

05錦旗外部單位授予的各類(lèi)錦旗。

06題詞上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的題詞。

07照片公司舉辦的各類(lèi)重大會(huì)議、活動(dòng)照片。

08光盤(pán)公司舉辦的各類(lèi)重大會(huì)議、活動(dòng)照片、錄音、視頻等刻制的光盤(pán)。

09磁帶公司舉辦各類(lèi)重大會(huì)議、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像等制作的磁帶。

10其他

篇2:客運(yùn)專(zhuān)線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專(zhuān)線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱(chēng)的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。

第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專(zhuān)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。

第六條?檔案部門(mén)應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門(mén)縱向到底、橫向到邊的專(zhuān)兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。科技檔案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書(shū)和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門(mén)進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書(shū)寫(xiě)筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書(shū)寫(xiě)和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫(xiě);歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門(mén)應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書(shū)檔案類(lèi)歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門(mén)收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。

第十二條?對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專(zhuān)利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房,購(gòu)置足夠的檔案裝具,檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿(mǎn)足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門(mén)要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容特征等分類(lèi)確定文件材料的收集和歸檔部門(mén)。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專(zhuān)題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門(mén)有關(guān)人員要予以配合。

(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職人員或特定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢(xún)監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對(duì)收集來(lái)的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類(lèi)整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門(mén)別類(lèi),使整理出來(lái)的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。

文書(shū)檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時(shí)間:

文書(shū)檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門(mén)形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。

招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

第十八條?沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷(xiāo)毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷(xiāo)毀”戳或清冊(cè)銷(xiāo)毀,秘密及以上公文要填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并有兩人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來(lái)的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷(xiāo)毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案適時(shí)提出銷(xiāo)毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條?項(xiàng)目竣工后,各部門(mén)要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進(jìn)行分類(lèi)編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購(gòu)置申批表;

2.2設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收的裝箱單及開(kāi)箱驗(yàn)收清單,出廠合格證及隨機(jī)文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過(guò)安裝、試開(kāi)、驗(yàn)收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開(kāi)記錄、驗(yàn)收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運(yùn)行設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進(jìn)、改造以及報(bào)廢文件等;

2.7設(shè)備各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)月報(bào)表。

3.設(shè)備檔案對(duì)外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門(mén)的設(shè)備管理員應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負(fù)責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢(xún)等工作。