檔案管理規(guī)定國家標(biāo)準(zhǔn):檔案立卷管理規(guī)定

一.總則

為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據(jù)《********公司檔案分類大綱》要求,結(jié)合********公司實際,特制定本辦法。

1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。

2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。

代

字類目名稱代

字類目名稱A文書檔案類C會計檔案類J基本建設(shè)類*聲像檔案類W實物檔案類T專題檔案類

二.各類檔案的分類立卷辦法

文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準(zhǔn)確判定文件的保管期限,適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要,便于保管和利用。

按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。

2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。

按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。

“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來文與復(fù)文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。

3、分類按年度---部門---保管期限逐級進(jìn)行分類。

由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對的年度不一致。

4、裝訂4.1去掉原來文件上會生銹的金屬物,用細(xì)線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。

裝訂時正本在前,定稿在后;復(fù)文在前,來文在后。

在每頁的右下角(背頁的左下角)編頁碼。

各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。

4.2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的,要按A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱,對字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。

4.3在該份文件的正文輸入計算機(jī)之前,不宜用乳膠或縫紉機(jī)來裝訂(因為會影響以后將該文件拆訂、掃描)。

5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時間先后排列,并且盡可能將關(guān)系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

6、編號6.1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附圖1),并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。

6.2檔號章的項目及填寫內(nèi)容:類別號:文書檔案的類別號為A。

期限:即保管期限,分兩類,填寫“長久”或“短期”。

年度:該份檔案實際形成的年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。

機(jī)構(gòu):不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可不填。

件號:以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號;同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號,件號不得重復(fù)。

6.3在每年歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

7、裝盒7.1檔案編號后,要按照編號順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號”。

(樣式見附圖3)。

每一個檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。

7.2填寫盒內(nèi)文件備考表。

盒內(nèi)文件情況說明:主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可暫不填寫。

整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。

日期:填寫歸檔的年、月、日。

8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。

8.1.2“目錄夾封面”(格式見附圖4)內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個基本項目;“目錄盒脊背”(格式見附圖2)項目由單位代碼、類別號、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個基本項目組成。

8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見附圖5)內(nèi)容包括:年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。

不同的保管期限分開不同的登記表填寫。

8.1.4“歸檔說明”的內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等)。

8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見附圖6)應(yīng)包括以下基本項目:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù),需要時還可增加其它項目,如“文件格式”。

件號:參見6.2。

責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。

文號:文件的發(fā)文字號。

題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)照實抄錄。

原文沒有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題,外加“[]”號;原文有標(biāo)題但不能說明文件內(nèi)容的,應(yīng)重擬標(biāo)題,重擬標(biāo)題外加“[]”號,附于原標(biāo)題之后。

日期:指文件形成的日期。

填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號或“-”號,以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。

頁數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。

文件格式:指歸檔文件對應(yīng)的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。

8.1.6各種保管期限的歸檔?件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。

8.1.7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。

8.2編制其它檢索工具。

各單位應(yīng)根據(jù)實際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。

9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時,要收集對應(yīng)的電子文件,對電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管,并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度,以確保電子文件的真實。

9.2圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施,確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全,要及時用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。

9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡稱中心)設(shè)計的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,中心為每個單位建立一個單獨的數(shù)據(jù)庫以確保數(shù)據(jù)的保密性。

另外中心應(yīng)定期對各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。

9.4處理電子文件,應(yīng)使用WPS

OFFICE或MSOFFICE,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。

9.5為方便以后利用計算機(jī)進(jìn)行全文查閱,要求各單位在進(jìn)行電子文件導(dǎo)入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。

檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導(dǎo)入時會自動將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫,同時會在本機(jī)的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號相同。

9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫副本供查閱,另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案

篇2:技術(shù)檔案管理規(guī)定

為保證車輛技術(shù)狀況良好,準(zhǔn)確掌握車輛及其所換機(jī)件的技術(shù)狀況,制定本規(guī)定:

一、技術(shù)檔案是指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備的技術(shù)文字說明等技術(shù)性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計報表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案。

三、本廠技術(shù)檔案由調(diào)度資料部門負(fù)責(zé)建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調(diào)度資料部門指定專人負(fù)責(zé)。

四、每類檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)當(dāng)月內(nèi)建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進(jìn)行一次移動硬盤存儲,防止數(shù)據(jù)丟失。

五、修理廠技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人員辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續(xù)。

六、車輛技術(shù)檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數(shù)據(jù)、信息準(zhǔn)確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數(shù)據(jù)記錄其換件記錄。

七、技術(shù)部定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

汽車維修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計報表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。

3、本廠技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。

4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續(xù)。

6、技術(shù)部定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。