公司檔案管理規定:人事檔案管理規定

第一章總則

第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一,是檔案工作的重要組成部分。

人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。

第二條員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉遞,建立科學的檔案檢索工具。

調查研究檔案工作情況,逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。

第三條貫徹執行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規定,結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度,并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。

第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定,嚴格執行保密制度,同時確保檔案的安全。

第二章人事檔案歸檔范圍和要求

第五條歸檔范圍

(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。

(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。

(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。

(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

(五)評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料:專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。

(六)政審工作中形成的材料:調查報告,審查報告,上級批復,本人對結論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料:甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料,上級批復等材料。

(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料:

1、中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見,*材料。

2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。

3、加入民主黨派的有關材料。

(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料:

勞動模范、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表,立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(十)紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定,免予處分的意見,上級批復,核實(調查)報告,本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;復查甄別報告,決定(結論)、上級批復等。

(十一)任免、調動、軍隊干部轉業安置工作中形成的有關材料:任免審批表;考察材料;軍隊轉業干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。

(十二)考試錄用形成的有關材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結論和有關證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。

(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉正定級審批表、各種工資變動審批表,提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表,批復材料等。

(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。

(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨*會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會,以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料:有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘診斷書,確定致殘等級的有關材料,新錄用人員體檢表等。

(十七)其它起重要依據作用的材料。

第六條收集方法

(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要,要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料,充實檔案的內容。

(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時將這些材料補充進員工檔案。

(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定,主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時完成歸檔。

第七條歸檔要求

(一)收集的材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚,對象明確,手續完備,需經組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入干部檔案。

(二)不屬于歸檔范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理,凡銷毀材料(三年處理一次),必須詳細登記,經人力資源部經理檢查,并報請公司主管負責人審查批準。

(三)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料原件,材料必須有承辦單位或個人署名,有形成材料的日期并注意不歸重復材料。

(四)凡規定要同本人見面的材料(如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等)一般應有本人的簽字,特殊情況下本人見面后未簽字的,可由組織注明。

(五)員工人事檔案材料的載體,一般應使用16開規格的辦公用紙,材料左邊應留出2―2.5厘米裝訂線,文字須是打印、鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。

除電傳材料復印存檔外,一般不得用復印件代替原件存檔。

(六)各類人事檔案材料應在材料形成后盡快歸檔。

第三章人事檔案工作崗位職責

第八條檔案管理實行專員責任制,對檔案實行密級管理,由人力資源部檔案專管員負責保管與整理。

第九條負責人力資源部工作的部門領導職責

(一)組織本部門人員學習檔案法規,認真執行公司員工人事檔案工作規章制度,把檔案工作納入本部門的議事日程。

(二)與公司各部門相互配合,加強聯系,共同做好業務監督指導,檢查工作,保證歸檔檔案質量。

(三)關心和支持兼職檔案工作人員的工作,提出具體要求并幫助他們解決工作中的實際困難。

第十條負責管理員工人事檔案工作人員的職責

(一)自覺執行黨和國家有關人事檔案工作的安全保密規定,嚴格遵守安全

保密制度,確保員工人事檔案的安全保密,保守黨和國家秘密。

(二)認真執行中組部關于人事檔案工作的政策和法規,制定和不斷完善本公司員工人事檔案工作的各項管理制度。

(三)做好對員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞及指導、監督、檢查工作。

(四)認真執行員工檔案歸檔的各項規定,自覺堅持平時立卷,做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作,保證歸檔文件材料完整準確。

(五)歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚,并做到歸檔材料合適清楚,準確無誤。

(六)積極主動學習檔案工作的有關法規及業務知識,不斷提高檔案管理工作水平。

(七)做好員工人事檔案的統計工作。

第十一條檔案整理工作規定

(一)在整理檔案時,嚴禁吸煙、以確保檔案安全。

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案。

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。

整理中按規定剔出的檔案材料,須進行登記,經主管領導批準后按情況分別予以處理。

(四)在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內容。

(五)加強檔案管理,提高檔案的保存價值,應做到每月歸檔材料一次。

每年整理檔案及裝訂一次,不得存在有檔案未整理、未裝訂的現象。

第四章員工人事檔案的使用規定

第十二條借閱規定

檔案查閱原則上實行對上級公開查詢,對下級以人力資源部經理簽字為準,方可查閱。

(一)凡因需要查閱人事檔案的,要經過公司人力資源部負責人批準后,方可查閱。

(二)查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。

1、查閱人員必須是*黨員,并填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。

2、查閱人員應嚴格執行保密制度、閱檔規定,不準與無關人員議論檔案內容;不準查閱本人及其親屬的檔案。

3、查閱必須愛護檔案,嚴禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折,保持檔案的整潔。

4、未經批準,不得私自摘抄、拍攝復制員工檔案材料,如需復制須辦理登記手續,復制的材料,必須加蓋人力資源部公章方可生效,摘抄材料一般不予蓋章。

材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。

5、嚴禁在閱檔室內或閱覽檔案時吸煙及吃東西。

6、對查閱人員,審查閱檔材料,一看查檔理由是否充分;二看是否有審批人簽名及公章。

對查閱人員手續不完備的,應做好說明及解釋工作,并做好登記手續。

7、接待閱檔時,須將案卷先清點后再交給閱檔人員,收回時應清點后再入庫歸位。

第十三條檔案轉遞規定

(一)員工工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。

(二)轉遞檔案應遵守下列事項:

1、員工檔案應以機密件通過機要交通或專員送取,不準郵寄或交員工本人自帶。

2、轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。

3、轉遞檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知”的項目詳細登記,嚴密包封。

4、收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執及登記本上簽名(蓋章)后立即退回。

逾期一個月未退回者,應寫信或電話催問,以防丟失。

(三)嚴格執行轉遞制度,避免產生“無頭檔案”,對已出現的“無頭檔案”應認真查轉,對確屬查不到員工下落的應留公司檔案室保存。

第十四條借用規定

(一)員工檔案一般不外借。

(二)本公司或本部門內部需要借用時,必須做好登記;能當天歸還還必須做好當天入庫歸位;借用一般不超過1天,不得擅自轉借或送有關單位查閱。

(三)借用手續與查閱規定相同,嚴格執行查檔規定。

(四)每月檢查核對一次借用和查檔次數,并做好及時入庫歸位工作。

第五章人事檔案保密要求

第十五條檔案工作人員要認真執行《保密法》和有關的保密制度,增強保密觀念,同一切失密、泄露現象做斗爭。

第十六條檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案,對所了解的檔案內容不得向外泄密。

第十七條接收檔案要嚴格辦理交接手續,離職后不得泄露任何機密。

第十八條閱檔人員要嚴格遵守閱檔保密制度,不得在公共場所及無關人員面前議論檔案內容,不準轉借或給無關人員翻閱;不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容,違反者應視情節輕重,予以批評教育直至紀律處分。

第十九條辦理公證所需要出具的各種證明,由檔案管理工作人員填寫并加蓋“檔案證明專用章”,本人不得翻閱自己的檔案。

第二十條非人事檔案工作人員不得擅自進入人事檔案庫房,確保檔案安全。

第二十一條嚴格履行員工檔案的保管及保密規定,做好以下幾點:

(一)配置必要的檔案存放、保管等設備。

(二)認真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。

(三)每天上、下班要認真對保管柜的安全和保密進行檢查,及時做好防范工作。

(四)每季度定期對案卷進行細致的防蟲檢查,及時做好放防蟲藥等防蟲工作。

(五)建立健全員工檔案的花名冊,按規定做好保密等工作。

(六)凡是員工及工作人員不準保管和攜帶本人及其親屬的檔案。

(七)每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進行核對及檢查,并定期做好歸檔材料的入卷工作,確保有效地保護和利用員工人事檔案。

第六章附則

第二十二條本規定今后如與國家規定有抵觸,應及時修改補充。

第二十三條本規定由人力資源部負責解釋。

公司檔案管理規定:企業檔案管理規定

第一章總則

第一條根據國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求,為進一步加強企業檔案工作,更好地為企業提高經濟效益服務,特制定本規定。

第二條企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體,包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

第三條企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分,是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

第四條企業檔案工作要堅持集中統一的管理原則。

第二章文件材料的形成與歸檔

第五條企業要根據國家法規和有關部門的規定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。

文件材料的運轉要遵循計劃、生產(施工)、技術、經營等項工作(以下簡稱生產活動)和文書處理的程序。

第六條企業生產(施工)活動中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計算機磁帶等,以下同),由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業務范圍,指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

第七條企業文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件材料必須完整。

2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規律。

第八條企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面:

1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件,原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

2、經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料,市場經濟信息,廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件,設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料,設備儀器的運行、維修記錄,設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料,企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學技術研究方面和工程建設方面,按有關規定執行。

12、其他方面。

第九條歸檔時間

1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目,在任務完成后或告一段落時,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由項目負責人審定后,向檔案部門歸檔。

2、各項管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審定后,向檔案部門歸檔。

第十條企業各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。

第十一條企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序;列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃;列入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。

第十二條企業產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收,必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準確、不系統,不能進行鑒定、驗收。

第十三條企業產品和工程創優、科研成果評獎,歸檔的文件材料是否完整、準確、系統要作為一項考核內容,檔案部門不簽署意見不得申報成果。

第十四條企業新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時,有關專業部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料;并及時歸檔。

第十五條企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定,及時向檔案部門歸檔。

第十六條企業檔案部門要對企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。

第三章檔案管理

第十七條企業要建立健全各項檔案管理制度,列入企業的經濟責任制體系,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。

第十八條檔案分類

1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定,編制企業檔案分類編號方法。

2、分類編號要遵循文件材料的形成規律,并且要便于保管和提供利用。

3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。

4、常用的分類方法有:

(1)按產品型號分類;(2)按設備型號分類;(3)按科研課題分類;(4)按工程項目分類;(5)按專業性質分類;(6)按組織機構分類;(7)按時間分類。

第十九條檔案編目與編制檢索工具

1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

2、要根據需要編制檔案檢索工具,并且進行檔案著錄工作,著錄方法按照國家標準GB3792.5一85《檔案著錄規則》執行。

第二十條檔案保管

1、接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續。

2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。

3、底圖除修改,送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。

4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:

(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。縮微母片和拷貝片應分別存放;

(2)膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫,二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段,庫房內應設有防火和空氣調節設施,溫度、濕度應符合規定的要求。

5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制,庫藏檔案因移交,作廢、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據。

6、檔案庫房的一般要求:

(1)保存檔案必須有專門的庫房,并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;

(2)檔案庫房建設要列入企業基本建設計劃,庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規范》執行。

第二十一條圖紙的修改、補充

1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。

2、修改內容較小時,可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。

3、修改內容較多時,應另出新圖代替,原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號,根據需要另行保管。

4、整個保管單位內圖紙作廢,由新圖代替時,應重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后,根據需要另行保管。

第二十二條檔案鑒定

1、企業要根據國家利有關部門的規定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是:

(1)對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存:

(2)對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

2、鑒定工作要組織由企業領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負責人簽名,并且注明鑒定日期。

3、鑒定工作應該定期進行,具體由企業根據實際需要確定。

4、檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管單位質量達到標準規定,鑒定中發現檔案不準確、不完整,企業應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經企業領導審批,并報送有關檔案管理機關備案。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定。

第二十三條檔案統計

1、企業檔案管理要建立健全統計工作,統計數據以原始記錄為依據,做到準確、可靠。

2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計,檔案數量統計,檔案提供利用及其效果的統計等。

第二十四條檔案管理現代化

1、企業檔案管理現代化是企業現代化管理的組成部分,要列入企業現代化管理的整體計劃中統籌考慮。

2、企業檔案部門要應用現代管理方法。有條件的大中型企業要逐步應用電子計算機為主,包括縮微技術和先進的監控裝置、通訊設施和辦公自動化等現代管理手段。

第二十五條檔案管理經費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文《關于企業檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規定》執行。

第二十六條企業要按照國家有關規定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。

第二十七條企業破產以后,除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外,其余檔案應向有關檔案館移交。

第四章檔案信息開發利用

第二十八條企業檔案信息開發利用是企業檔案管理的一項重要內容,開發工作主要是指對生產、技術和經營管理的檔案信息開發。檔案信息開發利用要重點服務于改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等方面。

第二十九條企業檔案信息開發利用的幾種形式

1、在企業內部實行檔案開架閱覽。

2、編制并交流檔案目錄。

3、對檔案進行加工整理,匯編專題資料或編制產品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數據手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業生產情況介紹等。

第三十條企業檔案開發與提供利用,必須嚴格執行保密制度。

第三十一條對于積極主動開發與提供利用檔案,為發展企業生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等做出貢獻的人員,企業應給予表揚和獎勵。獎勵辦法按國家有關規定執行。

第五章檔案管理體制

第三十二條企業檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門,應由一位副廠長(副經理)分工領導,并且列入企業領導議事日常,作為考核企業領導人政績的一部分。

第三十三條要加強和充實企業檔案管理機構,集中統一管理企業檔案工作。有條件的大型企業要建立企業檔案館或企業檔案資料信息中心。

第三十四條企業檔案部門是企業檔案、資料的貯存基地和利用中心,負責統籌、協調、組織、管理企業的檔案、資料工作。

第三十五條檔案管理人員

1、企業要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應有一定數量的專業技術人員。

2、大中型企業檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業技術職務的學識水平和工作能力。

3、企業檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇,按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。

第六章附則

第三十六條企業黨、政、工、團檔案管理按照*中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《機關檔案工作條例》的有關規定執行。

第三十七條企業會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。

第三十八條企業人事檔案管理按照*中央組織部的有關規定執行。

第三十九條集體企業、鄉鎮企業可參照本規定執行。

第四十條本規定由國家檔案局負責解釋。

第四十一條本規定自發布之日起執行。

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。