國家檔案管理規(guī)定

國家標準檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強和規(guī)范國家檔案館管理,促進檔案館事業(yè)發(fā)展,充分發(fā)揮檔案在經濟和社會發(fā)展中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規(guī),結合本省實際,制定本辦法。

第二條本省行政區(qū)域內國家檔案館的規(guī)劃、建設、管理,適用本辦法。

第三條本辦法所稱國家檔案館,包括綜合檔案館和專門檔案館。

綜合檔案館負責收集和管理本行政區(qū)域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案,并向社會提供檔案利用服務。

專門檔案館負責收集和管理某一專業(yè)領域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案,并向社會提供檔案利用服務。

第四條國家檔案館是公共服務機構,依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。

第五條國家檔案館應當全面收集檔案,反映歷史真實,確保檔案的完整、準確和安全,方便社會利用,依法履行保密義務。

第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導,將檔案事業(yè)納入國民經濟和社會發(fā)展計劃,保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經費,并列入年度預算。

第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè),對本省國家檔案館工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導。

市、縣(市、區(qū))檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域檔案事業(yè),對本行政區(qū)域內國家檔案館工作實行監(jiān)督指導。

第二章檔案資源建設

第八條縣級以上人民政府應當按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關檔案館網布局的要求設置國家檔案館。

省、設區(qū)的市、縣(市、區(qū))設置綜合檔案館。省、設區(qū)的市根據需要可以設置專門檔案館,也可以與綜合檔案館合設。城市建設檔案館的設置按有關法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定執(zhí)行。

設置國家檔案館必須符合國家和省規(guī)定的條件,經同級檔案行政管理部門審核同意后,報本級人民政府批準。設置國家檔案館的具體條件和申請審核程序,由省檔案行政管理部門商省級有關部門制訂,報省人民政府批準后實施。

第九條國家檔案館應當按照職責,擬訂檔案資料收集的具體范圍,報同級檔案行政管理部門核準后實施。

第十條綜合檔案館應當根據國家有關規(guī)定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關單位應當按規(guī)定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態(tài)的檔案。法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

第十一條國家檔案館應當按照規(guī)定的期限接收檔案。因特殊情況,需要提前或者延期接收檔案的,按照國家和本省有關規(guī)定執(zhí)行。

第十二條各綜合檔案館應當按照政府信息公開的有關規(guī)定,向社會提供現行文件查詢等服務。各級行政機關和有關單位應當按照規(guī)定,及時向本級人民政府設立的綜合檔案館移交有關文件和資料。

第十三條縣級以上人民政府應當將檔案的信息化、網絡化建設納入電子政務和信息化規(guī)劃。

國家檔案館應當加強電子文件的接收工作,加快傳統(tǒng)載體檔案的數字化,實現檔案的信息化、網絡化。

第十四條綜合檔案館應當建立本行政區(qū)域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應當定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。

電子檔案目錄格式標準由省檔案行政管理部門按電子政務要求和規(guī)范制定。

第十五條非國家所有的檔案資料,對國家和社會具有重要保存價值的,鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存;國家檔案館接受捐贈的,應當向捐贈者頒發(fā)捐贈證書,并可以給予一定獎勵。

第十六條國家檔案館之間,國家檔案館與博物館、紀念館、圖書館之間,應當加強合作和交流,實現信息資源共享。

博物館、紀念館、圖書館及其他機構保管的文物、圖書資料同時是檔案的,應當向綜合檔案館提供相關目錄。

第三章檔案開放與利用

第十七條國家檔案館的下列館藏檔案,應當向社會開放,涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外:

(一)建國以前形成的檔案;

(二)建國以后形成的檔案,時間已滿30年的;

(三)屬于政府信息公開范圍的檔案;

(四)經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案;

(五)重大活動檔案,進館滿6個月的。

國家檔案館開放個人捐贈的檔案,應當征得捐贈人同意。

第十八條國家檔案館開放檔案,應當組織鑒定小組對擬開放的檔案進行鑒定;經鑒定符合開放條件,并經同級檔案行政管理部門審核同意的,一律予以開放。

第十九條國家檔案館應當采取設立閱覽室、檔案網站等多種方式,向社會提供已開放檔案、文件查詢服務。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

第八條?根據國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業(yè)務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業(yè)務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規(guī)程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統(tǒng)計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。