總公司檔案管理暫行規(guī)定

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,制定本規(guī)定。

第二章檔案管理

第二條公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對(duì)部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第三條檔案室履行下列職責(zé):

(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。

第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。

第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第三章檔案的歸檔

第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;

二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;

三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;

四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;

五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;

六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。

第七條歸檔的時(shí)間:

一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。

四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;

三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;

四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第四章檔案的鑒定

第九條每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財(cái)務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。

第五章檔案的銷毀

第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對(duì)已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊(cè),立卷歸檔,永久保存。

第十一條送交檔案形成部門(分公司)對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第十二條銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊(cè)上簽字。

第六章檔案的保密安全

第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第十四條借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場(chǎng)所。

第十五條任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。

第十七條檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房,明顯處要有安全防火設(shè)備。

第十八條非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第十九條檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。

第七章檔案的利用

第二十條凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十二條查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。

第二十三條本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。

第二十四條借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十五條借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第二十六條檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。

第八章附則

第二十七條總公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。

第二十八條本規(guī)定從印發(fā)

篇2:客運(yùn)專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。

第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。

第六條?檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動(dòng)的全過程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。

第十二條?對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應(yīng)滿足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。

(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對(duì)收集來的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時(shí)間:

文書檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。

招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊(cè)銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過保管期限的檔案適時(shí)提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條?項(xiàng)目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進(jìn)行分類編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購置申批表;

2.2設(shè)備開箱驗(yàn)收的裝箱單及開箱驗(yàn)收清單,出廠合格證及隨機(jī)文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過安裝、試開、驗(yàn)收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開記錄、驗(yàn)收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運(yùn)行設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進(jìn)、改造以及報(bào)廢文件等;

2.7設(shè)備各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)月報(bào)表。

3.設(shè)備檔案對(duì)外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設(shè)備管理員應(yīng)及時(shí)將本部門設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負(fù)責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。