石油銷售公司檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)**石油HB銷售有限公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、上級單位相關(guān)管理辦法及有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案,是指公司在從事基本建設(shè)、科研、經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

第四條公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工作所需經(jīng)費納入財務(wù)預(yù)算計劃,保證檔案工作所需經(jīng)費,逐步加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。

第二章檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實際,設(shè)專(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。

第六條檔案管理的主要職責(zé):

(一)貫徹實施《檔案法》和國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位實際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實施細(xì)則。

(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。

(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。

(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。

(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。

(六)負(fù)責(zé)向上級檔案部門移交有關(guān)檔案和資料。

(七)負(fù)責(zé)公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。

(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn)。

(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計算機(jī)管理的應(yīng)用工作。

第七條各部門應(yīng)執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

第三章歸檔范圍

第八條歸檔文件材料的來源

(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。

(二)各部門移交公司的文件材料。

(三)各部門引進(jìn)項目、外購設(shè)備等附帶的文件材料。

(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。

第九條公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見附件二)。

第十條歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。

第四章立卷歸檔要求

第十一條文件材料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。

(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務(wù)決算后3個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

(三)外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。

(四)職工參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。

(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務(wù)部門保管一年后移交歸檔。

第十二條電子文件邏輯歸檔適時進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

第十三條磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

第十四條下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:

(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。

(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。

第十五條各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十六條各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

第十七條檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門,對應(yīng)歸檔文件材料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門負(fù)責(zé)人簽審后歸檔。

第十八條科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設(shè)備儀器開箱驗收及項目引進(jìn)、對外協(xié)作項目等有關(guān)活動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進(jìn)行驗收。堅持"三納入、四參加"制度。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經(jīng)費不予結(jié)算。

第十九條立卷歸檔的總體要求:

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點:

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。

(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。

(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年份里。長期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。

(九)歸檔時要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長期不歸檔。

第五章檔案的移交

第二十條檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細(xì)填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字審核。

第二十一條檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。

第二十二條檔案移交時,經(jīng)交接雙方核實后在移交清冊上簽字。

第二十三條移交的檔案在運送過程中,移交部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé),以確保檔案的安全。

第六章檔案保管期限

第二十四條按國家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門結(jié)合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。

第二十五條確定公司檔案保管期限的原則:

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

第七章檔案的鑒定與銷毀

第二十六條檔案管理部門對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第二十七條檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

第二十八條檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報上級業(yè)務(wù)部門審批后,方可銷毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷毀工作。

第二十九條銷毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第八章檔案的借閱

第三十條公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。

第三十一條檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當(dāng)為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。

第三十二條檔案借閱要堅持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。

(一)凡政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時提供完整準(zhǔn)確的檔案。

(二)凡社會有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門審查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門批準(zhǔn),并登記利用檔案清單。

(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。

第三十三條若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會研究審批后方可借閱。

第三十四條不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的,要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。

第三十五條借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三十六條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過十天。

第三十七條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

第三十八條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第三十九條企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時,必須上繳應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關(guān)手續(xù)。

第九章檔案庫房管理

第四十條檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。

第四十一條檔案部門應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。

第四十二條庫房內(nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并定期對庫房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關(guān)檔案庫房的"八防"要求,保證庫房安全。

第四十三條庫房內(nèi)的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。

第四十四條非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。

第四十五條認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。

第十章檔案信息保密與利用

第四十六條產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國家秘密和企業(yè)秘密。

第四十七條加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級和時間期限,注意重點保管。

第四十八條整理檔案應(yīng)在專門地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。

第四十九條建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù),保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。

第五十條公司對所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。

第五十一條嚴(yán)禁私自復(fù)制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié)作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。

第五十二條檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù)質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息。

第五十三條利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守"閱卷規(guī)則",注意愛護(hù)檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失和私自復(fù)制檔案。

第十一章獎勵與懲罰

第五十四條根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應(yīng)給予表彰和獎勵:

(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。

(二)對保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。

(三)對檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。

(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。

第五十五條凡違反本

辦法,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門領(lǐng)導(dǎo)做出檢查外,必要時進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報批評。

第五十六條凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報批評。

第五十七條凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

第五十八條遺失檔案的,應(yīng)立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。

第五十九條對違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的,要依法追究其刑事責(zé)任。

第十二章附則

第六十條本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第六十一條本辦法自下發(fā)之日起施行。

附件:1.檔案分類規(guī)則

2.文件歸檔范圍及保管期限表

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實加強(qiáng)哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項重要工作。

第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動的全過程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進(jìn)行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務(wù)部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務(wù)管理等各項活動的真實內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應(yīng)按規(guī)定對需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機(jī)密檔案、涉及公司自主知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應(yīng)滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報、簡報、會議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應(yīng)及時將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。

招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個項目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當(dāng)代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預(yù)測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進(jìn)行分類編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購置申批表;

2.2設(shè)備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機(jī)文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過安裝、試開、驗收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運行設(shè)備事故報告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進(jìn)、改造以及報廢文件等;

2.7設(shè)備各項統(tǒng)計月報表。

3.設(shè)備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設(shè)備管理員應(yīng)及時將本部門設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負(fù)責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。