市醫院檔案管理辦法

第一章總則

第一條根據《中華人民共和國檔案法》和黨中央、國務院制定的檔案工作原則、方針、政策和上級檔案主管部門的有關規定,為加強醫院檔案管理工作,使檔案工作更好地為改革和建設服務,特制定本辦法。

第二條醫院檔案是黨、政、工、團以及醫療、護理、科技、基建、人事、保衛、會計等在各項工作活動中形成的,對國家和社會有保存價值的,應當歸檔保存的各種文字、圖表、音像等不同形式的材料,它是全院職工工作實踐的總結和記錄,是醫院的寶貴財富,也是黨和國家寶貴財富的一部份,每一個職工都有責任維護檔案的完整與安全。

第三條醫院檔案工作是醫院工作的組成部分,是提高醫院工作效率和工作質量的必要條件,是維護醫院歷史真實面貌的一項重要工作。因此,醫院黨政領導必須切實加強對檔案工作的領導,應有一名院領導分管檔案工作,把檔案工作納入議事日程,列入醫院建設的發展規劃。

第四條根據國務院關于"檔案工作的基本原則是集中統一地管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于國家各項工作的利用"的決定,醫院檔案由院檔案室實行集中統一管理,其他部門或個人不準保存檔案,更不準私自損毀檔案材料。

第二章檔案的收集與整理

第五條醫院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門,院部及各科凡經打字室打印的文件、材料等,必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫的文件材料,須同時抄一份送院檔案室存檔。

第六條各科室形成的文件材料,如年度工作計劃、人才培養、教學計劃和工作總結,必須抄報院辦公室,由院辦公室分別歸檔。

第七條凡申報某項科研課題或申報某項科技成果者,不論單位和個人,須將上報材料同時交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規定辦公室不予辦理申報手續(不準任何人給予蓋章)。

第八條基建圖紙、重要儀器的說明書及安裝圖紙等,均屬檔案、資料的重要組成部份,凡驗收基建工程、機器(儀器)設備安裝時,須同時驗收圖紙、說明書等資料,如果圖紙、資料等檔案材料不全不得驗收,驗收時須有檔案人員參加。

第九條外出開會、參觀、考察人員,回院后須將文件材料交檔案室登記存檔,拒絕不交者,按有關規定不報銷差旅費和資料費。

第十條立卷分工和歸檔

文書檔案由院辦公室負責立卷,于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協助醫務科立卷,按科技檔案的形成規律,辦完一件立一件,隨時歸檔;會計檔案由財務科負責,于次年6月底以前立卷,保管使用一年以后向檔案室移交。

第三章檔案的保管與使用

第十一條根據上級檔案部門關于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況,適宜設綜合檔案室,文書檔案、科技檔案、會計檔案均實行統一管理。配備檔案人員2人,由院黨委辦公室主任直接負責領導。

第十二條查閱檔案必須辦理審批手續。外單位查閱檔案須持介紹信并經分管檔案工作的院領導或辦公室主任批準方可查閱,對本院職工查閱檔案須填寫申請單,經辦公室主任或有關領導批準后方可查閱,對與所查問題無關或黨和國家規定不準個人查閱的案卷不得查閱,摘抄檔案材料必須進行認真核對,對機密文件材料一般不得摘抄。

第十三條對科技檔案的查閱,為方便科技人員查閱科技檔案,對形成某項技術檔案的個人和科室,對該項科技檔案有優先使用權,需要查閱時可免辦查閱審批手續。

第十四條檔案一般不得外借,確有特殊情況需要外借時,須經本院主要領導簽字批準方可外借,借閱檔案必須嚴格辦理借閱手續,詳細登記卷號、件數、張數,外借時間一般不得超過10天。最多不得超過20天,交回時要認真核對卷號、件數、張數,對差錯缺份少頁或丟失者,要及時查清原因,并向單位領導和有關部門反映,以便查找。

第十五條為確保檔案的安全,本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機密檔案材料。

第十六條普洱市人民醫院檔案庫房管理制度

一、檔案庫房只作檔案存放保管之用,不得兼做其他用途。庫房、辦公室和閱卷室應分開。

二、庫房內檔案的存放、管理要規范,密級架統一編號,案卷上架排列合理、科學、整齊。檔案存放位置確定后,不得輕易變動。

三、檔案庫房應堅固適用,具有防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防光、防潮等設施。

四、每日測試和檢查溫度、濕度,掌握其變化規律,采取積極有效措施做好溫、濕度的調控工作。庫房內溫度應控制在14-24℃內,相對濕度控制在45-65%。

五、借出檔案應及時收回存放原處。檔案人員對庫存檔案進行定期檢查,發現丟失、破損、褪變等問題應及時搶救、修補、復制或作其他技術處理。

六、未經批準,非檔案人員不得進入庫房。不準在庫房內吸煙,維護庫房安全。

第四章檔案管理人員的職責

第十七條檔案管理人員必須以*理論和"三個代表"重要思想為指導,認真落實科學發展觀,貫徹執行檔案工作的原則、法規和法律,維護檔案的歷史真實面貌。

第十八條必須忠于黨和國家的檔案事業,刻苦鉆研檔案專業理論和專業知識,積極參加檔案工作理論研究,探索新理論,開展新技術,不斷提高業務能力和技術水平,努力為檔案事業貢獻力量。

第十九條檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作,做好歸檔的宣傳工作,提高職工對檔案材料歸檔重要性的認識,增強材料歸檔的自覺性,做到寧多勿漏的收集材料,同時要做好鑒定、整理和保管工作,為提供利用打好基礎,協助有關人員做好檔案立卷工作。

第二十條檔案人員必須堅持檔案為改革和建設服務的方向,積極熱情地提供利用,要正確處理好管理與利用的關系,既要管好,又要利用好,既要堅持原則,又要方便利用,既要為內部服務,也要為社會服務,要最大限度的發揮檔案憑證和查考作用,做好檔案登統利用的信息反饋工作。

第二十一條檔案人員必須隨時提高警惕,認真做好檔案的安全和保密工作,檔案工作既是服務性工作,又是政治性、機要性很強的工作,檔案管理人員必須嚴格遵守保密紀律,增強保密意識,做好保密工作,嚴防泄失密事件的發生,以維護檔案的完整與安全。

第二十二條檔案管理人員必須按規定向指定的檔案館移交應移交的檔案,同時接收應接收的檔案,在交接檔案時,嚴格辦理交接手續,做好登統工作,嚴防差錯事故的發生。

第五章獎懲

第二十三條對不執行國家規定,不按期立卷、移交檔案者,無論科室或個人,應給予適當的批評和教育,并令其限期改正,經教育仍不改者,應給予必要的經濟懲罰。

第二十四條對檔案保管不善造成損失的,輕者扣一月或數月獎金,重者給予行政處分。

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第二十五條對有意損毀檔案材料者,視其情節輕重給予黨紀、政紀處理,直至追究法律責任。第二十六條對積極積累收集形成檔案材料做得好的同志給予表揚,有貢獻者應予獎勵。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。