檢驗檢疫局檔案工作管理辦法

第一章總則

第一條為進一步加強*檢驗檢疫局(以下簡稱"*局")檔案管理工作,充分發揮檔案在檢驗檢疫工作中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的有關規定,制定本辦法。

第二條本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會計、聲像等各類檔案)。它是檢驗檢疫系統機關職能活動的重要查考依據。

第三條*局的檔案工作,是維護本局歷史真實面貌的重要工作,是機關工作的組成部分,對提高工作效率和質量有重要作用。

第四條*局檔案工作實行統一領導,分級管理的原則。在工作活動中形成的檔案均由局檔案室統一管理。*局檔案工作受國家質檢總局和*省檔案局的指導、監督和檢查。

第五條檔案室必須加強對檔案工作的領導和科學管理,建立健全各項規章制度,提高工作質量,保證檔案工作的規范性、系統性和延續性。

第六條對在檔案工作中成績顯著的單位和個人,應給予表彰和獎勵;對工作失職,造成損失的,要追究責任,給予一定行政處罰,構成犯罪的,按《檔案法》有關法律責任的規定進行處理。

第二章檔案工作機構和職責

第七條*局檔案室負責指導、監督、檢查局機關及下屬各分支機構檔案管理工作,各分支局、企事業單位應配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。

第八條檔案工作的基本任務是:

(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關規定,提高干部職工的檔案意識及檔案工作管理水平。

(二)負責管理*局的全部檔案,建立科學的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗檢疫各項工作服務。

(三)指導文書或業務部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規定時間向檔案室移交。

(四)對分支機構的檔案工作進行指導、監督和檢查,負責對專兼職檔案人員的業務技能培訓。

(五)加強檔案現代化建設,負責檔案數據庫的建立、完善和維護。

(六)進行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案提出存毀意見。

(七)收集、整理、保管與本局工作活動有關的參考材料。

(八)貫徹執行黨和國家的保密制度,確保檔案安全。

(九)定期向檔案館移交檔案。

第九條各級檔案人員要堅持黨的路線,認真執行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業,刻苦鉆研業務知識,努力提高政治思想覺悟和業務水平,以保證檔案工作的順利進行。

第三章文件資料的立卷、歸檔

第十條*局在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規定時間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統一保管,任何單位或個人都不得將應歸檔的文件資料據為己有。移交檔案資料時應填寫*檢驗檢疫局檔案移交清單(見附件1)。

第十一條文書人員應在次年五月底前將上一年度應歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關規定執行。

第十二條文件整理原則是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到:

(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。

(三)歸檔文件應按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。

(四)分類。歸檔文件采用年度--機構(問題)方法分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

(五)排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內,按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

(六)編號。歸檔文件應依據分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

(七)編目。歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱。

(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規則》(DA/T22-2000)執行。其他門類和載體的檔案格式,應按有關規定執行。

第十三條應根據檔案的來源、產生時間、內容和形式的不同進行科學分類、系統排列。文書檔案按年度--組織機構進行分類;科技檔案按項目進行分類;聲像檔案、實物檔案按年度--載體形式分類;會計檔案按年度--名稱進行分類,設備檔案按儀器設備項目進行分類。

第十四條*局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年。科技檔案保管期限,分為永久、長期、定期三類。會計檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實物檔案的保管期限分為永久、定期二類。

第四章檔案的管理、鑒定、銷毀和移交

第十五條*局在工作活動中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室按照有關規定,科學合理地分類、整理和保管。

第十六條檔案部門應建立健全檔案規章制度,做好檔案的保管工作。

第十七條采用科學的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應及時進行修補或復制。

第十八條根據保存檔案資料的數量,設置必需的檔案庫房和柜架,做到檔案庫房、辦公用房、閱檔室三分開。庫房要堅固,并配有通風、防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設施。檔案庫房溫度要保持在18-24℃,相對濕度保持在40-60%。可根據檔案工作需要,增配復印機、計算機、碎紙機、溫濕度計、加濕器、去濕機、吸塵器、空調設備;還應逐步增置照相機、碎紙機和掃描儀、刻錄機等設備。

第十九條檔案庫房應由專人負責管理,并建立定期檢查和清點制度。

第二十條應不斷加強檔案信息化建

設,實現檔案一體化,以提高檔案的科學管理水平和服務效率。

第二十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。檔案鑒定工作,應在辦公室負責人的主持下,由檔案室和有關處室組成鑒定小組共同進行。凡經過變動的案卷,都應將鑒定工作的情況(包括剔出文件內容、鑒定時間、經辦人姓名等)在案卷備考表上注明。

第二十二條鑒定工作結束后,應提出檔案鑒定工作報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經本局領導審批后,予以銷毀。

第二十三條銷毀檔案時,必須嚴守保密制度,指定兩人負責監銷。監銷人在完成任務后,要在銷毀清冊上簽字,并注明"已銷毀"字樣和銷毀日期。

第二十四條單位撤銷、合并或有重大變動時,其檔案材料應由原單位按規定整理好,向上級檔案部門指定的單位移交。

第二十五條臨時機構形成的檔案,在工作結束后,必須進行系統整理,向檔案室移交。

第二十六條檔案工作人員調動時,必須在離職前將所整理的檔案數量和狀況交代清楚,履行簽字手續,辦好交接工作。

第五章檔案的利用

第二十七條檔案工作人員應積極開展檔案的編研、開發和綜合利用工作,為本局各項工作服務。

第二十八條檔案利用工作應嚴格按規定執行,根據檔案密級程度,確定不同的利用范圍及審批手續。查閱檔案需填寫*檢驗檢疫局檔案查閱申請單(見附件2),經領導審批后方可查閱。查閱黨組會議記錄須經黨組書記批準,查閱文書、聲像、基建檔案須經辦公室主任批準,查閱科技檔案須經科技處處長、辦公室主任批準,會計檔案只有財務工作人員經財務處處長批準方可查閱。

第六章附則

第二十九條各分支局及*局所屬企業可根據本辦法,結合具體實際,制定本單位的檔案管理辦法,同時報*局備案。

第三十條本辦法由*局辦公室負責解釋。

第三十一條本辦法自發布之日起實施。原《*檢驗檢疫系統機關檔案工作管理辦法》(遼檢辦[2000]61號)同時廢止。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。