基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發(fā)揮檔案的作用,使之更好地服務(wù)于工作,特制訂本辦法。

一、文件材料歸檔范圍:

1、院外文件:按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

2、學(xué)院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。

3、我處形成下達(dá)的各類規(guī)章制度、正式文件和會議記錄等資料。

4、我處代表學(xué)院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。

5、學(xué)院總體規(guī)劃、基建計(jì)劃、招投標(biāo)記錄等資料。

6、按學(xué)院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。

二、檔案的使用與管理:

1、根據(jù)學(xué)院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統(tǒng)一管理,以維護(hù)檔案資料的完整和安全。

2、工作需要借閱檔案,根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后,、借閱者應(yīng)對檔案負(fù)責(zé),不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

3、各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各類會議、大事的有關(guān)材料及時交檔案,負(fù)責(zé)檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。

4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經(jīng)主管檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)學(xué)院審批后執(zhí)行。

三、文件傳閱和處理:

收到文件,要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。

3、文件一般不外借,如確需借閱,應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記,并限期歸還。

4、文件閱后(文件精神傳達(dá)貫徹后)應(yīng)及時立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。

四、組織

1、處成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并指定專人負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

2、各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作。

五、其他

1、未盡事宜由處負(fù)責(zé)解釋。

2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

z醫(yī)學(xué)院基建規(guī)劃處

篇2:基建檔案資料管理規(guī)定

基建檔案資料管理辦法

為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時,基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對,確認(rèn)完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收

*基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。

*在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時,應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報(bào)送套數(shù)及時間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時,由基建檔案管理員簽字,財(cái)務(wù)處予以結(jié)帳。

*在工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,合格后方可組織工程竣工驗(yàn)收。竣工驗(yàn)收必須通知基建檔案管理員參加。

由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗(yàn)收合格后,在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報(bào)送。

*施工技術(shù)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗(yàn)收審查工作,對不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時把工程資料移交給基建檔案管理員。

*歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:

*資料必須真實(shí)、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。

*文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為A4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號碼機(jī)編頁碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。

*報(bào)送資料按專業(yè)分:A、土建B、給排水C、電氣D、暖通E、裝飾等

*竣工圖須裝訂成冊,規(guī)格尺寸為A4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計(jì)圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。

*歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報(bào)送。

*歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報(bào)送。

*對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。

審核人員在交還基建檔案資料時,應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補(bǔ)齊后再返還。基建檔案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊。基建檔案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時,不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。

*其它

(1)未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。

(2)本辦法自公布之日起執(zhí)行。

篇3:基建處工程檔案資料管理實(shí)施規(guī)定

基建處工程檔案資料管理實(shí)施辦法

一.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。

二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋,從設(shè)計(jì)資料,上級部門對項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標(biāo)高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計(jì),擴(kuò)大初步設(shè)計(jì),施工預(yù)算,招投標(biāo)工作文件,開工報(bào)告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會審記錄,修改設(shè)計(jì)資料,設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計(jì)結(jié)論及相關(guān)財(cái)務(wù)資料,各種驗(yàn)收證件,檢測報(bào)告,材料設(shè)備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。

三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。

四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。

五.資料室管理人員,要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項(xiàng)目的基建檔案資料,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗(yàn)收手續(xù),各種資料應(yīng)及時歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。

七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆等。

八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動配合,做到基建檔案完整、準(zhǔn)確、無遺失。