蔓科地產檔案資料管理細則

1、客戶資料管理要求

1.1準確:產權來源清楚,證件手續齊備,符合法律法規政策,記錄與實際相符。

1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。

1.3及時:客戶資料隨產權的轉移變更,房屋、產權情況要經常進行更新,隨時反映發生了的產權情況,使之符合現狀。

2、存放與歸檔操作原則

2.1客戶在銷售現場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。

2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續辦理完畢后,將其補充協議、客戶身份證復印件和首期房款收據復印件,按照房屋棟號順序存放。

2.3客戶合同(房地產買賣合同及按揭合同)在當地房產或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。

3、文擋存放方式

為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。

4、檔案收存基本要素

一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創建電腦儲存檔案):

①認購書或認購登記表

②房屋買賣合同及補充協議

③銀行按揭合同

④合同外的補充協議

⑤特殊折扣審批表

⑥客戶身份證明文件(復印件)

⑦其他(更名、退換房資料)

5、檔案管理制度

5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業管理人員調檔查閱,必須由管理員統一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協助調查通知書。

5.2嚴格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準,不允許外借和公開。

5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內。

5.4客戶文檔由營銷公司設兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責制。

篇2:工程合同管理信息及檔案資料管理監理細則

工程監理細則:合同管理、信息及檔案資料管理

(一)合同管理內容

1.協助業主分析合同條款,訂立合同(包括實施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;

2.熟悉業主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關方面嚴格執行合同;

3.協助業主處理合同執行中存在或出現的問題;

4.及時向業主報告合同的執行情況;

5.獨立、公正地協調解決項目實施過程中的合同糾紛。

(二)合同管理方法和手段

1.建立合同編碼體系,實行分類管理;

2.協助業主和承包商完善合同條款;

3.分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;

4.掌握合同內容,實行跟蹤管理;

5.進行合同違法預警,及時采取防范措施。

6.認真根據合同條款,處理工程變更

7.工程變更的要求可以由建設單位、監理單位、承包人或設計單位提出。但必須經總監理工程師簽認后才能生效,根據合同條款如監理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式,質量或數量,應向承包人發出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應對此負責外,其所引起的附加費用由承包人承擔,不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質量、進度、投資的總監理工程師發出確認發出變更令前,均應征得業主同意。

8.承包人只能而且必須服從監理工程師的工程變更指令或指示。

9.對涉及設計漏項,變更技術方案和技術標準,以及因地質條件各種原因引起的設計的變更等,不論其經費增減情況,均應及時經總監理工程師批準后才能下達。

10.變更的估價由總監理工程師按合同條款有關規定處理并書面通知承包人。

11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應按規定向總監理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業績、資質及分包內容等報總監理工程師審批。在合同實施過程中,監理工程師不與分包人發生直接關系,建設單位也不直接向分包人付款。

(三)信息與資料檔案管理

1.信息管理:監理工程隨時注意對信息進行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機,對工程逐步實施動態管理,并隨時從網上查詢相關信息法規。

2.信息管理實行監理組織各級人員采取、專業人員整理分析、總監負責的管理體制。

3.監理檔案管理

4.行政檔案。

監理與建設單位之間來往函件。

監理與承包人之間往來函件,書面簽復申請批復,會議記錄。

監理與設計方及其它有關方往來函件。

監理機構內部往來函件,請示報告,報告批復。

監理月報。

5.計量支付檔案。

承包人提出的索賠申請及批示情況。

承包人提出的計日工和單價。

額外或緊急工程費用計算

設計變更批準的費用計算。

各類支付證書

工程進度周、月報表

6.技術檔案

開工及停工指令

額外工程圖紙

變更設計圖紙

現場指令

檢查記錄

施工圖紙

竣工圖紙

7.工程檔案,督促施工單位按規定及時整理工程技術檔案。