1.0目的

對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行統(tǒng)一管理與有效的控制,以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應(yīng)文件的有效版本。

2.0范圍

適用于質(zhì)量管理體系《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《作業(yè)文件》的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放及標(biāo)識(shí)的管理。其他類別文件如通告、通知等不在此程序適用范圍內(nèi)。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》及外來文件使用的批準(zhǔn)。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》,批準(zhǔn)《作業(yè)文件》。

3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的《作業(yè)文件》。

3.4全面質(zhì)量::管理辦公室負(fù)責(zé)組織對(duì)質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放控制。

3.5全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的存檔及外來文件的獲取、簽收、存檔。

3.6全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集有關(guān)物業(yè)管理外來文件及審核。

3.7工程維護(hù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)所收集的工資技術(shù)資料的審核、管理。

4.0工作內(nèi)容

4.1文件編號(hào)

4.1.1體系文件架構(gòu)

第一層文件:質(zhì)量手冊(cè)第二層文件:程序文件第三層文件:作業(yè)文件

4.1.2質(zhì)量手冊(cè)用QM(即英文QuantityManual的簡稱)表示,編號(hào)為:

QM-××(發(fā)放編號(hào))。

4.1.3程序文件用QP(即英文QuantityProgram的簡稱)表示,編號(hào)為:

序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)程序文件代號(hào)

4.1.4作業(yè)文件用WI(即英文WorkingInstruction的簡稱)表示,編號(hào)為:

作業(yè)文件序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)或程序文件編號(hào)作業(yè)文件代號(hào)

4.2編寫與審批

4.2.1質(zhì)量手冊(cè),全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員編寫,管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)。

4.2.2程序文件,管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。

4.2.3作業(yè)文件,各部門負(fù)責(zé)審核,由管理者代表批準(zhǔn)。

4.3文件版次

文件的最初版本狀態(tài)用A表示,修改狀態(tài)用0。若文件進(jìn)行改版,則版本狀態(tài)依據(jù)改版的次數(shù)依次變更為:B、C、D、E……;若文件進(jìn)行修改,則修改狀態(tài)::依據(jù)修改的次數(shù)依次變更為:1、2、3、4……。文件的修改總量累計(jì)達(dá)到50%或經(jīng)過第10次修改時(shí),應(yīng)對(duì)文件實(shí)施改版,即版本序號(hào)變更為下一個(gè)英文字母,而修改狀態(tài)變更為0。

4.4文件受控

4.4.1受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋“受控文件”印章;

4.4.2非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊(cè)為非受控文件,不收回,不負(fù)責(zé)修改。

4.5文件發(fā)放與回收

4.5.1文件的發(fā)放、回收都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.5.2如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.5.3由于工作的需要或原文件丟失、破損,需要補(bǔ)發(fā)文件時(shí),應(yīng)按下列規(guī)定辦理。

a.申請(qǐng)方填寫《文件補(bǔ)發(fā)審批單》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可予以補(bǔ)發(fā)。

b.文件補(bǔ)發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。

4.6文件保管與復(fù)印

4.6.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。

4.6.2使用人一旦離開公司,應(yīng)將其文件交回公司。

4.6.3分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負(fù)責(zé)人為保管第一責(zé)任人,應(yīng)按規(guī)定做好部門

內(nèi)部文件發(fā)放范圍的控制,須復(fù)印文件時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可復(fù)印,并將分發(fā)號(hào)填寫在《收發(fā)文件登記表》中。

4.7文件評(píng)審與修改

4.7.1文件每年在管理評(píng)審會(huì)上進(jìn)行評(píng)審,必要時(shí)做出修改決定。

4.7.2文件需要更改時(shí),應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人書面向全面質(zhì)量管理辦公室反映。

4.7.3全面質(zhì)量管理辦公室根據(jù)評(píng)審會(huì)決議及部門負(fù)責(zé)人的反映情況,組織人員對(duì)文件進(jìn)行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準(zhǔn)。

4.7.4修改方式

4.7.4.1大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時(shí),由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行換版修改;

4.7.4.2中改,即某一文件局部需要修改時(shí),由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù);

4.7.4.3小改,即原文件個(gè)別內(nèi)容需要修改時(shí),由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

4.7.5小改與中改在文件發(fā)放時(shí),需填寫《文件更改通知單》。

4.8文件作廢處理

4.8.1對(duì)舊版質(zhì)量管理體系文件,由全面質(zhì)量管理辦公室在發(fā)放新文件時(shí)對(duì)舊版文件進(jìn)行回收,加蓋作廢印章后::留一份存檔備查,其余填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

4.8.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上加蓋“作廢留用”章。

4.9外來文件

4.9.1全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集物業(yè)管理的有關(guān)法律法規(guī),進(jìn)行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

4.9.2全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件交全面質(zhì)量管理辦公室主任對(duì)其適宜性、充分性進(jìn)行審核,批準(zhǔn)后執(zhí)行。全面質(zhì)量管理辦公室加蓋“受控文件”章,并登記在《外來政策法規(guī)文件清單》上。

4.9.2各物業(yè)公司管理處對(duì)需向業(yè)戶公開的外來文件,其范圍、程序按《提供給顧客文件控制程序》執(zhí)行。

5.0相關(guān)文件

5.1《提供給顧客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

6.0記錄表格

6.1《收發(fā)文件登記表》(QR-4.2.3-01-01)

6.2《文件更改通知單》(QR-4.2.3-01-02)

6.3《外來政策法規(guī)文件清單》(QR-4.2.3-01-03)

6.4《質(zhì)量管理體系文件清單》(QR-4.2.3-01-04)

6.5《文件銷毀申請(qǐng)表》(QR-4.2.3-01-05)

6.6《文件補(bǔ)發(fā)審批單》(QR-4.2.3-01-06)

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評(píng)審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營部會(huì)議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對(duì)經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理,對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:文件與資料控制管理制度

根據(jù)《金屬非金屬礦山安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范》要求,為了保證標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)效力與效率、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)效力、記錄控制效力以及標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量,制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度

1、制定文件與資料的識(shí)別與控制制度,確保企業(yè)安全規(guī)章制度產(chǎn)生,使用、評(píng)審、修訂和控制的效力與效率。

2、企業(yè)應(yīng)定期代號(hào)不定期對(duì)安全規(guī)章制度進(jìn)行了評(píng)審,必要時(shí)予以修訂或廢除。

3、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件制定、評(píng)審與修訂過程應(yīng)有員工參與。

4、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件應(yīng)分發(fā)到相應(yīng)的員工。

5、標(biāo)準(zhǔn)化文件要求:

①標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)應(yīng)做到文件需求響應(yīng)及時(shí),文件產(chǎn)生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發(fā)充分,確保文件系統(tǒng)效力與效率;

②標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)包括主索引表、分配的適用性、制定時(shí)間、版本、解釋權(quán)、準(zhǔn)批、變化、廢止、存儲(chǔ)媒介、保存期限、外部文件、法律法規(guī)與其他要求、可獲取性,確保系統(tǒng)文件控制效力;

③記錄控制系統(tǒng)包括識(shí)別與檢索、可追蹤性、存儲(chǔ)有效、可讀性、保持期限、維護(hù)效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統(tǒng)效力;

④保證標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量。

二、根據(jù)安全生產(chǎn)管理需求制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文

主要安全生產(chǎn)規(guī)章制度包括:

1、安全生產(chǎn)檢查制度

2、安全教育培訓(xùn)制度

3、重大危險(xiǎn)源監(jiān)控制度

4、重大隱患整改制度

5、危險(xiǎn)物品和物料管理制度

6、職業(yè)危害預(yù)防制度

7、特種作業(yè)管理與審批制度

8、特殊工種管理制度

9、事故與事件管理制度

10、設(shè)備和設(shè)施安全管理制度

11、安全生產(chǎn)檔案管理制度

12、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲制度

三、有效保留安全生產(chǎn)記錄

安全生產(chǎn)記錄包括:

1、管理評(píng)審報(bào)告

2、事故、事件記錄

3、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息

4、培訓(xùn)記錄

5、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告

6、事故調(diào)查報(bào)告

7、檢查記錄

8、職業(yè)衛(wèi)生檢查與健康監(jiān)護(hù)記錄

9、安全生產(chǎn)會(huì)議記錄

10、安全活動(dòng)記錄

11、法定檢測記錄

12、任務(wù)觀察記錄

13、許可文件

14、應(yīng)急演習(xí)信息

15、糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄

16、承包商和供應(yīng)商信息

17、維護(hù)和校驗(yàn)記錄

18、技術(shù)資料、圖紙