1.0目的

對質量管理體系文件進行統一管理與有效的控制,以確保使用質量管理體系文件的部門均能得到相應文件的有效版本。

2.0范圍

適用于質量管理體系《質量手冊》、《程序文件》、《作業文件》的編制、審核、批準、發布、發放及標識的管理。其他類別文件如通告、通知等不在此程序適用范圍內。

3.0職責

3.1總經理負責《質量手冊》、《程序文件》及外來文件使用的批準。

3.2管理者代表負責組織編寫和審核《質量手冊》和《程序文件》,批準《作業文件》。

3.3各部門負責人負責編寫或組織編寫并審核本部門的《作業文件》。

3.4全面質量::管理辦公室負責組織對質量管理體系文件的發放控制。

3.5全面質量管理辦公室負責質量管理體系文件的存檔及外來文件的獲取、簽收、存檔。

3.6全面質量管理辦公室負責收集有關物業管理外來文件及審核。

3.7工程維護部經理負責對所收集的工資技術資料的審核、管理。

4.0工作內容

4.1文件編號

4.1.1體系文件架構

第一層文件:質量手冊第二層文件:程序文件第三層文件:作業文件

4.1.2質量手冊用QM(即英文QuantityManual的簡稱)表示,編號為:

QM-××(發放編號)。

4.1.3程序文件用QP(即英文QuantityProgram的簡稱)表示,編號為:

序號標準要素號程序文件代號

4.1.4作業文件用WI(即英文WorkingInstruction的簡稱)表示,編號為:

作業文件序號標準要素號或程序文件編號作業文件代號

4.2編寫與審批

4.2.1質量手冊,全面質量管理辦公室負責組織相關人員編寫,管理者代表負責質量手冊的審核,總經理負責質量手冊的批準。

4.2.2程序文件,管理者代表負責程序文件的審核,總經理負責程序文件的批準。

4.2.3作業文件,各部門負責審核,由管理者代表批準。

4.3文件版次

文件的最初版本狀態用A表示,修改狀態用0。若文件進行改版,則版本狀態依據改版的次數依次變更為:B、C、D、E……;若文件進行修改,則修改狀態::依據修改的次數依次變更為:1、2、3、4……。文件的修改總量累計達到50%或經過第10次修改時,應對文件實施改版,即版本序號變更為下一個英文字母,而修改狀態變更為0。

4.4文件受控

4.4.1受控文件,發給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋“受控文件”印章;

4.4.2非受控文件,發給本組織外的質量手冊為非受控文件,不收回,不負責修改。

4.5文件發放與回收

4.5.1文件的發放、回收都需要填寫《收發文件登記表》。

4.5.2如文件分為兩層發放,每一層都需要填寫《收發文件登記表》。

4.5.3由于工作的需要或原文件丟失、破損,需要補發文件時,應按下列規定辦理。

a.申請方填寫《文件補發審批單》經所在部門負責人審核,經管理者代表批準方可予以補發。

b.文件補發需執行文件發放的相關規定。

4.6文件保管與復印

4.6.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補發。

4.6.2使用人一旦離開公司,應將其文件交回公司。

4.6.3分發給各部門的體系文件,各部門負責人為保管第一責任人,應按規定做好部門

內部文件發放范圍的控制,須復印文件時,必須經部門負責人同意后方可復印,并將分發號填寫在《收發文件登記表》中。

4.7文件評審與修改

4.7.1文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改決定。

4.7.2文件需要更改時,應由部門負責人書面向全面質量管理辦公室反映。

4.7.3全面質量管理辦公室根據評審會決議及部門負責人的反映情況,組織人員對文件進行修改,修改內容由管理者代表批準。

4.7.4修改方式

4.7.4.1大改,即絕大部分內容需要修改時,由全面質量管理辦公室組織相關人員進行換版修改;

4.7.4.2中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數;

4.7.4.3小改,即原文件個別內容需要修改時,由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

4.7.5小改與中改在文件發放時,需填寫《文件更改通知單》。

4.8文件作廢處理

4.8.1對舊版質量管理體系文件,由全面質量管理辦公室在發放新文件時對舊版文件進行回收,加蓋作廢印章后::留一份存檔備查,其余填寫《文件銷毀申請表》,經管理者代表批準后統一銷毀。

4.8.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上加蓋“作廢留用”章。

4.9外來文件

4.9.1全面質量管理辦公室負責收集物業管理的有關法律法規,進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

4.9.2全面質量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規文件交全面質量管理辦公室主任對其適宜性、充分性進行審核,批準后執行。全面質量管理辦公室加蓋“受控文件”章,并登記在《外來政策法規文件清單》上。

4.9.2各物業公司管理處對需向業戶公開的外來文件,其范圍、程序按《提供給顧客文件控制程序》執行。

5.0相關文件

5.1《提供給顧客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

6.0記錄表格

6.1《收發文件登記表》(QR-4.2.3-01-01)

6.2《文件更改通知單》(QR-4.2.3-01-02)

6.3《外來政策法規文件清單》(QR-4.2.3-01-03)

6.4《質量管理體系文件清單》(QR-4.2.3-01-04)

6.5《文件銷毀申請表》(QR-4.2.3-01-05)

6.6《文件補發審批單》(QR-4.2.3-01-06)

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:文件與資料控制管理制度

根據《金屬非金屬礦山安全標準化規范》要求,為了保證標準化文件系統效力與效率、標準化系統文件控制系統效力、記錄控制效力以及標準化系統文件質量,制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度

1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業安全規章制度產生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。

2、企業應定期代號不定期對安全規章制度進行了評審,必要時予以修訂或廢除。

3、標準化系統文件制定、評審與修訂過程應有員工參與。

4、標準化系統文件應分發到相應的員工。

5、標準化文件要求:

①標準化文件系統應做到文件需求響應及時,文件產生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發充分,確保文件系統效力與效率;

②標準化系統文件控制系統包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權、準批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規與其他要求、可獲取性,確保系統文件控制效力;

③記錄控制系統包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統效力;

④保證標準化系統文件質量。

二、根據安全生產管理需求制定標準化系統文

主要安全生產規章制度包括:

1、安全生產檢查制度

2、安全教育培訓制度

3、重大危險源監控制度

4、重大隱患整改制度

5、危險物品和物料管理制度

6、職業危害預防制度

7、特種作業管理與審批制度

8、特殊工種管理制度

9、事故與事件管理制度

10、設備和設施安全管理制度

11、安全生產檔案管理制度

12、安全生產獎懲制度

三、有效保留安全生產記錄

安全生產記錄包括:

1、管理評審報告

2、事故、事件記錄

3、風險評價信息

4、培訓記錄

5、標準化系統評價報告

6、事故調查報告

7、檢查記錄

8、職業衛生檢查與健康監護記錄

9、安全生產會議記錄

10、安全活動記錄

11、法定檢測記錄

12、任務觀察記錄

13、許可文件

14、應急演習信息

15、糾正與預防行動記錄

16、承包商和供應商信息

17、維護和校驗記錄

18、技術資料、圖紙