物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:采購控制程序

1.0目的

確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。

2.0適用范圍

2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。

2.2內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實(shí)行。

3.0職責(zé)

3.1提出采購要求的部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃。

3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購計(jì)劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計(jì)劃。

4.0程序

4.1物資的采購

4.1.1各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計(jì)用量并結(jié)合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個(gè)月的物資采購計(jì)劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等(如有特殊要求,須說明)。采購計(jì)劃也可以《采購申請單》提出。

4.1.2各部門將月份物資采購計(jì)劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時(shí)應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度》。

4.1.3單項(xiàng)金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》。

4.1.4各部門將批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃交負(fù)責(zé)采購的人員,由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格在計(jì)劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。

4.1.5如因特殊情況需追加計(jì)劃開支或超計(jì)劃開支的應(yīng)由各部門提出追加申請,并詳細(xì)說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。

4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后可在其他供應(yīng)商處購買。

4.1.7各部門在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時(shí),由經(jīng)辦人填寫《借款單》,財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計(jì)劃審核后,按《物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度》辦理借款。

4.2供應(yīng)商的選擇

在采購物資時(shí)要選用符合要求的供應(yīng)商,在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》。

4.3采購回來的物資由提出采購計(jì)劃的部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗(yàn)執(zhí)行《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》。

4.4采購資料的控制

4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴(yán)格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。

4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時(shí),要經(jīng)過審批和批準(zhǔn)確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認(rèn)可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗(yàn)收的依據(jù)。

4.4.3對以上的采購資料要有準(zhǔn)確的標(biāo)識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應(yīng)在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。

4.4.4對服務(wù)項(xiàng)目的分承包方合同須說明各項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。

4.4.5服務(wù)項(xiàng)目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實(shí)施。

4.5對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》。

4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定,并應(yīng)遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》

5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》

5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》

6.0相關(guān)記錄

6.1《采購申請單》

6.2《借款單》

6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》

7.0附錄

7.1《員工手冊》

7.2《物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度》

編寫:審批:

篇2:QMS質(zhì)量手冊采購控制程序

QMS質(zhì)量手冊:采購控制程序

1.目的

對采購過程及供方進(jìn)行控制,確保所采購與外包加工的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于對安裝所需的關(guān)鍵元器件及原材料采購、生產(chǎn)安裝外包加工及供方提供服務(wù)的控制;對供方進(jìn)行選擇、評價(jià)和控制。

3.職責(zé)

3.1技術(shù)生產(chǎn)部

A.負(fù)責(zé)按公司的要求組織對供方進(jìn)行評價(jià),選擇與管理,編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業(yè)績定期進(jìn)行評價(jià),填寫《供方評定記錄表》,建立供方檔案;

B.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃,執(zhí)行采購作業(yè);

3.2技術(shù)生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制采購物資技術(shù)要求及《采購物資分類明細(xì)表》。

3.3副經(jīng)理批準(zhǔn)《供方評定記錄表》;

3.4技術(shù)生產(chǎn)部負(fù)責(zé)按要求對外包協(xié)作方進(jìn)行評估和考核;

3.5副經(jīng)理批準(zhǔn)《采購計(jì)劃》及《合格供方名錄》。

4.程序

4.1物資分類

技術(shù)生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定采購物資技術(shù)要求,根據(jù)其對隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)及最終產(chǎn)品的影響,決定對供方及采購產(chǎn)品控制的類型和程序。

4.2對供方的評價(jià)

4.2.1技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)采購物資技術(shù)要求和安裝需要,通過對物資技術(shù)要求和安裝需要及物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等進(jìn)行比較,選擇合格的供方,填寫《供方評定記錄表》。對同類物資,應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方。技術(shù)生產(chǎn)部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。

4.2.2對合作供方,應(yīng)要求提供充分的質(zhì)量證明文件,適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容,以證實(shí)其質(zhì)量保證能力:

A.供方產(chǎn)品質(zhì)量狀況或來自有關(guān)方面的信息(如供方其他用戶對其產(chǎn)品質(zhì)量的反饋);

B.供方質(zhì)量管理體系對按要求如期提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力,供方顧客滿意程序;

4.2.3對新合作供方如有必要,可以經(jīng)過樣品驗(yàn)證和小批量試用合格,各相關(guān)部門提供評價(jià)意見,副經(jīng)理批準(zhǔn),列入《合格供方名錄》。

4.2.4對于批量供應(yīng)輔助物資的供方,也應(yīng)提供質(zhì)量證明文件,技術(shù)生產(chǎn)部在進(jìn)貨時(shí)對其進(jìn)行驗(yàn)證,并保存驗(yàn)證記錄,合格者由副經(jīng)理批準(zhǔn)后,即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資,其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對此供方的評價(jià)。

4.2.5供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題,技術(shù)生產(chǎn)部應(yīng)向供方發(fā)出《糾正和預(yù)防措施處理單》,如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進(jìn)的,應(yīng)取消其供貨資格。

4.2.6技術(shù)生產(chǎn)部每年對合格供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評,填寫《供方業(yè)績評定表》,評定不合格的,應(yīng)取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),但應(yīng)加強(qiáng)對其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證。連續(xù)第二次評分仍不及格,應(yīng)取消其供貨資格。

4.2.8對外包加工的供方控制,也應(yīng)執(zhí)行上述條款規(guī)定。本公司生產(chǎn)安裝由外包方加工的,技術(shù)生產(chǎn)部應(yīng)有書面的評定記錄與結(jié)果,必要時(shí)到供方現(xiàn)場對其產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程及相關(guān)的監(jiān)視和測量進(jìn)行檢查。

4.2.9對服務(wù)供方的控制

為公司提供服務(wù)的供方,如運(yùn)輸公司、檢測、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等,也應(yīng)經(jīng)評價(jià)合格后方可向公司提供服務(wù)。對國家授權(quán)的計(jì)量試驗(yàn)室,可不再做服務(wù)質(zhì)量評價(jià)。

4.3采購

4.3.1采購計(jì)劃

技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)市場部提供的顧客要求、技術(shù)資料及庫存情況編制《采購計(jì)劃》,報(bào)副經(jīng)理批準(zhǔn),交技術(shù)生產(chǎn)部實(shí)施。

4.3.2采購的實(shí)施

A.技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)批準(zhǔn)的《采購計(jì)劃》,按照采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《合格供方名錄》中選擇供方進(jìn)行采購;

B.第一次向合格供方采購重要和一般物資時(shí),應(yīng)簽定《采購合同》,以后每次采購可以發(fā)《采購單》明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等;

C.技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方;

D.采購前由采購人員核實(shí)提供給供方技術(shù)要求是否有效。

4.4采購信息

4.4.1采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品:

A.對產(chǎn)品型號、規(guī)格及質(zhì)量要求(可直接引用各類標(biāo)準(zhǔn)或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件);

B.對產(chǎn)品的驗(yàn)收要求;

C.其他要求,如價(jià)格、數(shù)量、交付等。

4.4.2若有必要,適當(dāng)時(shí)還應(yīng)要求供方提供以下資料:

A.產(chǎn)品的批準(zhǔn)要求:采購產(chǎn)品的驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn);

B.程序的批準(zhǔn)要求:涉及采購雙方應(yīng)遵守的程序或協(xié)議;

C.過程的批準(zhǔn)要求:采購的產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)過程確認(rèn)的有關(guān)要求;

D.設(shè)備的批準(zhǔn)要求:用于制造所采購產(chǎn)品的特定設(shè)備能力的要求,如維護(hù)保養(yǎng)規(guī)定等;

E.供方人員的資格要求:如對安裝、檢測人員的要求;

F.供方與采購產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量管理體系要求:如要求供方通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證或第二方審核。

4.4.3在將上述要求向供方進(jìn)行溝通或說明前,應(yīng)由技術(shù)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人對其要求是否適當(dāng)進(jìn)行審批,以確保有關(guān)的采購要求是適宜的(即適合組織的產(chǎn)品需要)和充分的(即所提出的采購要求是全面的)。

4.4.4本公司表述采購信息的文件包括:《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購計(jì)劃》、《采購單》、《采購合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》由技術(shù)生產(chǎn)部保管。

4.5采購產(chǎn)品的驗(yàn)證

組織應(yīng)確定并實(shí)施檢驗(yàn)或其它必要的活動,以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。

4.5.1對采購的產(chǎn)品可以采用如下幾種驗(yàn)證方式:

A.由技術(shù)生產(chǎn)部進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證;

B.由顧客在本公司現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證;

C.由本公司在安裝現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證;

D.由顧客在現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證。

4.5.2驗(yàn)證活動可包括:檢驗(yàn)、測量、觀察、工藝驗(yàn)證、提供合格證明文件等方式。

4.5.3對本公司通過3C認(rèn)證產(chǎn)品的關(guān)鍵元器件,在每批進(jìn)行驗(yàn)證的基礎(chǔ)之上,每季度還需進(jìn)行確認(rèn)檢驗(yàn),確認(rèn)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)包括關(guān)鍵元器件相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的全部內(nèi)容。

4.5.4顧客的驗(yàn)證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任,也不能排除其后顧客拒收的可能。

4.6、各部門內(nèi)部采購及對外協(xié)方選擇遵循本程序執(zhí)行。

5.相關(guān)文件

5.1《改進(jìn)控制程序》8.5

5.2《監(jiān)視與測量控制程序》8.2.3

6.記錄

6.1《供

方評定記錄表》

6.2《合格供方名錄》

6.3《供方業(yè)績評定表》

6.4《糾正和預(yù)防措施處理單》

6.5《采購計(jì)劃》

6.6《采購單》

6.7《采購合同》

篇3:某公司采購控制程序

公司采購控制程序(6)

1.目的

為使所采購的物資、零件的品質(zhì)均能符合規(guī)定要求,并且按時(shí)保質(zhì)保量的提供生產(chǎn)使用。

2.適用范圍

適用于本公司采購的原材料、外購件、外協(xié)件質(zhì)量控制。

3.定義

外購件、外協(xié)件:本公司不具備生產(chǎn)技術(shù)能力需向外采購加工的零部件。

4.職責(zé)

4.1供應(yīng)科是采購控制程序的歸口管理部門,負(fù)責(zé)物資采購計(jì)劃的編制,采購合同的簽定和實(shí)施采購。

4.2技術(shù)科負(fù)責(zé)提供采購物資的技術(shù)文件和資料。

4.3檢查科負(fù)責(zé)采購物資檢驗(yàn)規(guī)程的編制和質(zhì)量驗(yàn)收工作。

4.4供應(yīng)部負(fù)責(zé)外購物資的收發(fā)、保管、貯存、標(biāo)識和維護(hù)。

4.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的審批。

5.工作程序

5.1采購計(jì)劃的編制

5.1.1供應(yīng)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃表、倉庫儲存量情況及各部門的物資采購申請單編制《月采購計(jì)劃》,經(jīng)部長審核后,交總經(jīng)理批準(zhǔn),方可執(zhí)行采購。外協(xié)件由生產(chǎn)安全部也按上述原則辦理。

5.1.2采購必須從合格分承包方中采購;對未列入采購計(jì)劃的臨時(shí)采購、緊急采購又不在合格分承包方處采購,由供應(yīng)科計(jì)劃員提出書面申請,主管確認(rèn)后,總經(jīng)理批準(zhǔn),再進(jìn)行采購。

5.1.3采購資料可包括圖紙、技術(shù)協(xié)議適用的產(chǎn)品規(guī)范和材料規(guī)范,可能涉及的關(guān)于產(chǎn)品安全性能的責(zé)任和要求;質(zhì)量協(xié)議包括質(zhì)保書/自檢報(bào)告要求、檢驗(yàn)指導(dǎo)書、質(zhì)量保證要求和責(zé)任等;采購合同包括采購、包裝和交付要求等及其它可能需要的文件,采購資料需明確易被分承包方理解并為有效文件,還須包含顧客的全部要求,必要時(shí)可超出顧客要求。

5.1.4如果顧客提供經(jīng)批準(zhǔn)的分承包方名單,則須按《分承包方選擇和

評價(jià)控制程序》進(jìn)行評價(jià),如合格則列入合格分承包方名單中,同時(shí)采購時(shí)須到顧客提供名單中合格分承包方處采購,如需從其它分承包方處采購時(shí),須經(jīng)顧客產(chǎn)品工程部門批準(zhǔn)并列入名單經(jīng)評價(jià)合格后方可選用。采用顧客選定的分承包方不能免除本公司確保分承包方質(zhì)量責(zé)任。

5.1.5供應(yīng)科在采購材料時(shí),對有毒、危險(xiǎn)物品或國家限用的物品必須向分承包方索取該物料的準(zhǔn)生產(chǎn)相關(guān)許可證書。

5.1.6關(guān)于質(zhì)量協(xié)議方面,技術(shù)質(zhì)監(jiān)部須與分承包方就檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)流程以及對分承包方處的最終檢驗(yàn)方式和范圍和在本公司處進(jìn)貨檢驗(yàn)方式和范圍等規(guī)定與分承包方進(jìn)行協(xié)商簽訂質(zhì)量協(xié)議。

5.1.7在采購合同中供應(yīng)科應(yīng)明確要求分承包方必須100%準(zhǔn)時(shí)按質(zhì)交貨,如分承包方未按期交貨,供應(yīng)科須要求該分承包方立即制定糾正和預(yù)防措施并作記錄,如長期未改善則取消配套資格,為保證分承包方能按時(shí)交貨,各相關(guān)

部門須及時(shí)提供采購資料,并由供應(yīng)科監(jiān)督分承包方生產(chǎn)進(jìn)度,由于分承包方生產(chǎn)進(jìn)度延期,為趕交貨期,分承包方或公司交付的附加運(yùn)費(fèi)和超額運(yùn)費(fèi)須在《分承包方供貨情況統(tǒng)計(jì)表》中記錄。

5.2采購文件的審批

5.2.1采購計(jì)劃批準(zhǔn)后,由供應(yīng)科與合格分承包方簽訂《采購合同》,交貨時(shí)間表或合同的內(nèi)容符合采購計(jì)劃要求。

5.2.2采購訂單或合同的簽訂由供應(yīng)科主管按已批準(zhǔn)的采購計(jì)劃簽發(fā)。

5.2.3對于與采購相關(guān)需提供的技術(shù)文件,在確定分承包方后,由技術(shù)科按《技術(shù)文件和資料控制程序》相關(guān)規(guī)定發(fā)放。

5.2.4對《采購計(jì)劃》和采購文件在實(shí)施前未經(jīng)授權(quán)人審批,不得進(jìn)行采購。

5.3采購物資的驗(yàn)證

5.3.1要求合格分承包方按訂單或合同規(guī)定的具體時(shí)間、數(shù)量送至指定地點(diǎn),并附有產(chǎn)品的自檢報(bào)告或質(zhì)量證明書、送貨單、發(fā)票,不符則拒收。

5.3.2倉庫保管員檢驗(yàn)分承包方提交的文件,齊全后,將貨物放待檢區(qū),或掛上"待檢"標(biāo)識在分承包方的送貨單上蓋暫收章送計(jì)劃員處填寫《入庫驗(yàn)收單》連同產(chǎn)品自檢報(bào)告書交與檢查科。

5.3.3檢驗(yàn)員接到《入庫驗(yàn)收單》后,按《進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)規(guī)程》進(jìn)行檢驗(yàn),并驗(yàn)證分承包方提供的自檢報(bào)告。

5.3.4檢驗(yàn)合格后檢驗(yàn)員在《入庫驗(yàn)收單》的檢驗(yàn)員處蓋章,然后交供應(yīng)科保管員。

5.3.5若進(jìn)貨物資合格,倉管員負(fù)責(zé)入庫登帳,若不合格,按《不合格品控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

5.3.6公司需在分承包方處對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn),須在采購合同中規(guī)定,并在質(zhì)量協(xié)議中注明驗(yàn)證的安排以及予以放行的方式。

5.3.7合同規(guī)定時(shí),顧客或其代表有權(quán)要求在分承包方或本公司處對分承包方產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證,由供應(yīng)科作好具體安排。本公司不可把該驗(yàn)證用作分承包方對質(zhì)量進(jìn)行有效控制的依據(jù),顧客的驗(yàn)證不能免除本公司應(yīng)提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任,也不能排除其后顧客的拒收。

5.4對分承包方的業(yè)績每季度由檢查科進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì),其內(nèi)容包括進(jìn)貨檢驗(yàn)結(jié)果及生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的廢品,交付的數(shù)量和日期,有無索賠處罰記錄等并填寫《分承包方供貨情況統(tǒng)計(jì)表》,每年由技術(shù)質(zhì)監(jiān)部根據(jù)對分承包方一年來的質(zhì)量情況(實(shí)物質(zhì)量/質(zhì)量能力)、價(jià)格、服務(wù)(供貨情況、售后服務(wù))交付時(shí)間等方面按《分承包方選擇和評價(jià)控制程序》規(guī)定組織相關(guān)人員進(jìn)行評價(jià),以確保分承包方索賠率下降和最終產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。

6.相關(guān)文件

QR/HD06.02-01《月采購計(jì)劃》

QR/HD06.02-02《采購合同》