檢驗科文件控制程序

　　1目的

　　對本檢驗科所有的質(zhì)量體系文件和資料(包括內(nèi)部制定的或來自外部的)實施有效控制。

　　2適用范圍

　　適用于本檢驗科所有的質(zhì)量體系文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、標準規(guī)范、作業(yè)指導書、記錄和表單、教科書等。這些文件以書面、攝影或電子存貯等各種形式承載在各種載體上。

　　3職責

　　3.1內(nèi)部文件的編制、變更與修改權(quán)責。

文件層次	文件名稱	編制和修改	審核人	批準人	管理單位
第一層文件	質(zhì)量手冊	質(zhì)量管理組	質(zhì)量負責人	科主任	綜合組
第二層文件	程序文件	各部門	質(zhì)量負責人	科主任	綜合組
第三層文件	作業(yè)指導書	各部門	技術(shù)負責人	科主任	綜合組
第四層文件	記錄和表單	各部門	技術(shù)負責人	科主任	綜合組

　　3.2技術(shù)負責人組織各專業(yè)組負責人不定期對技術(shù)標準規(guī)范、檢驗程序進行有效性跟蹤。

　　4工作程序

　　4.1內(nèi)部文件的管理

　　4.1.1基本要求

　　內(nèi)部文件統(tǒng)一使用A4紙張。

　　4.1.2編寫結(jié)構(gòu)

　　(1)質(zhì)量手冊為：1.目的;2.范圍;3.職責;4.要求;5.支持性文件。

　　(2)程序文件為：1.目的;2.范圍;3.職責;4.工作程序;5.支持性文件;6.記錄表格。

　　(3)作業(yè)指導書的文件結(jié)構(gòu)按不同類型規(guī)定不同的格式。

　　4.1.3章節(jié)編碼

　　(1)質(zhì)量手冊11.11.1.1(1)a

　　(2)程序文件11.11.1.1(1)a

　　4.1.4版本及修訂狀態(tài)

　　版本原版為A版，第一次換版為B版，依次類推;修訂狀態(tài)原版為第0次修訂，第一次修訂為1，依次類推;重大修改時，需要進行改版，否則，只需體現(xiàn)修改次數(shù)，無需換版。

　　4.1.5文件編號

　　(1)第一、二、三層文件的編號(不含外部文件)

　　a第一層文件：ABCD-1-XXXX

　　單位簡稱一層文件初版或再版時年號

　　b第二層文件：ABCD-2-XX

　　單位簡稱二層文件文件流水號

　　c第三層文件：ABCD-3-XX-XX

　　單位簡稱三層文件小組代號文件流水號

　　(2)記錄和表單的編號

　　a程序文件引申的記錄和表單：ABCD-XX-XX/XX-X

　　原文件編號文件中表單流水號版次號

　　b其它記錄和表單：ABCD/XXX-X

　　單位簡稱表單流水號版次號

　　說明：表單的流水號：以兩位數(shù)字表示某文件中表單序號。

　　表單的版本號：原版為0，第一次修訂為1，依次類推。

　　文件流水號：以兩位數(shù)字表示文件在其所屬層次之順序號。

　　單位簡稱為：ABCD。

　　小組代號：綜合室ZH、臨檢室LJ、生化室SF、免疫室MY、PCR室PR、微生物室WS、血庫XK。

　　4.1.6批準、發(fā)放與回收

　　(1)文件編制或變更后由綜合組對文件的編號、流水號、版本號、修訂次數(shù)等校對無誤后，按部門登錄于《內(nèi)部文件一覽表》中。當文件被修訂或廢止時，由綜合組予以更新此表或在備注欄中加以說明。

　　(2)綜合組根據(jù)文件批準人的要求，決定文件的分發(fā)范圍,要確保在相應(yīng)場所，都應(yīng)有現(xiàn)行的、經(jīng)過授權(quán)的文件版本。根據(jù)各部門需要的文件分發(fā)數(shù)量復印，于每份文件的批準頁面加蓋“受控文件”印章后發(fā)行，并請收文部門或個人于《文件發(fā)放與回收記錄》上簽名。若為修訂或廢止文件，則需將作廢文件回收，回收文件時應(yīng)注意其數(shù)量和內(nèi)容之完整性，并記錄于《文件發(fā)放與回收記錄》中。

　　(3)綜合組將回收的舊版文件除作為知識、經(jīng)驗、辨別等目的而保留外，其它回收的舊版文件應(yīng)銷毀。保留的舊版文件應(yīng)在其正面加蓋“作廢文件”章以示識別，防止誤用。

　　(4)需求部門如發(fā)現(xiàn)文件缺頁、破損、字跡模糊或遺失，應(yīng)填寫《文件補發(fā)申請表》，向綜合組申請補發(fā)。不得以任何影印、打印、復印等方式自行處理。

　　(5)經(jīng)發(fā)行的正式文件，使用部門及人員不得改變其內(nèi)容。本檢驗科質(zhì)量體系文件禁止手動修改。

　　4.1.7變更和廢止

　　(1)文件的變更和廢止需由文件原制訂部門或相關(guān)人員以《文件修訂/作廢申請表》的方式提出，并說明原因。

　　(2)文件變更與廢止之審查仍須由文件原審核人及原批準人決定，并在《文件修訂頁》上簽字。若因某種原因不能時，則新審核人應(yīng)調(diào)閱相關(guān)的背景資料以供參考。

　　4.2外部文件的管理

　　4.2.1外部文件是指與質(zhì)量體系或臨床檢驗工作相關(guān)的國際、國家或行業(yè)的法律法規(guī)、標準、技術(shù)規(guī)范和教科書等。

　　4.2.2外部文件的控制編號

　　外部文件的控制編號依ABCD/WB+XX+XXXX的方式編制。

　　ABCD/WB-XX-XXXX

　　外部文件代碼外部文件流水號外部文件版本號

　　4.2.3外部文件由技術(shù)負責人予以確認，由綜合組統(tǒng)一登錄于《技術(shù)規(guī)范和標準目錄》中;外部文件依其版次為版次，若無版次時將其作為原版登錄。如有更新，應(yīng)在備注欄中予以說明，并交技術(shù)負責人再確認。

　　4.2.4新版本的外部文件，經(jīng)技術(shù)負責人確認后，科主任批準，于封面加蓋“受控文件”章按4.1.6分發(fā)到相關(guān)的科室，并記錄于《文件發(fā)放與回收記錄》中。

　　4.2.5為確保技術(shù)標準、規(guī)范或檢驗程序的最新有效，由技術(shù)負責人組織各組負責人不定期或根據(jù)上級業(yè)務(wù)主管部門的通知，對技術(shù)標準或規(guī)范通過互聯(lián)網(wǎng)或與制定、發(fā)布技術(shù)標準規(guī)范的單位聯(lián)絡(luò)等方式進行查核;如發(fā)現(xiàn)有過期的技術(shù)標準或規(guī)范，應(yīng)及時進行更換，必要時需對使用過期技術(shù)標準或規(guī)范的檢驗報告進行審查。

　　4.2.6如有新出臺或作廢的技術(shù)標準或規(guī)范，應(yīng)由技術(shù)負責人確定并經(jīng)科主任批準后交綜合組進行增刪。

　　4.3文件保管

　　所有文件和資料(含內(nèi)部的和外部的)由指定專人負責保管，放在固定的地方，防止損壞和丟失，且相關(guān)的人員應(yīng)能很方便地獲取。

　　4.4文件的調(diào)閱

　　任何人員需調(diào)閱質(zhì)量體系的文件或記錄，須填寫《文件和記錄調(diào)閱記錄表》,外部人員須經(jīng)綜合組組長批準才能辦理調(diào)閱手續(xù)。

　　4.5文件的備份

　　由綜合組將每一份受控文件制作一份備份，由科主任決定其保存期限后由綜合組保存并做好登記。

　　5支持性文件

　　記錄管理程序

　　6記錄表格

　　6.1內(nèi)部文件一覽表ABCD-2-04/01

　　6.2文件發(fā)放與回收記錄ABCD-2-04/02

　　6.3文件補發(fā)申請表ABCD-2-04/03

　　6.4文件修訂/作廢申請表ABCD-2-04/04

　　6.5修訂頁ABCD-2-04/05

　　6.6技術(shù)規(guī)范和標準目錄ABCD-2-04/06

　　6.7文件和記錄調(diào)閱記錄表ABCD-2-04/07

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導經(jīng)營部職員嚴格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調(diào);負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經(jīng)營部主管負責檔案管理員的工作指導、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財務(wù)部負責經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負責財務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負責經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務(wù)部對經(jīng)濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標文件經(jīng)公司領(lǐng)導確認標書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負責人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負責人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負責人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟獎勵。

5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應(yīng)對與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發(fā);

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業(yè)指導書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標準、施工組織設(shè)計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過受控標識,在項目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經(jīng)理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準記錄