1.0目的

對公司內部行政公文處理進行有效的控制和管理。

2.0范圍

適用于物業集團各部(室)及所屬各物業公司(管理處)的公文處理。

3.0職責

3.1物業集團副總經理負責對物業集團行政公文的簽發及對物業集團各部門簽報(或報批)文件的審核,總經理負責審批。

3.2行政管理總部經理負責對物業集團行政公文的審核。

3.3行政秘書負責物業集團行政公文的呈批、編號、打印、發放、保管、整理、歸檔以及報批件的呈批。

3.4各物業集團職能部門和各物業公司(管理處)負責人負責本單位所呈報行政公文的校對、審核。

3.5各物業集團職能部門和各物業公司(管理處)負責人負責報批件(簽報)的意見簽注及本單位(部門)相關文件的擬稿和保管。

4.0工作內容

4.1物業集團行政公文權限管理

4.1.1物業集團所屬物業公司(管理處)以及物業集團本部各部室之間相互行文(即平行文),均采取函的形式自行行文。

4.1.2物業集團有隸屬關系的單位(部門)要按照層級關系采用相應的上行文或下行文,正確行文。

4.1.3物業集團本部部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向物業集團各物業公司(管理處)行文。

4.1.5原則上不允許越級行文,極其特殊或緊急情況需要越級行文的,在越級行文的同時要報告或抄送直接上級單位。

4.2草擬行政公文

4.2.1擬寫公文必須符合黨和國家的政策、法律、法規,符合恒大集團有關精神和規定;

4.2.2事實清楚,觀點明確,表達準確,結構嚴謹,條理清楚,字詞規范,標點正確,精練簡短。

4.2.3公文文種根據行文的目的、發文單位職權和與主送單位的行文關系確定。

4.2.4人名、地名、數字、引文要認真核實,力求準確。引用公文應先引標題,后引發文字號。

4.2.5擬制公文,對于涉及其他部門(單位)職權范圍內的事項,主辦部門(單位)應主動與有關部門::溝通協商,取得一致意見方可行文;如對重要事項有分歧,可事先由主辦部門(單位)牽頭,以簽報的形式加注雙方建設性意見,報上級主管領導協調裁定后方可擬制公文。

4.3物業集團收文管理

4.3.1物業集團收到各物業公司(管理處)上報的需要辦理的公文,行政管理總部由行政秘書登記后附上《收文處理單》,送交行政管理總部經理進行審核。審核的重點是:是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及集團有關規定;涉及其他部門或單位職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范等。

4.3.2經審核,對符合本規定的公文,由行政管理總部及時在《收文處理單》上提出擬辦意見,送物業集團有關領導批示(閱知)或者交有關部門(單位)辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。

4.3.3承辦部門(單位)收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求::辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門(單位)職權范圍或者不宜由本部門(單位)辦理的,應當及時退回行政管理總部并說明理由。

4.4物業集團發文管理

4.4.1審核:

a.以物業集團名義發文,完成公文草擬后,附上《發文處理單》,由主辦部門(單位)負責人認真初審,確認無誤后簽字;隨后送交有關部門(單位)對未經簽報的一般性事項進行會簽;會簽完成后由經辦人送交行政管理總部經理審核簽字,最后呈報物業集團總經理簽發。

b.公文審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,是否符合國家有關政策法規和上級有關精神。

4.4.2復核(校對):公文正式印制(繕印)前,由行政秘書負責進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一規范等;復核完成后打印出校對件一份及時通知公文主辦部門(單位)擬稿人或經辦人進行校對簽字。

4.4.3復核(校對)完成后即可進行繕印、用印、登記、分發。

4.4.4對印章的使用具體按《印章管理規定》執行。

4.5

物業集團行文的歸檔和保存

4.5.1物業集團內部行政公文由行政管理總部專人統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

4.5.2各物業公司(管理處)行政公文由各部門負責整理、歸檔。

4.5.3物業集團各職能部門、物業公司(管理處)對其他部門發來的文件須建立《收文處理登記表》。

4.5.4公文復印件作為正式公文使用時,應在復印件簽上“與原件相符”字樣并加蓋證明章。

4.5.5公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

4.5.6不具備歸檔和存查價值的公文,經鑒別并經行政管理總部經理批準,予以銷毀。

4.5.7銷毀秘密::公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

4.5.8工作人員調離工作時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

5.0相關文件

5.1《印章管理規定》(WI-7.2-02-01)

6.0記錄表格

6.1《收文處理單》(QR-4.2.3-02-01)

6.2《收文處理登記表》(QR-4.2.3-02-02)

6.3《發文處理單》(QR-4.2.3-02-03)

6.4《發文簽收表》(QR-4.2.3-02-04)

篇2:某農業大學行政公文處理規定

農業大學行政公文處理規定

第一章總則

第一條為使我校行政公文處理工作進一步規范化、制度化和科學化,根據《國家行政機關公文處理辦法》(國發[2000]23號),結合我校實際,制訂本規定。

第二條行政公文(包括電報、下同),是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。

第六條本規定適用于學校各學院、各行政部門。各級行政部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本規定并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。

第七條校長辦公室(簡稱校辦)是學校公文處理的管理機構,主管學校公文處理工作并指導各學院、各行政部門的公文處理工作。各學院辦公室、各行政部門應配備或指定專人負責公文處理工作。

第八條學校公文處理工作實行分級負責、歸口處理的組織形式。校辦負責學校各類綜合性公文和重要公文的處理;各學院辦公室、各職能部門在各自權限內獨立處理業務范圍內的各類公文;涉及幾個部門的公文,可由一個部門牽頭,聯合處理。

第二章公文種類

第九條學校常用的公文種類主要有:

(一)決定

適用于對重要事項或者重大行動作出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。

(二)通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

(三)通知

適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,印發學校規章制度,任免人員。

(四)通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

(五)報告

適用于向上級機關匯報工作、反映情況,答復上級機關的詢問。

(六)請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

(七)批復

適用于答復下級機關的請示事項。

(八)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(九)函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(十)會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關排列在前。

(四)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號。

(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

(七)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。聯合上報的公文,由主辦機關加蓋公章;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章。

(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。

(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

(十三)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

(十四)文字從左至右橫寫、橫排。

第十一條公文中各組成部分的標識規則,參照《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)的標準執行。

第十二條公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm*297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第四章行文規則

第十三條行文應當確有必要,注重效用。

第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(一)學校、校長可以對上對下,對內對外行文。校內各單位除校長辦公室外不得代表學校對外正式行文。

(二)一般性業務工作如涉及多個部門的,以校辦名義行文或由有關部門聯合行文。部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自行文。

(三)各學院、職能處在業務范圍內可以相互行文和對下行文。

(四)各學院、各行政部門需要向學校的上級主管部門請示問題、報告情況或反映意見的,必須以學校的名義按程序行文。學院、處以下單位,一般不得直接向學校行文,如需要向學校請示問題、報告情況或反映意見的,應先經學院、處同意,并以學院、處名義向學校提出。

(五)各行政部門、學校黨政可以聯合行文,聯合行文應盡量減少,如確有必要,聯合行文的單位不宜過多。

第十五條各學院、各行政部門向學校請示、報告工作的書面材料,應按程序交校辦秘書科登記后處理。

第十六條“請示”應一文一事,一般只寫一個主送機關,如需同時送其他機關,應當用抄送形式,但不得同時抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。

第十七條除領導直接交辦的事項外,各單位不得

直接向領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章發文辦理

第十八條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程,包括擬稿、會簽、核稿、簽發、登記、復核、繕印、用印、存檔、分發等程序。

(一)擬稿非職能部門業務范圍的綜合性重要文件,由校辦擬稿;凡內容屬各職能部門業務范圍內的文件,由職能部門擬稿;內容涉及幾個部門時,由主辦部門會同有關部門協商擬稿、會簽。

擬稿的基本要求是:

1.符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。

2.情況確實,觀點明確,表達準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

3.公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

4.擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。

5.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

6.結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

7.應當使用國家法定計量單位。

8.文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

9.公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

10.擬稿必須符合格式要求,公文的首頁要附上“z農業大學公文稿紙”。

擬制公文時,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

(二)核稿以學校名義草擬的文稿,經部門負責人審核并簽名后,送校辦核稿。未經部門負責人審核簽字的文稿,不得由擬稿人直接交校辦,更不得越級直接送校領導。核稿的重點是:

1.是否確需行文;

2.內容是否符合有關政策規定,與其它有關公文有無重復或矛盾;

3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行;

4.涉及其他部門的問題是否協商一致;

5.行文方式是否妥當;

6.文字表達是否準確、精確,格式是否規范;

7.是否符合行文規則和擬稿的其它要求。

對不符合要求的文稿,屬文字表達上的問題,由校辦文秘人員負責修改;屬原則性問題或具體業務問題,由校辦附上修改意見退交擬稿部門修改。對修改幅度較大的文稿,由擬稿部門重新謄寫清楚后再報校領導審定、簽發。

(三)簽發以學校名義發文,由學校領導簽發;以校辦名義發文,由校辦主任簽發。以學校名義制發的上行文,由校長或主持工作的副校長簽發;以學校名義制發的下行文或平行文,由校長或主管副校長簽發。文稿經領導核準簽發后,即成定稿,原則上不得再作修改。若確需修改,需征得簽發人同意。各級領導審批公文要認真負責,文件主批人需在公文稿紙上簽署自己的意見、姓名和日期,以備查考。

草擬和簽批公文,應使用黑色或藍色的鋼筆或簽字筆,不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等油性筆。

(四)復核公文正式印制前,由文秘部門進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全等。經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。

(五)繕印以學校或校辦名義發文,凡由校辦擬稿的,由校辦負責打印;凡由各職能部門擬稿的,經校辦審核及校領導簽發后,原則上正文由校辦負責打印,附件由各部門按要求提供。付印過程要重視校對工作,一般經擬稿人一校,校辦文秘人員二校進行。

(六)用印以學校或校辦名義發文,由校辦負責蓋章;以校長名義發文,由校長簽章;各部門行文,由各部門加蓋本部門印章。

(七)發送以學校或校辦名義發文,原則上由校辦負責發送。公文的發送必須登記備查。

第六章收文辦理

第十九條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第二十條上級行政機關來文或外單位來文,由校辦負責作收文處理。各職能部門直接收到或開會帶回的上級文件應及時送校辦處理。其基本要求是:

(一)拆封、蓋“z農業大學收文”章、登記、編號,貼“公文閱處單”,送校辦主任閱批。

(二)根據校辦主任意見分送主管校領導閱批或送有關部門閱辦。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。承辦單位應抓緊辦理,不得推諉、拖延。對不屬本單位職權范圍或不適宜由本單位辦理的,應注明理由并迅速退回校辦。

(三)屬閱知性文件,各有關部門負責人閱文后應在“公文閱處單”上簽名并注明日期;屬閱辦性文件,各有關部門負責人應認真按公文要求和領導批示辦理,并在“公文閱處單”上注明辦理學校呈送的有關請示和意見,校辦或業務主管部門可將處理意見或領導批示,以書面簽署意見形式予以答復,一般不正式復文。

第二十四條各單位收文應由專人統一負責辦理,并認真履行簽收、登記手續,所收公文,均須及時送部門負責人閱示。需幾個部門閱知或辦理的文件,所到部門應迅速閱知后送回校辦,以便轉下一部門傳閱。

第二十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請校辦組織協調或由學校領導裁定。情況,及時將文件退回校辦。

(四)公文的轉呈、轉送均由校辦文秘人員直接進行,領導之間、各部門之間及領導與部門之間,一般不直接轉送公文。

(五)各部門若需轉發有關公文,須經學校領導同意。

(六)收文的原件(包括其附件)應始終保持完整。各部門在承辦、閱辦文件時,不得直接在原文上涂劃或簽注意見。

(七)各單位要根據收文的秘級和閱知范圍做好保密和安全工作。

第二十一條校內各部門向學校呈送請示、報告或意見,須由部門負責人簽字或加蓋公章后,送校辦處理,不得直接送校領導個人。屬業務性的,應由業務主管部門加具意見后再送校辦處理。

第二十二條收到校內各部門上報的需要辦理的公文,校辦文秘人員應當進行審核

。審核的重點是:是否應由學校辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。

第二十三條對校內各部門向

第二十六條審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。

第二十七條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,文秘部門要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

第七章公文歸檔

第二十八條公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十九條各單位的公文整理(立卷)由本單位專職(兼職)檔案人員負責辦理。

第三十條歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關的主要工作情況,便于保管和利用。應按有關規定日期(每年3月底前)向學校檔案室移交。

第三十一條聯合辦理的公文,原件由主辦單位整理(立卷)、歸檔,其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第三十二條本單位負責人兼任其他單位職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職單位整理(立卷)、歸檔。

第三十三條公文整理(立卷)、歸檔細則按學校有關檔案管理規定執行。

第八章公文管理

第三十四條公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十五條上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經學校領導或校辦主任批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數和印發范圍。公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。

第三十六條公文被撤消,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

第三十七條不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經主管領導人批準,可以銷毀。

第三十八條銷毀秘密公文由校保密委員會按有關規定定期組織進行。

第三十九條機關合并時,全部公文應當隨之合并管理。機關撤消時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第四十條密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。

第九章附則

第四十一條本規定由校辦負責解釋。

第四十二條本規定自公布之日起施行,學校1996年5月13日公布實施的《z農業大學行政公文處理規定》(z大(辦)字[1996]第48號)同時廢止。

篇3:集團公司行政公文處理辦法（9）

集團公司行政公文處理辦法(九)

第一章總則

第一條為使部門行政公文(以下簡稱"公文")處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和質量,根據行政公文處理的有關規定,結合我部門實際情況,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于江蘇**管理部的行政公文管理。

第二章實施條例

第三條公文處理的定義:

行政公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條公司行政公文的種類主要有:

1、決定:適用于對重要事項或重要活動做出安排,對有關部門人員的獎懲,變更或者撤銷下級不適當的決定事項。

2、公告:適用于向公司外宣布重要事項或者法定事項。

3、通告:適用于公司各有關方面應當遵守或周知的事項。

4、通知:適用于批轉下級部門(科室)的公文,轉發上級和不相隸屬部門(科室)的公文,發布規章制度,要求各部門、各科室辦理和有關部門、科室需要周知或共同執行的事項,任免人員等。

5、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

6、報告:適用于向上級匯報工作、反映情況,提出意見或建議,答復上級的詢問或者上級交辦的事項。

7、請示:適用于向上級請求指示或批準。

8、批復:適用于答復下級部門(科室)的請示事項。

9、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

10、函:適用于不相隸屬部門(科室)之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

11、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

12、其它:計劃(規劃)、總結類,規章制度類,合同類,來往信函類。其中需要作出具體規定的,由有關部門依照公司的規定另行制訂規章。

第五條公文格式:

1、公文一般由文頭、文干和文尾等三大部分組成。

2、公文文頭部分包括:秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識(也稱公文版頭,一般套紅印制)、發文字號、簽發人等。

3、管理部經公司批準可印制自己的文件版頭,但是必須經過部門領導許可。

1、公文文干部分包括:標題,主送單位,正文,附件,落款(印章),成文日期等。公文落款和加蓋印章必須一致。

2、公文最后一頁不得只出現成文日期和印章,也不得標識"此頁無正文"。

6、公文文尾包括:附注,主題詞,抄送單位,印發單位,印發日期和印發份數等。

7、公文文字從左至右橫寫、橫排。公文中各組成部分的標識規則由公司行政部統一規范,管理部可以參照公司的標準格式進行處理。

1、公文用紙一律使用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第六條公文處理原則:

1、公文處理要堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全、保密。

2、公文處理必須嚴格執行公司的保密法律、法規和有關保密規定,確保國家和公司秘密安全。

3、管理部人員定期檢查部門對公司公文處理情況。

第七條行文規則

1、行文應當確有必要,注重實效。

2、公司及管理部的行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

3、職能部門不得擅自下發有關方針、政策、行政規章類公文。

4、按規定應由主管部門審批或者先行審核的請示事項,應當直接報送主管部門處理。

5、部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。

6、部門向下級科室人員或者本系統的重要行文,應當同時抄送行政。

第八條收文辦理

收文辦理指收到公文的辦理過程,包括審核、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第九條公文立卷、歸檔和銷毀

1、公文辦理完畢后,應根據公司的有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

2、公文立卷應以本部門形成的公文為重點,按照其相互聯系、自身特征和保存價值分類整理(立卷),要保證立卷歸檔公文的齊全、完整,正確反映本部門主要工作情況,便于文檔的保管和利用。

3、聯合辦理的公文,原則由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或者其他形式的公文副本。

4、公文復制件作為正式文件使用時,須加蓋復制機關證明章,視同正式文件妥善保管。

5、每年6月底以前應將上年度立卷的公文,按有關公司規定向行政部移交。

第十條公文管理

1、公文由管理部分管公文人員統一收發、登記、分辦、傳遞、審核、用印、歸檔和銷毀。

2、擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡必須符合存檔要求。

3、公司的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,管理部人員經部門負責人或行政部主任批準,可以翻印。翻印時,應注明翻印單位、日期、份數和印發范圍。

4、經批準公開發布的公文,同公司或者部門正式的公文具有同等效力。

5、工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

6、公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

7、不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經行政部主任批準,可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

8、違反本辦法規定,情節輕微的,管理部可責成有關人員改正;錯誤較多的公文,可以退回。違反上述有關條款擅自行文的,或者與上級規定和要求相抵觸的公文,公司責令有關部門予以撤銷。

9、對于拖延、推諉、丟失公文或者失密、泄密,公司或者部門將視后果輕重分別給予當事人和有關領導通報批評或紀律處分。

10、違反保密規定,造成重大損失的,公司將依據國家和公司的有關規定追究當事人的法律責任。

第三章附則

第十一條本辦法由管理部負責解釋,與公司行文有沖突之處,以公司行政部頒發的標準為準。

第十二條本辦法自頒發之日起施行。管理原有相關規定同時廢止。

附件:制度標準格式規定

第一章總則

第一條為保證公司制度的嚴肅性,統

一發放格式,特制訂本規定。

第二條本規定中的制度格式適用于集團公司所有制度。

第二章格式要求

第三條頁眉格式

(一)在每頁眉頭的最左角統一為地華標識。

(二)地華標識后加注"江蘇**置業制度"字樣。

"江蘇**置業制度"統指集團公司頒發的制度,分公司可將本公司簡稱。字號為四號,字體為宋體加粗。

(三)"版號"以阿拉伯數字表示,首次頒布的制度版號為"1",制度更新依次類推。字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。

(四)"文件編號",按制度編號規則進行。字號為五號,字體為楷體-GB2312

加粗。

(五)"分發號"是為了制度受控而在制度發放時給定的編號,發放時用黑水筆

工整填寫。"分發號"字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。除制度首頁外,"分發號"可免去。

(六)眉頭與正文間以橫劃線分隔,從Word工具欄選用繪圖中的直線。

第四條正文格式(字體一律為宋體)

(一)標題:位于正文頂部正中,二號宋體加粗。

(二)"第×章××":位于行正中,四號宋體加粗。

(三)"第×條":抬頭間兩格,若條款一行未寫完,另起一行時頂格書寫;"第×條"為小四號宋體加粗,條款文字則為小四號宋體。不論章節多少,條款一律依次順延。

(五)"(一)、(二)""1.、2."為條款的細分順序號,抬頭空兩格,若條款一行未寫完,另起一行時頂格書寫。

(六)"頒發日期":日期用中文數字,字體為小四號宋體;制度頒布日期位于制度正文結尾的右下方,制度專用章加蓋其上,方有效。

第五條頁腳格式

頁腳為"第×頁共×頁",字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。

第三章附則

第六條本規定解釋權、監督權歸集團公司管理部。

第七條本規定自頒發之日起生效,前期相關規定自行廢止。

頒發日期:二OO四年十一月十日

附2:

制度標準格式

江蘇**置業制度版號:×文件編號:分發號:

標題

第一章總則

第一條目的

第二條適用范圍

第二章×××

第三條×××××××××××××××××

(一)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

(二)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

第×章附則

第×條×××××××××××××××××

第×條×××××××××××××××××

頒發日期:××年××月××日

第×頁共×頁

附3:

制度編號規則

一、集團制度編號:集團制度代碼(YRDH)+當年年號+順序號(按流水號編號,取三位數)。

二、集團各部門體系管理制度編號:集團制度代碼(YRDH)+各行業制度類別代碼+當年年號+順序號(按流水號編號,取三位數);各行業制度類別代碼如下(英文大寫):

*Z-行政管理體系RZ-人資管理體系ZS-裝飾管理體系

CW-財務管理體系SJ-設計管理體系Y*-營銷管理體系

GL-管理管理體系ZL-質量管理體系GC-工程管理體系

YL-園林管理體系CG-采購管理體系QQ-前期管理體系

TZ-投資管理體系

三、各分(子)公司內部管理制度編號:各分(子)公司內部制度類別代碼+當年年號+順序號(按流水號編號,取三位數);各分(子)公司內部制度類別代碼如下(英文小寫):