集團(tuán)公司行政公文處理辦法(九)

第一章總則

第一條為使部門行政公文(以下簡稱"公文")處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,根據(jù)行政公文處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我部門實際情況,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于江蘇**管理部的行政公文管理。

第二章實施條例

第三條公文處理的定義:

行政公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條公司行政公文的種類主要有:

1、決定:適用于對重要事項或重要活動做出安排,對有關(guān)部門人員的獎懲,變更或者撤銷下級不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

2、公告:適用于向公司外宣布重要事項或者法定事項。

3、通告:適用于公司各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。

4、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級部門(科室)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬部門(科室)的公文,發(fā)布規(guī)章制度,要求各部門、各科室辦理和有關(guān)部門、科室需要周知或共同執(zhí)行的事項,任免人員等。

5、通報:適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

6、報告:適用于向上級匯報工作、反映情況,提出意見或建議,答復(fù)上級的詢問或者上級交辦的事項。

7、請示:適用于向上級請求指示或批準(zhǔn)。

8、批復(fù):適用于答復(fù)下級部門(科室)的請示事項。

9、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

10、函:適用于不相隸屬部門(科室)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

11、會議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。

12、其它:計劃(規(guī)劃)、總結(jié)類,規(guī)章制度類,合同類,來往信函類。其中需要作出具體規(guī)定的,由有關(guān)部門依照公司的規(guī)定另行制訂規(guī)章。

第五條公文格式:

1、公文一般由文頭、文干和文尾等三大部分組成。

2、公文文頭部分包括:秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(也稱公文版頭,一般套紅印制)、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。

3、管理部經(jīng)公司批準(zhǔn)可印制自己的文件版頭,但是必須經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)許可。

1、公文文干部分包括:標(biāo)題,主送單位,正文,附件,落款(印章),成文日期等。公文落款和加蓋印章必須一致。

2、公文最后一頁不得只出現(xiàn)成文日期和印章,也不得標(biāo)識"此頁無正文"。

6、公文文尾包括:附注,主題詞,抄送單位,印發(fā)單位,印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等。

7、公文文字從左至右橫寫、橫排。公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則由公司行政部統(tǒng)一規(guī)范,管理部可以參照公司的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行處理。

1、公文用紙一律使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。

第六條公文處理原則:

1、公文處理要堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

2、公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定,確保國家和公司秘密安全。

3、管理部人員定期檢查部門對公司公文處理情況。

第七條行文規(guī)則

1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重實效。

2、公司及管理部的行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。

3、職能部門不得擅自下發(fā)有關(guān)方針、政策、行政規(guī)章類公文。

4、按規(guī)定應(yīng)由主管部門審批或者先行審核的請示事項,應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。

5、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。

6、部門向下級科室人員或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送行政。

第八條收文辦理

收文辦理指收到公文的辦理過程,包括審核、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第九條公文立卷、歸檔和銷毀

1、公文辦理完畢后,應(yīng)根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

2、公文立卷應(yīng)以本部門形成的公文為重點,按照其相互聯(lián)系、自身特征和保存價值分類整理(立卷),要保證立卷歸檔公文的齊全、完整,正確反映本部門主要工作情況,便于文檔的保管和利用。

3、聯(lián)合辦理的公文,原則由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或者其他形式的公文副本。

4、公文復(fù)制件作為正式文件使用時,須加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,視同正式文件妥善保管。

5、每年6月底以前應(yīng)將上年度立卷的公文,按有關(guān)公司規(guī)定向行政部移交。

第十條公文管理

1、公文由管理部分管公文人員統(tǒng)一收發(fā)、登記、分辦、傳遞、審核、用印、歸檔和銷毀。

2、擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡必須符合存檔要求。

3、公司的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,管理部人員經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或行政部主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時,應(yīng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

4、經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同公司或者部門正式的公文具有同等效力。

5、工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

6、公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

7、不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)行政部主任批準(zhǔn),可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

8、違反本辦法規(guī)定,情節(jié)輕微的,管理部可責(zé)成有關(guān)人員改正;錯誤較多的公文,可以退回。違反上述有關(guān)條款擅自行文的,或者與上級規(guī)定和要求相抵觸的公文,公司責(zé)令有關(guān)部門予以撤銷。

9、對于拖延、推諉、丟失公文或者失密、泄密,公司或者部門將視后果輕重分別給予當(dāng)事人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通報批評或紀(jì)律處分。

10、違反保密規(guī)定,造成重大損失的,公司將依據(jù)國家和公司的有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。

第三章附則

第十一條本辦法由管理部負(fù)責(zé)解釋,與公司行文有沖突之處,以公司行政部頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。

第十二條本辦法自頒發(fā)之日起施行。管理原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。

附件:制度標(biāo)準(zhǔn)格式規(guī)定

第一章總則

第一條為保證公司制度的嚴(yán)肅性,統(tǒng)

一發(fā)放格式,特制訂本規(guī)定。

第二條本規(guī)定中的制度格式適用于集團(tuán)公司所有制度。

第二章格式要求

第三條頁眉格式

(一)在每頁眉頭的最左角統(tǒng)一為地華標(biāo)識。

(二)地華標(biāo)識后加注"江蘇**置業(yè)制度"字樣。

"江蘇**置業(yè)制度"統(tǒng)指集團(tuán)公司頒發(fā)的制度,分公司可將本公司簡稱。字號為四號,字體為宋體加粗。

(三)"版號"以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,首次頒布的制度版號為"1",制度更新依次類推。字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。

(四)"文件編號",按制度編號規(guī)則進(jìn)行。字號為五號,字體為楷體-GB2312

加粗。

(五)"分發(fā)號"是為了制度受控而在制度發(fā)放時給定的編號,發(fā)放時用黑水筆

工整填寫。"分發(fā)號"字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。除制度首頁外,"分發(fā)號"可免去。

(六)眉頭與正文間以橫劃線分隔,從Word工具欄選用繪圖中的直線。

第四條正文格式(字體一律為宋體)

(一)標(biāo)題:位于正文頂部正中,二號宋體加粗。

(二)"第×章××":位于行正中,四號宋體加粗。

(三)"第×條":抬頭間兩格,若條款一行未寫完,另起一行時頂格書寫;"第×條"為小四號宋體加粗,條款文字則為小四號宋體。不論章節(jié)多少,條款一律依次順延。

(五)"(一)、(二)""1.、2."為條款的細(xì)分順序號,抬頭空兩格,若條款一行未寫完,另起一行時頂格書寫。

(六)"頒發(fā)日期":日期用中文數(shù)字,字體為小四號宋體;制度頒布日期位于制度正文結(jié)尾的右下方,制度專用章加蓋其上,方有效。

第五條頁腳格式

頁腳為"第×頁共×頁",字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。

第三章附則

第六條本規(guī)定解釋權(quán)、監(jiān)督權(quán)歸集團(tuán)公司管理部。

第七條本規(guī)定自頒發(fā)之日起生效,前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。

頒發(fā)日期:二OO四年十一月十日

附2:

制度標(biāo)準(zhǔn)格式

江蘇**置業(yè)制度版號:×文件編號:分發(fā)號:

標(biāo)題

第一章總則

第一條目的

第二條適用范圍

第二章×××

第三條×××××××××××××××××

(一)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

(二)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

第×章附則

第×條×××××××××××××××××

第×條×××××××××××××××××

頒發(fā)日期:××年××月××日

第×頁共×頁

附3:

制度編號規(guī)則

一、集團(tuán)制度編號:集團(tuán)制度代碼(YRDH)+當(dāng)年年號+順序號(按流水號編號,取三位數(shù))。

二、集團(tuán)各部門體系管理制度編號:集團(tuán)制度代碼(YRDH)+各行業(yè)制度類別代碼+當(dāng)年年號+順序號(按流水號編號,取三位數(shù));各行業(yè)制度類別代碼如下(英文大寫):

*Z-行政管理體系RZ-人資管理體系ZS-裝飾管理體系

CW-財務(wù)管理體系SJ-設(shè)計管理體系Y*-營銷管理體系

GL-管理管理體系ZL-質(zhì)量管理體系GC-工程管理體系

YL-園林管理體系CG-采購管理體系QQ-前期管理體系

TZ-投資管理體系

三、各分(子)公司內(nèi)部管理制度編號:各分(子)公司內(nèi)部制度類別代碼+當(dāng)年年號+順序號(按流水號編號,取三位數(shù));各分(子)公司內(nèi)部制度類別代碼如下(英文小寫):

篇2:工程建設(shè)指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,并結(jié)合工程建設(shè)實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規(guī)則

第三條行文要注重實效,少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機(jī)關(guān)行文,報送的公文應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)上級機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。不得越級向上級機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越級的上級機(jī)關(guān)。報表、總結(jié)材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)人審定后,方可報送上級機(jī)關(guān)或上級領(lǐng)導(dǎo)人。

第五條向上級機(jī)關(guān)請示問題,應(yīng)一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業(yè)務(wù)范圍時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,::領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應(yīng)及時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報。按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)人按領(lǐng)導(dǎo)人分工或科室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應(yīng)明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關(guān)科室摘錄提要后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。對需貫徹執(zhí)行的文件,要批示貫徹執(zhí)行的具體方案與意見,對需辦理和答復(fù)的要注明承辦部門及承辦時限,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發(fā)送有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門辦理。

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按批示注明的時限辦結(jié)。未注明時限的一般公文應(yīng)在7日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在當(dāng)天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示要求限期辦理的公文,應(yīng)重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報。

第八條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負(fù)責(zé)撰擬文稿。重要文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或處領(lǐng)導(dǎo)親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

1、符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點準(zhǔn)確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文稿應(yīng)由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據(jù)、目的。在辦理過程中的發(fā)文文稿應(yīng)做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據(jù),批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

文稿送審過

程中,擬稿人應(yīng)當(dāng)與核稿人保持聯(lián)系,以便及時說明情況。對內(nèi)容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應(yīng)同擬稿人共同研究修改。

對內(nèi)容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)

經(jīng)會簽、審核后的文稿,由處主要負(fù)責(zé)同志或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,::領(lǐng)導(dǎo)人一般不接收和簽收未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應(yīng)按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改動公文內(nèi)容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復(fù)印件后,辦公室裝訂。附件應(yīng)采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應(yīng)在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(九)分發(fā)傳遞。由辦公室負(fù)責(zé)封裝、郵寄,并分送公文交換站,機(jī)要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準(zhǔn)確、安全、保密。

第九條立卷。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水,嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水,不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批和修改。

第十二條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復(fù)印件送領(lǐng)導(dǎo)批示。

第十三條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十五條本辦法自印發(fā)之日施行。

篇3:某工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間等部分組成:

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;

(二)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機(jī)密”,公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號,緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明份數(shù)序號;還應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發(fā)文字號,包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號;

(四)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號;轉(zhuǎn)發(fā)文件時,在原文件標(biāo)題前加轉(zhuǎn)發(fā)字樣;連續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)可沿用原轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題,在正文中說明行文機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)過程;

(五)主送單位應(yīng)用全稱或規(guī)范簡稱;

(六)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時,聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn):聯(lián)合下文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);

(九)上報的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的公文主題詞表標(biāo)注主題詞。上報其他部門和下發(fā)的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標(biāo)注。主題詞標(biāo)注在抄送欄上左側(cè),詞目之前要有適當(dāng)?shù)脑~目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規(guī)則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機(jī)關(guān)各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機(jī)關(guān)行文;

第五條請示應(yīng)逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應(yīng)抄報越過的上級機(jī)關(guān)。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回;

第六條“請示”應(yīng)一文一事,只報一個主送機(jī)關(guān),如需同時送其他機(jī)關(guān),應(yīng)用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。對一文數(shù)事的請示公文,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回重辦。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機(jī)關(guān)只按報告處理,不予答復(fù);

第八條上行的公文必須按規(guī)定的份數(shù)報送。份數(shù)不足的,收文機(jī)關(guān)可要求發(fā)文機(jī)關(guān)補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責(zé)范圍的(包括收費、養(yǎng)護(hù)、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負(fù)責(zé)處理。需總公司領(lǐng)導(dǎo)批示的,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批閱。涉及財務(wù)方面的,要抄送總公司財務(wù)處。屬于總公司機(jī)關(guān)其他各處室職責(zé)范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀(jì)檢及行政事務(wù)等),主送有關(guān)處室的,直接送各有關(guān)處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室辦理;

第十條聯(lián)合上報的公文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商一致,并交有關(guān)部門會簽;如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當(dāng)在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復(fù)行文。對需貫徹執(zhí)行的上級行政機(jī)關(guān)公文,凡上級文件已有明確規(guī)定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復(fù)印件上加蓋復(fù)制單位或部門印章后下發(fā)。凡能面對面協(xié)商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應(yīng)當(dāng)不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發(fā)文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應(yīng)及時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報,按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)人分工或各部室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要多個部室承辦的公文,應(yīng)明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發(fā)送有關(guān)部門處理;

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按規(guī)定時限辦結(jié),一般公文在15日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回公司辦公室并說明理由;

下級機(jī)關(guān)請示上級機(jī)關(guān)或主管部門的公文,上級機(jī)關(guān)或主管部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地研究,及時處理和答復(fù)。問題重大或協(xié)調(diào)處理復(fù)雜,不能按時辦結(jié)的,應(yīng)主動將辦理情況告知呈報機(jī)關(guān);

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)同志要求限期辦理的公文,應(yīng)重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報;

第十四條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭

指示,由辦公室或有關(guān)部室工作人員負(fù)責(zé)撰擬。

草擬公文應(yīng)做到:

1.符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點準(zhǔn)確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日;

4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)。文頭為“安徽省高等級公路工程監(jiān)理有限公司文件”的,由公司領(lǐng)導(dǎo)按工作分工簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應(yīng)按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改印公文內(nèi)容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(八)分發(fā)。繕印好的公文由辦公室統(tǒng)一裝訂、分發(fā)、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機(jī)關(guān)的文件,應(yīng)送總公司公文交換站交換。對于急件、機(jī)要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

第十五條立卷。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進(jìn)行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結(jié)束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結(jié)束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水。不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批或修改。

第十八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。