##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局公文處理辦法第一章總則第一條為使局的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月24日新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào))和國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年10月2日批準(zhǔn)發(fā)布的GB/T9704~1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),制定本辦法。第二條局的公文(包括電報(bào),下同)是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策,發(fā)布規(guī)范性文件,部署工作,請(qǐng)示和答復(fù)問題,指導(dǎo)、部置和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)及聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第四條公文處理應(yīng)貫徹“黨政分開”原則。以行政名義行文,不得對(duì)下級(jí)黨組織布置任務(wù),作指示。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。確保國(guó)家機(jī)密安全。第六條局、隊(duì)(公司)辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管局、隊(duì)(公司)公文處理工作。局機(jī)關(guān)各處室(部門)應(yīng)確定一名兼管文書處理的工作人員,負(fù)責(zé)本處室(部門)文書處理和立卷、歸檔工作。第二章公文種類第六條局公文種類主要有:(一)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適應(yīng)的決定事項(xiàng)。(二)通知適應(yīng)于批轉(zhuǎn)下級(jí)公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)不相隸屬公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。大體分為4種。第一種是印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。一般由兩部分組成:一是帶有要求的正文部分,二是作為附件的被印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件。兩者缺一不可。第二種是布置工作、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的指示性通知。帶有指示性和指導(dǎo)性,要求被通知機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。第三種是傳達(dá)事項(xiàng)、信息的一般性通知。是一種周知性通知,如人事任免、成立機(jī)構(gòu)等。第四種是召開會(huì)議的通知。如發(fā)布本機(jī)關(guān)的規(guī)章制度、領(lǐng)導(dǎo)講話用“印發(fā)”,如發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或同級(jí)不相隸屬機(jī)關(guān)的文件用“轉(zhuǎn)發(fā)”。(三)通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。表彰和批評(píng)的通報(bào),應(yīng)選好具有典型意義的人和事。寫表彰通報(bào)要深入調(diào)查研究,實(shí)事求是,切忌夸張;寫批評(píng)通報(bào)要求事實(shí)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要,處理內(nèi)容要明確具體,分析原因要抓住本質(zhì),提出要求要有針對(duì)性。(四)報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。起草報(bào)告要求情況真實(shí),內(nèi)容簡(jiǎn)單扼要,即使是綜合報(bào)告,也只著重寫幾個(gè)問題,其他從簡(jiǎn),要有分析,寫且出問題的實(shí)質(zhì),說明已做工作或擬采取的措施,還要注意反映新情況、新問題。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。(五)請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。就內(nèi)容和性質(zhì)來分,請(qǐng)示可分為求準(zhǔn)性請(qǐng)示、求示性請(qǐng)示和批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。求準(zhǔn)性請(qǐng)示要明確具體,簡(jiǎn)明扼要,提出要求要切實(shí)可行,忌空話、大話、套話。求示性請(qǐng)示寫作時(shí)指導(dǎo)思想要明確,突出要點(diǎn)和疑慮點(diǎn),語言表達(dá)準(zhǔn)確。批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示要經(jīng)過認(rèn)真調(diào)研,要有解決問題的具體措施和辦法。(六)批復(fù)適用于答復(fù)下屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)下屬單位的請(qǐng)示,要明確具體表示同意什么,批準(zhǔn)什么,不同意什么,或什么暫不處理等。一般事項(xiàng),也可口頭或電話通知,不做書面批復(fù),但必須在文件上注明什么時(shí)間、以什么形式通知某單位某人,同意或不同意。(七)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。(八)函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函要求一事一函。(九)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。如下發(fā)執(zhí)行,以“通知”發(fā)出。由局領(lǐng)導(dǎo)主持召開的局工作會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、座談會(huì)等會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議文件,以局或局辦公室名義印發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)在處室(部門)召開的工作和業(yè)務(wù)會(huì)議上的講話,原則上不專門行文印發(fā),可將講話內(nèi)容簡(jiǎn)要地概括到紀(jì)要中,有的可在局“地勘信息”上刊出。第八條局發(fā)文形式主要包括以下幾種:(一)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局文件(代字“晉地發(fā)”,用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局文件”版頭,蓋局章)。主要適用于傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示;部署全局性工作;發(fā)布決定;向上級(jí)部門報(bào)告、請(qǐng)示工作;批轉(zhuǎn)下屬單位涉及重大的全局性問題的報(bào)告;其他必須以局名義辦理的重要事項(xiàng),其中地質(zhì)設(shè)計(jì)、報(bào)告審批意見等業(yè)務(wù)性文件,編有關(guān)處室字號(hào)。(二)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局函(代字“晉地函”,用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局”版頭,蓋局章)。主要適用于必須以局名義辦理但涉及面較小的具體事項(xiàng)。包括向省有關(guān)部門報(bào)送有關(guān)材料;與省有關(guān)部門及兄弟省(區(qū)、市)地勘局聯(lián)系、商洽某些具體工作事宜;批復(fù)局屬各單位諸如設(shè)置機(jī)構(gòu)、興辦大中型企業(yè)等一些重要事項(xiàng)的請(qǐng)示。(三)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局辦公室文件(代字“晉地辦發(fā)”,用“##地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局辦公室文件”版頭,蓋辦公室章)。適用于傳達(dá)局關(guān)于某一方面工作的政策和決定;印發(fā)重要會(huì)議文件和局領(lǐng)導(dǎo)重要講話;通知有關(guān)事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)省政府及有關(guān)主管部門重要文件(附有重要貫徹執(zhí)行要求或規(guī)定);轉(zhuǎn)發(fā)局屬單位就涉及面較大的重要工作問題的報(bào)告。(四)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局辦公室函(代字“晉地辦函”,用“##地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局”版頭,蓋辦公室章)。主要適用于必須以局辦公室名義辦理但涉及面較小的具體事項(xiàng)。包括批復(fù)局屬單位就一般工作問題向局的請(qǐng)示;就某些具體工作事項(xiàng)向有關(guān)局屬單位和處室(部門)下達(dá)通知;代表局聯(lián)系、商洽、詢問或答復(fù)某一具體問題;下達(dá)會(huì)議通知;辦理辦公室機(jī)關(guān)工作方面某些具體事務(wù)。(五)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局處室發(fā)文(代字“晉地×發(fā),用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局文件”版頭,蓋處室章)。主要適用于就處室職責(zé)范圍以內(nèi)的一般性業(yè)務(wù)問題發(fā)通知;印發(fā)一般性業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要;轉(zhuǎn)發(fā)省有關(guān)主管部門一般性文件;轉(zhuǎn)發(fā)局屬單位具有普遍意義的業(yè)務(wù)工作問題的報(bào)告。(六)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局處室發(fā)函(代字“晉地×函,用“##地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局”版頭,蓋處室章)。主要適用于可以以處室名義辦理但涉及面較小的具體事項(xiàng)。包括批復(fù)局屬單位就一般工作問題向處室的請(qǐng)示;下達(dá)一般性業(yè)務(wù)會(huì)議通知。(七)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委文件(代字“晉地黨發(fā)”,用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委文件”版頭,蓋黨委章)。主要適用于黨委范圍內(nèi)發(fā)文。(八)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委函(代字“晉地黨字”,用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委”版頭,蓋黨委章)。(九)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室文件(代字“晉地黨辦發(fā),用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室文件”版頭,蓋黨委辦公室章)。主要適用于黨委辦公室按職責(zé)范圍發(fā)文,主要有干部任免,工作安排和總結(jié),工作匯報(bào)等。(十)##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室函(代字“晉地黨辦字”,用“##省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室”版頭,蓋黨委辦公室章):主要適用于黨委辦公室宜用函發(fā)的公文。第三章行文規(guī)則第九條局和局屬各單位的行文關(guān)系,應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第十條除非確有必要,一般不能越級(jí)行文。第十一條處室(部門)之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,局有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。第十二條兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)在必要時(shí)可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級(jí)機(jī)關(guān)。第十三條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送下屬單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。第十四條機(jī)關(guān)各處室不得直接向局屬各單位業(yè)務(wù)科室發(fā)文,應(yīng)將文發(fā)送下屬單位辦公室。第四章發(fā)文辦理第十五條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序,擬以本辦法所列公文形式發(fā)出的文稿,都必須按規(guī)定程序辦理。第十六條草擬公文應(yīng)該做到:(一)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明了,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先寫出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文標(biāo)題,再于其后以括號(hào)注明發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。人名要寫全,地名一般不要簡(jiǎn)稱,不要用時(shí)間概念不準(zhǔn)確或過時(shí)的詞來表述時(shí)間。不能濫用縮寫。(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。(七)應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。(九)公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第十七條凡以局或辦公室名義的發(fā)文,承辦人擬稿后,先送本處室(部門)負(fù)責(zé)人審核并簽字,再送有關(guān)處室(部門)會(huì)簽,最后送辦公室復(fù)核。并由承辦人員送局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室領(lǐng)導(dǎo)審簽。辦公室在復(fù)核中發(fā)現(xiàn)問題作較大的修改時(shí),應(yīng)與辦文處室(部門)協(xié)商研究修改;問題較多的文稿,退回辦文處室(部門)重辦。修改較多或字跡潦草的,由辦文處室(部門)謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十八條局內(nèi)發(fā)文需要會(huì)簽時(shí),由承辦處室(部門)送有關(guān)處室(部門)會(huì)簽,因不同意見而有關(guān)處室(部門)之間又協(xié)調(diào)不成的,主辦處室(部門)寫明情況,由辦公室協(xié)調(diào)處理;重要事項(xiàng),辦公室協(xié)調(diào)解決不了,即提出意見報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、裁定。我局送外單位會(huì)簽的公文,需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審定簽字后,由辦公室負(fù)責(zé)送出;外單位送我局會(huì)簽的公文,由辦公室先送主管業(yè)務(wù)處室(部門)盡快提出意見,再送局領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。第十九條公文按發(fā)文形式分別由局和處室(部門)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。局和辦公室發(fā)文,由主管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);重要的或涉及面廣的公文,必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā);經(jīng)授權(quán),有的公文可由辦公室主任簽發(fā)。處室(部門)發(fā)文,由處室(部門)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要的或涉及面廣的公文,應(yīng)由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十條審批公文,審批人應(yīng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時(shí)間。第二十一條局、辦公室的發(fā)文簽發(fā)后,由辦公室登記編號(hào),確定緩急級(jí)別,遞文印室打印,同時(shí)通知擬稿人。文印室要根據(jù)公文的緊急程度和時(shí)間要求安排打印。公文清樣打好后,文印室要及時(shí)通知擬稿人校對(duì),校對(duì)時(shí)使用統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)。公文清樣校對(duì)無誤,必須由校對(duì)人簽字才能制印。對(duì)打印好的公文要及時(shí)到辦公室蓋章、存檔,并由辦文單位自行封發(fā)。處室(部門)發(fā)文,由處室(部門)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的,在簽批后,送辦公室,由辦公室再把關(guān)、簽字后,送文印室或自行打印。二十二條上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密公文,除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),要注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)或印發(fā)范圍。從機(jī)要室領(lǐng)取的文件、刊物,一般不得翻印復(fù)制。傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。第五章收文辦理第二十三條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。第二十四條辦公室文書負(fù)責(zé)局、辦收文、信件啟封、登記、分發(fā)。收到上級(jí)或下級(jí)的公文后,辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度及時(shí)提出擬辦意見,送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)批示,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)處室(部門)辦理;或直接批交有關(guān)處室(部門)辦理;緊急公文,應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。處室(部門)收到公文后,應(yīng)視公文情況辦理或送局辦公室分批。第二十五條公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序和辦法。送領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件,按規(guī)定的閱讀范圍送閱,不得隨意擴(kuò)大傳閱范圍。公文都要經(jīng)辦公室直接傳遞,領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)和處室(部門),處室(部門)和處室(部門)之間都不要橫傳公文。局辦公室要根據(jù)公文的具體內(nèi)容,按下列辦法做好公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作。(一)循序漸進(jìn)運(yùn)轉(zhuǎn):即傳閱文件按領(lǐng)導(dǎo)或處室(部門)排列的順序從上到下傳閱;需領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,按順序從最后一位領(lǐng)導(dǎo)開始閱批。(二)按業(yè)務(wù)分管路線運(yùn)轉(zhuǎn):將文件送分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批示后,送業(yè)務(wù)處室(部門)辦理,從業(yè)務(wù)處室(部門)返回后,再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或簽發(fā)。(三)一步到位運(yùn)轉(zhuǎn):辦公室直接將文件分批到業(yè)務(wù)處室(部門),由處室(部門)直接處理答復(fù),或提出處理意見,或擬好答復(fù)文稿,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或簽發(fā)。第二十六條公文承辦處室(部門)應(yīng)當(dāng)抓緊辦理不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本處室(部門)職權(quán)范圍或者不適宜由本處室(部門)辦理的,應(yīng)當(dāng)迅速退回辦公室并說明情況,由幾個(gè)承辦處室(部門)共同辦理的公文,主辦處室(部門)要主動(dòng)與協(xié)辦處室(部門)研究辦理。第二十七條送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)處室(部門)辦理的公文,局辦公室要負(fù)責(zé)及時(shí)催辦、查辦。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)有時(shí)限要求辦理的公文,要按時(shí)限要求辦理;對(duì)需要幾個(gè)處室(部門)閱知或辦理的公文,要盡快傳閱、辦理,不得拖壓。對(duì)局屬單位需要批復(fù)的公文,急事要急復(fù),一般事項(xiàng)要在一周內(nèi)批復(fù)。局辦公室和處室(部門)文書人員要認(rèn)真記錄,掌握有時(shí)限要求的公文和領(lǐng)導(dǎo)批交辦事項(xiàng)的辦理情況,及時(shí)催辦、查辦。第六章公文立卷、歸檔和銷毀第三十條公文辦理完畢后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷,電報(bào)隨同文件一起立卷。第三十一條公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的文件為重點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互關(guān)系和保存價(jià)值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整,以便于保管和利用。第三十二條聯(lián)合辦理的公文,原則上由主辦單位和處室(部門)立卷,其他單位或處室(部門)可保存復(fù)制件。第三十三條公文復(fù)制件作為正式文件利用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章,視同正式文件妥善保管。第三十四條整理完備案卷,應(yīng)當(dāng)確定保管期限,并按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)存檔的公文。第三十五條沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可以定期銷毀。銷毀涉密公文,要進(jìn)行登記,有二人監(jiān)銷,保證不丟失,不漏銷。第七章附則第三十六條本辦法由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十七條本辦法自2003年1月1日起施行。

篇2:工程建設(shè)指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規(guī)則

第三條行文要注重實(shí)效,少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長(zhǎng)可短的公文要簡(jiǎn)短。

第四條向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,報(bào)送的公文應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題;因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)。報(bào)表、總結(jié)材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)人審定后,方可報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人。

第五條向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題,應(yīng)一文一事,不在非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他處室業(yè)務(wù)范圍時(shí),應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人,::領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室人員通過會(huì)議等渠道接收的公文,返回單位后,應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時(shí),要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡(jiǎn)報(bào),避免該辦的文件漏辦。

(三)分發(fā)。對(duì)不需辦理的閱件和簡(jiǎn)報(bào)。按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)人按領(lǐng)導(dǎo)人分工或科室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對(duì)緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)科室辦理,并提出辦理時(shí)限,原件呈處領(lǐng)導(dǎo)閱示。對(duì)需要幾個(gè)科室承辦的公文,應(yīng)明確一個(gè)科室牽頭。對(duì)篇幅較大的文件,可擬請(qǐng)有關(guān)科室摘錄提要后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時(shí)將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。對(duì)需貫徹執(zhí)行的文件,要批示貫徹執(zhí)行的具體方案與意見,對(duì)需辦理和答復(fù)的要注明承辦部門及承辦時(shí)限,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時(shí)發(fā)送有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門辦理。

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按批示注明的時(shí)限辦結(jié)。未注明時(shí)限的一般公文應(yīng)在7日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在當(dāng)天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時(shí)反饋辦理情況。催辦過程要及時(shí)記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報(bào)一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對(duì)辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報(bào)。

第八條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負(fù)責(zé)撰擬文稿。重要文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或處領(lǐng)導(dǎo)親自起草,或列出提綱、論點(diǎn),由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭(zhēng)取時(shí)間。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

1、符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2、情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

6、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡(jiǎn)稱。

(二)審核。擬文科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文稿應(yīng)由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據(jù)、目的。在辦理過程中的發(fā)文文稿應(yīng)做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,有無行文依據(jù),批件是否返還辦公室,是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

文稿送審過

程中,擬稿人應(yīng)當(dāng)與核稿人保持聯(lián)系,以便及時(shí)說明情況。對(duì)內(nèi)容比較簡(jiǎn)單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對(duì)重要件、急件或有重大問題要修改的,應(yīng)同擬稿人共同研究修改。

對(duì)內(nèi)容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回?cái)M稿科室。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動(dòng)較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)

經(jīng)會(huì)簽、審核后的文稿,由處主要負(fù)責(zé)同志或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,::領(lǐng)導(dǎo)人一般不接收和簽收未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號(hào)、確定印制份數(shù)以及對(duì)不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應(yīng)按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對(duì)。由擬稿人校對(duì),重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改動(dòng)公文內(nèi)容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復(fù)印件后,辦公室裝訂。附件應(yīng)采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應(yīng)在右下邊緣折疊對(duì)齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(九)分發(fā)傳遞。由辦公室負(fù)責(zé)封裝、郵寄,并分送公文交換站,機(jī)要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時(shí),準(zhǔn)確、安全、保密。

第九條立卷。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定對(duì)具有查考和保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。工程項(xiàng)目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對(duì)沒有歸檔和存查價(jià)值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級(jí)的公文,應(yīng)登記造冊(cè),由2人監(jiān)銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水,嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水,不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批和修改。

第十二條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長(zhǎng)期保存,凡需存檔的,須用復(fù)印件送領(lǐng)導(dǎo)批示。

第十三條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁查閱;查閱密級(jí)公文案卷,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十五條本辦法自印發(fā)之日施行。

篇3:某工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成:

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;

(二)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機(jī)密”,公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào),緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明份數(shù)序號(hào);還應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。年份須使用方括號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào);

(四)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí),在原文件標(biāo)題前加轉(zhuǎn)發(fā)字樣;連續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)可沿用原轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題,在正文中說明行文機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)過程;

(五)主送單位應(yīng)用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱;

(六)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時(shí)間之前附件順序和名稱。報(bào)送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)件不作為附件處理;

(七)公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時(shí),聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)按順序加蓋印章;

(八)成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn):聯(lián)合下文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);

(九)上報(bào)的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的公文主題詞表標(biāo)注主題詞。上報(bào)其他部門和下發(fā)的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標(biāo)注。主題詞標(biāo)注在抄送欄上左側(cè),詞目之前要有適當(dāng)?shù)脑~目間隔;

第二條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂,右下緣對(duì)齊;

第二章行文規(guī)則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對(duì)省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對(duì)同級(jí)各單位;下行文指對(duì)直屬各部室及各項(xiàng)目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機(jī)關(guān)各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級(jí)機(jī)關(guān)行文;

第五條請(qǐng)示應(yīng)逐級(jí)上報(bào),無特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示。必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí),應(yīng)抄報(bào)越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)越級(jí)請(qǐng)示的公文,除特殊情況外,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回;

第六條“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事,只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)用抄報(bào)或抄送形式,但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)一文數(shù)事的請(qǐng)示公文,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回重辦。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;

第七條“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)報(bào)告中夾帶請(qǐng)示的公文,收文機(jī)關(guān)只按報(bào)告處理,不予答復(fù);

第八條上行的公文必須按規(guī)定的份數(shù)報(bào)送。份數(shù)不足的,收文機(jī)關(guān)可要求發(fā)文機(jī)關(guān)補(bǔ)足或退回重報(bào)。上報(bào)省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報(bào)公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報(bào)總公司的公文,屬于營(yíng)運(yùn)管理處職責(zé)范圍的(包括收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政、稽查、中控等),直接報(bào)營(yíng)運(yùn)管理處,由營(yíng)運(yùn)管理處負(fù)責(zé)處理。需總公司領(lǐng)導(dǎo)批示的,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批閱。涉及財(cái)務(wù)方面的,要抄送總公司財(cái)務(wù)處。屬于總公司機(jī)關(guān)其他各處室職責(zé)范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀(jì)檢及行政事務(wù)等),主送有關(guān)處室的,直接送各有關(guān)處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室辦理;

第十條聯(lián)合上報(bào)的公文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商一致,并交有關(guān)部門會(huì)簽;如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當(dāng)在會(huì)簽欄如實(shí)反映;

第十一條減少重復(fù)行文。對(duì)需貫徹執(zhí)行的上級(jí)行政機(jī)關(guān)公文,凡上級(jí)文件已有明確規(guī)定,本級(jí)無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復(fù)印件上加蓋復(fù)制單位或部門印章后下發(fā)。凡能面對(duì)面協(xié)商解決的問題以及可以口頭、電話請(qǐng)示、報(bào)告的問題,應(yīng)當(dāng)不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發(fā)文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員通過會(huì)議等渠道接收的公文。返回單位后,應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時(shí),要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡(jiǎn)報(bào),避免該辦的文件漏辦;

(三)分發(fā)。對(duì)不需辦理的閱件和簡(jiǎn)報(bào),按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)人分工或各部室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對(duì)緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)部室辦理,并提出辦理時(shí)限,原件呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。對(duì)需要多個(gè)部室承辦的公文,應(yīng)明確一個(gè)部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時(shí)將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發(fā)送有關(guān)部門處理;

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按規(guī)定時(shí)限辦結(jié),一般公文在15日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回公司辦公室并說明理由;

下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的公文,上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地研究,及時(shí)處理和答復(fù)。問題重大或協(xié)調(diào)處理復(fù)雜,不能按時(shí)辦結(jié)的,應(yīng)主動(dòng)將辦理情況告知呈報(bào)機(jī)關(guān);

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)同志要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時(shí)反饋辦理情況。催辦過程要及時(shí)記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報(bào)一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對(duì)辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報(bào);

第十四條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭

指示,由辦公室或有關(guān)部室工作人員負(fù)責(zé)撰擬。

草擬公文應(yīng)做到:

1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;

2.情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅簡(jiǎn)短;

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日;

4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位;

6.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡(jiǎn)稱;

(二)審核。擬文部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),各部門不得越級(jí)直送。審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動(dòng)較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)。文頭為“安徽省高等級(jí)公路工程監(jiān)理有限公司文件”的,由公司領(lǐng)導(dǎo)按工作分工簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號(hào)、確定印制份數(shù)以及對(duì)不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應(yīng)按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對(duì)。由擬稿人校對(duì),重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改印公文內(nèi)容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(八)分發(fā)。繕印好的公文由辦公室統(tǒng)一裝訂、分發(fā)、封裝。

(九)傳遞。報(bào)送總公司機(jī)關(guān)的文件,應(yīng)送總公司公文交換站交換。對(duì)于急件、機(jī)要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

第十五條立卷。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定對(duì)具有查考和保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進(jìn)行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結(jié)束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項(xiàng)目結(jié)束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對(duì)沒有歸檔和存查價(jià)值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級(jí)的公文,應(yīng)登記造冊(cè),由2人監(jiān)銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水。不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批或修改。

第十八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁查閱;查閱密級(jí)公文案卷,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。