某大學公文處理辦法

第一章總則

第一條為了做好學校黨政公文處理工作,加強管理,使之規范化、制度化,根據*中央《中國共產黨機關公文處理條例》、國務院《國家行政機關公文處理辦法》及國家質量技術監督局《國家行政機關公文格式》(國家標準),結合我校實際情況,制定本辦法。

第二條學校公文是傳達貫徹黨和國家的方針政策、部署學校工作、發布規章、請示和答復問題、指導和協調工作、報告情況、交流經驗的重要工具。全校各單位必須認真做好公文處理工作,發揮其應有的重要作用。

第三條公文處理工作按統一領導、分級管理的原則進行。各單位應有一位主要領導同志負責公文處理工作。黨委辦公室、校長辦公室(以下簡稱“兩辦”)負責全校黨政公文的管理工作,以不斷提高公文處理工作的效率和質量。

第四條公文處理工作必須認真負責,做到準確、及時、安全。各單位須配備文秘人員負責公文處理工作。

第五條公文處理工作必須嚴格執行有關保密規定,確保國家秘密。

第二章公文主要種類

第六條學校公文的主要種類有:

一、決定

用于對重要事項或重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或撤消下級單位、部門不適當的決定事項。

二、決議

用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。

三、意見

用于對重要問題提出見解和處理辦法。

四、通告

用于公布應當遵守或周知的事項。

五、通知

用于發布規章制度,轉發上級機關公文,批轉下級單位、部門的公文,要求下級單位、部門辦理和需要周知或共同執行的事項,任免人員。

六、通報

用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要情況。

七、報告

用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議。

八、請示

用于向上級機關請求指示、批準。

九、批復

用于答復請示事項。

十、函

用于相互商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項等。

十一、規定

用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

十二、會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條正式公文(或稱文件)包括三個部分:文頭部分、行文部分、文尾部分。每個部分又包括若干項內容。

一、文頭部分一般由份號、文件名稱(或發文機關名稱)、發文字號、簽發人、界欄線等組成,有些文件還在文頭中標注秘密等級和緊急程度。

1.份號,是指一份文件在總印數中的順序號,標在文頭的左上角。一般情況下,可以不使用份號。

2.文件名稱,由發文機關的全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成,位于文頭的正中央,一般為套紅印刷大字。此處也可以不加“文件”二字,只印發文機關名稱。以學校黨委名義對內、對外發文使用“*zz大學委員會文件”文頭紙;以學校名義對內發文使用“zz大學文件”文頭紙,對外發文使用“zz大學”文頭紙。

3.發文字號,由發文機關代字、發文年號及該年度的發文順序號組成。發文年度一律用公元紀年全稱,括于六角括號“〔〕”內,置發文機關代字之后,發文順序號之前。發文序號不編虛號(即1不編001號),不加“第”字。發文字號標注位置一般應在文件名稱正下方,如標注簽發人,發文字號可居左與簽發人位置對應。無文件版頭時,發文字號應放在標題下右側。

幾個單位聯合發文,只標明主辦單位發文字號。校部機關各部門簡稱和對內對外發文字號按有關規定執行。

4.界欄線,指文頭與正文之間的分隔線,黨的文件紅線中間斷開置一五角星,行政文件用一條紅線。

5.標注簽發人。學校上報公文應當在發文字號右側標注簽發人姓名。

6.秘密公文應標明秘密等級,秘密等級分絕密、機密、秘密三種,標注在文件首頁左上角?！敖^密”、“機密”公文應當標明份號。

7.緊急公文應標明緊急程度。緊急程度是對文件處理的時限要求,分特急、急兩種,標注位置在文件首頁右上角。

二、行文部分,是指公文的內容與結構。這一部分包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文日期、印章等。

1.標題。標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應標明發文機關。公文標題除發布規章性文件等特殊需要可加書名號外,一般不用標點符號。

轉發文件,如被轉發文件標題文字過長,可以適當地壓縮文字、概括內容,但不能以被轉發文件的發文字號代替文件標題。

2.主送機關。指承辦或處理公文的單位。主送機關應使用全稱或規范化簡稱。主送機關應寫在標題之下,正文之上,居左頂格。

3.正文。正文是公文的主體,用來表述公文的具體內容。正文位于標題或主送機關下方。

4.附件。指為正文作補充說明或印證參考的材料。公文如有附件,一般應與主件裝訂在一起,并在正文之后、印章位置之前注明附件名稱和順序號,附件首頁左上角注明附件的順序號。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件。

5.發文機關。應寫單位全稱或規范化簡稱,幾個單位聯合發文,應將主辦單位排列在前。

6.成文日期。一個單位發出的,以領導簽發日期為準;聯合行文的,以最后一個單位簽署的日期為準;會議通過的文件,以通過日期為準。發文時間一般標注在發文機關的右下方。會議通過的文件,應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。

7.如遇公文正文恰好滿頁,發文機關和發文時間須另起一頁,應采取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一頁,不得采取注識“(此頁無正文)”的方法解決。

8.印章。除會議紀要外,公文一律加蓋印章。聯合上報的公文,由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文,發文機關都應加蓋印章。印章蓋在發文機關名稱的位置,應注意上不壓正文,下壓成文日期。

9.附注。公文如有附注,應居左空二字加圓括號標識在成文日期下一行。其中,“請示”必須在附注處注明聯系人的姓名和電話。

三、文尾部分包括主題詞、抄送機關、印制版記等。

1.主題詞。主題詞由反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組組成,標注在抄送范圍上方。主題詞不能隨意標注,校內發文一般不標注主題詞,上報公文的主題詞

應按上級機關要求和《公文主題詞表》標注。

2.抄送機關。公文的抄送機關指除主送機關以外的需要執行或知曉公文內容的其他機關。抄送機關應使用機關的全稱或規范化簡稱,標注位置在主題詞之下抄送欄內。

3.印制版記。印制版記包括文件制發單位名稱、制發日期和印刷份數。置于文件末頁的最下端。

第八條公文的用紙、印裝遵行下列格式。

一、公文的文字應橫排,并從左至右書寫。

二、一般情況下,公文使用的字體應統一。標題一般用小二號小標宋字體,正文一般用小三號仿宋字體,標題與正文之間要拉開一定距離。

三、公文用紙一般使用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)紙張。一般每頁排22行,每行排28個字,左側裝訂。

第九條校部機關各部門發文格式,采用國家標準的信函式格式。即文件頭用發文機關名,置于距上頁邊30毫米處,一般用小標宋字體;發文機關全稱下4毫米處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20毫米處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170毫米。發文機關名稱及雙線均印紅色。

第四章行文規則

第十條學校各單位的行文關系,應根據各自隸屬關系和職權范圍確定。

學?？梢詫葘ν庑形?。除“兩辦”外,校部機關各部門一般不準對外正式行文。校部機關各單位對外行文,只限業務對口單位的工作聯系及開具相關證明等;對內,按職權范圍,可直接向校內各單位行文,也可互相行文,但文件頭不許冠以“文件”字樣,且只限于發通知、報告、請示、函等文種。

第十一條校部機關以外的校內其他單位一般不直接對校外行文,應按業務范圍,由校部機關相關部門按有關規定履行對外行文手續。

第十二條校部機關各部門可以聯合行文。校部機關各部門之間對有關問題未協商一致,一律不得各自行文。

第十三條不得越級請示。因特殊情況,必須越級行文時,應抄送越過的機關。

第十四條請示的公文,一般應一文一事,不能一文數事,更不能直接把請示的問題夾雜在報告、紀要、簡報中。除校領導直接交辦的事項外,請示、報告等應直接報送有關部門,而不要送校領導個人,更不應同時送幾位校領導。請示未獲批復前,不能抄送其他部門。

第五章發文辦理

第十五條發文辦理包括草擬、審核、簽發、復核、用印、登記、分發等程序。

第十六條草擬公文應注意下列事項:

一、要符合國家的法律、法規,符合黨和政府的方針、政策及其他有關規定。如提出新的規定,應切實可行并加以說明。

二、情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

三、人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當標明中文含義。日期要寫具體的年、月、日。

四、公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應使用阿拉伯數字。

五、章節序數的寫法要分明。一般排列順序為:第一層為“一、”,第二層為“㈠”,第三層為“1.”,第四層為“⑴”。

六、應使用國家法定計量單位。

七、文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

八、規章制度等規范性文件的寫法,應嚴格遵守《zz大學規范性文件制定技術指引》。

第十七條校部機關各部門對內對外行文均應經主管校領導審核簽發,方可打印上報或下發。學校規范性文件,須由校長發布。

第十八條主管校領導、單位領導審批公文應認真負責,文件主批人要簽署自己的意見、姓名和時間。

第十九條各單位起草的公文,內容涉及其他單位的,主辦單位應主動與有關單位協商,并會簽。意見不一致時,主辦單位要如實向主管校領導反映各方意見。

第二十條規范性文件,上會前須學校政策法規部門審核,通過后發布時須由政策法規部門會簽。

第二十一條各單位在將公文送主管校領導簽發之前,單位負責人要認真做好審核工作,審核的重點是:是否需要行文,公文內容、文字表述、文種使用、格式等是否符合本辦法的有關規定,并認真填寫發文紙。在公文印制之前,各單位文秘人員要負責認真校對。

第二十二條“兩辦”對以學校黨委和學校名義對內行文和對外行文負責程序審核和復核。校部機關各部門以學校黨委和學校名義對內發文或對外行文,在送校領導簽發前,應到“兩辦”(黨務系統到黨辦,行政系統到校辦)統一編號并接受審核,經文秘人員審核簽字后方可送校領導簽發。公文印制之前,還應到“兩辦”接受復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。由“兩辦”負責人復核簽字后方可印制、用印、發送。對于不按照公文處理的有關規定辦理的文稿,退回擬稿單位補辦。

第六章收文辦理

第二十三條收文辦理一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第二十四條收文要逐件查對、簽收。除領導親收外,所有公文均由文秘人員拆封,其他人員不得拆看。收到各單位上報學校的需要辦理的公文,辦公室文秘人員應進行審核。審核的重點是:是否符合行文規則,內容是否符合學校有關規定,涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽,文種的使用、公文格式是否規范。經審核,對符合本辦法規定的公文,及時送辦公室負責人提出擬辦意見,送校領導批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。對不符合要求的公文,經辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。

第二十五條收到上級機關下發或交辦的公文,文秘人員要送辦公室負責人提出擬辦意見,然后送校領導批示后辦理。

第二十六條文秘人員應按辦公室負責人簽注的意見,及時、準確地進行分發,一般都應在當天分發完畢。緊急公文,文秘人員應提出辦理時限,做到隨到隨處理。領導親收的文件,要及時送給領導本人,不拖不誤。對已確定分發范圍的一般文件、資料、簡報等,文秘人員可直接分發。

第二十七條校領導和各部門的領導參加上級機關會議帶回的文件、上級機關直接郵寄給各單位的涉及全校性的重要文件,要及時送交“兩辦”登記后,按收文程序辦理。

第二十八條凡需領導傳閱的文件,應附上傳閱卡。如需二位以上領導傳閱的文件,辦公室主任簽注傳閱意見后,由文秘人員組織傳閱。文件傳閱時,嚴禁個人、部門橫傳及擴大閱讀范圍。領導同志應抓緊時間閱讀文件和簽批處理意見,閱后退還文秘人員,不要拖拉、積壓,以

免貽誤工作。

第二十九條領導對貫徹上級文件和下級請示、報告的批示,要及時轉給承辦單位或承辦人員。對涉及兩個以上單位的事項,應由主管單位會同有關單位協商處理和答復。

第三十條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理,確有困難的,應當及時向發文單位或辦公室說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的,應及時退回辦公室并說明理由。

第三十一條已送領導人批示或交有關業務單位辦理的公文,文秘人員要負責檢查催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦,防止漏辦和延誤。

第七章公文歸檔

第三十二條公文辦完后,應根據公文立卷、歸檔的有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。學校法規性文件發布后,主辦單位應向學校政策法規部門備案。

第三十三條公文立卷應根據其特征、相互聯系和保存價值分類整理,保證齊全、完整、正確反映本單位的主要工作情況,便于保管、查找和利用。

第三十四條立好的案卷,應按照有關規定定期向檔案館移交。個人不得保存應存檔的公文。

第三十五條聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理、歸檔,其他機關保存復制件或其他形式的副本。

第三十六條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

第三十七條各單位應指定專人負責公文的統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十八條傳遞秘密公文時必須采取相應的保密措施,確保文件安全。

第三十九條翻印上級文件,須經校領導或單位領導批準,絕密級和注明不準翻印的文件,不得翻印。翻印(復印)的文件,應按正式文件管理,不準隨處攜帶和遺失。

第四十條不具備存檔價值和存查必要的公文,經過鑒別和主管領導批準,可定期銷毀。銷毀秘密公文,要到指定場所并進行登記,有二人以上監督,保證不丟失、不漏銷。

第四十一條機關合并時,全部公文應當隨即合并管理。機關撤消時,需要歸檔的公文整理后按有關規定移交檔案館。工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定做好移交工作。

第九章附則

第四十一條公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

第四十二條本辦法自發布之日起施行,原公文處理辦法同時廢止。

篇2:工程建設指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規則

第三條行文要注重實效,少而精?？砂l可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。

第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。

(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。

第八條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應當做到:

1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

文稿送審過

程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。

對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發

經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。

第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。

第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發之日施行。

篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦?？樣凑站徏背潭扰帕?一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發?？樣『玫墓挠赊k公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。