油品調運分公司公文處理管理辦法
工貿油品調運分公司公文處理管理辦法
第一章總則
第一條為使zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)的公文處理規范化、制度化、科學化,根據國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》及上級單位相關管理辦法,結合油品調運分公司實際,制定本辦法。
第二條油品調運分公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書,是公司開展管理工作及公務活動的重要工具。油品調運分公司公文分為電子公文、紙質公文兩種,具有同等效力。
第三條公文管理指公文的擬訂、收文、發文、歸檔、處理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條公文管理應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴格執行國家保密法律、法規、規定,以及公司有關保密工作的制度,確保國家秘密和企業商業秘密的安全。
第二章組織機構及職責
第五條公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負責本單位的行政公文管理工作。
第三章公文種類
第六條油品調運分公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要10個文種。
(一)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定:適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。
(三)通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發布、傳達要求所屬部門執行和有關單位周知或執行的事項,任免人員,批轉、轉發公文。
(六)通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。
(七)報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準事項。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十)會議紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、項目投資、資產重組、資金計劃以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其它文種專項行文。
第四章公文格式
第七條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應當按照保密有關規定標注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限;涉及商業秘密的,分別標注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。
(四)發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時,發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應的黨、政、群機關聯合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。
(六)簽發人。上行文應當標注簽發人姓名,聯合行文應當標注各發文單位的簽發人姓名。
(七)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。普發性的公文使用準確、統一的規范化統稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發、批轉、轉發的公文,不應以附件說明。
(十一)發文單位署名。署發文單位全稱或者規范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期。聯合行文時,署最后簽發單位負責人簽發的日期。成文日期用阿拉伯數字標注。
(十三)印章。公文中有發文單位署名的,應當加蓋發文單位印章,并與署名單位相符。會議紀要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。其中“請示”應當在附注處注明聯系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位,應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(十七)印發機關和印發日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數順序號。
第八條公文的版式按照《黨政機關公文格式》(GB/T9704--2012)國家標準執行。
第九條公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規定執行。
第十條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據實際需要確定。
第五章行文規則
第十一條行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性,從嚴控制發文數量。
第十二條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。
第十三條向上級行文,應當遵循以下規則:
(一)原則上主送一個上級單位,根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)油品調運分公司一般不直接向集團公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)油品調運分公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經公司領導批準,以公司名義行文。凡涉及項目、投資、資產、資金、人事等重要業務,必須經油品調運分公司上報上級單位批準后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)“請示”應當一文一事
。一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負責人報送公文,不得以本公司負責人名義向上級機關報送公文。
第十四條向下級行文,應當遵循以下規則:
(一)主送受理單位,根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位;
(二)公司機關各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應以公司名義行文;
(三)公司機關各部室的一般性具體業務,應以內部專函形式向下級單位及相關部門行文;
(四)涉及多個部門職權范圍內的事務,牽頭部門應主動與會辦部門協商一致后方可行文,未協商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應當及時糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領導的下級單位行文,必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
第十五條公司黨總支和行政可以聯合行文,屬于黨總支和行政各自職權范圍內的工作,不得聯合行文。
第十六條公司向本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級單位。
第六章發文辦理
第十七條發文辦理包括公文起草、審核、簽發、校對、復核、登記、印制、蓋章、分發等程序。
第十八條公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規和黨的路線方針政策,完整準確體現發文機關意圖,并同現行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發,分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內容簡潔、情況真實、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。
(四)文種正確,格式規范。
(五)深入調查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他部門和單位職權范圍內的事項,牽頭起草部門應征求相關部門和單位意見,力求達成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業商業秘密的公文應當按相關保密規定,在公文擬制時,注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責范圍內的事項,主辦部門應主動與有關部門協商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應當體現緊急原因,并根據實際需要確定緊急程度。
第十九條公文審核。公文文稿簽發前,應當由發文部門負責人進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據是否準確。
(二)內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策;是否完整準確體現發文機關意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關單位或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見,如有分歧,部門主要負責人應出面協調。
(四)重要公文文稿的起草,部門負責人審核后應送發文單位綜合辦公室進行初核。
(五)經審核不宜發文的公文文稿,應當退回并說明理由;符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報送。
第二十條公文簽發。公文應當經本單位負責人審批簽發,應當做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關協辦單位或者部門職權范圍內的事項的,應當交由協辦部門負責人會簽。會簽后,交由主辦部門提交公司領導簽發。
(二)重要公文和上行文由單位主要負責人簽發,一般性的下行文由分管負責人簽發。簽發人簽發公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯合發文由所有聯合發文單位負責人會簽,會簽一般不得使用復印件。
第二十一條公文校對。公文經單位負責人簽發后,應交由擬稿人校對。校對的重點是:文稿內容文字表述是否準確無歧義,文種是否正確,糾正錯別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規范,單位名稱、人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。
第二十二條公文復核。已經公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發前應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發手續是否完備,文種是否正確,內容是否符合相關規定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規范等。經復核需要進行實質性修改的,應按程序復審。
第二十三條公文登記。對復核后的公文,要確定發文字號、分送范圍和份數并詳細記載,發文字號編號應當規范統一,避免重復。
第二十四條公文印制。公文印制應當確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
第二十五條公文蓋章。文稿除會議紀要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應當符合公文格式位置要求。
第二十六條公文分發。公文印制、蓋章完畢后,應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發,并做好發文登記,傳真發文的要做好傳真記錄。
第七章收文辦理
第二十七條收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復等程序。
第二十八條公文簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時間。公司外來文件由綜合辦公室統一接收,凡代表公司外出參加會議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應交綜合辦公室統一登記、處理。
第二十九條公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細登記。
第三十條公文初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:內容是否符合國家法律,法規及其它有關規定;是否符合行文規則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽;是否符合公文起草的其他要求。
經初審有下列不符合規定的情形之一的,經綜合辦公室負責人批準后,應該退回呈報單位并說明理由。
(一)請示內容不符合國家法律、法規規定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規則的;
(三)文種使用不當的;
(四)涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項,未經協商、會簽的;
(五)涉及事項應由報文機關自行解決的;
(六)一文數事、多頭主報、不蓋公章的;
(七)“報告”夾帶請示事項的;
(八)上行文未按要求注明簽發人,未注明聯系人和聯系方式的。
第三十一條公文擬辦。經審核符合規定的公文,由綜合辦公室文秘人員報綜合辦公室負責人提出擬辦意見,緊急公文應當明確辦理時限。
第三十二條公文簽批。綜合辦公室負責人審批后,呈送本單
位主要領導批示(行政文件呈送經理批示,黨總支文件呈送黨總支書記批示)。主要領導按照公司分管領導分工,提出批示意見批轉分管領導閱處,分管領導按照文件內容提出閱辦意見批轉分管業務部門具體辦理。簽批文件時,主批人應簽署明確意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項的圈閱表示已閱知。
第三十三條公文承辦。承辦部門對分管領導批辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。單位負責人收到交辦事項的行文,應在批示后交由綜合辦公室登記規定,需要轉有關部門的,用復印件。
第三十四條公文傳閱。根據領導批示和工作需要,應將公文及時送傳閱對象。辦理公文傳閱時,綜合辦公室文秘人員應隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定閱知范圍,經綜合辦公室負責人審批后分送。
第三十五條公文催辦。文秘人員應及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
第三十六條公文答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據需要告知其他相關單位,下級單位上報“請示”文件,要予以書面批復。
第八章公文管理
第三十七條公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統一管理。綜合辦公室應當建立健全本單位公文管理制度,確保管理規范,充分發揮公文效用。
第三十八條公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應當根據有關國家檔案法律法規和集團公司檔案管理有關規定,及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條應按照分工負責的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會的會議記錄、紀要等,包括原始記錄及有關資料,有承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負責人兼任其他單位職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個以上機關聯合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關單位保存復印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應整理、歸檔的公文,向檔案管理機構移交并辦理交接手續。
第四十條公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條公文歸檔期限按照集團公司檔案分類保管期限表的規定執行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條涉密文件按照集團公司保密相關規定執行。
(一)公文確定密級前,應根據擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照鎖定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。
(三)涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道,由發文單位確定。經批轉公開發布的公文,同發文單位正式印發的公文具有同等效力。
(四)復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第四十三條公文撤銷或廢止,由發文單位或上級單位根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條不具備歸檔和保存價值的公文,經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續,確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條機構合并時,全部公文應當隨之合并管理;機構撤銷時,需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。
第四十六條工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第九章附則
第四十七條本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第四十八條本辦法未盡事項按照國家法規及工貿公司要求執行。
第四十九條本辦法自下發之日起施行。
篇2:工程建設指揮部公文處理辦法
第一章總則
第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。
第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第二章行文規則
第三條行文要注重實效,少而精。可發可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。
第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。
第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。
第三章公文處理程序
第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第七條收文辦理
(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。
(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。
(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。
(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。
(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。
(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。
(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。
(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。
第八條發文辦理:
(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。
草擬公文應當做到:
1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。
2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。
3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。
4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。
5、必須使用國家法定計量單位。
6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。
審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。
文稿送審過
程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。
對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。
經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。
(三)簽發
經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。
審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。
(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。
(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。
(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。
(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。
(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。
(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。
第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。
第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。
第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。
第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。
第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。
第四章附則
第十四條本辦法由辦公室負責解釋。
第十五條本辦法自印發之日施行。
篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法
工程監理公司機關公文處理辦法
第一章公文格式
第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:
(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;
(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;
(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;
(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;
(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;
(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;
(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;
(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;
(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;
第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;
第二章行文規則
第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;
第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;
第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;
第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;
第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;
第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;
第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;
第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;
第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;
第三章公文辦理
第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;
第十三條收文辦理:
(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;
(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;
(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;
(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;
(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;
(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;
下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;
(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;
(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;
第十四條發文辦理:
(一)擬稿。應根據領導批示或口頭
指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。
草擬公文應做到:
1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;
2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;
3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;
4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;
5.必須使用國家法定計量單位;
6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;
(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。
經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。
(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。
審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。
(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。
(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。
(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。
(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。
(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。
(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。
第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。
歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。
各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。
第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。
第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。
第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。
第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。