房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司公文處理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)*城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)的公文管理工作,提高公司內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的有效性,確保公文品質(zhì)和公文處理規(guī)范,特制定本辦法。

第二條本辦法中的公文,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件。

第三條本辦法中的公文處理,是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅持“實(shí)事求是、精簡高效”的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全。

第五條公文處理過程中必須注意保密,確保公司利益不受損害。

第六條綜合管理部為公文處理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司的公文處理工作。公文內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門為該項(xiàng)公文的主辦部門,如涉及其他部門的,該部門為此項(xiàng)公文的會辦部門。

第七條本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章公文種類

第八條公司的公文種類主要有:

(一)命令(令)

適用于人員任免和嘉獎。

(二)決議

適用于股東會、董事會、監(jiān)事會討論后做出的重要決定事項(xiàng)。

(三)決定

適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷分、子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

(四)通知

適用于批轉(zhuǎn)分、子公司的公文,轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門的公文,傳達(dá)要求公司所屬部門及分、子公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。

(五)通報

適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者事項(xiàng)。

(六)報告

適用于向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門匯報工作,反映情況,回復(fù)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門的詢問,適用于部門和分、子公司向公司報告。

(七)請示

適用于向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門請求批示、批準(zhǔn);也適用于部門和分、子公司請示公司有關(guān)事項(xiàng)。

(八)批復(fù)

適用于答復(fù)公司所屬部門及分、子公司的請示事項(xiàng)。

(九)意見

適用于對公司所屬部門及分、子公司的相關(guān)問題提出見解和處理辦法。

(十)函

適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作,征詢和答復(fù)問題,請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(十一)會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

第九條公司公文按照行文關(guān)系、文件去向劃分,可分為上行文、平行文和下行文三種?！?/p>

上行文是指向政府部門和行業(yè)管理部門的發(fā)文;平行文是相互平行的單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文;下行文是指對公司所屬部門及分、子公司的發(fā)文。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、發(fā)文單位、撰稿、核稿、打字等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)。

(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

(三)發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦單位排列在前。

(四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括公司代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。

(五)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,其結(jié)構(gòu)包括:發(fā)文單位、事由和文種三部分。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

(六)主送單位指公文的主要受理對象,受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位寫在正文之前,標(biāo)題的下面。

(七)公文附件說明應(yīng)附在正文后、發(fā)文單位前,并注明附件順序和名稱。

(八)公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由辦文單位加蓋印章。

(九)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

(十)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

(十一)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。

(十二)抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位列在文件末頁下端,于兩條等長的平行細(xì)實(shí)線內(nèi)書寫。抄送單位的寫法:抄送給領(lǐng)導(dǎo)單位或領(lǐng)導(dǎo),可寫“呈報”某某;抄送平級單位,可寫“抄送”某某;抄送給下屬單位,可寫“抄發(fā)”某某。

(十三)章程等規(guī)定性文件,不寫收文單位,在頒發(fā)時另加一個命令或通知。

第十一條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。

第四章行文規(guī)范

第十二條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。

第十四條公司各部門依據(jù)部門職權(quán)可以向分、子公司或相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文,一般以函的形式商洽工作、詢問或答復(fù)問題及審批事項(xiàng)。

第十五條同級分、子公司的各部門可以聯(lián)合行文。

第十六條向分、子公司或者公司系統(tǒng)的重要行文,可以同時抄送行業(yè)管理部門。

第十七條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送分、子公司?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項(xiàng)。

第十八條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的公司向上級單位行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位。

第五章發(fā)文辦理

第十九條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)

(會簽)、校對、復(fù)核、繕印、用印、登記和分發(fā)等程序。

第二十條公司各部門要以公司名義對外行文,須經(jīng)綜合管理部審核,報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。

第二十一條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;

(二)情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡短;

(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文

單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;

(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度;

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確,引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號,日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日;

(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1.”,

第四層為“(1)”,結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可跳開但不能顛倒使用;

(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定的計量單位;

(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱;

(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第二十二條擬制公文應(yīng)使用公司統(tǒng)一的擬稿紙(見附件1)。

第二十三條涉及其他部門會簽或職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后交綜合管理部核稿;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理由,提出建設(shè)性意見,并與相關(guān)部門會簽后報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十四條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由綜合管理部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十五條公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門及各分、子公司名義行文的公文,由所在單位負(fù)責(zé)人簽發(fā);以公司名義行文的公文,一般可由分管副總經(jīng)理簽發(fā);涉及全局的綜合性公文,由總經(jīng)理簽發(fā);決策性的重要公文由董事長簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿,如必須改動,應(yīng)報簽發(fā)人同意。

第二十六條簽發(fā)后的公文原稿應(yīng)送交綜合管理部進(jìn)行編號,并由綜合管理部負(fù)責(zé)填寫《發(fā)文登記簿》。

第二十七條公文正式印制前,擬稿人應(yīng)事先校對,再由綜合管理部進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

第二十八條打印好的公文須到綜合管理部監(jiān)印人處蓋章后才能分發(fā)。急、密件要在信封上加蓋急、密戳記。

第六章收文辦理

第二十九條收文辦理是指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、,審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十條收到分、子公司上報需要辦理的公文,綜合管理部應(yīng)安排文秘進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由公司部門辦理;是否符合行文規(guī)則;涉及其他部門或公司職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十一條公司所有收文均由綜合管理部負(fù)責(zé)拆閱審核。審核后,對符合本辦法規(guī)定的公文,再印蓋收文章登記編號并粘貼《收文處理單》(見附件2),及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。

收文日期以收文當(dāng)天日期為準(zhǔn)。

第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉。

緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時退回綜合管理部并說明理由。

第三十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十四條審閱公文時,對有具體請示事項(xiàng)的,主批人和其他審閱人都應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期;沒有請示事項(xiàng)的,簽署表示已閱知。

第三十五條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,綜合管理要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

第三十六條綜合管理部在公文處理時要及時準(zhǔn)確,事后落實(shí)和監(jiān)督應(yīng)到位,在公文流轉(zhuǎn)過程中要注意保密和保管;文件處理完畢,要及時準(zhǔn)確注辦,包括領(lǐng)導(dǎo)批示和部門處理落實(shí)的意見。

所有部門之間不得將收文橫向傳遞,必須經(jīng)綜合管理部進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

第七章公文歸檔

第三十七條公文辦理完畢后,應(yīng)及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十八條公司發(fā)文歸檔時,應(yīng)保證文件不少于兩份,便于備份查閱。

第三十九條歸檔的外部收文應(yīng)具有一定的政策指導(dǎo)意義或行業(yè)管理內(nèi)容,與公司經(jīng)營發(fā)展無關(guān)的外部收文原則上不作歸檔。

第四十條歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理,要保證歸檔公文的齊全、完整,便于保管和查找利用。公司內(nèi)部制發(fā)公文的整理根據(jù)文種劃分;外部收文在編號后,應(yīng)根據(jù)收文類別分別進(jìn)行登記。

第四十一條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理、歸檔,其他部門保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

第四十二條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。傳真件不得直接作為文件歸檔,應(yīng)將復(fù)印件歸檔。

第八章公文管理

第四十三條公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、傳閱、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十四條公文翻印需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的公文除外。

第四十五條公文被撤銷,視作自撤銷之日起不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十六條不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。

第四十七條部門或分、子公司合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門或分、子公司撤銷時,需要?dú)w檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交綜合管理部存檔。員工調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將由本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、歸還。

第九章附則

第四十八條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第四十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。

篇2:工程建設(shè)指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規(guī)則

第三條行文要注重實(shí)效,少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機(jī)關(guān)行文,報送的公文應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)上級機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。不得越級向上級機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越級的上級機(jī)關(guān)。報表、總結(jié)材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)人審定后,方可報送上級機(jī)關(guān)或上級領(lǐng)導(dǎo)人。

第五條向上級機(jī)關(guān)請示問題,應(yīng)一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。請示事項(xiàng)涉及其他處室業(yè)務(wù)范圍時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,::領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應(yīng)及時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報。按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)人按領(lǐng)導(dǎo)人分工或科室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應(yīng)明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關(guān)科室摘錄提要后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。對需貫徹執(zhí)行的文件,要批示貫徹執(zhí)行的具體方案與意見,對需辦理和答復(fù)的要注明承辦部門及承辦時限,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發(fā)送有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門辦理。

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按批示注明的時限辦結(jié)。未注明時限的一般公文應(yīng)在7日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在當(dāng)天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報。

第八條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負(fù)責(zé)撰擬文稿。重要文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或處領(lǐng)導(dǎo)親自起草,或列出提綱、論點(diǎn),由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

1、符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2、情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文稿應(yīng)由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據(jù)、目的。在辦理過程中的發(fā)文文稿應(yīng)做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,有無行文依據(jù),批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

文稿送審過

程中,擬稿人應(yīng)當(dāng)與核稿人保持聯(lián)系,以便及時說明情況。對內(nèi)容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應(yīng)同擬稿人共同研究修改。

對內(nèi)容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)

經(jīng)會簽、審核后的文稿,由處主要負(fù)責(zé)同志或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,::領(lǐng)導(dǎo)人一般不接收和簽收未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應(yīng)按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改動公文內(nèi)容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復(fù)印件后,辦公室裝訂。附件應(yīng)采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應(yīng)在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(九)分發(fā)傳遞。由辦公室負(fù)責(zé)封裝、郵寄,并分送公文交換站,機(jī)要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準(zhǔn)確、安全、保密。

第九條立卷。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。工程項(xiàng)目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水,嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水,不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批和修改。

第十二條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復(fù)印件送領(lǐng)導(dǎo)批示。

第十三條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十五條本辦法自印發(fā)之日施行。

篇3:某工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間等部分組成:

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;

(二)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機(jī)密”,公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號,緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明份數(shù)序號;還應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發(fā)文字號,包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號;

(四)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號;轉(zhuǎn)發(fā)文件時,在原文件標(biāo)題前加轉(zhuǎn)發(fā)字樣;連續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)可沿用原轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題,在正文中說明行文機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)過程;

(五)主送單位應(yīng)用全稱或規(guī)范簡稱;

(六)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時,聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn):聯(lián)合下文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);

(九)上報的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的公文主題詞表標(biāo)注主題詞。上報其他部門和下發(fā)的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標(biāo)注。主題詞標(biāo)注在抄送欄上左側(cè),詞目之前要有適當(dāng)?shù)脑~目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規(guī)則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項(xiàng)目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機(jī)關(guān)各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機(jī)關(guān)行文;

第五條請示應(yīng)逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應(yīng)抄報越過的上級機(jī)關(guān)。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回;

第六條“請示”應(yīng)一文一事,只報一個主送機(jī)關(guān),如需同時送其他機(jī)關(guān),應(yīng)用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。對一文數(shù)事的請示公文,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回重辦。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項(xiàng)。對報告中夾帶請示的公文,收文機(jī)關(guān)只按報告處理,不予答復(fù);

第八條上行的公文必須按規(guī)定的份數(shù)報送。份數(shù)不足的,收文機(jī)關(guān)可要求發(fā)文機(jī)關(guān)補(bǔ)足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運(yùn)管理處職責(zé)范圍的(包括收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政、稽查、中控等),直接報營運(yùn)管理處,由營運(yùn)管理處負(fù)責(zé)處理。需總公司領(lǐng)導(dǎo)批示的,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批閱。涉及財務(wù)方面的,要抄送總公司財務(wù)處。屬于總公司機(jī)關(guān)其他各處室職責(zé)范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀(jì)檢及行政事務(wù)等),主送有關(guān)處室的,直接送各有關(guān)處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室辦理;

第十條聯(lián)合上報的公文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商一致,并交有關(guān)部門會簽;如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當(dāng)在會簽欄如實(shí)反映;

第十一條減少重復(fù)行文。對需貫徹執(zhí)行的上級行政機(jī)關(guān)公文,凡上級文件已有明確規(guī)定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復(fù)印件上加蓋復(fù)制單位或部門印章后下發(fā)。凡能面對面協(xié)商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應(yīng)當(dāng)不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發(fā)文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應(yīng)及時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報,按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)人分工或各部室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要多個部室承辦的公文,應(yīng)明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發(fā)送有關(guān)部門處理;

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按規(guī)定時限辦結(jié),一般公文在15日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回公司辦公室并說明理由;

下級機(jī)關(guān)請示上級機(jī)關(guān)或主管部門的公文,上級機(jī)關(guān)或主管部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地研究,及時處理和答復(fù)。問題重大或協(xié)調(diào)處理復(fù)雜,不能按時辦結(jié)的,應(yīng)主動將辦理情況告知呈報機(jī)關(guān);

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)同志要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報;

第十四條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭

指示,由辦公室或有關(guān)部室工作人員負(fù)責(zé)撰擬。

草擬公文應(yīng)做到:

1.符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;

2.情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日;

4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),各部門不得越級直送。審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)。文頭為“安徽省高等級公路工程監(jiān)理有限公司文件”的,由公司領(lǐng)導(dǎo)按工作分工簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦?？樣?yīng)按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改印公文內(nèi)容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(八)分發(fā)。繕印好的公文由辦公室統(tǒng)一裝訂、分發(fā)、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機(jī)關(guān)的文件,應(yīng)送總公司公文交換站交換。對于急件、機(jī)要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

第十五條立卷。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進(jìn)行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結(jié)束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項(xiàng)目結(jié)束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水。不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批或修改。

第十八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。