客運專線公司公文處理實施細(xì)則
第一章?總則
第一條?為使公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》,結(jié)合哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。
第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規(guī)范體式的文書,是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。
第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)
聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條?公文處理應(yīng)當(dāng)堅持依法合規(guī)、實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第五條?公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu),指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。
第六條?公司每一名工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理有關(guān)規(guī)定,對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。
第二章?公文種類
第七條?公司使用的公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關(guān)單位和人員,變更或者撤銷下級機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級單位周知或執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。
(九)通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復(fù)上級單位的詢問。
(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。
(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。
(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
(十四)紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。
第三章?公文格式
第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標(biāo)志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補(bǔ)充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀(jì)要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。
第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等要素組成。?
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;聯(lián)合行文時,發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱,主辦單位排列在前,如發(fā)文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字;聯(lián)合行文時,使用主辦單位標(biāo)志。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用只主辦單位的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
為準(zhǔn),聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)的主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。
(十四)附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送機(jī)關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼:公文頁數(shù)順序號。
第十條?公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機(jī)關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號,按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
?第四章?行文規(guī)則?
第十一條?行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。?
第十二條?公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文?！罢叫形摹笔侵敢浴肮疚募毙问较蚱渌麊挝恢瓢l(fā)公文?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形?。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。
第十三條?公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。
第十四條?“請示”應(yīng)一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。
“意見”用于上行文時,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現(xiàn)出強(qiáng)制性和約束力,下級單位應(yīng)遵照執(zhí)行;用于平行文時,所提意見供對方參考。
除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。
?“報告”不得夾帶請示事項。
第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復(fù)?！罢埵尽被颉耙庖姟睂嵭小按咿k查辦通知書”制度,領(lǐng)導(dǎo)閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來文單位,無承辦部門的,由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。
第十六條?公文要精簡,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文,通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。
(二)轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強(qiáng)的,可原文照轉(zhuǎn);需部分貫徹執(zhí)行的,可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分;需結(jié)合實際細(xì)化貫徹的,應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文,原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。
(三)壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發(fā)文范圍和印數(shù),除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外,無關(guān)單位一律不抄送。
第五章?發(fā)文辦理
第十七條?公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對、用印、裝訂、封發(fā)等程序。?
第十八條?以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下:
(一)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司文件》
1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;
2.轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.發(fā)布公司管理辦法;
5.發(fā)布重要獎懲事項;?
6.其它需發(fā)《公司文件》的事項。?
(二)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司函》
1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項;
2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門,其他人民團(tuán)體、企事業(yè)單位,商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項。
(三)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司會議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開的會議情況和議定事項。
第十九條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項標(biāo)明。草擬公文要做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;
(二)事由清楚,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,書寫整齊,簡潔明了;
(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;?
(四)擬制緊急公文,應(yīng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度;?
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題,后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時,應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日;
(六)公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個層次時,序數(shù)順序為“一”、“1.”;結(jié)構(gòu)為多層次時,序數(shù)順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用國家法定計量單位;
(八)根據(jù)來文擬辦的文稿,來文應(yīng)附在文稿后,以便審核、歸檔;
(九)公文中的數(shù)字,除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
(十)受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;
(十一)擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文,應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水,禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機(jī)打印設(shè)備擬寫文稿。
(十二)文件標(biāo)題字號應(yīng)使用二號宋體,正文標(biāo)題應(yīng)使用三號黑體,正文應(yīng)使用三號仿宋體;字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”,行間距應(yīng)用“單倍行距”,同時根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。
第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應(yīng)先簽署意見,然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。
凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項,主辦部門必須與之協(xié)商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致,主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見,報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。
第二十一條?審稿、核稿:對文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān),然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文,必要時經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā);文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無誤后,應(yīng)簽名并注明日期。
審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求,公文格式是否規(guī)范;文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù);涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致;發(fā)送范圍是否恰當(dāng);主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。
第二十二條?校對:校對工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時。公司發(fā)公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應(yīng)按程序復(fù)校,在確認(rèn)無誤后方可付印,校對人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內(nèi)容有疑問,應(yīng)與核稿人聯(lián)系,不得隨意處理。
第二十三條?簽發(fā):以公司名義制發(fā)的公文,由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期,并對公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動,如必須改動,應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。
第二十四條?繕印:公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號。繕印要符合公文規(guī)定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。
第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長批準(zhǔn)可以翻印。翻印時,應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。
第二十六條?用印:蓋章時,應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),打印是否清晰,印數(shù)是否準(zhǔn)確,對不符合規(guī)定的公文不予蓋章。
第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進(jìn)行檢查。檢查的重點是:密級、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規(guī)定辦理,做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。
第二十八條?封發(fā):綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度,印發(fā)的公文由擬稿部門進(jìn)行封發(fā)。公文封發(fā)時,擬稿部門要對公文質(zhì)量進(jìn)行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。
第二十九條?積極推進(jìn)辦公自動化建設(shè)步伐,逐步實現(xiàn)無紙化辦公,提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。
第三十條?嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定,加強(qiáng)秘密公文的管理。秘密公文在運轉(zhuǎn)過程中,均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施,保證公文安全。閱辦機(jī)要電報,應(yīng)按保密規(guī)定按時收回,由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。
第六章?收文辦理
第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。
第三十二條?收文:綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度,指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領(lǐng)導(dǎo)閱批,并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理;節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導(dǎo)匯報后,由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。
公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會議或從其他渠道收到的公文,應(yīng)交綜合部登記后辦理。
收到上報的公文如不符合本實施細(xì)則規(guī)定的,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可退回發(fā)文單位并說明理由。
第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦結(jié),做到日事日畢;內(nèi)容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當(dāng)日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報或與交辦部門聯(lián)系,并退回公文原件。
第三十四條?公文傳閱:領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據(jù)實際情況,在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱,原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報,按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。
第三十五條?審批公文:主批人應(yīng)簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應(yīng)視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?
第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。
第七章?公文歸檔、銷毀
第三十七條?立卷歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé);聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。
立卷、歸檔應(yīng)做到:
(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。
(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。
(六)各部門要嚴(yán)格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。
第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第三十九條?單位合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
第四十條?工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務(wù)部-計財,安全質(zhì)量部-安質(zhì),物資設(shè)備部-物設(shè)。
第四十二條?以《公司文件》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。
第四十三條?以《公司函》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。
第八章?附則
第四十四條?公司公文處理有關(guān)簿冊式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關(guān)規(guī)定辦理。
第四十五條?公文被撤消,視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第四十六條?本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
第四十七條?本辦法自發(fā)布之日起實行。
篇2:客運專線公司公文處理實施細(xì)則
第一章?總則
第一條?為使公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》,結(jié)合哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。
第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規(guī)范體式的文書,是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。
第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)
聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條?公文處理應(yīng)當(dāng)堅持依法合規(guī)、實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第五條?公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu),指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。
第六條?公司每一名工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理有關(guān)規(guī)定,對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。
第二章?公文種類
第七條?公司使用的公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關(guān)單位和人員,變更或者撤銷下級機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級單位周知或執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。
(九)通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復(fù)上級單位的詢問。
(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。
(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。
(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
(十四)紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。
第三章?公文格式
第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標(biāo)志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補(bǔ)充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀(jì)要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。
第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等要素組成。?
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;聯(lián)合行文時,發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱,主辦單位排列在前,如發(fā)文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字;聯(lián)合行文時,使用主辦單位標(biāo)志。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用只主辦單位的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
為準(zhǔn),聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)的主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。
(十四)附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送機(jī)關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼:公文頁數(shù)順序號。
第十條?公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機(jī)關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號,按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
?第四章?行文規(guī)則?
第十一條?行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。?
第十二條?公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文?！罢叫形摹笔侵敢浴肮疚募毙问较蚱渌麊挝恢瓢l(fā)公文?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形摹Ｐ藕焦某浴昂钡奈姆N外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。
第十三條?公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。
第十四條?“請示”應(yīng)一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。
“意見”用于上行文時,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現(xiàn)出強(qiáng)制性和約束力,下級單位應(yīng)遵照執(zhí)行;用于平行文時,所提意見供對方參考。
除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。
?“報告”不得夾帶請示事項。
第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復(fù)。“請示”或“意見”實行“催辦查辦通知書”制度,領(lǐng)導(dǎo)閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來文單位,無承辦部門的,由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。
第十六條?公文要精簡,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文,通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。
(二)轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強(qiáng)的,可原文照轉(zhuǎn);需部分貫徹執(zhí)行的,可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分;需結(jié)合實際細(xì)化貫徹的,應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文,原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。
(三)壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發(fā)文范圍和印數(shù),除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外,無關(guān)單位一律不抄送。
第五章?發(fā)文辦理
第十七條?公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對、用印、裝訂、封發(fā)等程序。?
第十八條?以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下:
(一)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司文件》
1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;
2.轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.發(fā)布公司管理辦法;
5.發(fā)布重要獎懲事項;?
6.其它需發(fā)《公司文件》的事項。?
(二)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司函》
1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項;
2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門,其他人民團(tuán)體、企事業(yè)單位,商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項。
(三)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司會議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開的會議情況和議定事項。
第十九條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項標(biāo)明。草擬公文要做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;
(二)事由清楚,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,書寫整齊,簡潔明了;
(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;?
(四)擬制緊急公文,應(yīng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度;?
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題,后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時,應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日;
(六)公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個層次時,序數(shù)順序為“一”、“1.”;結(jié)構(gòu)為多層次時,序數(shù)順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用國家法定計量單位;
(八)根據(jù)來文擬辦的文稿,來文應(yīng)附在文稿后,以便審核、歸檔;
(九)公文中的數(shù)字,除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
(十)受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;
(十一)擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文,應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水,禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機(jī)打印設(shè)備擬寫文稿。
(十二)文件標(biāo)題字號應(yīng)使用二號宋體,正文標(biāo)題應(yīng)使用三號黑體,正文應(yīng)使用三號仿宋體;字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”,行間距應(yīng)用“單倍行距”,同時根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。
第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應(yīng)先簽署意見,然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。
凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項,主辦部門必須與之協(xié)商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致,主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見,報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。
第二十一條?審稿、核稿:對文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān),然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文,必要時經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā);文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無誤后,應(yīng)簽名并注明日期。
審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求,公文格式是否規(guī)范;文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù);涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致;發(fā)送范圍是否恰當(dāng);主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。
第二十二條?校對:校對工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時。公司發(fā)公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應(yīng)按程序復(fù)校,在確認(rèn)無誤后方可付印,校對人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內(nèi)容有疑問,應(yīng)與核稿人聯(lián)系,不得隨意處理。
第二十三條?簽發(fā):以公司名義制發(fā)的公文,由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期,并對公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動,如必須改動,應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。
第二十四條?繕印:公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號。繕印要符合公文規(guī)定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。
第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長批準(zhǔn)可以翻印。翻印時,應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。
第二十六條?用印:蓋章時,應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),打印是否清晰,印數(shù)是否準(zhǔn)確,對不符合規(guī)定的公文不予蓋章。
第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進(jìn)行檢查。檢查的重點是:密級、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規(guī)定辦理,做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。
第二十八條?封發(fā):綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度,印發(fā)的公文由擬稿部門進(jìn)行封發(fā)。公文封發(fā)時,擬稿部門要對公文質(zhì)量進(jìn)行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。
第二十九條?積極推進(jìn)辦公自動化建設(shè)步伐,逐步實現(xiàn)無紙化辦公,提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。
第三十條?嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定,加強(qiáng)秘密公文的管理。秘密公文在運轉(zhuǎn)過程中,均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施,保證公文安全。閱辦機(jī)要電報,應(yīng)按保密規(guī)定按時收回,由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。
第六章?收文辦理
第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。
第三十二條?收文:綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度,指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領(lǐng)導(dǎo)閱批,并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理;節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導(dǎo)匯報后,由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。
公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會議或從其他渠道收到的公文,應(yīng)交綜合部登記后辦理。
收到上報的公文如不符合本實施細(xì)則規(guī)定的,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可退回發(fā)文單位并說明理由。
第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦結(jié),做到日事日畢;內(nèi)容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當(dāng)日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報或與交辦部門聯(lián)系,并退回公文原件。
第三十四條?公文傳閱:領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據(jù)實際情況,在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱,原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報,按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。
第三十五條?審批公文:主批人應(yīng)簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應(yīng)視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?
第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。
第七章?公文歸檔、銷毀
第三十七條?立卷歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé);聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。
立卷、歸檔應(yīng)做到:
(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。
(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。
(六)各部門要嚴(yán)格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。
第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第三十九條?單位合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
第四十條?工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務(wù)部-計財,安全質(zhì)量部-安質(zhì),物資設(shè)備部-物設(shè)。
第四十二條?以《公司文件》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。
第四十三條?以《公司函》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。
第八章?附則
第四十四條?公司公文處理有關(guān)簿冊式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關(guān)規(guī)定辦理。
第四十五條?公文被撤消,視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第四十六條?本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
第四十七條?本辦法自發(fā)布之日起實行。
篇3:公司公文處理實施細(xì)則（7）
公司公文處理實施細(xì)則(七)
□總則
第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化,結(jié)合公司的實際情況,特制定本實施細(xì)則。
第二條各部門的公文,是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作,報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具,必須認(rèn)真做好公文處理工作。
第三條各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實事求是,認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),克服形式主義和文牘主義,提高公文處理的效率和質(zhì)量。
第四條公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。
第五條各單位的公文處理工作,必須實行嚴(yán)格的保密制度,確保國家機(jī)密。
□公文種類
第六條公文種類主要有:
(一)請示
請上級指示和批準(zhǔn),用"請示"。
(二)報告
向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,用"報告"。
(三)指示
對下級機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則,用"指示"。
(四)布告、公告、通告
對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項,用"布告"。
向國內(nèi)外宣布重大事件,"用公告"。
在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用"通告"。
(五)批復(fù)
答復(fù)請示事項,用"批復(fù)"。
(六)通知
傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。
(七)通報
表揚(yáng)好人好事,批評錯誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用"通報"。(八)決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排,用"決定"。
經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用"決議"。
(九)函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用"函"。
(十)會議紀(jì)要
傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用"會議紀(jì)要"。
□公文格式
第七條公文格式一般包括:標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外,公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號。
(二)向上級請示的公文,一般只寫一個主送單位;如果需要上報另一個上級單位時,可以用抄報的形式。
(三)發(fā)文時間,以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文,只標(biāo)明主辦單位的公文編號。
(五)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前,注明附件的名稱和件數(shù)。
(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。
第八條公文紙一般用16開,在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小,根據(jù)實際需要確定行文關(guān)系。
第九條對上級單位組織的請示或報告,用單位組織名義發(fā)文。
第十條對市政府及政府各部、委、局,對市局及市局處室的請示或報告,與不相隸屬單位協(xié)商工作等,用行政名義行文。
第十一條內(nèi)部行文,可按問題的種類和性質(zhì),用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文,部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。
第十二條各單位一般不得越級行文。因特殊情況,必須越級行文的,應(yīng)當(dāng)抄報越過的單位。
第十三條向上級請示的公文,應(yīng)一文一事,主送一個單位,不要同時抄送下級單位,不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外);向下級單位的重要行文,可以抄報直接上級單位。
第十四條按照一級抓一級的管理原則,公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門,不直接發(fā)到下屬子公司。
第十五條發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位,不得濫發(fā)。
□公文處理程序
第十六條收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
(一)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件,均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批,如領(lǐng)導(dǎo)出差,立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。
(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示,安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞,以免積壓或傳失。
(三)凡需辦理的公文,應(yīng)先送辦公室主任簽批意見,再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時,認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文,可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。各單位收到急件時,應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件,一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件,最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的,也要先書面或口頭簡要回復(fù)。
(四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報貫徹執(zhí)行情況的,要及時檢查反饋。
(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達(dá)后,應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸檔。
第十七條發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。
(一)草擬公文的要求:
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接,并加以說明。
2.情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點符號要正確,篇幅要力求簡短。
3.引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。
4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙,文件字跡要清楚,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5.數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。
6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第
三層為"1",第四為"(1)"。
7.不要濫用簡
稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。
(二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會、社團(tuán)名義發(fā)文的,由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。
審核的重點:
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
4.處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。
5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點符號是否正確。
審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問題,應(yīng)退回原承辦單位修改,改動過大的,要重新抄正。
(三)公文簽發(fā)。公司行政文件,由分管副總經(jīng)理簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社團(tuán)的一般性文件,由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要文件,由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā),一律用鋼筆,禁止使用鉛筆和圓珠筆。
(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
(六)公文簽發(fā)后,由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方,符合公文格式。裝訂要整齊牢固,不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年、月、日,如正文末頁無空檔,可另起一空白頁注上日期蓋章,并在該頁的左上方標(biāo)明"此頁無正文"字樣。
(七)公文校對以原稿為準(zhǔn),非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯,由校對人員負(fù)責(zé);校對后,打字員沒有改正的,由打字員負(fù)責(zé)。
第十八條公文辦理完畢后,要及時送交文秘人員整理立卷,個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。
□文件的管理
第十九條各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作,建立嚴(yán)格的管理制度,加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育,做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中,必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù),并按照收文薄檢查歸檔,以防遺漏。
第二十條各單位工作中形成的文書,包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交文書或有關(guān)人員核對整理后,于次年第二季度送交檔案室歸檔,各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。
第二十一條沒有存檔價值和存查必要的公文,由檔案室鑒別、登記后銷售。本細(xì)則從20**年1月1日起施行,過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的,以本細(xì)則為準(zhǔn)。