客運專線公司公文處理實施細則
第一章?總則
第一條?為使公司公文處理工作科學化、制度化、規范化,根據《鐵道部公文處理辦法》,結合哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。
第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規范體式的文書,是依法規范建設管理行為的重要工具。
第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關
聯、銜接有序的工作。
第四條?公文處理應當堅持依法合規、實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。
第五條?公司領導和部門負責人應當高度重視公文處理工作,加強對公文處理工作的領導和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機構,指定專人負責公文處理工作。
第六條?公司每一名工作人員都應當認真學習掌握公文處理有關規定,對公文辦理做到應知應會。
第二章?公文種類
第七條?公司使用的公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關單位和人員,變更或者撤銷下級機構不適當的決定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政規章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發布傳達要求下級單位周知或執行的事項,批轉、轉發公文、任免和聘用人員。
(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準。
(十二)批復。適用于答復下級單位的請示事項。
(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十四)紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章?公文格式
第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發文單位標志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。
第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等要素組成。?
(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”,電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發文單位標志。通用格式公文由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成;聯合行文時,發文單位標志中一般并用聯合發文單位名稱,主辦單位排列在前,如發文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發文單位標志不加“文件”二字;聯合行文時,使用主辦單位標志。
(五)發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用只主辦單位的發文字號。
(六)簽發人。上行公文應在首頁注明簽發人姓名。上行公文需由公司主要負責人簽發。
(七)標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應使用全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發文單位署名。署發文單位全稱或者規范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者公司負責人簽發的日期。
為準,聯合行文時,署最后簽發的主辦機構負責人簽發的日期。
(十三)印章。公文中有發文單位署名的,應當加蓋發文單位印章,并與署名單位相符。
(十四)附注。印發傳達范圍或公文辦理聯系人、聯系電話等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送機關。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位。應當使用全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(十七)印發單位和印發日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼:公文頁數順序號。
第十條?公文中各要素的編排規則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發布的《鐵道部機關公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執行。公文使用的漢字和詞語、數字、外文字符、計量單位和標點符號,按照國家有關標準和規定執行。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據實際需要確定。
?第四章?行文規則?
第十一條?行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關系應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。?
第十二條?公司內設部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內容相符的其他文種。
第十三條?公司制發的公文一般發給相關省、市、縣、區有關部門以及與工程建設相關的設計、施工、監理、物資供應等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權范圍內的事務,應以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。
第十四條?“請示”應一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。
“意見”用于上行文時,應按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現出強制性和約束力,下級單位應遵照執行;用于平行文時,所提意見供對方參考。
除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。
?“報告”不得夾帶請示事項。
第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復。“請示”或“意見”實行“催辦查辦通知書”制度,領導閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負責答復來文單位,無承辦部門的,由綜合部負責答復。
第十六條?公文要精簡,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發的材料和領導講話材料不再發文,通過當面協商、電話聯系等方式能解決的事務性問題不再發文。
(二)轉發的公文法規性、指令性較強的,可原文照轉;需部分貫徹執行的,可摘要轉發有關部分;需結合實際細化貫徹的,應根據原文精神另行擬文,原文不再轉發。被轉發的公文不要抄送原發文單位。
(三)壓縮文件篇幅和印數。公文內容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發文范圍和印數,除發給直接辦理公文及其他有關單位外,無關單位一律不抄送。
第五章?發文辦理
第十七條?公司發文辦理指以公司名義制發公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發、登記、復核、繕印、校對、用印、裝訂、封發等程序。?
第十八條?以公司名義行文的種類及內容劃分如下:
(一)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司文件》
1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;
2.轉發上級單位或部門文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.發布公司管理辦法;
5.發布重要獎懲事項;?
6.其它需發《公司文件》的事項。?
(二)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司函》
1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項;
2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關聯的區、縣(包括縣級市)、鎮、鄉政府及其部門,其他人民團體、企事業單位,商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。
(三)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司會議紀要》。用于記載公司領導主持或委托召開的會議情況和議定事項。
第十九條擬稿草擬公文要按規定的發文稿紙格式逐項標明。草擬公文要做到:
(一)符合國家的法律、法規及其它有關規定;
(二)事由清楚,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,字詞規范,標點正確,書寫整齊,簡潔明了;
(三)公文的文種應根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定;?
(四)擬制緊急公文,應體現緊急原因,并根據實際需要確定緊急程度;?
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引發文單位名稱、標題,后引發文字號。使用非規范簡稱時,應先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應在第一次出現時注明準確的中文含義或規范的中文全稱。日期應寫明具體的年、月、日;
(六)公文出現結構為兩個層次時,序數順序為“一”、“1.”;結構為多層次時,序數順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用國家法定計量單位;
(八)根據來文擬辦的文稿,來文應附在文稿后,以便審核、歸檔;
(九)公文中的數字,除規章條目、成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數字;
(十)受文單位要寫全稱或規范的統稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;
(十一)擬寫、修改、簽發、批示公文,應使用碳素墨水、藍黑墨水,禁用純藍墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機打印設備擬寫文稿。
(十二)文件標題字號應使用二號宋體,正文標題應使用三號黑體,正文應使用三號仿宋體;字間距應用“標準”,行間距應用“單倍行距”,同時根據需要可用“固定值”調整行間距。
第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應先簽署意見,然后交協辦部門依次簽署意見。
凡涉及其他部門職權范圍的事項,主辦部門必須與之協商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負責人應當出面協調,協辦部門負責人應參加協調。經協調仍不能取得一致,主辦部門應列明各方理據并附協辦、主辦部門的書面意見,報主管領導審定。
第二十一條?審稿、核稿:對文稿質量要層層負責把關。公司發文必須先由擬稿部門負責人認真審稿、把關,然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領導審核簽發。涉及有關法律事務的公文,必要時經法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經綜合部部長復核后送公司領導審核簽發;文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認公文無誤后,應簽名并注明日期。
審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文要求,公文格式是否規范;文稿內容是否符合有關政策規定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關文件精神有無矛盾、重復;涉及其他部門的問題是否已經協商一致;發送范圍是否恰當;主題詞標引是否準確。
第二十二條?校對:校對工作是保證公文質量的重要環節,應認真、細致、準確、及時。公司發公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應按程序復校,在確認無誤后方可付印,校對人應在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內容有疑問,應與核稿人聯系,不得隨意處理。
第二十三條?簽發:以公司名義制發的公文,由公司主要負責人簽發或主管負責人簽發。簽發人要署明姓名和日期,并對公文全面負責。經負責人簽發的文稿不得擅自改動,如必須改動,應由核稿人報經簽發人同意。
第二十四條?繕印:公司發文由綜合部統一編號。繕印要符合公文規定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數準確。發文中如有非打印設備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。
第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準翻印的以外,經公司領導或綜合部部長批準可以翻印。翻印時,應注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。復制件作為正式公文使用時,應當加蓋復制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。
第二十六條?用印:蓋章時,應檢查原稿是否經過公司領導簽發,打印是否清晰,印數是否準確,對不符合規定的公文不予蓋章。
第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進行檢查。檢查的重點是:密級、發文單位標識、發文標題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規定辦理,做到整齊美觀。公司發公文由擬稿部門負責裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負責裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。
第二十八條?封發:綜合部應建立發文登記制度,印發的公文由擬稿部門進行封發。公文封發時,擬稿部門要對公文質量進行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發現問題應及時與有關人員聯系糾正。
第二十九條?積極推進辦公自動化建設步伐,逐步實現無紙化辦公,提高公文周轉速度和公文處理的效率。
第三十條?嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關保密規定,加強秘密公文的管理。秘密公文在運轉過程中,均應辦理交接并采取相應的保密措施,保證公文安全。閱辦機要電報,應按保密規定按時收回,由綜合部保存。轉發秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴禁密電明復或密明混用。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。
第六章?收文辦理
第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負責本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統籌管理。
第三十二條?收文:綜合部應執行收文登記制度,指定專職人員統一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領導分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領導閱批,待領導批示后由綜合部文電管理人員送其他領導傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領導閱批,并按照領導批示要求辦理;節假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領導匯報后,由綜合部文電管理人員按領導意見辦理。
公司領導、部門負責人參加會議或從其他渠道收到的公文,應交綜合部登記后辦理。
收到上報的公文如不符合本實施細則規定的,經綜合部負責人批準后,可退回發文單位并說明理由。
第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應按照公文事由或領導要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應在1個工作日內辦結,做到日事日畢;內容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應預先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應及時向交辦領導匯報或與交辦部門聯系,并退回公文原件。
第三十四條?公文傳閱:領導間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據實際情況,在領導傳閱后第一時間完成傳遞程序。當領導出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復印后放在出差領導辦公桌上待閱,原文按照程序繼續傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領導匯報,按領導意見辦理。需要相關部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發生一次閱辦部門或閱辦者的轉移,均要經綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。
第三十五條?審批公文:主批人應簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?
第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。
第七章?公文歸檔、銷毀
第三十七條?立卷歸檔:公文辦結后,應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定,及時將公文以及公文原稿和有關材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產生公文以及公文原稿和有關材料的部門負責;聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負責指導和檢查檔案的日常管理工作。
立卷、歸檔應做到:
(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映本單位(部門)的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應按公司有關檔案管理辦法規定的歸檔范圍執行,并根據公文內容確定保管期限。
(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。
(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。
(六)各部門要嚴格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。
第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經本單位(部門)有關人員鑒別和主管領導人批準,在立卷、歸欄工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。
第三十九條?單位合并時,全部公文應當隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。
第四十條?工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務部-計財,安全質量部-安質,物資設備部-物設。
第四十二條?以《公司文件》行文,其發文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。
第四十三條?以《公司函》行文,其發文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。
第八章?附則
第四十四條?公司公文處理有關簿冊式樣由綜合部統一規定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關規定辦理。
第四十五條?公文被撤消,視作自始不產生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第四十六條?本辦法由公司綜合部負責解釋。
第四十七條?本辦法自發布之日起實行。
篇2:客運專線公司公文處理實施細則
第一章?總則
第一條?為使公司公文處理工作科學化、制度化、規范化,根據《鐵道部公文處理辦法》,結合哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。
第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規范體式的文書,是依法規范建設管理行為的重要工具。
第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關
聯、銜接有序的工作。
第四條?公文處理應當堅持依法合規、實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。
第五條?公司領導和部門負責人應當高度重視公文處理工作,加強對公文處理工作的領導和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機構,指定專人負責公文處理工作。
第六條?公司每一名工作人員都應當認真學習掌握公文處理有關規定,對公文辦理做到應知應會。
第二章?公文種類
第七條?公司使用的公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關單位和人員,變更或者撤銷下級機構不適當的決定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政規章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發布傳達要求下級單位周知或執行的事項,批轉、轉發公文、任免和聘用人員。
(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準。
(十二)批復。適用于答復下級單位的請示事項。
(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十四)紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章?公文格式
第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發文單位標志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。
第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等要素組成。?
(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”,電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發文單位標志。通用格式公文由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成;聯合行文時,發文單位標志中一般并用聯合發文單位名稱,主辦單位排列在前,如發文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發文單位標志不加“文件”二字;聯合行文時,使用主辦單位標志。
(五)發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用只主辦單位的發文字號。
(六)簽發人。上行公文應在首頁注明簽發人姓名。上行公文需由公司主要負責人簽發。
(七)標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應使用全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發文單位署名。署發文單位全稱或者規范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者公司負責人簽發的日期。
為準,聯合行文時,署最后簽發的主辦機構負責人簽發的日期。
(十三)印章。公文中有發文單位署名的,應當加蓋發文單位印章,并與署名單位相符。
(十四)附注。印發傳達范圍或公文辦理聯系人、聯系電話等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送機關。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位。應當使用全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(十七)印發單位和印發日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼:公文頁數順序號。
第十條?公文中各要素的編排規則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發布的《鐵道部機關公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執行。公文使用的漢字和詞語、數字、外文字符、計量單位和標點符號,按照國家有關標準和規定執行。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據實際需要確定。
?第四章?行文規則?
第十一條?行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關系應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。?
第十二條?公司內設部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內容相符的其他文種。
第十三條?公司制發的公文一般發給相關省、市、縣、區有關部門以及與工程建設相關的設計、施工、監理、物資供應等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權范圍內的事務,應以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。
第十四條?“請示”應一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。
“意見”用于上行文時,應按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現出強制性和約束力,下級單位應遵照執行;用于平行文時,所提意見供對方參考。
除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。
?“報告”不得夾帶請示事項。
第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復。“請示”或“意見”實行“催辦查辦通知書”制度,領導閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負責答復來文單位,無承辦部門的,由綜合部負責答復。
第十六條?公文要精簡,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發的材料和領導講話材料不再發文,通過當面協商、電話聯系等方式能解決的事務性問題不再發文。
(二)轉發的公文法規性、指令性較強的,可原文照轉;需部分貫徹執行的,可摘要轉發有關部分;需結合實際細化貫徹的,應根據原文精神另行擬文,原文不再轉發。被轉發的公文不要抄送原發文單位。
(三)壓縮文件篇幅和印數。公文內容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發文范圍和印數,除發給直接辦理公文及其他有關單位外,無關單位一律不抄送。
第五章?發文辦理
第十七條?公司發文辦理指以公司名義制發公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發、登記、復核、繕印、校對、用印、裝訂、封發等程序。?
第十八條?以公司名義行文的種類及內容劃分如下:
(一)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司文件》
1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;
2.轉發上級單位或部門文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.發布公司管理辦法;
5.發布重要獎懲事項;?
6.其它需發《公司文件》的事項。?
(二)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司函》
1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項;
2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關聯的區、縣(包括縣級市)、鎮、鄉政府及其部門,其他人民團體、企事業單位,商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。
(三)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司會議紀要》。用于記載公司領導主持或委托召開的會議情況和議定事項。
第十九條擬稿草擬公文要按規定的發文稿紙格式逐項標明。草擬公文要做到:
(一)符合國家的法律、法規及其它有關規定;
(二)事由清楚,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,字詞規范,標點正確,書寫整齊,簡潔明了;
(三)公文的文種應根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定;?
(四)擬制緊急公文,應體現緊急原因,并根據實際需要確定緊急程度;?
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引發文單位名稱、標題,后引發文字號。使用非規范簡稱時,應先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應在第一次出現時注明準確的中文含義或規范的中文全稱。日期應寫明具體的年、月、日;
(六)公文出現結構為兩個層次時,序數順序為“一”、“1.”;結構為多層次時,序數順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用國家法定計量單位;
(八)根據來文擬辦的文稿,來文應附在文稿后,以便審核、歸檔;
(九)公文中的數字,除規章條目、成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數字;
(十)受文單位要寫全稱或規范的統稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;
(十一)擬寫、修改、簽發、批示公文,應使用碳素墨水、藍黑墨水,禁用純藍墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機打印設備擬寫文稿。
(十二)文件標題字號應使用二號宋體,正文標題應使用三號黑體,正文應使用三號仿宋體;字間距應用“標準”,行間距應用“單倍行距”,同時根據需要可用“固定值”調整行間距。
第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應先簽署意見,然后交協辦部門依次簽署意見。
凡涉及其他部門職權范圍的事項,主辦部門必須與之協商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負責人應當出面協調,協辦部門負責人應參加協調。經協調仍不能取得一致,主辦部門應列明各方理據并附協辦、主辦部門的書面意見,報主管領導審定。
第二十一條?審稿、核稿:對文稿質量要層層負責把關。公司發文必須先由擬稿部門負責人認真審稿、把關,然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領導審核簽發。涉及有關法律事務的公文,必要時經法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經綜合部部長復核后送公司領導審核簽發;文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認公文無誤后,應簽名并注明日期。
審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文要求,公文格式是否規范;文稿內容是否符合有關政策規定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關文件精神有無矛盾、重復;涉及其他部門的問題是否已經協商一致;發送范圍是否恰當;主題詞標引是否準確。
第二十二條?校對:校對工作是保證公文質量的重要環節,應認真、細致、準確、及時。公司發公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應按程序復校,在確認無誤后方可付印,校對人應在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內容有疑問,應與核稿人聯系,不得隨意處理。
第二十三條?簽發:以公司名義制發的公文,由公司主要負責人簽發或主管負責人簽發。簽發人要署明姓名和日期,并對公文全面負責。經負責人簽發的文稿不得擅自改動,如必須改動,應由核稿人報經簽發人同意。
第二十四條?繕印:公司發文由綜合部統一編號。繕印要符合公文規定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數準確。發文中如有非打印設備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。
第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準翻印的以外,經公司領導或綜合部部長批準可以翻印。翻印時,應注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。復制件作為正式公文使用時,應當加蓋復制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。
第二十六條?用印:蓋章時,應檢查原稿是否經過公司領導簽發,打印是否清晰,印數是否準確,對不符合規定的公文不予蓋章。
第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進行檢查。檢查的重點是:密級、發文單位標識、發文標題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規定辦理,做到整齊美觀。公司發公文由擬稿部門負責裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負責裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。
第二十八條?封發:綜合部應建立發文登記制度,印發的公文由擬稿部門進行封發。公文封發時,擬稿部門要對公文質量進行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發現問題應及時與有關人員聯系糾正。
第二十九條?積極推進辦公自動化建設步伐,逐步實現無紙化辦公,提高公文周轉速度和公文處理的效率。
第三十條?嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關保密規定,加強秘密公文的管理。秘密公文在運轉過程中,均應辦理交接并采取相應的保密措施,保證公文安全。閱辦機要電報,應按保密規定按時收回,由綜合部保存。轉發秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴禁密電明復或密明混用。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。
第六章?收文辦理
第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負責本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統籌管理。
第三十二條?收文:綜合部應執行收文登記制度,指定專職人員統一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領導分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領導閱批,待領導批示后由綜合部文電管理人員送其他領導傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領導閱批,并按照領導批示要求辦理;節假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領導匯報后,由綜合部文電管理人員按領導意見辦理。
公司領導、部門負責人參加會議或從其他渠道收到的公文,應交綜合部登記后辦理。
收到上報的公文如不符合本實施細則規定的,經綜合部負責人批準后,可退回發文單位并說明理由。
第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應按照公文事由或領導要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應在1個工作日內辦結,做到日事日畢;內容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應預先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應及時向交辦領導匯報或與交辦部門聯系,并退回公文原件。
第三十四條?公文傳閱:領導間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據實際情況,在領導傳閱后第一時間完成傳遞程序。當領導出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復印后放在出差領導辦公桌上待閱,原文按照程序繼續傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領導匯報,按領導意見辦理。需要相關部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發生一次閱辦部門或閱辦者的轉移,均要經綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。
第三十五條?審批公文:主批人應簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?
第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。
第七章?公文歸檔、銷毀
第三十七條?立卷歸檔:公文辦結后,應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定,及時將公文以及公文原稿和有關材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產生公文以及公文原稿和有關材料的部門負責;聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負責指導和檢查檔案的日常管理工作。
立卷、歸檔應做到:
(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映本單位(部門)的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應按公司有關檔案管理辦法規定的歸檔范圍執行,并根據公文內容確定保管期限。
(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。
(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。
(六)各部門要嚴格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。
第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經本單位(部門)有關人員鑒別和主管領導人批準,在立卷、歸欄工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。
第三十九條?單位合并時,全部公文應當隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。
第四十條?工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務部-計財,安全質量部-安質,物資設備部-物設。
第四十二條?以《公司文件》行文,其發文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。
第四十三條?以《公司函》行文,其發文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。
第八章?附則
第四十四條?公司公文處理有關簿冊式樣由綜合部統一規定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關規定辦理。
第四十五條?公文被撤消,視作自始不產生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第四十六條?本辦法由公司綜合部負責解釋。
第四十七條?本辦法自發布之日起實行。
篇3:公司公文處理實施細則（7）
公司公文處理實施細則(七)
□總則
第一條為了使公司公文處理工作規范化、制度化,結合公司的實際情況,特制定本實施細則。
第二條各部門的公文,是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作,報告情況、交流經驗的重要工具,必須認真做好公文處理工作。
第三條各單位應發揚實事求是,認真負責的工作作風,克服形式主義和文牘主義,提高公文處理的效率和質量。
第四條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統一由辦公室文秘人員收發、分辦、用印、立卷。
第五條各單位的公文處理工作,必須實行嚴格的保密制度,確保國家機密。
□公文種類
第六條公文種類主要有:
(一)請示
請上級指示和批準,用"請示"。
(二)報告
向上級機關匯報工作,反映情況,用"報告"。
(三)指示
對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用"指示"。
(四)布告、公告、通告
對公眾公布應當遵守或周知的事項,用"布告"。
向國內外宣布重大事件,"用公告"。
在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用"通告"。
(五)批復
答復請示事項,用"批復"。
(六)通知
傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。
(七)通報
表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用"通報"。(八)決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排,用"決定"。
經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用"決議"。
(九)函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用"函"。
(十)會議紀要
傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用"會議紀要"。
□公文格式
第七條公文格式一般包括:標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,并標明發文單位和公文種類。除批轉法規性文件外,公文標題一般不加書名號和其他標點符號。
(二)向上級請示的公文,一般只寫一個主送單位;如果需要上報另一個上級單位時,可以用抄報的形式。
(三)發文時間,以領導簽發日期為準;聯合行文,以最后單位簽發的日期為準。
(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文,只標明主辦單位的公文編號。
(五)公文如有附件,應當在正文之后、單位名稱之前,注明附件的名稱和件數。
(六)收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱。聯合發文,應將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。
第八條公文紙一般用16開,在左側裝訂。"通告"等用紙大小,根據實際需要確定行文關系。
第九條對上級單位組織的請示或報告,用單位組織名義發文。
第十條對市政府及政府各部、委、局,對市局及市局處室的請示或報告,與不相隸屬單位協商工作等,用行政名義行文。
第十一條內部行文,可按問題的種類和性質,用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯合行文,部門之間不要用發文形式解決一般性的問題。
第十二條各單位一般不得越級行文。因特殊情況,必須越級行文的,應當抄報越過的單位。
第十三條向上級請示的公文,應一文一事,主送一個單位,不要同時抄送下級單位,不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外);向下級單位的重要行文,可以抄報直接上級單位。
第十四條按照一級抓一級的管理原則,公司行文原則上只發到各分公司和各部門,不直接發到下屬子公司。
第十五條發文應根據需要確定主、抄送單位,不得濫發。
□公文處理程序
第十六條收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
(一)上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件,均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件,及時呈送領導閱批,如領導出差,立即送辦公室領導處理。
(二)承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示,安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞,以免積壓或傳失。
(三)凡需辦理的公文,應先送辦公室主任簽批意見,再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時,認為無需送領導閱批的一般性公文,可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。各單位收到急件時,應在3天內答復并退回文件,一般要辦理的文件,一周內應辦理并退文件,最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的,也要先書面或口頭簡要回復。
(四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件,需要匯報貫徹執行情況的,要及時檢查反饋。
(五)領導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。
第十七條發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
(一)草擬公文的要求:
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。如提出新的政策規定,應盡量與原來的有關政策相銜接,并加以說明。
2.情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。
3.引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。
4.草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙,文件字跡要清楚,文面應保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5.數字的寫法。正式文件中,除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外,其他用漢字書寫。
6.章節序數的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第
三層為"1",第四為"(1)"。
7.不要濫用簡
稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。
(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發前,應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的,由董事會和分管領導審核。
審核的重點:
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令;與本單位發過的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
4.處理程序是否完備,行文關系、公文格式是否符合規定。
5.文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。
審核時如發現不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦單位修改,改動過大的,要重新抄正。
(三)公文簽發。公司行政文件,由分管副總經理簽署意見后,由總經理簽發。工會、社團的一般性文件,由分管領導簽發,重要文件,由最高行政領導簽發。
(四)公文擬稿、改稿和簽發,一律用鋼筆,禁止使用鉛筆和圓珠筆。
(五)簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
(六)公文簽發后,由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方,符合公文格式。裝訂要整齊牢固,不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年、月、日,如正文末頁無空檔,可另起一空白頁注上日期蓋章,并在該頁的左上方標明"此頁無正文"字樣。
(七)公文校對以原稿為準,非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯,由校對人員負責;校對后,打字員沒有改正的,由打字員負責。
第十八條公文辦理完畢后,要及時送交文秘人員整理立卷,個人不得私自保存應存檔的文件。
□文件的管理
第十九條各單位要有專人負責文書的處理管理工作,建立嚴格的管理制度,加強對相關人員的保密紀律教育,做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中,必須辦理登記、簽收、注銷等手續,并按照收文薄檢查歸檔,以防遺漏。
第二十條各單位工作中形成的文書,包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交文書或有關人員核對整理后,于次年第二季度送交檔案室歸檔,各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。
第二十一條沒有存檔價值和存查必要的公文,由檔案室鑒別、登記后銷售。本細則從20**年1月1日起施行,過去有關公文處理的規定與本細則不一致的,以本細則為準。