房地產(chǎn)集團有限公司特種檔案管理辦法

第一章總則

第一條為保證*城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)特種檔案收集、歸檔、保管的有序、完整與安全,更好地利用特種檔案為公司管理與發(fā)展服務,特制定本辦法。

第二條本辦法中的特種檔案,是指公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的,具有保存價值的,一般以非紙質(zhì)材料為信息載體的歷史資料。

第三條本辦法中的特種檔案主要分為聲像檔案、電子檔案、實物檔案三大類。

第四條綜合管理部為公司特種檔案的歸口管理部門。

第五條本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章檔案收集

第六條特種檔案的內(nèi)容與范圍

(一)聲像檔案

聲像檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有保存價值的以音響、影像等方式記錄,并輔以文字說明的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等,其中照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。

具體收集范圍:(1)反映公司的主要職能活動和工作成果;(2)公司領導、各級黨政領導和著名人物參加的與公司有關的重大活動;(3)公司組織或參加的重要會議公司領導參與的外事活動等;(4)記錄公司重大事件和其他特殊現(xiàn)象;

(5)反映公司各樓盤建設的情況;(6)其他經(jīng)典樓盤的調(diào)研資料;(7)公司廣告宣傳內(nèi)容;(8)其他具有保存價值的聲像資料。

(二)電子檔案

電子檔案是指利用計算機技術形成的,以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案,其存儲介質(zhì)主要有磁盤(硬盤、軟盤)、磁帶、光盤和U盤等。電子檔案一般要求紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔。

具體收集范圍(1)公司行政管理與業(yè)務管理活動中形成的各種文本文件(2)利用計算機輔助設計等技術形成的具有查考利用價值的圖形文件和模型文件;

(3)公司使用的各種數(shù)據(jù)文件;(4)設備運行所需要的操作系統(tǒng)。

(三)實物檔案

實物檔案是指公司在經(jīng)營活動中,形成的一些反映公司工作史實的實物材料,如錦旗、獎杯、牌匾及其他具有歷史和紀念意義或保存價值的實物材料。

第七條綜合管理部負責公司特種檔案的收集工作,公司其他職能部應配合做好特種文件的整理、收集工作。

公司聲像資料的形成主要由策劃部負責,包括各種范圍內(nèi)聲像資料的拍攝、制作、整理和提供工作。

第八條收集時間

(一)綜合管理部應隨時查詢、收集特種文件。

(二)職能部門應在工作完成后的一個月內(nèi)將基礎材料整理成符合收集要求的特種資料,其中電子檔案需一式二份(一份供存檔,一份供調(diào)閱),相應的文字資料應同時交綜合管理部。

第九條收集要求

(一)特種文件與相關的文字說明要收集齊全,及時歸檔。

照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等;磁帶(軟盤)盒上應標明軟件名稱、文件數(shù)、編制部門、編制日期、密級等;錄音帶盒上應標明講話人姓名、職務、主要內(nèi)容、講話時間、錄制日期和密級等;

錄錄象帶盒上需標明攝制時間、攝制部門、規(guī)格、制式、密級等;獎杯、牌匾等應寫明背景情況。

(二)電子文件必須是可讀文件,若有加密,應告知密碼。

(三)所有準備歸檔的特種文件必須在有關的設備上演示檢測,運轉(zhuǎn)正常才能歸檔。

(四)資料提供部門應同時提供文件目錄清單。

(五)對重要聲像資料、電子文件,應盡可能采用存儲空間小、穩(wěn)定性好,利于長久保存信息的特種載體形式,如光盤等。

(六)綜合管理部確認歸檔資料符合要求后,應填寫移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部保存并作登記。

第三章檔案整理

第十條特種檔案的整理包括分類編號、組合排列和編目立檔。

第十一條檔案人員在將特種文件歸檔前,應首先填寫《特種文件目錄清單》登記并驗收合格后,在錄音、錄像帶、磁盤、光盤以及實物等形式的檔案上貼上標簽,按照年代――問題分類,按內(nèi)容編號(同一內(nèi)容分錄幾盤的應視為一個案卷,編同一案卷號,然后每盤再依次編排序號),寫明相關內(nèi)容;最后將具有共同主題內(nèi)容的特種文件組成案卷,集中編放。

第十二條錄音、錄像等聲像檔案應有相應的文字說明,主要項目包括編號、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責任者、錄制單位、錄制地點、放送時間、技術狀況、數(shù)量、備注等。實物檔案的標簽上應寫明編號、實物名稱、數(shù)量、

特征、來源、獲得者以及必要的說明。

第十三條照片一般將一項內(nèi)容整理為一卷,內(nèi)容相近的也可組成一卷。

照片的編號,應先編每卷的卷號,再編每卷的頁號,再編卷內(nèi)照片的序號。照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中寫清。

底片要先進行分類,再編號登入目錄登記簿中。一張底片或一組密不可分的底片為一個保管單位,編一個底片號。底片號按收到的先后次序編號登記保管。底片目錄登記簿包括如下項目:分類號、底片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝地點、拍攝時間、底片數(shù)量、技術狀況、底片來源、收到日期、備考。其中底片號是上述項目中最重要的一項,編寫在乳劑面的右上角,同時在保存的紙袋外面打上底片號。

第十四條電子文件按其形成規(guī)律和自身特點可劃分為文本文件、圖像(紙)文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四部分。

文本文件應分門別類加以管理,可建立子目錄系統(tǒng)加以分類;圖像(紙)

文件、命令文件應根據(jù)成套性原則按項目加以整理;數(shù)據(jù)文件根據(jù)其相關性加以整理。

第十五條特種檔案根據(jù)涉及公司商業(yè)秘密情況分為“秘密”、機密,絕密”三級。檔案人員在編目立檔時應標明密級,并妥善保管好檔案資料,嚴防外泄。

第四章檔案保管

第十六條特種檔案的保存應保證通風,避免高溫潮濕,注意防火、防塵、防污染。第十七條照片檔案的保管形式區(qū)別于一般的紙質(zhì)文書檔案,應采用規(guī)格統(tǒng)一的專用保存相冊。大張照片檔案可單獨存放,但需在卷內(nèi)目錄的備注欄中注明“大張照片”。底片應存放在特制的底片袋內(nèi)。

第十八條錄音帶、錄像帶、攝像帶應立放在專用的磁帶架上,磁帶庫必須避免強日光照射,避免放在磁場附近。

第十九條歸檔的兩套電子檔案應分別存放,一套封存,一套提供利用。

電子檔案按保管單位順序號加以排列,每一盤、帶都應貼上標有盤帶號、保管單位名稱的標簽,便于存取。磁帶和光盤都應垂直存放。磁帶存放應避免使用鐵

皮柜。

第二十條電子檔案應建立磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡,定期記錄維護情況。

第二十一條實物檔案作為特殊的載體,應有專門的陳列器具,不同的實物材料可采用不同的排列與存放方法。

第二十二條特種檔案的銷毀必須經(jīng)過鑒定,報主管領導審批后,由綜合管理部負責登記、銷毀。

第五章檔案利用

第二十三條公司應建立特種檔案借閱、利用制度,嚴格審批手續(xù)。并根據(jù)檔案的機密程度,確定利用范圍。一般的特種檔案借閱需填寫((調(diào)閱檔案審批單)),經(jīng)綜合管理部負責人同意后方可辦理;密級檔案見《保密管理制度》。

第二十四條特種檔案原版原則上不得借離檔案室。如有特殊需要,經(jīng)綜合管理部負責人批準后,方可限期外借。

利用率高的特種檔案可將復制件外借。

外單位借用或復制特種檔案,由檔案室負責有償辦理。如在借用中造成損壞,由借用單位負責賠償。

第二十五條歸檔保存的特種檔案,任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

第六章附則

第二十六條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。

第二十七條本辦法自印發(fā)之日起施行。

篇2:特種設備相關文件記錄檔案管理制度

特種設備相關文件、記錄和檔案管理制度

特種設備安全技術檔案管理工作為設備管理提供資料,技術信息和考核的依據(jù),是管好設備的基礎工作,必須認真做好。

1、有專人負責特種設備安全技術檔案管理工作。

2、特種設備要有安全技術檔案,并應逐臺分別建檔(一機一檔),安全技術檔案應當包括以下內(nèi)容:

(1)特種設備的設計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;

(2)特種設備使用證、注冊登記表

(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的記錄;

(4)特種設備的日常使用狀況記錄;

(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄;

(6)設備重大維修修、改造的有關技術文件;

(7)特種設備運行故障和事故記錄。

3、安全技術檔案必須齊、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。

4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術資料。

5、設備遷移或報廢,其檔案均隨設備調(diào)撥,設備報廢后,首先向質(zhì)監(jiān)部門辦理注銷手續(xù),然后檔案由公司檔案保管員封存。

篇3:特種設備檔案管理人員崗位職責

特種設備檔案管理人員崗位職責(上墻)

1、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司的組織紀律,保密覺悟要高,責任性要強

2、確保本公司各設備的完好性,資料數(shù)椐的可追蹤,資料整齊,放置有序。

3、負責整理、歸檔各部門移交檔案的各類特種設備安全技術檔案。

4、做好檔案借閱登記工作,注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。

5、為需要查閱利用檔案的各部門提供檔案原件查閱、復印工作;提供文獻索引資料。

6、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī),做好本本單位檔案統(tǒng)計工作。

7、外借公司特種設備資料需經(jīng)公司領導批準.