技術學院公文處理辦法

第一章總則

第一條為了規范我院公文處理工作,提高公文質量和辦文效率,根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和教育部有關規定,結合我院實際情況,制訂本辦法。

第二條學院公文是學院在教育教學、科研、管理等過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發布制度、規定,施行管理措施,請示和答復問題,指導、布置和商洽工作,反映和報告情況,總結和交流經驗的重要工具。

第三條公文處理包括收文和發文兩部分,指公文辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。要堅持實事求是、精簡高效的原則,做到及時、準確、安全、保密。

第四條學院辦公室是學院黨、政公文處理的管理機構,負責學院黨、政公文處理并指導各部門的公文處理工作。

第五條各部門負責人應當重視公文處理工作,自覺遵守本辦法,并加強對本單位公文處理工作的領導和檢查。各部門要指定人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守、廉潔正派,具備有關專業知識。

第二章收文辦理

第六條收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條上級黨、政部門發來的公文由辦公室文秘人員負責簽收登記,由辦公室提出擬辦意見,院領導批示辦理意見,各有關部門負責承辦,辦公室負責催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

各部門或學院領導如直接收到或代表學院參加有關會議帶回的上級文件,應及時送交辦公室處理。發給學院的上級公文不得存在職能部門和個人手里。

第八條辦公室收到的上級各類文件,登記、提出擬辦意見和轉出的時間不超過一個半工作日,學院領導閱批時間一般不超過兩個工作日,職能部門辦理時間不超過l周。凡是急件均須即到即辦。

第九條學院領導對公文的審批應當簽署明確意見。需幾個部門共同辦理的,一般應署明主辦單位。承辦單位應當抓緊辦理,不得延誤、推諉。屬幾個部門聯合承辦的文件,會辦單位應積極配合,如學院領導批示的意見沒有明確主辦單位,一般由排在首位的單位負責牽頭辦理。

凡需辦理的文件,因特殊情況不能按時辦妥的,承辦單位應當及時報告辦公室,并函(電)告來文單位。文件辦畢,主辦單位要向批文的學院領導匯報處理結果,并在文件上注明辦理情況。

第十條凡需傳閱辦理的文件,由辦公室文秘人員負責分送或通知有關人員閱讀,一般不得橫傳。傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全,機密以上密級的公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

第十一條上級黨政機關的密級公文,除絕密和注明不準翻印外,經黨委書記或院長或辦公室主任批準,可以翻印。翻印時應注明時間、份數和印發范圍。

第三章發文辦理

第十二條發文辦理指制發公文的過程,一般包括擬稿、審核、復核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發等程序。

(一)學院公文發布的主要形式有六種:咸職院黨政聯合發文、咸職院黨發文、咸職院發文、以學院名義發布的部門文件、咸職院函字文件、具有單獨發文資格的內設機構發文。

咸職院黨政聯合發文用“*ZZ職業技木學院委員會文件”文頭,加蓋黨委、學院印章。

咸職院黨發文用“*ZZ職業技術學院委員會文件”文頭,加蓋院黨委印章。

咸職院發文用“ZZ職業技術學院文件”文頭,加蓋學院印章。

以學院名義發布的部門文件使用“*ZZ職業技術學院委員會文件”或“ZZ職業技術學院文件”文頭,加蓋黨委或學院印章。

咸職院函字文用“ZZ職業技術學院”文頭,加蓋學院印章。

可以自己名義獨立發文的內部機構有:學院辦公室、紀律檢查委員會、工會、團委等,印制使用各自名稱的文頭,并加蓋各自印章。

(二)學院公文發布程序按《ZZ職業技木學院辦文制度》有關規定執行。

第十三條文種選擇。按《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》規定文種,根據公文的內容進行選擇。

第十四條發文字號的編寫及主題詞的確定。

根據印發文件的性質,黨委、學院、辦公室及學院各部門重要文件使用“發”號文,一般文件用“字”號文或“函”號文。

學院黨政公文的發文字號包括學院代字、年份、序號,如“咸職院黨發[20××]××號”“咸職院發[20××]××號”。

以學院名義發布的部門文件,發文字號是在學院代字后加本處室規范代字、年份、序號。如教務處擬稿發布的文件發文字號為“咸職院教發[20**]**號”、“咸職院教字[20**]**號”。

咸職院函字文字號為“咸職院函字[20**]**號”。

學院黨政公文一律由辦公室負責編號,并根據中央辦公廳、國務院辦公廳和國家教育部確定的公文主題詞使用規定編寫主題詞。

具有單獨發文資格的內設機構發文,在辦公室指導下編寫文號及主題詞。

第十五條行文關系處理。

(一)學院向上級行文,一般不直接發送給該上級的下屬單位。如需向廳局有關處室請示或報告工作,須將文件報送至該處室的主管廳局。

(二)向上級的請示,不要同時抄送下級單位;向下級單位的重要行文,應當抄送直接上級單位。

(三)“請示”應當一文一事,一般只寫一個主送機關。如需同時送其他機關的,應當用抄送形式。除領導直接交辦的事項外,“請示”不得越級,不得直接正式行文報送領導者個人,更不要同時報送幾位領導同志。

報告中不得夾帶請示事項。

第十六條公文草擬、核稿、審批要求。

(一)草擬公文應當做到:

1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法規及有關規定。如提出新的政策規定,要切實可行,并加以說明。

2、情況要確實,觀點要明確,條理要清楚,文字要精煉,書寫要工整,格式要準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引發文日期,再引文件標題,后引發文字號。草擬公文的日期應當寫具體年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。

5、須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。公文內使用簡稱時,一般應當先用全稱,并說明簡稱。公文中的數字,除部分結構層次序數的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。

7、起

草公文要使用正式發文稿紙,并按稿紙格式要求逐項填寫清楚。書寫所用筆墨必須符合存檔要求(即不能用鉛筆、圓珠筆或吸用純藍墨水的鋼筆)。不得在稿紙裝訂線外書寫。

(二)公文送負責人簽發前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,發文字號類型的確定,公文格式是否符合本辦法的規定等。

(三)領導人簽發公文的意見應當明確,署名要署姓名全稱及簽發時間。所用筆墨也應符合歸檔要求。

第十七條公文格式、印制、繕印的要求

(一)制發公文,要符合《國家行政機關公文處理辦法》及《國家行政機關公文格式》的要求。現將部分常用格式規范如下。

1、發文字號用3號仿宋體,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“[]”插入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字;上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列于發文字號右側,簽發人后標全角冒號,冒號后用二號楷體字標識簽發人姓名。

2、公文標題用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。

3、主送機關位于標題下空一行,用3號仿宋字體標識,最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

4、正文用3號仿宋字體。

5、公文若有附件,在正文下空1行左空2字用3號仿宋字體標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如:“附件:l,****”);附件名稱后不加標點符號;附件左上角第1行頂格標識“附件”字樣。

6、制發的公文在落款處署名發文機關的名稱或規范性簡稱;成文時間標識使用阿拉伯數碼,將年、月、日標全。

7、“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空一字。

8、公文如有抄送,在主題詞下空1行;左空1字用3號仿宋字體標識“抄送”,后標全角冒號;抄送機關間用頓號隔開,回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關標句號。

9、印發機關和印發時間位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置,用3號仿宋體字。印發機關左空1字,印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼表示。

10、公文在印發機關下一行居右空1字應標明印數,用括號注明,即“(共印**份)“。

(二)公文印發前要按公文簽發稿認真校對(校對人要在文稿上簽字以示負責),重要公文用印前要復核,保證發出的文件無差錯。

(三)公文印制要清晰、整潔,并嚴格按規定數量印制。印制部門不得隨意多印、自行發送、留用,密級內容不得外傳。

(四)印制好的公文,由學院辦公室、各部門加蓋學院或部門公章。

第四章公文歸檔和銷毀

第十八條公文(含接收上級公文和發送學院公文)辦理完畢,應當根據有關規定整理立卷,定期移交綜合檔案室保管。上級黨政文件和學院黨政發文由學院辦公室負責,立卷工作應在綜合檔案室指導下進行。凡發文都須留存簽發稿及正式文件2份(包括附件),作立卷歸擋用。

第十九條公文移交綜合檔案室后,由綜合檔案室負責歸檔保管。

第二十條沒有存檔價值的公文,按有關規定的按程序進行銷毀,保證不丟失、不漏銷。

第五章附則

第二十一條本辦法自印發之日起施行。

篇2:工程建設指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規則

第三條行文要注重實效,少而精。可發可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。

第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。

(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。

第八條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應當做到:

1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

文稿送審過

程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。

對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發

經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。

第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。

第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發之日施行。

篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。