機關公文處理制度
××機關公文處理制度
××機關公文處理制度
第一章總則
第一條為使廳機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量,根據國家有關規定,結合廳機關實際,制定本制度。
第二條廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則,嚴格按國家和本制度的規定進行,做到準確、及時、安全、保密。
第三條廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作,主要任務是:
(一)依據國家有關規定,制定廳機關公文處理工作的各項具體規章、制度,并負責組織實施;
(二)負責廳機關的收、發文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作;
(三)起草、校核以廳和廳辦公室名義制發的公文;
(四)負責公文處理中的督促檢查工作;
(五)負責公文處理中的安全保密工作;
(六)對下級單位公文處理工作進行業務指導,組織業務交流和業務培訓;
(七)負責與公文處理有關的其他工作。
第四條廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業務素質,工作積極,作風嚴謹,遵守紀律,恪盡職守,刻苦鉆研,樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段,努力提高工作效率和質量。
第五條廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則,行政公文不得對黨的組織作指示,不處理黨內各種事務。
第二章公文種類
第六條公文必須按國家規定的文種行文,公文的種類主要是:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律規定發布規章;宣布施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。
(二)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
(三)指示
適用于對下級機關布置工作,闡明工作活動的原則。
(四)公告、通告
“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于批轉下級的公文,轉發上級機關秒相隸屬機關的公文;發布規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。(凡請上級機關指示或者批復的公文,不得用“報告”)
(八)請示
適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。(“請示”就是“請示”,不得用“請示報告”)
(九)批復
適用于答復下級機關的請示事項。
(十)函
適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題,向有關主管部門請求批復。(即使是向有關主管部門“請求”批復,也不得用“請示”)
(十一)會議記要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第七條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部份組成。
(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱,主辦機關應當排列在前。(文號應編主辦機關的文號)
(二)秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角,密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。
(三)緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”,標注在首頁右角上,有秘級時,收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內,標明“特急”、“加級”、“平級”。
(四)發文字號,包括機關代字、年份、序號,不般位于發文機關之下,橫格線之上正中位置。年份不能簡寫,置于中括號內。聯合行文,只標明主辦機關發文字號。
(五)上報公文,應當標明簽發人姓名,一般標注在發文字號右側。聯合上報的簽發人姓名上下排列,排列順序與發文機關一致。
(六)公文標題,應當準確簡明扼要地概括公文主要內容,一般應當標明發文機關,并準確標明公文種類,標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號,批轉公文,標題應當避免使用重復用語。
(七)主送機關,應當寫機關全稱或者規范化簡稱,位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文,如“決定”、“會議記要”等,主送機關可以列在正文之后。
(八)公文如有附件,應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱,如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起,如不能裝訂在一起,應當在附件首面左上角注明主件發文字號。
(九)公文會議紀要外,應當加蓋印章,印章端正蓋正成文時間中上方,上沿不壓正文,底邊在成文時間之下。聯合行文,聯合發文機關都應當加蓋印章,印章從左到右排列,排列順序與發文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發文機關名稱。落款需署領導人姓名的,應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章,可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“(此頁無正文)”。
(十)成文時間以領導人簽發日期為準,聯合行文以最后簽發領導人的簽發時期為準;電報以發出日期為準。
(十一)文件應當標注主題詞。上報的文件,應當按照上級機關的要求標注主題詞,主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。
(十二)公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發機關和印發時間之上。
第八條公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字,正文用3號仿宋體字,每頁19行,每行25個字。
公文用紙一般為16開型(260×184),涉外公文采用國際標準A4型(297×210)。左側裝釘。
第四章行文規則
第九條湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門,在職權范圍內可以獨立對外行文,
上行文:向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。
平行文:向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作,交辦任務,答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文,廳辦公室可以對外、對下行文,在職權范圍內向不相隸屬單位行文。
第十條各行業管理局和二級單位在職權范圍內可對行文,一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。
第十一條本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業單位聯合行文。
第十二條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,除領導交辦事項外,“請示”不得直接送領導個人。
第十三條報告中不得夾帶請示事項。
第五章收文辦理
第十四條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第十五條收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文,均應編號登記。
第十六條文件分發應當根據文件確定的發送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況,查對清楚,編號登記、封發,機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋,交機要交通部門投送。
第十七條需要辦理的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示,或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
第十八條承辦單位應當抓緊公文辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的,應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。
第十九條擬草公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定,要切實可行,并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點符號準確,編幅力求簡短。
(三)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發文字號。日期應當寫具體年月日。
(四)轉發公文應當轉發文件的責任者和公文標題。
(五)結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。公文結構層次不宜過多。
(六)必須使用國家法定計量單位。
(七)用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
(八)二級單位代廳擬稿,應當按公文格式打印或者用方格紙謄正,經領導人簽署上報。(并附報文稿磁盤)
第二十條公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
第二十一條公文本機關領導人簽發。重要的或者涉及面廣的,必須由正職或主持的副職簽發;經授權,有的公文可以由辦公室主任簽發。
第二十二條審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱,應當視為同意。圈閱要注明時間。
第二十三條草擬、修改和簽批公文,應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。
第二十四條公文送領導人簽發之前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定,是否和有關部門協商、會簽,文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規定。
第二十五條上級行政機關的秘密公文,除絕密和注明不準翻印外,經廳領導人或辦公室主任批準,可以翻印、復印,翻印、復印件按機要文件進行管理,密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復,明電密電混用。
第二十六條傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文,必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
第二十七條凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文,廳收發室應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善,保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描,錄入微機,發送至廳辦公室,處室辦理公文所列事項需要該公文時,收發室應提供復制件。如轉發公文,應將該公文送至辦文處室,并注明公文去向。
第二十八條廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急,及時提出擬辦意見送廳領導批示,或者發送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
除特殊情況外,廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。
第二十九條對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文,由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄,避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外,不應將公文在廳領導之間自行傳遞。
第三十條經廳領導批示的公文,或辦公室注請各處室、部門閱處的公文,由收發室或辦公室秘書送達,各承辦處室、部門要簽收、登記。
第三十一條各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的,應當迅速退回廳辦公室并說明理由。
第三十二條送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文,廳辦公室要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
第三十三條公文辦理后要注意保存,每半年清理一次,交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料,須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。
第六章發文處理
第三十四條凡以本廳名義和廳辦公室名義制發的公文筆調,首頁均應用《湖南省交通廳發文稿紙》。文稿制作后,由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽,再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發。
第三十五條行文應確有必要,注重實效,控制數量,力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項,不行文;會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話,一般不再行文;貫徹上級文件精神,不再制發具體措施的表態性或照抄照搬的公文。
第三十六條送核文稿應做到符合政策,觀點明確,條理清晰,內容充實,結構嚴謹,表述準確,文風端正,同時要力求文字精煉,用語規范,格式正確,杜絕形式主義和繁瑣哲學。
第三十七條廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是:
(一)報批程序是否符合規定;
(二)是否確需行文;
(三)內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神,是否完整、準確地體現行文意圖,并同現行有關公文相銜接;
(四)涉及有關部門業務的事項是否經過協商并取得一致意見,履行了會簽手續;
(五)所提措施和辦法是否切實可行;
(六)人名、地名、時間、數字、引文、密級、印發傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種、公文格式是否符合有關規定。
核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感,認真學習黨的路線、方針、政策,熟悉本廳業務,熟練掌握文秘常識,一絲不茍,嚴格把關,防止失誤和疏漏。
第三十八條對確無必要行文的公文文稿,應提出不予行文的建議并說明情況,報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的,應終止核稿。
第三十九條文稿如需作較大修改,應與起草單位協商或請其修改。
第四十條文稿由辦公室核稿后,應送分管廳領導審閱并簽發,最后送機要室編寫文號。
轉發文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發,各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統對口業務部門發函,一般由處室、部門負責人簽發,重要的經主管廳領導同意后簽發。
第四十一條凡與外單位聯合行文的,應由其他單位簽發后,再到我廳會簽。會簽時,先由相關處室(部門)提出意見,再由辦公室核稿,然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業務為主的,編我廳文號;業務以其他單位為主的,由其他單位編文號。
第四十二條文稿印發后,應將原稿和正稿一式五份送機要室,由機要室交檔案室存檔。
第四十三條凡本廳產生的公文,印制裝訂蓋章后,由辦文處室(部門)到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發室(送)寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達(不通過郵局)。郵寄一般一天一次,急件隨時送寄。
文印事務
第四十四條廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務,原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業務性材料、簡報等,應由各處室、部門自行打印好后,交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料,須經廳辦公室負責人同意。
第四十五條打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務,需印件應先送廳辦公室,由廳辦公室核定印制數量,統籌安排后,交打字室、復印室印制。催印或發現印制數量、質量上的問題,各處室、部門亦應告知辦公室處理,一般不直接同打字室、復印室聯系。
第四十六條打字室、復印室應熱情為機關服務,準確熟練地掌握和使用公文排印標準,努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下,對緊急或重要公文應在規定的時間內打印完畢。送印件集中時,應按照輕重緩急,抓緊處理。
第四十七條復印室應堅持定時開機復印。非急件,每天上午11:00―12:00,下午4:30―5:30,急件經辦公室負責人同意,隨到隨印。
第四十八條厲行節約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料,打字室、復印室應杜絕浪費,熟練掌握速印、復印技巧,嚴格按核定數量印制公文。
第四十九條廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。
篇2:客運專線公司公文處理實施細則
第一章?總則
第一條?為使公司公文處理工作科學化、制度化、規范化,根據《鐵道部公文處理辦法》,結合哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。
第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規范體式的文書,是依法規范建設管理行為的重要工具。
第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關
聯、銜接有序的工作。
第四條?公文處理應當堅持依法合規、實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。
第五條?公司領導和部門負責人應當高度重視公文處理工作,加強對公文處理工作的領導和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機構,指定專人負責公文處理工作。
第六條?公司每一名工作人員都應當認真學習掌握公文處理有關規定,對公文辦理做到應知應會。
第二章?公文種類
第七條?公司使用的公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關單位和人員,變更或者撤銷下級機構不適當的決定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政規章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發布傳達要求下級單位周知或執行的事項,批轉、轉發公文、任免和聘用人員。
(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準。
(十二)批復。適用于答復下級單位的請示事項。
(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十四)紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章?公文格式
第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發文單位標志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。
第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等要素組成。?
(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”,電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發文單位標志。通用格式公文由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成;聯合行文時,發文單位標志中一般并用聯合發文單位名稱,主辦單位排列在前,如發文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發文單位標志不加“文件”二字;聯合行文時,使用主辦單位標志。
(五)發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用只主辦單位的發文字號。
(六)簽發人。上行公文應在首頁注明簽發人姓名。上行公文需由公司主要負責人簽發。
(七)標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應使用全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發文單位署名。署發文單位全稱或者規范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者公司負責人簽發的日期。
為準,聯合行文時,署最后簽發的主辦機構負責人簽發的日期。
(十三)印章。公文中有發文單位署名的,應當加蓋發文單位印章,并與署名單位相符。
(十四)附注。印發傳達范圍或公文辦理聯系人、聯系電話等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送機關。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位。應當使用全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。
(十七)印發單位和印發日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼:公文頁數順序號。
第十條?公文中各要素的編排規則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發布的《鐵道部機關公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執行。公文使用的漢字和詞語、數字、外文字符、計量單位和標點符號,按照國家有關標準和規定執行。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據實際需要確定。
?第四章?行文規則?
第十一條?行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關系應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。?
第十二條?公司內設部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內容相符的其他文種。
第十三條?公司制發的公文一般發給相關省、市、縣、區有關部門以及與工程建設相關的設計、施工、監理、物資供應等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權范圍內的事務,應以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。
第十四條?“請示”應一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。
“意見”用于上行文時,應按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現出強制性和約束力,下級單位應遵照執行;用于平行文時,所提意見供對方參考。
除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。
?“報告”不得夾帶請示事項。
第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復。“請示”或“意見”實行“催辦查辦通知書”制度,領導閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負責答復來文單位,無承辦部門的,由綜合部負責答復。
第十六條?公文要精簡,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發的材料和領導講話材料不再發文,通過當面協商、電話聯系等方式能解決的事務性問題不再發文。
(二)轉發的公文法規性、指令性較強的,可原文照轉;需部分貫徹執行的,可摘要轉發有關部分;需結合實際細化貫徹的,應根據原文精神另行擬文,原文不再轉發。被轉發的公文不要抄送原發文單位。
(三)壓縮文件篇幅和印數。公文內容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發文范圍和印數,除發給直接辦理公文及其他有關單位外,無關單位一律不抄送。
第五章?發文辦理
第十七條?公司發文辦理指以公司名義制發公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發、登記、復核、繕印、校對、用印、裝訂、封發等程序。?
第十八條?以公司名義行文的種類及內容劃分如下:
(一)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司文件》
1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;
2.轉發上級單位或部門文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.發布公司管理辦法;
5.發布重要獎懲事項;?
6.其它需發《公司文件》的事項。?
(二)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司函》
1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項;
2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關聯的區、縣(包括縣級市)、鎮、鄉政府及其部門,其他人民團體、企事業單位,商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。
(三)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司會議紀要》。用于記載公司領導主持或委托召開的會議情況和議定事項。
第十九條擬稿草擬公文要按規定的發文稿紙格式逐項標明。草擬公文要做到:
(一)符合國家的法律、法規及其它有關規定;
(二)事由清楚,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,字詞規范,標點正確,書寫整齊,簡潔明了;
(三)公文的文種應根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定;?
(四)擬制緊急公文,應體現緊急原因,并根據實際需要確定緊急程度;?
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引發文單位名稱、標題,后引發文字號。使用非規范簡稱時,應先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應在第一次出現時注明準確的中文含義或規范的中文全稱。日期應寫明具體的年、月、日;
(六)公文出現結構為兩個層次時,序數順序為“一”、“1.”;結構為多層次時,序數順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用國家法定計量單位;
(八)根據來文擬辦的文稿,來文應附在文稿后,以便審核、歸檔;
(九)公文中的數字,除規章條目、成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數字;
(十)受文單位要寫全稱或規范的統稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;
(十一)擬寫、修改、簽發、批示公文,應使用碳素墨水、藍黑墨水,禁用純藍墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機打印設備擬寫文稿。
(十二)文件標題字號應使用二號宋體,正文標題應使用三號黑體,正文應使用三號仿宋體;字間距應用“標準”,行間距應用“單倍行距”,同時根據需要可用“固定值”調整行間距。
第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應先簽署意見,然后交協辦部門依次簽署意見。
凡涉及其他部門職權范圍的事項,主辦部門必須與之協商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負責人應當出面協調,協辦部門負責人應參加協調。經協調仍不能取得一致,主辦部門應列明各方理據并附協辦、主辦部門的書面意見,報主管領導審定。
第二十一條?審稿、核稿:對文稿質量要層層負責把關。公司發文必須先由擬稿部門負責人認真審稿、把關,然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領導審核簽發。涉及有關法律事務的公文,必要時經法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經綜合部部長復核后送公司領導審核簽發;文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認公文無誤后,應簽名并注明日期。
審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文要求,公文格式是否規范;文稿內容是否符合有關政策規定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關文件精神有無矛盾、重復;涉及其他部門的問題是否已經協商一致;發送范圍是否恰當;主題詞標引是否準確。
第二十二條?校對:校對工作是保證公文質量的重要環節,應認真、細致、準確、及時。公司發公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應按程序復校,在確認無誤后方可付印,校對人應在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內容有疑問,應與核稿人聯系,不得隨意處理。
第二十三條?簽發:以公司名義制發的公文,由公司主要負責人簽發或主管負責人簽發。簽發人要署明姓名和日期,并對公文全面負責。經負責人簽發的文稿不得擅自改動,如必須改動,應由核稿人報經簽發人同意。
第二十四條?繕印:公司發文由綜合部統一編號。繕印要符合公文規定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數準確。發文中如有非打印設備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。
第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準翻印的以外,經公司領導或綜合部部長批準可以翻印。翻印時,應注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。復制件作為正式公文使用時,應當加蓋復制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。
第二十六條?用印:蓋章時,應檢查原稿是否經過公司領導簽發,打印是否清晰,印數是否準確,對不符合規定的公文不予蓋章。
第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進行檢查。檢查的重點是:密級、發文單位標識、發文標題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規定辦理,做到整齊美觀。公司發公文由擬稿部門負責裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負責裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。
第二十八條?封發:綜合部應建立發文登記制度,印發的公文由擬稿部門進行封發。公文封發時,擬稿部門要對公文質量進行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發現問題應及時與有關人員聯系糾正。
第二十九條?積極推進辦公自動化建設步伐,逐步實現無紙化辦公,提高公文周轉速度和公文處理的效率。
第三十條?嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關保密規定,加強秘密公文的管理。秘密公文在運轉過程中,均應辦理交接并采取相應的保密措施,保證公文安全。閱辦機要電報,應按保密規定按時收回,由綜合部保存。轉發秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴禁密電明復或密明混用。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。
第六章?收文辦理
第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負責本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統籌管理。
第三十二條?收文:綜合部應執行收文登記制度,指定專職人員統一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領導分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領導閱批,待領導批示后由綜合部文電管理人員送其他領導傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領導閱批,并按照領導批示要求辦理;節假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領導匯報后,由綜合部文電管理人員按領導意見辦理。
公司領導、部門負責人參加會議或從其他渠道收到的公文,應交綜合部登記后辦理。
收到上報的公文如不符合本實施細則規定的,經綜合部負責人批準后,可退回發文單位并說明理由。
第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應按照公文事由或領導要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應在1個工作日內辦結,做到日事日畢;內容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應預先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應及時向交辦領導匯報或與交辦部門聯系,并退回公文原件。
第三十四條?公文傳閱:領導間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據實際情況,在領導傳閱后第一時間完成傳遞程序。當領導出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復印后放在出差領導辦公桌上待閱,原文按照程序繼續傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領導匯報,按領導意見辦理。需要相關部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發生一次閱辦部門或閱辦者的轉移,均要經綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。
第三十五條?審批公文:主批人應簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?
第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。
第七章?公文歸檔、銷毀
第三十七條?立卷歸檔:公文辦結后,應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定,及時將公文以及公文原稿和有關材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產生公文以及公文原稿和有關材料的部門負責;聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負責指導和檢查檔案的日常管理工作。
立卷、歸檔應做到:
(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映本單位(部門)的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應按公司有關檔案管理辦法規定的歸檔范圍執行,并根據公文內容確定保管期限。
(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。
(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。
(六)各部門要嚴格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。
第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經本單位(部門)有關人員鑒別和主管領導人批準,在立卷、歸欄工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。
第三十九條?單位合并時,全部公文應當隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。
第四十條?工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務部-計財,安全質量部-安質,物資設備部-物設。
第四十二條?以《公司文件》行文,其發文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。
第四十三條?以《公司函》行文,其發文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。
第八章?附則
第四十四條?公司公文處理有關簿冊式樣由綜合部統一規定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關規定辦理。
第四十五條?公文被撤消,視作自始不產生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第四十六條?本辦法由公司綜合部負責解釋。
第四十七條?本辦法自發布之日起實行。
篇3:工會審計業務公文處理規定
工會審計業務公文處理規定
第一條為規范審計業務公文處理工作,根據審計署《審計機關公文處理的規定》和《全國總工會機關公文處理辦法》及補充規定,制定本規定。
第二條審計業務公文種類
1、審計通知適用于工會經費審查委員會(以下簡稱經審會)及工會經費審查委員會辦公室(以下簡稱經審會辦公室)在實施審計前向被審計單位通知有關實施審計的事項。
2、審計報告適用于審計組對審計事項實施審計后,就審計工作情況和審計結果向派出機構提出的書面文書。
3、審計意見適用于經審會及經審會辦公室審定審計報告后,對審計事項作出評價,向被審計單位提出改進財務收支管理的意見。
4、審計決定
5、審計建議
6、審計結果報告
7、復議受理通知
8、不受理復議裁定通知
9.復議決定
第三條公文一般由發文機關、發文字號、標題、主送機關、正文、頁號、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送(抄報)等部分組成。
第四條公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米;左側裝訂)。
第五條審計業務文書文頭規定如下:發文機關用全稱,字體為2號宋體,文書名稱字體為0號宋體,發文字號為3號仿宋體,發文字號下的細實線長140毫米,寬約1毫米。
發文機關、文書名稱字體和細實線均為紅色。
公文管理標識域上下間距為50毫米。
發文機關標識域上下間距為30毫米。
發文字號標識域上下間距為25毫米。
細實線與發文字號標識域下線重合,距左白邊(訂口)為25毫米,距右白邊(翻口)為19毫米。
第六條文字從左至右橫寫、橫排。文件標題用2號宋體,正文用3號仿宋體。每頁排19行,每行25個字。主題詞按發文機關規定標注。主題詞位于(抄報)抄送機關上方,用三號黑體字。主題詞、(抄報)抄送下的細實線長度同正文字行長度相等。
第七條審計業務公文由審計業務公文文頭標明發文機構的領導簽發并加蓋相應的公章。
第八條審計報告征求意見書、審計工作底稿等按審計公文用紙及文本規定處理。
第九條對已簽發的公文文稿,不得擅自改動。必須人作改動的,經原簽發領導人同意,并在改動處注明。
第十條印章要指定專人管理,嚴格按簽批手續用印。
第十一條發出審計業務公文應當登記,認真核對。必須按照規定程序,在規定時效內送達有關單位和個人。審計報告;
第十二條公文處理完畢,應根據發文機關檔案管理的有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
第十三條沒有歸檔和存查價值的公文,要及時銷毀,杜絕外傳。
第十四條本規定第二條第4款至第9款另行規定。
第十五條本規定由全國總工會經費審查委員會負責解釋。
第十六條本規定自發布之日起試行。