門(mén)業(yè)制造公司公文處理規(guī)程

第一條公文處理原則

(一)、公文是企業(yè)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)。公文處理工作應(yīng)按照國(guó)務(wù)院2000年發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。

(二)、公司管理公文處理工作的職能部門(mén)是行政部,并負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)公司各部門(mén)的公文處理工作。

(三)、所有進(jìn)出公司的正式公文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳遞、收發(fā)、登記、分辦、核稿、付印、分發(fā)、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。

第二條公文辦理程序

公文辦理程序分為收文辦理和發(fā)文辦理。

收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。

發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

(一)傳遞與簽收

1、凡屬郵局送來(lái)的各類(lèi)信函、公文、資料等由接待室值班員進(jìn)行清點(diǎn),辦理收進(jìn)手續(xù)。同時(shí)負(fù)責(zé)公休日時(shí)的各類(lèi)外來(lái)文件資料的收進(jìn)工作,但值班員應(yīng)于周一上班時(shí)及時(shí)與行政部收件員做好有關(guān)交接工作。

2、收件員應(yīng)對(duì)掛號(hào)信件及重要文件資料逐一登記;有急件,應(yīng)通知有關(guān)人員立即前來(lái)領(lǐng)取。

3、公司各部室、屬下各企業(yè)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批、審閱的各類(lèi)文件,由行政部統(tǒng)一收發(fā)登記后,由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署分辦意見(jiàn)和分發(fā)。

(二)拆封登記與編號(hào)

1、行政部收件員對(duì)公文應(yīng)隨到隨登記,同時(shí)分清閱件與辦件。凡有明確指明部門(mén)的一般性閱件(含傳真件)直接分發(fā)給各部室;辦件和重要閱件應(yīng)分別加蓋收文專(zhuān)用印章,編收文流水號(hào),并逐件登記或錄入計(jì)算機(jī),然后由行政部經(jīng)理簽署分辦意見(jiàn)。

辦件指公司給公司各部室的指示,請(qǐng)示或需要辦理的公文,辦件必須有回復(fù)件;

重要閱件指行業(yè)主管部門(mén)或外單位發(fā)布的與企業(yè)有密切關(guān)系的正式公文。

2、凡各部室直接收到的公文,拆封后應(yīng)將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統(tǒng)一登錄編號(hào),加蓋收文印章后再按程序辦理。未經(jīng)編號(hào)和加蓋收文印章的公文,不得直接辦理或呈批。

3、除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,公司各部室和屬下各企業(yè)不得直接將文件送至公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或向公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送"簽呈"、"請(qǐng)示"和"報(bào)告"。

4、凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文,經(jīng)行政部審定后,向來(lái)文單位說(shuō)明原因并退回來(lái)文單位。

(三)、分辦

1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單,提出處理意見(jiàn),報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)分送相關(guān)部室、人員閱辦,最后呈行政部經(jīng)理閱知,公司總經(jīng)理審閱或?qū)徟?/p>

2、凡屬辦件由行政部按業(yè)務(wù)分工登錄后提出分發(fā)意見(jiàn),文件辦理情況應(yīng)及時(shí)登記或輸入計(jì)算機(jī),以便催辦、查辦。

3、行政部應(yīng)根據(jù)來(lái)文情況加蓋"此件僅一份"、"用后請(qǐng)歸檔"印記的公文,各部室要妥善保管,并按規(guī)定及時(shí)歸檔。

(四)、批辦、承辦、催辦

1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報(bào)),先由行政部及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送領(lǐng)導(dǎo)批辦,或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門(mén)辦理。緊急公文,應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。

2、主辦部室在承辦公文中,涉及其他部室分管的業(yè)務(wù),應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)部室或來(lái)文單位了解情況,征求意見(jiàn)或協(xié)商、會(huì)稿。應(yīng)當(dāng)十分注意公司對(duì)外發(fā)文內(nèi)容的銜接、協(xié)調(diào),避免出現(xiàn)相互矛盾的文件。

4、對(duì)公文的答復(fù),一般由主辦部室以書(shū)面形式草擬回復(fù)意見(jiàn)。如口頭答復(fù)也應(yīng)有文字記錄。原則上不得把內(nèi)部使用的文件閱辦單及公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員簽署的意見(jiàn)原原本本轉(zhuǎn)給來(lái)文單位。

5、有關(guān)部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理公文,不得延誤、推諉。從收到公文之日起計(jì)算辦文時(shí)間。特急件隨到隨辦,當(dāng)天辦結(jié);一般性公文在一周內(nèi)辦結(jié);重要的規(guī)劃性、涉及各部室協(xié)調(diào)和法規(guī)性的公文視情況適當(dāng)寬限。

(五)擬稿、審核、簽發(fā)

1、擬稿。由主辦部室負(fù)責(zé),要求通過(guò)計(jì)算機(jī)草擬公文,并應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)公文處理單,明確主送、抄送單位和印制份數(shù)。

2、審核:主辦部室擬草的公文,應(yīng)經(jīng)本部室的負(fù)責(zé)人審核,負(fù)責(zé)審核文稿的負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核文稿后簽署意見(jiàn)、姓名和審核日期。

3、簽發(fā)

(1)凡公司內(nèi)部的公文,屬公司各部室下發(fā)的,由各部室送行政部按收文規(guī)程受理后報(bào)有權(quán)審批人簽發(fā),各部門(mén)上報(bào)的公文應(yīng)有本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)意見(jiàn)。

(2)凡公司向行業(yè)主管部門(mén)或?qū)ν獾闹匾形膽?yīng)報(bào)行政部經(jīng)理審核并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。

(3)簽發(fā)的公文,如有會(huì)簽的,會(huì)簽人有不同意見(jiàn)的應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),并寫(xiě)上姓名和簽署時(shí)間。如只簽名的,視為同意。

(4)公文經(jīng)簽發(fā)后,付印前,如確需要作修改,應(yīng)將修改后的文稿及修改理由重新報(bào)送負(fù)責(zé)簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(六)核稿、編號(hào)

1、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿先送至行政部,由行政部負(fù)責(zé)核查文稿的審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備,發(fā)送單位是否準(zhǔn)確,主、附件是否一致等,如有不符合要求的文稿,應(yīng)退回主辦部室,補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。

2、符合要求的文稿由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)或文稿的內(nèi)容,確定其公文文種、主題詞,并核查擬定的標(biāo)題、主送、抄送機(jī)關(guān)、密級(jí)、急緩程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時(shí)間等格式是否符合規(guī)定。符合規(guī)定要求的,按規(guī)定印發(fā)。

(六)印制、用印、分發(fā)、傳遞

1、印制

凡非批量的公文一律由行政部負(fù)責(zé)印制。大批量需外送印刷的,由主辦部室負(fù)責(zé)監(jiān)印和外送印制。

2、分發(fā)

(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業(yè)內(nèi)部發(fā)放的,由行政部按送印前制定的發(fā)文表分發(fā)。

(2)印成的公文如系向公司外部單位發(fā)放的,由行政部通知主辦部室,由主辦部室辦理領(lǐng)用手續(xù)后自行分發(fā)。

(3)行政部應(yīng)及時(shí)將發(fā)文情況登記或登錄計(jì)算機(jī),提供查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和歸檔。

(七)立卷、歸檔和銷(xiāo)毀

1、公文辦結(jié)后,行政部應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定及時(shí)將公文底稿、正本和有關(guān)材料一同歸檔。

2、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映公司的主要工作情況,以便于保管和利用。

3、聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復(fù)制件。

4、公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,視同正式文件妥善保管。

5、凡歸檔的案卷,應(yīng)當(dāng)確定保管期限。

6、沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失

、不漏銷(xiāo)。

附相關(guān)表單:

1.收、發(fā)文登記本;

2.文件傳閱單;

3.文件催單;

4.公文處理單;

5.檔案收件單。

篇2:某工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成:

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng);聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;

(二)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機(jī)密”,公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào),緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明份數(shù)序號(hào);還應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。年份須使用方括號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào);

(四)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí),在原文件標(biāo)題前加轉(zhuǎn)發(fā)字樣;連續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)可沿用原轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題,在正文中說(shuō)明行文機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)過(guò)程;

(五)主送單位應(yīng)用全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng);

(六)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時(shí)間之前附件順序和名稱(chēng)。報(bào)送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)件不作為附件處理;

(七)公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時(shí),聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)按順序加蓋印章;

(八)成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn):聯(lián)合下文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);

(九)上報(bào)的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的公文主題詞表標(biāo)注主題詞。上報(bào)其他部門(mén)和下發(fā)的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標(biāo)注。主題詞標(biāo)注在抄送欄上左側(cè),詞目之前要有適當(dāng)?shù)脑~目間隔;

第二條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂,右下緣對(duì)齊;

第二章行文規(guī)則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對(duì)省高速公路總公司及總公司各部門(mén);平行文指對(duì)同級(jí)各單位;下行文指對(duì)直屬各部室及各項(xiàng)目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機(jī)關(guān)各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級(jí)機(jī)關(guān)行文;

第五條請(qǐng)示應(yīng)逐級(jí)上報(bào),無(wú)特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示。必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí),應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)越級(jí)請(qǐng)示的公文,除特殊情況外,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回;

第六條“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事,只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)用抄報(bào)或抄送形式,但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)一文數(shù)事的請(qǐng)示公文,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回重辦。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;

第七條“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)報(bào)告中夾帶請(qǐng)示的公文,收文機(jī)關(guān)只按報(bào)告處理,不予答復(fù);

第八條上行的公文必須按規(guī)定的份數(shù)報(bào)送。份數(shù)不足的,收文機(jī)關(guān)可要求發(fā)文機(jī)關(guān)補(bǔ)足或退回重報(bào)。上報(bào)省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報(bào)公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報(bào)總公司的公文,屬于營(yíng)運(yùn)管理處職責(zé)范圍的(包括收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政、稽查、中控等),直接報(bào)營(yíng)運(yùn)管理處,由營(yíng)運(yùn)管理處負(fù)責(zé)處理。需總公司領(lǐng)導(dǎo)批示的,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批閱。涉及財(cái)務(wù)方面的,要抄送總公司財(cái)務(wù)處。屬于總公司機(jī)關(guān)其他各處室職責(zé)范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀(jì)檢及行政事務(wù)等),主送有關(guān)處室的,直接送各有關(guān)處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室辦理;

第十條聯(lián)合上報(bào)的公文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商一致,并交有關(guān)部門(mén)會(huì)簽;如有關(guān)方面意見(jiàn)不一致,應(yīng)當(dāng)在會(huì)簽欄如實(shí)反映;

第十一條減少重復(fù)行文。對(duì)需貫徹執(zhí)行的上級(jí)行政機(jī)關(guān)公文,凡上級(jí)文件已有明確規(guī)定,本級(jí)無(wú)需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復(fù)印件上加蓋復(fù)制單位或部門(mén)印章后下發(fā)。凡能面對(duì)面協(xié)商解決的問(wèn)題以及可以口頭、電話(huà)請(qǐng)示、報(bào)告的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發(fā)文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員通過(guò)會(huì)議等渠道接收的公文。返回單位后,應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類(lèi)登記。登記時(shí),要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡(jiǎn)報(bào),避免該辦的文件漏辦;

(三)分發(fā)。對(duì)不需辦理的閱件和簡(jiǎn)報(bào),按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)人分工或各部室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對(duì)緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)部室辦理,并提出辦理時(shí)限,原件呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。對(duì)需要多個(gè)部室承辦的公文,應(yīng)明確一個(gè)部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見(jiàn)及時(shí)將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)批辦過(guò)的公文,要在來(lái)文登記簿上批送給某一部門(mén),并發(fā)送有關(guān)部門(mén)處理;

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按規(guī)定時(shí)限辦結(jié),一般公文在15日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或不適宜本部門(mén)辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回公司辦公室并說(shuō)明理由;

下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門(mén)的公文,上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門(mén)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地研究,及時(shí)處理和答復(fù)。問(wèn)題重大或協(xié)調(diào)處理復(fù)雜,不能按時(shí)辦結(jié)的,應(yīng)主動(dòng)將辦理情況告知呈報(bào)機(jī)關(guān);

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門(mén)簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)同志要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時(shí)反饋辦理情況。催辦過(guò)程要及時(shí)記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報(bào)一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對(duì)辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門(mén),辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)可直接登門(mén)查辦,將查辦結(jié)果予以通報(bào);

第十四條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭

指示,由辦公室或有關(guān)部室工作人員負(fù)責(zé)撰擬。

草擬公文應(yīng)做到:

1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;

2.情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書(shū)寫(xiě)工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅簡(jiǎn)短;

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日;

4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位;

6.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng),一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng),并注明簡(jiǎn)稱(chēng);

(二)審核。擬文部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書(shū)負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),各部門(mén)不得越級(jí)直送。審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

經(jīng)過(guò)終審的文稿,如內(nèi)容改動(dòng)較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)。文頭為“安徽省高等級(jí)公路工程監(jiān)理有限公司文件”的,由公司領(lǐng)導(dǎo)按工作分工簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn),并寫(xiě)上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號(hào)、確定印制份數(shù)以及對(duì)不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫(xiě)明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應(yīng)按照緩急程度排列,一般不超過(guò)2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對(duì)。由擬稿人校對(duì),重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改印公文內(nèi)容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(八)分發(fā)。繕印好的公文由辦公室統(tǒng)一裝訂、分發(fā)、封裝。

(九)傳遞。報(bào)送總公司機(jī)關(guān)的文件,應(yīng)送總公司公文交換站交換。對(duì)于急件、機(jī)要件不得通過(guò)公文交換站交換。傳遞公文必須及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

第十五條立卷。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定對(duì)具有查考和保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類(lèi)整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進(jìn)行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結(jié)束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項(xiàng)目結(jié)束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷(xiāo)毀。對(duì)沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀標(biāo)密級(jí)的公文,應(yīng)登記造冊(cè),由2人監(jiān)銷(xiāo),確保不丟失、不漏銷(xiāo)。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水。不得在文稿左側(cè)裝訂線(xiàn)外簽批或修改。

第十八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門(mén)指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁(yè)查閱;查閱密級(jí)公文案卷,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。

篇3:A房地產(chǎn)公司公文處理制度

E房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規(guī)律和程序,關(guān)鍵在于跟蹤文件的行程,監(jiān)督和發(fā)揮文件本身應(yīng)有的功能,起到完成行政管理的作用。

2.0公司文件處理必須經(jīng)過(guò)下列程序:

2.1收文收文是指公文的收進(jìn),登記與傳閱。

2.1.1文件入門(mén),無(wú)論是郵寄件還是送達(dá)件,都必須專(zhuān)人仔細(xì)清點(diǎn),接收。

2.1.2對(duì)于專(zhuān)人遞送的機(jī)要、掛號(hào)及各種函件,要注意把住外查、驗(yàn)戶(hù)、清點(diǎn)三關(guān)。

2.1.2.1外查,即對(duì)機(jī)要件、函件的信封信套進(jìn)行外部檢查,查看與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符。

2.1.2.2驗(yàn)戶(hù),即核對(duì)收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2.3清點(diǎn),即對(duì)投遞清單上的件數(shù)與實(shí)收件數(shù)是否一致。簽收時(shí),一般都須注明收件的日期,分清責(zé)任。

2.2擬辦擬辦是指對(duì)來(lái)文進(jìn)行閱讀后提出初步處理意見(jiàn),由辦公室經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2.2.1收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質(zhì)、內(nèi)容、密級(jí)、閱讀對(duì)象、來(lái)文份數(shù)和具體要求,并且考慮公司領(lǐng)導(dǎo)的分工,各部門(mén)的職能和其他實(shí)際情況,簡(jiǎn)明扼要地?cái)M出初步處理意見(jiàn),簽署在文件處理單的擬辦意見(jiàn)欄內(nèi)。

2.2.2擬辦意見(jiàn)應(yīng)明確批閱對(duì)象、部門(mén)和閱讀范圍等。

2.2.3送閱(批)后的文件,應(yīng)注意急件先處理。對(duì)特急的送批件,可提出處理時(shí)限,需送外單位的,應(yīng)在信封上注明“急件”字樣,限時(shí)送達(dá)或通知來(lái)取。

2.3批辦批辦是指按照職權(quán)范圍與分工有權(quán)處理與文件相關(guān)事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo),在閱讀文件和擬辦意見(jiàn)后,對(duì)處理文件、辦理文件相關(guān)事項(xiàng)提出意見(jiàn)。

屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見(jiàn)須明確、具體,要指明承辦的部門(mén),辦法和承辦的期限。需由幾個(gè)部門(mén)共同完成的,須明確牽頭或?yàn)橹髡摺?duì)已有擬辦意見(jiàn)的呈批件,要批明是否同意擬辦意見(jiàn),有何補(bǔ)充或修正意見(jiàn)。

2.4承辦承辦是指根據(jù)擬辦和批辦意見(jiàn),具體辦理文件涉及的工作事項(xiàng)。

2.4.1承辦有兩種情況:

2.4.1.1閱知文件精神后,即行貫徹執(zhí)行。

2.4.1.2須具文回復(fù)來(lái)文,或者形成文件以及指導(dǎo)具體工作,在接受承辦任務(wù)后,應(yīng)迅速根據(jù)批辦意見(jiàn),考慮執(zhí)行的方案和計(jì)劃(方案和計(jì)劃需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意的,要待批復(fù)后再辦)。

2.4.1.3凡屬幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合承辦的事項(xiàng),由牽頭部門(mén)主動(dòng)做好協(xié)商工作,爭(zhēng)取協(xié)辦部門(mén)的積極配合,對(duì)于一段時(shí)間內(nèi)的多項(xiàng)批辦的事項(xiàng),要注意優(yōu)先處理緊要文件及工作事項(xiàng)。

2.5傳閱傳閱是指組織有關(guān)人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數(shù)有限的文件。

2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應(yīng)“橫傳”。

2.5.2傳閱文件須建立嚴(yán)格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設(shè)置專(zhuān)用的卷宗或文件夾,屬于機(jī)密、緊急的文件應(yīng)在文件夾上加以區(qū)分,以鮮明的標(biāo)記提醒閱件人。

2.5.3文件傳閱過(guò)程中要進(jìn)行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦。

2.6催辦催辦是指對(duì)文件承辦工作的督促和檢查,包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩個(gè)方面。

2.6.1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復(fù)的發(fā)文,與外單位合辦的文件和送交領(lǐng)導(dǎo)審批的公文。

2.6.2催辦的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)急件、要件的催辦上。

2.6.3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢(xún)、電話(huà)問(wèn)詢(xún)、發(fā)函問(wèn)詢(xún)等方法;或采取檢查、匯報(bào)、指導(dǎo)等辦法。

2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復(fù)工作是否及時(shí)。凡投訴信件,上級(jí)或同級(jí)以及不相隸單位等需要答復(fù)的材料,承辦完畢后,都要對(duì)來(lái)文單位或個(gè)人作一一答復(fù)。

2.7.2對(duì)所需辦復(fù)的文件、信件或來(lái)訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復(fù)或面復(fù)的,還須注明當(dāng)事人、時(shí)間、情況和答復(fù)意見(jiàn),以便核查。

2.7.3辦復(fù)之后,有關(guān)文字材料即可歸卷保管。

3.0歸卷程序

3.1編制歸卷類(lèi)目,包括歸卷類(lèi)別和歸卷?xiàng)l目。

3.2進(jìn)行系統(tǒng)的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號(hào)。

3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對(duì)案卷按照一定順序進(jìn)行排列和編號(hào),使卷與卷之間形成一定的聯(lián)系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4案卷排列編號(hào)后,填寫(xiě)《歸檔案卷移交目錄》,雙方認(rèn)真仔細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)無(wú)誤后,再辦理簽收手續(xù)。