1工作目標(biāo)

1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時(shí)傳遞各類(lèi)信息,滿(mǎn)足信息溝通的需要;確保管理處日常事務(wù)性工作的正常開(kāi)展。

1.2適用于**康城管理處文件資料的管理,包括對(duì)外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類(lèi)文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復(fù)印控制工作。

2工作職責(zé)

2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)實(shí)施文件資料管理工作規(guī)程。

2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實(shí)施人。

2.3管理處各員工應(yīng)積極支持、配合開(kāi)展文件資料管理工作。

3工作指引

3.1管理處發(fā)文

3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫(xiě)《發(fā)文擬稿紙》,經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。

3.1.2填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號(hào)次序存放,裝入專(zhuān)用文件夾統(tǒng)一保存。

3.1.3將文件復(fù)印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。

3.2管理處收文

3.2.1外來(lái)文件收到后,首先填寫(xiě)《收文登記表》及《收文處理專(zhuān)用紙》,交經(jīng)理批閱?！妒瘴牡怯洷怼繁４嫫谙?0年,按編號(hào)次序存放,裝入專(zhuān)用文件夾統(tǒng)一保存。

3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見(jiàn),將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。

3.2.3將傳閱、處理后的文件及時(shí)收回并連同《收文處理專(zhuān)用紙》存檔,《收文處理專(zhuān)用紙》與所附文件保存同樣期限。

3.3檔案管理

3.3.1檔案分系統(tǒng)進(jìn)行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個(gè)檔案盒應(yīng)清楚標(biāo)明所存

檔案的名稱(chēng)。

3.3.2每個(gè)檔案盒內(nèi)應(yīng)有一份卷內(nèi)目錄,并隨時(shí)根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。

3.3.3查閱檔案應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)認(rèn)真檢查所歸還的檔案,在確認(rèn)無(wú)任何損壞后方可接收,對(duì)有損壞現(xiàn)象的,需進(jìn)行修補(bǔ)。如無(wú)法補(bǔ)救的文件,上報(bào)管理處經(jīng)理?！稒n案借閱登記表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.3.4質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的復(fù)印由申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件復(fù)印申請(qǐng)表》,寫(xiě)明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時(shí)填寫(xiě)《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復(fù)印申請(qǐng)表》存檔。《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復(fù)印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時(shí)填寫(xiě)《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。

3.3.6往來(lái)受控文件的復(fù)印由申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件復(fù)印申請(qǐng)表》,寫(xiě)明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印和下發(fā),并將《文件復(fù)印申請(qǐng)表》存檔?！段募?fù)印申請(qǐng)表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.3.7文件在實(shí)施中,管理處根據(jù)需要修改或更新的文件,應(yīng)有有效的《文件更改申請(qǐng)單》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)號(hào),妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實(shí)施更改。《文件更改通知單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.3.8按照各類(lèi)文件的保存期限,對(duì)超過(guò)保存期的文件應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀,并根據(jù)銷(xiāo)毀情況登記《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》,銷(xiāo)毀時(shí)需有一名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)?！段募N(xiāo)毀申請(qǐng)單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.3.9作廢版本的文件應(yīng)予以銷(xiāo)毀,同時(shí)根據(jù)銷(xiāo)毀情況登記《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》,銷(xiāo)毀時(shí)需有一名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)。確需保留的,應(yīng)填寫(xiě)《文件留用申請(qǐng)單》并在明顯位置予以作廢標(biāo)識(shí),防止作廢文件的非預(yù)期使用?！段募粲蒙暾?qǐng)單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。

3.3.11管理處日常來(lái)往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動(dòng)、銷(xiāo)毀、丟失的情況小結(jié)一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報(bào)人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇?yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。

3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。

3.4質(zhì)量記錄

3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報(bào)的質(zhì)量記錄表格名稱(chēng)匯總一份《質(zhì)量記清單》?！顿|(zhì)量記錄清單》應(yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。

3.4.2各模塊執(zhí)行人負(fù)責(zé)收集形成的質(zhì)量記錄,進(jìn)行分類(lèi)編目、歸檔,并及時(shí)報(bào)給文件資料管業(yè)助理備案。

3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時(shí),填寫(xiě)《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。

3.4.4合同要求時(shí),在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫(xiě)《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》,并經(jīng)管理處經(jīng)理同意?！顿|(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱(chēng)、日期、保管期限。

3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應(yīng)規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。

3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限,對(duì)超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀,并根據(jù)質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀情況登記《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》,銷(xiāo)毀時(shí)需有一名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)。

4.質(zhì)量記錄

4.1《發(fā)文擬稿紙》

4.2《文件發(fā)放登記表》

4.3《收文處理專(zhuān)用紙》

4.4《收文登記表》

4.5《受控文件清單》

4.6《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》

4.7《文件留用申請(qǐng)表》

4.8《文件更改申請(qǐng)表》

4.9《文件復(fù)印申請(qǐng)表》

4.10《檔案借閱登記表》

4.11《質(zhì)量記錄清單》

4.12《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》

4.13《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》

4.14《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》

5參閱文件資料

5.1《質(zhì)量手冊(cè)》

5.2《程序文件》

5.3《文件和資料管理程序》

5.4《質(zhì)量記錄管理程序》

5.5《不合格控制程序》

5.6《糾正措施管理程序》

5.7《預(yù)防措施管理程序》

篇2:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術(shù)語(yǔ)

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責(zé)

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫(xiě)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2?專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專(zhuān)業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類(lèi)存放

在工程建設(shè)全過(guò)程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類(lèi)后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來(lái)文件要建立記錄臺(tái)帳,臺(tái)帳應(yīng)有“往來(lái)文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過(guò)程文件、實(shí)施過(guò)程所要求的文件和來(lái)自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過(guò)程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報(bào);

f)?會(huì)議紀(jì)要;

g)?審核簽認(rèn)文件;

h)?工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i)?危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗(yàn)收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設(shè)計(jì)文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見(jiàn)、組織間來(lái)往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類(lèi)存放,并建立目錄。同時(shí)建立定期盤(pán)點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)管理登記,由專(zhuān)業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫(xiě)“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。

4.7對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無(wú)效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過(guò)程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場(chǎng)合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動(dòng)。

3.定義

文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過(guò)程管理。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫(xiě),并負(fù)責(zé)各自專(zhuān)用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類(lèi)

5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次:

a.第一層次為《質(zhì)量手冊(cè)》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術(shù)類(lèi)文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等;

d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質(zhì)量手冊(cè)》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門(mén)主管負(fù)責(zé)編制。

5.2.3《技術(shù)類(lèi)文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等由技術(shù)開(kāi)發(fā)部或有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)編制。

5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制。

5.2.6《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《技術(shù)類(lèi)文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識(shí)按照《質(zhì)量體系文件編寫(xiě)導(dǎo)則》要求執(zhí)行。

5.3文件的審批權(quán)限

5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。

a.《質(zhì)量手冊(cè)》由管理者代表審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn);

b.《程序文件》由有關(guān)職能部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);

c.《技術(shù)類(lèi)文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等由有關(guān)職能部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審定;

d.其它管理文件,屬部門(mén)級(jí)工作文件由各部門(mén)主管審核,部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級(jí)文件由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。

5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

5.4文件的發(fā)放和使用

5.4.1文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí),文件受控目錄由文件管理部門(mén)提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發(fā)號(hào)。

5.4.2文件的發(fā)放

a.《質(zhì)量手冊(cè)》按審批的范圍發(fā)放;

b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

c.其他文件的發(fā)放,按編制部門(mén)建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。

d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫(xiě)《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號(hào)和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷(xiāo)毀。

5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí),文件使用人填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》到文件管理部門(mén)辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷(xiāo)毀,并做好記錄。

5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中

做出說(shuō)明(必要時(shí)作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),注明丟失文件作廢,必要時(shí)文件管理員通知有關(guān)使用部門(mén),防止誤用。

5.4.7對(duì)使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁(yè)另外保存,如對(duì)文件理解不清時(shí),由該文件的編制部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改提出人或提出部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》,說(shuō)明更改原因,對(duì)重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門(mén)進(jìn)行,若指定其他部門(mén)審批時(shí),該部門(mén)應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。

5.5.3文件更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請(qǐng)單》意見(jiàn)實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時(shí)收回作廢的舊文件,以確保各部門(mén)所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁(yè)形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號(hào);文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷(xiāo)毀的作廢文件,由文件管理員填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》,文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。需作資料保留的作廢文件,申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件留用申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫(xiě)《歸檔文件資料目錄臺(tái)帳》,存檔保管,存入軟盤(pán)的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識(shí)。為防止文件的丟失,所有存入軟盤(pán)的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時(shí)借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門(mén)的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來(lái)文件的審核,由技術(shù)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類(lèi)在用文件的有效性,對(duì)于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。

6.相關(guān)文件和記錄

QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請(qǐng)單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺(tái)帳》

QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請(qǐng)單》

QR/SH05.01-07《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》