物業程序文件:文件資料管理程序

1.目的

規范公司和各管理處/部門文件資料的管理,確保文件資料處于受控狀態。

2.范圍

適用于公司各管理處/部門文件資料的管理。

3、定義

無

4.職責

部門/崗位工作職責頻次/時間

總經理審批公司紅頭文件,必要時對各管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日

分管負責人必要時對分管管理處、部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日

管理處/部門負責人審批以本管理處/部門名義發布的文件。

對本管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。及時

經辦人員編制需發布的文件、辦理文件規定的相關事項。及時

文件管理員文件的管理、控制。及時

辦公室負責對物業公司級行政文件、其他文件、外來公文的管理、控制及時

5.方法及過程控制

5.1文件的分類

5.1.1行政文件:公司級人事任免、獎懲決定、對內外發文等以紅頭文件形式發布,公司日常往來函、公司級會議紀要、管理處/部門級行政文件以非紅頭文件形式發布。

5.1.2業務文件:包括各類管理制度、組織架構、職務說明書等。

5.1.3其他文件:包括新聞稿件、宣傳海報等(不需編號)。

5.1.4外來文件:包括外來公文和外來標準/法規。外來公文指政府部門、上級公司下發的公文。外來標準/法規指政府部門制定的與公司業務有關的各種行業標準、管理/技術標準、法律法規;上級公司下發的各種管理制度等。

5.2文件的編碼及格式

5.2.1公司級行政文件編號方法為:物總字【年度】序號,序號為三位數。須經辦公室審批、統一管理。紅頭文件格式如下:

紅色文件頭

編號(小四宋體)

文件名稱(小二號黑體、加粗)

文件內容(小四號宋體)

簽署人(四號宋體)

(小四號宋體)zz物業管理有限公司

(小四號宋體,中文數字)二○○五年六月七日

5.2.2部門級行政文件編號方法為:部門/管理處簡稱【年度】序號,序號為三位數。部門/管理處簡稱如:辦公室、品質、財務、經管、世貿、城花、都花、新城、美樹、水晶城、東麗湖、西青,如增加新部門/管理處,由品質管理部確定部門簡稱。格式為:

物業公司文件(小三號黑體、加粗)

文件編號(四號黑體)

文件名稱(小二號黑體、加粗)

文件內容(小四號宋體)

(小四號宋體)zz物業管理有限公司

(小四號宋體)部門/管理處名稱

(小四號宋體)簽名:

(小四號宋體,中文數字)二○○五年七月十五日

注:業務部門文件的字體須符合以上要求,字號可根據具體情況確定,但須保持文件各部分字號大小的協調性。

5.2.3業務文件格式

5.2.3.1組織架構和職務說明書

*****組織架構/職務說明書(三號黑體、加粗)

部門/管理處簡稱-年度-編號(每年從01開始)(小四黑體)

文件內容(宋體)

編制:審核:審批:(宋體)

年月日年月日年月日(宋體)

5.2.3.2各類管理制度

A.文件表頭樣式

***(管理處/部門名稱)管理制度編號TJzzWY(部門簡稱)-***

名稱版本A/0第頁共頁

編制更改審核批準生效期年月日

B.管理處/部門可根據需要將管理制度分為"顧客關系"、"環境"、"職能"、"安全"、"工程"等類別,并通過文件編號予以區分,如:花園新城"客戶關系"類文件編號為"TJzzWY(新城)-K**(**:為序號,從01開始)"。

C.版本控制:按體系文件控制方法執行。

5.3文件的發布

5.3.1所有文件均需經過審批后方可發布。通過宣傳欄向顧客公布的信息須保存審批記錄。

5.3.2重要文件送達開發商、業主/業主委員會及相關業務單位時,須請對方在《文件發放簽收表》簽收,并保存簽收記錄。

5.4文件的更改

5.4.1文件如需更改,須由原文件擬定部門進行更改并按文件原審批程序重新報批。

5.5外來文件的處理

5.5.1當管理處收到外來公文需處理時,填寫《文件處理表》,由管理處負責人提出處理意見,同時抄送辦公室、品質管理部,必要時報相關職能部門提出處理意見后進行處理,處理完后由文件管理員負責存檔。

5.5.2收到外來標準/法規時,按《質量記錄及文檔管理程序》處理。

5.6文件的存檔

按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。

5.7電子文檔的管理

按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。

5.8文件的保密

5.8.1公司需嚴格保密的文件包括:總經理辦公會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、重大事故分析報告、薪金福利制度、獎金分配數額及其它重要文件等。

5.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時,須加密碼

。

5.8.3有權閱讀保密文件的公司職員對保密文件負有保密責任。

6.支持性文件

TJzzWY4.2.4-Z01《質量記錄及文檔管理程序》

7.質量記錄表格

TJzzWY4.2.3-Z01-F2《文件發放簽收表》

TJzzWY4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲清單》

TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件處理表》

篇2:監理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定

3?職責

3.1?總監理工程師

3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。

3.2?專業監理工程師

負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監理信息流程

根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2?建立監理信息編碼規定

工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。

4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。

4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:

a)?監理合同;

b)?監理規劃、監理細則;

c)?監理指令;

d)?監理工作日志;

e)?監理周(月)報;

f)?會議紀要;

g)?審核簽認文件;

h)?工程質量認證文件;

i)?危險源、環境因素調查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗收記錄;

l)?質量事故調查及處理報告;

m)?各種監理內部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設計文件;

q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;

r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。

4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。

4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業指導書》等;

d.第四層次為《質量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業指導書》等由技術開發部或有關部門負責編制。

5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發布前由授權人員審批其適用性。

a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術類文件》、《作業指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質保部發布。

5.4文件的發放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發號。

5.4.2文件的發放

a.《質量手冊》按審批的范圍發放;

b.《程序文件》按審批的范圍發放;

c.其他文件的發放,按編制部門建議的范圍經批準發放。

d.文件的發放由文件管理人員填寫《文件發放領用登記表》,按批準發放范圍發放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發現由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續,文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續,但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發放領用登記表》的名單發放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》