監理文件資料管理辦法
1?范圍
本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。
2?引用文件和術語
Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定
3?職責
3.1?總監理工程師
3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。
3.1.2?明確監理信息流程。
3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。
3.2?專業監理工程師
負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。
3.3?信息管理員
根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。
4?控制程序
4.1?明確監理信息流程
根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。
4.2?建立監理信息編碼規定
工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。
4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。
4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。
4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:
a)?監理合同;
b)?監理規劃、監理細則;
c)?監理指令;
d)?監理工作日志;
e)?監理周(月)報;
f)?會議紀要;
g)?審核簽認文件;
h)?工程質量認證文件;
i)?危險源、環境因素調查資料;
j)?工程款支付證明;
k)?工程驗收記錄;
l)?質量事故調查及處理報告;
m)?各種監理內部臺賬;
n)?工程施工文件資料;
o)?工程收函;
p)?勘察、設計文件;
q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;
r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;
s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。
4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。
4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。
4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。
篇2:監理文件資料管理辦法
1?范圍
本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。
2?引用文件和術語
Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定
3?職責
3.1?總監理工程師
3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。
3.1.2?明確監理信息流程。
3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。
3.2?專業監理工程師
負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。
3.3?信息管理員
根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。
4?控制程序
4.1?明確監理信息流程
根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。
4.2?建立監理信息編碼規定
工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。
4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。
4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。
4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:
a)?監理合同;
b)?監理規劃、監理細則;
c)?監理指令;
d)?監理工作日志;
e)?監理周(月)報;
f)?會議紀要;
g)?審核簽認文件;
h)?工程質量認證文件;
i)?危險源、環境因素調查資料;
j)?工程款支付證明;
k)?工程驗收記錄;
l)?質量事故調查及處理報告;
m)?各種監理內部臺賬;
n)?工程施工文件資料;
o)?工程收函;
p)?勘察、設計文件;
q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;
r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;
s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。
4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。
4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。
4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。
篇3:科技公司文件資料管理辦法
z科技公司文件資料管理辦法
本辦法對文件資料的收發、審批、歸檔、保管進行了具體規定。
一、文件歸檔范圍
1、以下各類文件資料由技術質量部歸檔管理:
(1)涉及公司開發、經營、工程、管理等技術性文件資料和質量管理體系方面的文件資料。
(2)涉及公司對外簽訂的經濟合同、技術建議書、投標書、各種協議等。
(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。
2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:
(1)公司業務活動中收到的文件、函件等。
(2)公司發布的規章制度,管理辦法等。
(3)外來文件的回復文件。
(4)各部門工作中向公司領導提交的請示、報告、批件等。
3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:
(1)各部門專業文件、資料及相關文檔。
(2)各部門提交的請示、報告及批示的復印件。
4、對外簽訂的經濟合同技術質量部和財務部均留原件歸檔。
二、文件收發、傳發、報批。
公司文件資料的收發、傳發、報批由綜合辦統一負責,詳見文件收、發流程圖及文件處理單。
三、文件編號規定
1、綜合辦對文件在收發時統一進行編號、登記以便管理。
2、編號格式為:z*字[****]第Y號。
*表示文件來源部門。開--技術開發部,支--技術支持部,市--市場部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質--質量部,企--企發部,財--財務部。
Y表示文件的編號,發文按發放的順序進行流水編號。對于發文或修改的文件,各部門按順序進行流水編號。
[****]-表示年號,如;2012、2013。
四、文件資料的移交
各部門移交文件時,應辦理移交手續,交接均由專人負責,并填寫移交文件清單,見附表。
五、規章制度、管理辦法的報批及下發
各部門制定的規章制度和管理辦法,經征求公司各相關部門意見并通過后,填寫建議處理表;將規章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規章制度或管理辦法附上建議處理表后上報公司領導審批。審批同意的綜合辦將其下發各相關部門。未獲批準的,綜合辦將公司領導簽署的意見反饋給相關部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。
六、文件管理機構及職責
1、公司技術資料管理由技術質量專人負責。
2、公司收發文件及各項規章制度的發布由綜合辦專人負責。
3、各部門的質量員應負責收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關文件資料。
七、文件保管制度
1、技術質量部,綜合辦應有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔文件要進行分類登記。
3、文檔管理員要熟悉所負責的文檔資料,了解使用者的需求。
4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。
(1)技術性資料、合同協議等保管期為10年。
(2)文檔性資料保管期為5年。
(3)有明確規定保存期的文檔,從其規定。
5、涉及行業標準,技術規范等方面的文件資料應蓋上"受控文件"章。將已過期文件資料蓋上"作廢文件"章,報批予以銷毀。
6、嚴格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護工作。
7、文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數,發現異常或被盜,丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
8、根據公司的實際情況,新項目(例如:建議書、投標書、合同等)要求項目完成后應及時歸檔,對于項目周期較長的,建議各部門3周內將現有文件歸檔。
八、文件保密級別
文件級別分為兩級:機密和一般。
文件保密級別由文件制作部門確定,技術質量部或綜合辦審核。
九、檔案借閱制度
1、屬于公司機密檔案的,未經許可不得外借、外傳。
2、借閱文檔資料屬機密的,需由公司總經理或副總經理批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質量部及時予以處理。
7、發生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
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