z科技公司文件資料管理辦法

本辦法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。

一、文件歸檔范圍

1、以下各類(lèi)文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:

(1)涉及公司開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。

(2)涉及公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書(shū)、投標(biāo)書(shū)、各種協(xié)議等。

(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。

2、以下各類(lèi)文件資料由綜合辦歸檔管理:

(1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件等。

(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。

(3)外來(lái)文件的回復(fù)文件。

(4)各部門(mén)工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請(qǐng)示、報(bào)告、批件等。

3、以下各類(lèi)文件資料由各部門(mén)歸檔管理:

(1)各部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。

(2)各部門(mén)提交的請(qǐng)示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。

4、對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。

二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批。

公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé),詳見(jiàn)文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。

三、文件編號(hào)規(guī)定

1、綜合辦對(duì)文件在收發(fā)時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、登記以便管理。

2、編號(hào)格式為:z*字[****]第Y號(hào)。

*表示文件來(lái)源部門(mén)。開(kāi)--技術(shù)開(kāi)發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場(chǎng)部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財(cái)--財(cái)務(wù)部。

Y表示文件的編號(hào),發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號(hào)。對(duì)于發(fā)文或修改的文件,各部門(mén)按順序進(jìn)行流水編號(hào)。

[****]-表示年號(hào),如;2012、2013。

四、文件資料的移交

各部門(mén)移交文件時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),交接均由專(zhuān)人負(fù)責(zé),并填寫(xiě)移交文件清單,見(jiàn)附表。

五、規(guī)章制度、管理辦法的報(bào)批及下發(fā)

各部門(mén)制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)并通過(guò)后,填寫(xiě)建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫(xiě)好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門(mén)。未獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)反饋給相關(guān)部門(mén)。綜合辦保留原始批件,并做記錄。

六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

3、各部門(mén)的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)文檔資料和移交相關(guān)文件資料。

七、文件保管制度

1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應(yīng)有存放資料的專(zhuān)門(mén)文件柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類(lèi)登記。

3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。

4、按文件類(lèi)別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷(xiāo)毀。具體銷(xiāo)毀工作見(jiàn)文件銷(xiāo)毀流程圖。

(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。

(2)文檔性資料保管期為5年。

(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。

5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上"受控文件"章。將已過(guò)期文件資料蓋上"作廢文件"章,報(bào)批予以銷(xiāo)毀。

6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護(hù)工作。

7、文件管理人員要定時(shí)檢查文件專(zhuān)柜,核對(duì)件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜,丟失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。

8、根據(jù)公司的實(shí)際情況,新項(xiàng)目(例如:建議書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同等)要求項(xiàng)目完成后應(yīng)及時(shí)歸檔,對(duì)于項(xiàng)目周期較長(zhǎng)的,建議各部門(mén)3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。

八、文件保密級(jí)別

文件級(jí)別分為兩級(jí):機(jī)密和一般。

文件保密級(jí)別由文件制作部門(mén)確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。

九、檔案借閱制度

1、屬于公司機(jī)密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理人員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。

7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來(lái)的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎(jiǎng)懲條例》予以相應(yīng)的處罰。

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篇2:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術(shù)語(yǔ)

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責(zé)

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫(xiě)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2?專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專(zhuān)業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類(lèi)存放

在工程建設(shè)全過(guò)程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類(lèi)后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來(lái)文件要建立記錄臺(tái)帳,臺(tái)帳應(yīng)有“往來(lái)文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過(guò)程文件、實(shí)施過(guò)程所要求的文件和來(lái)自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過(guò)程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報(bào);

f)?會(huì)議紀(jì)要;

g)?審核簽認(rèn)文件;

h)?工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i)?危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗(yàn)收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設(shè)計(jì)文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見(jiàn)、組織間來(lái)往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類(lèi)存放,并建立目錄。同時(shí)建立定期盤(pán)點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)管理登記,由專(zhuān)業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫(xiě)“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。

4.7對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無(wú)效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。