安全社區(qū)創(chuàng)建文件與資料管理檔案制度

1、加強(qiáng)文書檔案、圖像檔案資料的管理工作,保證文書檔案、圖像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管,專人負(fù)責(zé)。

2、創(chuàng)建辦公室負(fù)責(zé)文件與資料的歸檔,督促和日常管理工作。對(duì)相關(guān)資料必須按規(guī)定立卷,各工作組在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

3、堅(jiān)持各工作組收集保管、創(chuàng)建辦公室定期歸檔制度。

4、歸檔范圍:重要的會(huì)議資料,包括文件、會(huì)議的通知、報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等;反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、各種規(guī)章制度等。

5、創(chuàng)建辦公室成員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理。

篇2:監(jiān)理文件資料日常管理實(shí)施細(xì)則

監(jiān)理工作文件及資料日常管理實(shí)施細(xì)則

為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作,使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的軌道,結(jié)合本工程項(xiàng)目實(shí)際情況,公司制定了"施工階段資料管理制度"期,要求監(jiān)理部按本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行:

(一)監(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類,質(zhì)檢資料類,進(jìn)度控制文件類,計(jì)量支付類,施工原始記錄類進(jìn)行分合同、分類歸檔。

(二)綜合文件類按照竣工驗(yàn)收文件、月報(bào)及工程總結(jié)、監(jiān)理及承包合同、變更設(shè)計(jì)文件、一般文件類歸檔。

1、竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、交工驗(yàn)收申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件。

2、月報(bào)及工程總結(jié)包括月形象進(jìn)度報(bào)表,監(jiān)理月報(bào),年中、終及最終工程總結(jié)報(bào)告。

3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務(wù)協(xié)議書、各合同段承包合同以及補(bǔ)充協(xié)議書。

4、變更設(shè)計(jì)文件類包括變更會(huì)議紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)申請(qǐng)表、變更令,應(yīng)分合同按順序歸檔。

5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文,監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令,監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要,監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時(shí)間分類歸檔,監(jiān)理部下發(fā)通知、上報(bào)文件按成文時(shí)間單獨(dú)歸檔;會(huì)議紀(jì)要及工作指令分合同按時(shí)間順序分別歸檔;監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則單獨(dú)歸檔。

(三)圖紙類包括設(shè)計(jì)及施工圖紙、變更設(shè)計(jì)圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護(hù)、斷面圖、變更設(shè)計(jì)圖順序分別歸檔,其中變更設(shè)計(jì)圖按下發(fā)的時(shí)間順序排列。

(四)質(zhì)檢資料類按試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、測(cè)量資料、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔:

1、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告包括各種原材料試驗(yàn)報(bào)告、砼及砂漿配合比試驗(yàn)報(bào)告、砼及砂漿強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告、壓實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告、穩(wěn)定土強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、水泥劑量試驗(yàn)報(bào)告、油石比試驗(yàn)報(bào)告、篩分試驗(yàn)報(bào)告、其他各種試驗(yàn)報(bào)告、外購材料(產(chǎn)品)合格證書。試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告應(yīng)分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。

2、測(cè)量資料類包括導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測(cè)成果表、施工測(cè)量放樣單、各項(xiàng)工程高程測(cè)量結(jié)果、線路測(cè)量結(jié)果、測(cè)量原始紀(jì)錄。導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測(cè)成果表單獨(dú)成冊(cè),施工測(cè)量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。

3、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)檢資料包括分項(xiàng)開工報(bào)告、檢驗(yàn)申請(qǐng)單、質(zhì)檢表及檢測(cè)結(jié)果、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項(xiàng)開工、檢驗(yàn)申請(qǐng)、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、中間交工證書順序分類歸檔。

4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報(bào)告、停工、復(fù)工令分合同分類歸檔。

5、試驗(yàn)資料類由試驗(yàn)專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,測(cè)量資料類由測(cè)量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)檢資料由各合同組長(zhǎng)統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。

(五)進(jìn)度控制文件類包括總進(jìn)度圖(表)、計(jì)劃、批準(zhǔn)文件,分期進(jìn)度圖(表)、(月、季、年)計(jì)劃、批準(zhǔn)文件,開工令,開工報(bào)告,施工組織設(shè)計(jì),有關(guān)進(jìn)度的往來文件。分合同依時(shí)間順序分類歸檔。

(六)計(jì)量支付類包括中期計(jì)量支付證書、計(jì)量支付報(bào)表、中間計(jì)量表、質(zhì)檢資料、開工預(yù)付款支付證書、材料預(yù)付款支付證書、終期支付證書及附件資料,分合同依時(shí)間先后順序分類歸檔。

(七)施工原始記錄類包括監(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄,分合同段分類歸檔,其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理員填寫。

(八)所有監(jiān)理文件及資料除試驗(yàn)、測(cè)量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。

(九)所有往來文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。

(十)所有文件盒必須建立文件清單目錄,后附備考表。

(十一)所有保存文件必須清晰,原則上保存原件。

(十二)建立文件閱辦制度及登記請(qǐng)單。

(十三)所有文檔由綜合組在微機(jī)上做好文件索引并保存。

(十四)年終由綜合組對(duì)本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。

(十五)工程結(jié)束按業(yè)主竣工文件編制辦法對(duì)監(jiān)理文件進(jìn)行歸檔、上報(bào)。

篇3:X房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

1.目的

通過對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制,確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

2.范圍

本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制,包括外來文件和資料。

3.職責(zé)

3.1工程部是文件控制的主管部門,主要負(fù)責(zé):

a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況;

b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;

3.3各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作;

3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

4.控制程序

4.1受控文件的范圍:

4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件;

4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料;

4.1.3外來文件和資料,包括:法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

4.2文件和資料的編制與審批

4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定,由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件,并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn):

a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn);

c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制,根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定,由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

d.外來文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記,由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。

4.2.2文件的編寫要求,執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。

4.3文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放

4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法,對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。

4.3.2對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件,需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別,對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件,具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規(guī)等資料,不需加蓋受控章。

4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍,由發(fā)放部門做好發(fā)放登記,填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發(fā)放章,登記發(fā)放情況。

4.3.3各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件,填寫"文件接收登記表"。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改時(shí),由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單",說明更改的理由和內(nèi)容,并由原審批人審批,當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí),應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

4.4.2文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。

4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng),采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態(tài),以字母"G"加順序數(shù)字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后,應(yīng)換版發(fā)行。

4.4.4對(duì)圖樣的修改,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

4.5文件的保存與回收

4.5.1對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理,執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料,由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。

4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印,需要時(shí),應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng),批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行復(fù)制。

4.5.4文件換版后,由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收,并進(jìn)行記錄,對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí),應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。

4.6外來文件的控制

4.6.1對(duì)外來文件,由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。

a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī),由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記,交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施;

b)工程施工技術(shù)類文件,由工程部負(fù)責(zé)保存和處理,對(duì)建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發(fā)放項(xiàng)目部使用。

c)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等,由策劃營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)處理。

4.6.2各部門按照分工管理范圍,負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來文件(如:最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等),并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。

4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理,做好信函的收發(fā)和處理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

4.11工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查,并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作,進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

5.質(zhì)量記錄

5.1QR05-01文件發(fā)放登記表

5.2QR05-02文件接收登記表

5.3QR05-03文件借閱登記表

5.4QR05-04文件更改申請(qǐng)/通知單

5.5QR05-05受控文件清單

6.支持性文件

6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》

6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

6.6Q/TZH-WI-011《信

函管理辦法》

6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》