技術(shù)學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法

為使后管處及各科室資料管理更規(guī)范化、制度化,確保歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為后勤管理工作服務(wù),根據(jù)學(xué)院檔案管理部門的規(guī)定,結(jié)合我處實(shí)際情況,特制定本辦法。

后管處資料管理工作實(shí)行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。

一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:

“一級管理”的資料主要包括:

1、上級機(jī)關(guān)、學(xué)院、相關(guān)部門的發(fā)文以及后管處的行文,后管處的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、招標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、申請報告等文件;

2、后管處組織的各項(xiàng)活動中形成的文件;

3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;

4、新校區(qū)建設(shè)資料;

5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節(jié)能工作、安全工作、廉政建設(shè)工作、固定資產(chǎn)管理工作等;

“二級管理”的資料主要包括:

1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛(wèi)會的工作臺賬;③物管餐飲商務(wù)監(jiān)管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計(jì)量資料;⑥教職工購房補(bǔ)貼資料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項(xiàng)目的全套過程資料;③設(shè)備、管線維修監(jiān)管考評臺賬等等。

3、衛(wèi)生所主要包括:①衛(wèi)生所的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫(yī)保管理臺賬;⑤學(xué)生教職工體檢、預(yù)防接種資料;⑥計(jì)劃生育、獨(dú)生子女、婦幼保健、兒童統(tǒng)籌、健康教育等工作臺賬等等。

二、文件資料分類:(除處室行文外)

A類文件資料包括:向上級部門申報的相關(guān)資料,如申請報告、審批表;

B類文件資料包括:與學(xué)院相關(guān)部門之間的各類工作聯(lián)系;

C類文件資料包括:處室或科室內(nèi)部使用管理文件,如工作職責(zé)、工作制度、各項(xiàng)臺賬記錄;

三、文件資料管理的具體工作:

主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各類文件,均應(yīng)按統(tǒng)一格式起草。

2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。

3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛(wèi)、基)-類別(A、B、C)-年份(06)-序號。

4、文件的審批:需相關(guān)部門、院領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件(招標(biāo)書、合同協(xié)議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。

5、文件的收集、分類:主要包括部門內(nèi)和部門外的兩大文件的收集工作,其中內(nèi)部文件主要包括七大類:①合同協(xié)議;②會議紀(jì)要;③工作聯(lián)系單(簽證單、驗(yàn)收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標(biāo);⑥工作計(jì)劃、工作總結(jié);⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關(guān)部門傳遞讀閱文件等。

6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統(tǒng)一保管,即二級管理轉(zhuǎn)交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結(jié)案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應(yīng)的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當(dāng)事人可協(xié)商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經(jīng)常調(diào)用查閱,則部門應(yīng)自行復(fù)印一份留用備查。資料移交驗(yàn)收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。

7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續(xù),比較重要的文件資料應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且復(fù)印留底,防止丟失。

篇2:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術(shù)語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責(zé)

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2?專業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實(shí)際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報;

f)?會議紀(jì)要;

g)?審核簽認(rèn)文件;

h)?工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i)?危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗(yàn)收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設(shè)計(jì)文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項(xiàng)目的上級文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識明確。對于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。

4.7對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質(zhì)量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;

d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質(zhì)量手冊》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。

5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。

5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

5.2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。

5.3文件的審批權(quán)限

5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。

a.《質(zhì)量手冊》由管理者代表審核、廠長批準(zhǔn);

b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);

c.《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長批準(zhǔn)。

5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

5.4文件的發(fā)放和使用

5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發(fā)號。

5.4.2文件的發(fā)放

a.《質(zhì)量手冊》按審批的范圍發(fā)放;

b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。

d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。

5.5.3文件更改申請批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請單》意見實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。

6.相關(guān)文件和記錄

QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領(lǐng)用申請表》