營運管理類標準指引

制定部門:營運部

購物中心部門文件資料管理規(guī)程

1.目的

為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。

2.范圍

適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。

3.職責

3.1部門員工負責自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領導。

3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導下進行資料整理工作,其主要職責是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導,并提出合理化建議。

3.3各板塊資料可存放于各相關板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負有全部責任。

4.作業(yè)內(nèi)容

4.1整理方法

裝訂:歸檔資料應按件裝訂,每份資料作為一件。

分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。

排列:歸檔資料應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結合時間、重要程度等排列。

4.2保管期限:分為永久、長期、短期。

4.3公司領導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。

4.4部門負責人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負責人批準,填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。

4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制,須經(jīng)分管領導或總經(jīng)理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負責人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領導審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。

4.6借閱、使用資料必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進行處罰。

4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。

4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負責人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。

4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀,尚需保存,則應在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷,對已批準銷毀的資料除特殊情況外,一般均應“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認已無利用價值時再行銷毀。

4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負責人批準后方可銷毀。

4.11因個人原因導致資料遺失,根據(jù)資料等級進行相應處罰

4.11.1普通級資料:

記過失一次,且按公司相關獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。

4.11.2重要級資料:

記重大過失一次,且按公司相關獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議HR扣除相應績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。

4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。

5.支持性文件

6.相關記錄

篇2:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項目的監(jiān)理資料。

3.2?專業(yè)監(jiān)理工程師

負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統(tǒng)一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報;

f)?會議紀要;

g)?審核簽認文件;

h)?工程質(zhì)量認證文件;

i)?危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設計文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監(jiān)理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀要,紀要內(nèi)容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應連接因特網(wǎng),建立計算機信息網(wǎng),以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。

4.7對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質(zhì)量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負責質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質(zhì)量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等;

d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質(zhì)量手冊》在管理者代表領導下由質(zhì)保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等由技術開發(fā)部或有關部門負責編制。

5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業(yè)指導書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標識按照《質(zhì)量體系文件編寫導則》要求執(zhí)行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權人員審批其適用性。

a.《質(zhì)量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

5.4文件的發(fā)放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發(fā)號。

5.4.2文件的發(fā)放

a.《質(zhì)量手冊》按審批的范圍發(fā)放;

b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準發(fā)放。

d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領用登記表》,按批準發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發(fā)放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發(fā)號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續(xù),但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數(shù))還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據(jù)批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發(fā)放領用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經(jīng)編制審核批準后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發(fā)部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規(guī)定的地點和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》