關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定

1總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。

2項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。

3對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。

4對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。

6項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。

7工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇2:公司體系管理文件:聘任書

公司體系管理文件:聘任書

企業名稱_________聯系人______________年___月___日

報到時間_________年___月___日上下午______時______分

報到地_____________

應聘保證書

企業名稱_________負責人__________

貴公司于_________年___月___日所發錄用通知已經收到。本人肯定按貴公司所要求時間報以,保證如約到貴公司就職,上述保證由本人親屬提供擔保。

姓名_________(簽字或印鑒)現住址___________

親屬擔保人________(簽字或印鑒)現住址____________

_________年___月___日

聘任書

聘字第______號

茲聘請_________先生(小姐)為本公司______部職稱______

在聘期間

自_________年___月___日起

至_________年___月___日止

此聘

總經理

_________年___月___日發

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業指導書》等;

d.第四層次為《質量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業指導書》等由技術開發部或有關部門負責編制。

5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發布前由授權人員審批其適用性。

a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術類文件》、《作業指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質保部發布。

5.4文件的發放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發號。

5.4.2文件的發放

a.《質量手冊》按審批的范圍發放;

b.《程序文件》按審批的范圍發放;

c.其他文件的發放,按編制部門建議的范圍經批準發放。

d.文件的發放由文件管理人員填寫《文件發放領用登記表》,按批準發放范圍發放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發現由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續,文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續,但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發放領用登記表》的名單發放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》