工廠質量體系文件資料管理程序

1.0目的

1.1為對與質量體系有關的文件和資料進行控制,確保各有關場所使用文件的有效版本,特制定本程序。

2.0適用范圍

本程序適用于與質量體系有關的文件和資料(包括軟件)的控制。

3.0引用文件及術語

3.1WSC-SZ/《質量手冊》

3.2ISO/TS16949:20**(E)質量管理體系

3.3GB/T19000―2000idtISO9000:2000《質量管理體系基礎和術語》

3.4TL9000Release4.0質量管理體系

4.0職責

4.1質量部為質量手冊、質量體系程序文件和外來文件(包括顧客提供的文件)控制的責任部門。

4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。

5.0工作程序

5.1文件和資料的分類及編號

1)文件和資料主要分為如下幾類:

A.質量手冊

B.質量體系程序文件

C.管理文件

D.作業文件及其它資料

E.顧客提供的產品及技術文件

F.各類標準和法律法規

2)所有文件分受控分發和非受控分發。受控分發視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章,非受控分發一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

3)文件的編寫

A.質量手冊由質量部和人力資源及行政部組織編寫。

B.質量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。

一個程序文件基本上就是一個控制文件,它是用來規定“質量手冊”描述的質量程序的必要功能的實際操作,一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要,同時必須用特別提供的文件格式。

C.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.

D.一個程序文件由任何對執行質量程序有責任的授權人或組織起草,這個人或組織應該是:

a.有權力或能力改變操作

b.對結果負解釋權和責任

c.對主題具有透徹的理解。

一個程序文件對它的執行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的,對它的目的所產生的結果是充分的,負責執行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。

4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業文件):

一個封面包含:

A.格式上的唯一識別碼。如:WSC.SZ.*―YY、WSC.SZ.*****.YY等。

B.頒布日期和版本號。

C.程序文件的標題-----描述該文件的內容。

D.起草者,審核者和批準者的簽名。

E.從封面開始,包括附錄在內每頁必須標注“版本號”、“第*頁共Y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁:“版本變更記錄”

5.3文件的審批

1)質量手冊由質量管理者代表審核、總經理批準。

2)質量體系程序文件由責任部門負責編寫,職能部門經理/指定人員審核并由管理者代表/部門經理批準。

3)管理文件由人力資源及行政部編寫,部門經理負責批準.

5.4文件登記、發放、借閱

1)文件中心在公共盤上建立有效文件的清單,對所有質量體系文件進行控制管理。所有質量體系文件批準后,由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單,并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求,建立《文件分發記錄單》,進行硬拷貝發放,發放時須在首頁上加蓋紅色“ISSUETO”章。

2)單頁或多頁子文件發放程序同一般文件。

3)當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時,由申請者向DCC提出,經同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料,需收回相應的舊文件和資料;丟失或破損而補發的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經理在《文件分發記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應的發放記錄。

4)提供給顧客和認證機構的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發放給采購管理部,采購管理部接收后應在分發記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾,然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。SQE根據一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

6)按生產訂單分發的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章,并在分發記錄單上登記,接收人簽收。分發件在一次性使用后自動失效,由生產部負責銷毀。

7)對于工程部設計開發中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用Draft印章進行簡單的控制:

A.登記:工程部在新產品樣品設計和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經顧客批準的供應商清單(AVLlist),由設計開發中心登記。僅保存電子版的文件。

B.發放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產品制造令(MO)發放到設計開發中心的制造小組,無須建立文件發放記錄。采購件圖紙和AVLlist發放到采購部和質量部,需建立文件發放記錄。

C.更改:當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時,工程部負責按發放記錄收回舊版文件,發放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢,然后收回。

D.文件收回:當新產品準備進入小批量生產時,工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級為正式版。同時會通過Agile輸入系統。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發放給質量部和供應鏈部的和AVLlist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回,然后發放正式

版采購件圖紙。

5.5文件的更改

1)文件需要更改時,應由文件原設計或編制部門(人)直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

2)文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行,當發生機構調整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。

3)文件升級以后,原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“OBSOLETE”印章,保存在文件中心,不作銷毀,在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統一碎化銷毀。按新《文件分發記錄單》發放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

4)一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行,更改非本部門設計或編制的文件,必須有原設計或編制部門的書面授權,并提供有關的背景資料。

5)文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知,說明一個文件已經作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。

6)所有程序文件,作業指導書保存三年。

5.7顧客提供的文件的控制

1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負責登記,建立相應的文件清單,按受控文件方式管理。有關這些文件的更新,由項目經理控制。當這些文件需要更新時,項目經理或負責此項目的的工程師把新版文件送至DCC(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項目工程師根據需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色"RECEIVED"接受章,然后按項目工程師的要求發放硬拷貝件,舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產,在沒有得到顧客的書面授權時,絕對不可擴散和傳播。

2)質量部負責對發放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

3)總經理負責公司內部執行的有關國家的法律、法規性文件的有效性。

4)顧客文件長期保持在文件中心。

5.8各類標準建立相應清單,由使用者直接向文件中心借閱。

5.9主要文件和資料的編號法則

1)質量手冊的編號說明

WSC-SZ/QEM-**

手冊的版本號

手冊英文縮寫

深圳z公司英文名稱簡稱

圖表1

2)質量體系程序文件的編號說明

WSC.SZ.*-YY

程序文件序號(從01開始的流水號)

質量手冊中對應要素序號

深圳(英文縮寫)

深圳z公司

*注:其中“*”是質量手冊中對應的要素序號,對于管理程序中和質量管理程序有關的,按質量手冊中的序號分配,無法并入質量手冊的要素序號的文件,統一分配“4”。

3)管理/作業文件的編號說明

WSC.SZ.*****.YY

管理/作業文件序號(從01開始的流水號)

管理/作業文件分類名稱(英文縮寫)

深圳(英文縮寫)

深圳z公司

4)產品文件的編號說明

由于產品文件的歷史的多樣性,繼續使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產品代碼相對應。機柜產品稱作PI,電子組裝產品稱作MPI。

5)質量記錄的編號說明

Form*.*Y-ZIssueA

版本號(從1開始的流水號)

序列號(從1開始的流水號)

從a開始的流水號

質量手冊中對應要素序號

6.0文件中心使用的樣章

“分發”章

內部文件"原件"章

外部文件“收到”章

“非受控”章

“給供應商”章

"作廢"章

"一次性使用"章

7.0文件控制流程圖(見下頁)

8.0執行本程序形成以下記錄:

8.1《文件借閱記錄單》

8.2《文件分發記錄單》

8.3《作廢文件通知》

附加說明

本程序由質量部提出

本程序由質量部起草,并負責解釋

篇2:監理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定

3?職責

3.1?總監理工程師

3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。

3.2?專業監理工程師

負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監理信息流程

根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2?建立監理信息編碼規定

工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。

4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。

4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:

a)?監理合同;

b)?監理規劃、監理細則;

c)?監理指令;

d)?監理工作日志;

e)?監理周(月)報;

f)?會議紀要;

g)?審核簽認文件;

h)?工程質量認證文件;

i)?危險源、環境因素調查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗收記錄;

l)?質量事故調查及處理報告;

m)?各種監理內部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設計文件;

q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;

r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。

4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。

4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業指導書》等;

d.第四層次為《質量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業指導書》等由技術開發部或有關部門負責編制。

5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發布前由授權人員審批其適用性。

a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術類文件》、《作業指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質保部發布。

5.4文件的發放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發號。

5.4.2文件的發放

a.《質量手冊》按審批的范圍發放;

b.《程序文件》按審批的范圍發放;

c.其他文件的發放,按編制部門建議的范圍經批準發放。

d.文件的發放由文件管理人員填寫《文件發放領用登記表》,按批準發放范圍發放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發現由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續,文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續,但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發放領用登記表》的名單發放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》