物業程序文件:質量記錄及文檔管理程序

1.目的

為質量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

部門/崗位工作職責

辦公室負責收集、轉發、保存最新有效的行業標準和政策法規。

監督公司各管理處、部門文檔管理

品質管理部監督公司各部門質量記錄的控制。

收集質量管理體系標準,對其有效性負責。

保存最新有效的行業標準和政策法規。

相關部門收集、轉發及評估新的行業標準和政策法規對公司目前業務或管理工作的影響,根據需要修改或出臺相關文件。

管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質量記錄和文檔管理文件管理員收集保管質量記錄、文檔資料4.定義

質量記錄:體系文件規定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。

5.方法和過程控制

5.1現場質量記錄的管理

5.1.1做好清晰的標識,確保現場質量記錄無污損或破損等。

5.1.2班長以上管理人員應檢查現場質量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現場已填寫完畢的質量記錄送交文件管理員。

5.1.3每次體系文件全面修改后,品質管理部對各管理處、部門質量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內部質量審核同時進行。

5.2文件資料歸檔及管理要求

5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。

5.2.2歸檔時按照不同業務類別、表格類別(名稱)對已收集的質量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內附卷內文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據實際情況增加附表。

文檔編號文檔名稱產生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期

5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。

5.2.4歸檔資料應盡量在統一地點保存。工程部設備管理生成的質量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內。還可根據具體情況,制作兩聯的質量記錄表格,一份交管理處留存。

5.2.5安防、綠化工程質量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。

5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。

5.2.7文件管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續。

5.2.8《體系文件下發明細》、《質量記錄表格一覽表》由品質管理部填寫,《標準政策法規一覽表》由辦公室填寫,經現相關負責人審批后公布。

5.2.9各管理處/部門按照《質量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質量記錄報廢申請單》并經管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋"作廢保留"章繼續保留。

5.3文檔資料編碼規則

5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執行,一般以一、二級目錄為文檔標題。

5.3.2日常管理文檔編號方法為:"部門漢語拼音簡稱+**",如:城市花園為"CH01、CH02"。

5.4重要資料管理

5.4.1工程資料

5.4.1.1工程檔案包括:

A.由發展商提供的規劃、竣工、驗收資料

B.設施設備安裝、使用、維修保養技術資料;

C.物業質量證明文件和物業使用說明文件;

D.房屋本體和設備的改造變更資料

E.其它必要資料

5.4.1.2由發展商提供的小區/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統一保管。

5.4.1.3如資料不全,應及時向發展商索取,確保各類資料齊全。

5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯系人及電話要編制成表,以方便維修保養時查閱。

5.4.2顧客資料

5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。

5.4.2.2管理處控制中心應有業主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據情況定期更新資料內容。

5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經顧客或經理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。

5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內容,與被查資料一并保存。

5.4.3物業資料

5.4.3.1物業資料包括物業項目各類批文、建筑施工許可證及執照、管理及商業用房資料、住宅區基本情況及配套設施資料等。

5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內收集整理物業資料,并培訓到相關人員。

5.4.4標準政策法規管理

辦公室各職能部門各使用部門

5.5電子文檔管理

5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。

5.5.2管理處電子文檔應統一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據需要自行調整。

5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網絡系統管理規定》相關條款操作,管理軟件內容須每月備份,每年初須

對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。

5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經理備案。當事人如有離(調)職需完善交接手續。

6.支持性文件

TJzzWY6.3-Z01-02《電腦及網絡系統管理規定》

7.質量記錄表格

TJzzWY4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲清單》

TJzzWY4.2.4-Z01-F1《標準、政策法規一覽表》

TJzzWY4.2.4-Z01-F2《質量記錄表格一覽表》

TJzzWY4.2.4-Z01-F3《質量記錄報廢申請表》

TJzzWY4.2.4-Z01-F4《工程圖紙清單》

篇2:文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產經營活動的有序開展,實現文檔管理的程序化、規范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規定。

三、文件管理員應按以下程序工作

1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發文件報送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時應按文件收發的單位、性質分類,再根據時間先后排列存檔備查。

3、文件收發

文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發文單位、發文時間、收文時間、收文人簽名。

文件發文應填寫發文的表格,注明發文名稱、發文時間、發文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應由專職人員負責。

3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉借他人,愛護文件注意清潔,在規定時間內歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經站長同意后方可借閱。

3、文件管理員應遵守文件保密規定,不能借閱的文件嚴禁借閱。

六、處理

對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

篇3:煤礦調度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責,理順工作程序,規范調度文檔管理,根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。

(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺賬:

(1)綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況,重點工程和重點

工作調度情況,安全生產中出現的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數情況,領導交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應內容完整,數據準確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統一建立統計臺賬。

3.記錄簿:

建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故(突發事件)分析統計記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息;

(2)主要設備和重點安全生產環節視頻監控;

(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;

(4)顯示的數據應準確,實時集中監控。

(三)調度文檔內容齊全,數據準確,賬面整潔,記錄規范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。

(五)調度文檔的保存期限:

1.班、日調度記錄,月度及年度生產總結,調度臺賬保存1年以上。

2.調度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產數據和事故傷亡情況,未經有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規定銷毀。