項目管理處文檔管理規(guī)定

一、目的

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,進一步提高文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保管理處文檔的完整與安全。

二、適用范圍

適用于**物業(yè)管理處。

三、職責

3.1資料管理員負責管理處文檔資料的管理與歸檔工作。

3.2各業(yè)務塊負責人負責本部門文檔資料的收集、整理、檢查。

四、方法與過程控制

4.1資料管理員負責管理處的所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等)收集、存檔和保管工作,做到系統(tǒng)、準確、完整。

4.2任何人員借閱文件資料,須經(jīng)部門經(jīng)理批準,資料管理員須填寫《借閱登記表》,將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時間等予以詳細記錄。

4.3屬秘密文件的如顧客資料、公司保密性文件等要嚴格保密保管,未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可,不得給任何人員翻閱,不得復印,不得帶離辦公室;保密文件以電子文檔形式傳送時,須加密碼。

4.4員工個人檔案材料須保密,由部門人事管理員負責保管與存檔,未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可,他人無權(quán)翻閱,不得擅自外傳。

4.5文件資料須根據(jù)公司迎檢目錄、體系文件要求進行歸檔和保存,并做好文件標識。

4.6文件資料、質(zhì)量記錄須經(jīng)常進行清理、歸檔,按月、季、年定期歸檔,于首日后進行;及時申請報廢和清理過期文件,無保存必要的材料,經(jīng)管理處部門經(jīng)理批準可做銷毀處理。

4.7管理處購置的重要設(shè)備到貨時,資料管理員須檢查驗收說明材料等,并及時歸檔。

4.8管理處拍攝的記錄本部門各項活動的照片、聲像材料,在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理完畢,注明時間、地點、活動內(nèi)容,交資料管理員及時歸檔。

4.9管理處相關(guān)人員編輯的各類文件資料,在該文件資料獲得審批當日或者該事件關(guān)閉后三日內(nèi),必須將相關(guān)的電子文檔或書面材料送交資料管理員存檔。

4.10電子文檔須按公司要求進行分類存檔,每季度首月須將上季度重要文件上傳公司服務器存檔。

4.11資料管理員應根據(jù)公司體系文件和管理處規(guī)章制度的要求,編制各部門《質(zhì)量記錄定期存儲清單》下發(fā)各部門,并定期通報各部門質(zhì)量記錄提交情況。

4.12不按時提交質(zhì)量記錄的,納入管理處日常考核范圍。

五、支持性文件

GZWY4.2.3-Z01《文件資料管理程序》

六、質(zhì)量記錄表格

GZWY4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲清單》

GZWY4.2.4-Z01-F1《質(zhì)量記錄報廢申請單》

GZWY4.2.4-Z01-F2《質(zhì)量記錄檢查記錄表》

GZWY4.2.4-Z01-F3《標準、政策法規(guī)一覽表》

《質(zhì)量記錄定期存儲清單》

篇2:工程項目監(jiān)理文檔管理規(guī)定

工程項目監(jiān)理文檔管理辦法

為了加強我監(jiān)理部科技檔案的科學管理。并使其納入標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本工程項目的實際情況,特制定如下管理辦法:

1、在正副總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導下,由綜合組負責監(jiān)理部文檔管理工作。

2、檔案管理人員應不斷加強科技檔案工作專業(yè)知識的學習。認真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。

3、及時對往來文件進行登記。并建立收文閱辦制度。

4、嚴格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準私自外借。努力做好文檔的保密工作。

5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別(合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類)進行分類、編號、保存。并建立文件清單。

6、年終時應及時對本年度所有文件資料進行清理、統(tǒng)計工作。

7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導。

8、工程竣工時嚴格按照國家科技檔案案卷質(zhì)量要求分綜合類、工程質(zhì)量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監(jiān)理月報、照片和錄像七項對監(jiān)理文件資料進行組卷上報。

9、未盡事宜,按業(yè)主有關(guān)技術(shù)檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。