項目管理處文檔管理制度

根據國家檔案法和檔案管理規定,為進一步提高管理文檔工作的質量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定以下制度:

一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車輛檔案等)的存檔、收集和保管,做到完整、系統、準確。

二、任何人員借閱上述文件資料,須經管理處經理批準,登記日期、用途、經手人及歸還時間。

三、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

四、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

五、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是按內容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

六、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經管理處領導批準可做銷毀處理。

七、積極實行檔案現代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規范化和程序化。

八、會同有關部門,在購置重要設備到貨時,檢查驗收文件材料,并及時歸檔。

九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內容,交文檔管理員及時歸檔。

篇2:煤礦調度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責,理順工作程序,規范調度文檔管理,根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。

(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺賬:

(1)綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況,重點工程和重點

工作調度情況,安全生產中出現的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數情況,領導交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應內容完整,數據準確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統一建立統計臺賬。

3.記錄簿:

建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故(突發事件)分析統計記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息;

(2)主要設備和重點安全生產環節視頻監控;

(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;

(4)顯示的數據應準確,實時集中監控。

(三)調度文檔內容齊全,數據準確,賬面整潔,記錄規范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。

(五)調度文檔的保存期限:

1.班、日調度記錄,月度及年度生產總結,調度臺賬保存1年以上。

2.調度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產數據和事故傷亡情況,未經有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規定銷毀。

篇3:文檔管理制度范本

文檔管理制度

文檔管理制度

1、秘書科負責文書檔案的立卷歸檔工作,每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務。

2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規律,進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。

3、檔案的查(借)閱必須嚴格履行登記手續,使用檔案者必須愛護檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。

4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場所。

5、不得向無關人員談論檔案內容。

6、文檔必須排列整齊,編號準確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。