文檔管理制度

文檔管理制度

1、秘書科負責文書檔案的立卷歸檔工作,每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務。

2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規律,進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。

3、檔案的查(借)閱必須嚴格履行登記手續,使用檔案者必須愛護檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。

4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場所。

5、不得向無關人員談論檔案內容。

6、文檔必須排列整齊,編號準確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。

篇2:文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產經營活動的有序開展,實現文檔管理的程序化、規范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規定。

三、文件管理員應按以下程序工作

1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發文件報送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時應按文件收發的單位、性質分類,再根據時間先后排列存檔備查。

3、文件收發

文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發文單位、發文時間、收文時間、收文人簽名。

文件發文應填寫發文的表格,注明發文名稱、發文時間、發文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應由專職人員負責。

3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉借他人,愛護文件注意清潔,在規定時間內歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經站長同意后方可借閱。

3、文件管理員應遵守文件保密規定,不能借閱的文件嚴禁借閱。

六、處理

對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

篇3:煤礦調度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責,理順工作程序,規范調度文檔管理,根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。

(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺賬:

(1)綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況,重點工程和重點

工作調度情況,安全生產中出現的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數情況,領導交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應內容完整,數據準確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統一建立統計臺賬。

3.記錄簿:

建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故(突發事件)分析統計記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息;

(2)主要設備和重點安全生產環節視頻監控;

(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;

(4)顯示的數據應準確,實時集中監控。

(三)調度文檔內容齊全,數據準確,賬面整潔,記錄規范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。

(五)調度文檔的保存期限:

1.班、日調度記錄,月度及年度生產總結,調度臺賬保存1年以上。

2.調度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產數據和事故傷亡情況,未經有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規定銷毀。