公寓項目營銷部辦公室文檔處理程序

營銷部基本上是群體性的工作,而辦公室整體運作檔案和系統(tǒng)、文書處理等則由營銷部秘書負責統(tǒng)籌和管理。

1、文件處理

營銷部文件處理可分為以下三點:

(1)營銷書信往來

處理所有有關客戶營銷的信件,來源大約分為:

①書信往來;

②電報、電訊;

③圖文傳真、電子郵件。

(2)營銷書信回復及處理

基本上所有客戶合同可分為兩大類:商務客戶協(xié)議書及旅行社合同。所有客戶合同均為公司之商業(yè)機密,必須由秘書或其指定之文職人員負責統(tǒng)籌編印及存檔之工作,任何人員未經(jīng)許可不得攜離公司。所有經(jīng)客戶及公司雙方簽署生效之合同書,其正本應有一獨立之檔案保存,而抄送一影印本于專門存放該客戶之有資料檔案內(nèi),以防遺失及備查。

2、檔案資料處理

基于營銷部與外界來往之文件比較多,所以檔案資料的處理必須系統(tǒng)化。

(1)營銷書信檔案的處理

營銷書信檔案基本上以書信、電報、電傳及圖文傳真等為主,處理方式如下:

①以上所有文件均要分門別類獨立處理,所有外來之信件按照其類別存放于有關之檔案內(nèi);

②所有營銷部發(fā)出之信件應有一影印本存放于獨立之主檔案內(nèi);此外,亦須影印一份存放于有關該事項或該公司資料的檔案內(nèi)。

(2)團隊確認記錄檔案處理

所有團隊記錄檔案的處理包括內(nèi)部及外部使用的處理如下:

①以每年、每月及每日為分隔;

②所有有關該團隊的文件,除了分派給有關部門外,還要影印一副本并連同該檔案一同存放。

(3)營銷報告檔案處理;

營銷報告檔案可分為預算報告、營銷探訪及旅行社產(chǎn)量貢獻報告,處理如下:

①每份報告要有獨立的檔案處理;

②營銷探訪報告須再以其公司之英語字母順序再行排列存檔;

簽署人:zz物業(yè)管理有限公司

篇2:文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。

三、文件管理員應按以下程序工作

1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時應按文件收發(fā)的單位、性質分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。

3、文件收發(fā)

文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。

文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應由專職人員負責。

3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉借他人,愛護文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。

3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴禁借閱。

六、處理

對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

篇3:煤礦調(diào)度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責,理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。

(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺賬:

(1)綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點工程和重點

工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領導交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。

3.記錄簿:

建立調(diào)度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;

(2)主要設備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;

(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;

(4)顯示的數(shù)據(jù)應準確,實時集中監(jiān)控。

(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。

(五)調(diào)度文檔的保存期限:

1.班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結,調(diào)度臺賬保存1年以上。

2.調(diào)度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規(guī)定銷毀。