管理處文檔庫建立和目錄規(guī)范
管理處文檔庫建立和目錄
物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲(chǔ)備地,服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫的建立,可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。
1、文檔分類編號(hào)規(guī)則:
1)編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類,按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。如:一級(jí)目錄"物業(yè)規(guī)劃檔案"下的第一條"用地批準(zhǔn)文件",則其編號(hào)為"1-1",如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上,則每卷的編號(hào)順序?yàn)?1-1-1、1-1-2……"。
2)現(xiàn)場(chǎng)管理的日常工作文檔也須按序號(hào)進(jìn)行編碼,以防止在工作現(xiàn)場(chǎng)的遺失,在工作文檔完成后,由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號(hào)、存檔。
3)在文件夾(盒/袋)封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí),上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。文件夾(盒/袋)應(yīng)有卷內(nèi)目錄,詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。
4)文檔管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù),如文檔資料有遺失,追究當(dāng)事人責(zé)任。
2、文檔目錄分類
序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄
1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準(zhǔn)文件
項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料
驗(yàn)收證明資料
3工程檔案竣工資料
技術(shù)資料
4產(chǎn)權(quán)資料
5物業(yè)委托管理合同
6房屋使用及公眾制度房屋使用資料
7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料
8架構(gòu)及職責(zé)
9行政管理檔案
10后勤管理檔案采購文件資料
資產(chǎn)、倉庫管理記錄
內(nèi)務(wù)管理記錄
鑰匙管理記錄
11合同管理檔案
12人事管理檔案人事資料
員工培訓(xùn)記錄
員工考核記錄
崗位資格證書
13財(cái)務(wù)管理檔案
14維修基金管理
15房屋管理檔案房屋本體維修資料
房屋管理資料
16公用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備
管理資料
共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄
17給排水系統(tǒng)
管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)
18供配電系統(tǒng)管理檔案
19消防設(shè)備設(shè)施管理檔案消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄
20安全管理檔案安全管理資料
安全防范措施
安全工作記錄
21消防管理檔案消防管理資料
消防應(yīng)急方案
消防工作記錄
22車輛管理檔案停車場(chǎng)管理資料
停車場(chǎng)管理記錄
非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案
23保潔管理檔案保潔管理資料
保潔工作記錄
24消殺服務(wù)檔案
25綠化管理檔案綠化管理資料
綠化工作記錄
26業(yè)主檔案
27租戶檔案
28社區(qū)文化活動(dòng)檔案社區(qū)文化活動(dòng)資料
29經(jīng)營管理檔案有償服務(wù)檔案
商戶管理檔案
30客戶服務(wù)檔案客房服務(wù)工作記錄
31業(yè)主委員會(huì)檔案
篇2:管理處文檔庫建立和目錄規(guī)范
管理處文檔庫建立和目錄
物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲(chǔ)備地,服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫的建立,可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。
1、文檔分類編號(hào)規(guī)則:
1)編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類,按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。如:一級(jí)目錄"物業(yè)規(guī)劃檔案"下的第一條"用地批準(zhǔn)文件",則其編號(hào)為"1-1",如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上,則每卷的編號(hào)順序?yàn)?1-1-1、1-1-2……"。
2)現(xiàn)場(chǎng)管理的日常工作文檔也須按序號(hào)進(jìn)行編碼,以防止在工作現(xiàn)場(chǎng)的遺失,在工作文檔完成后,由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號(hào)、存檔。
3)在文件夾(盒/袋)封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí),上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。文件夾(盒/袋)應(yīng)有卷內(nèi)目錄,詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。
4)文檔管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù),如文檔資料有遺失,追究當(dāng)事人責(zé)任。
2、文檔目錄分類
序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄
1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準(zhǔn)文件
項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料
驗(yàn)收證明資料
3工程檔案竣工資料
技術(shù)資料
4產(chǎn)權(quán)資料
5物業(yè)委托管理合同
6房屋使用及公眾制度房屋使用資料
7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料
8架構(gòu)及職責(zé)
9行政管理檔案
10后勤管理檔案采購文件資料
資產(chǎn)、倉庫管理記錄
內(nèi)務(wù)管理記錄
鑰匙管理記錄
11合同管理檔案
12人事管理檔案人事資料
員工培訓(xùn)記錄
員工考核記錄
崗位資格證書
13財(cái)務(wù)管理檔案
14維修基金管理
15房屋管理檔案房屋本體維修資料
房屋管理資料
16公用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備
管理資料
共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄
17給排水系統(tǒng)
管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)
18供配電系統(tǒng)管理檔案
19消防設(shè)備設(shè)施管理檔案消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄
20安全管理檔案安全管理資料
安全防范措施
安全工作記錄
21消防管理檔案消防管理資料
消防應(yīng)急方案
消防工作記錄
22車輛管理檔案停車場(chǎng)管理資料
停車場(chǎng)管理記錄
非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案
23保潔管理檔案保潔管理資料
保潔工作記錄
24消殺服務(wù)檔案
25綠化管理檔案綠化管理資料
綠化工作記錄
26業(yè)主檔案
27租戶檔案
28社區(qū)文化活動(dòng)檔案社區(qū)文化活動(dòng)資料
29經(jīng)營管理檔案有償服務(wù)檔案
商戶管理檔案
30客戶服務(wù)檔案客房服務(wù)工作記錄
31業(yè)主委員會(huì)檔案
篇3:建立現(xiàn)代公司管理制度
建立現(xiàn)代公司管理制度的方法
1、同行同業(yè)，借鑒學(xué)習(xí)。
作為新建企業(yè)在借鑒學(xué)習(xí)其他企業(yè)先進(jìn)的管理制度時(shí)，要巧學(xué)活用，但絕不等同于生搬硬套的拿來主義。我們要圍繞自身企業(yè)的實(shí)際，學(xué)習(xí)同行同業(yè)先進(jìn)企業(yè)的管理新理念
2、結(jié)合自身，不斷總結(jié)。
我們?cè)谛陆ㄆ髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理初期，就應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際和需要，在管理工作實(shí)踐中，不怕困難，不怕挫折，認(rèn)真審視自己管理工作中的不足和問題，并不斷總結(jié)、完善、修正和提升管理工作水平，以建立健全真正意義上的科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理制度。
3、循序漸進(jìn)，不能急于求成
新建企業(yè)的管理制度在管理工作過程中一般是沿著從無到有，從簡單到復(fù)雜，從困難到容易的順序進(jìn)行的，所以循序漸進(jìn)原則也是管理規(guī)律的反映。
4、正確評(píng)估，審視自身
要形成自我特色的企業(yè)管理制度，一是要對(duì)制度有效宣傳，得到員工的普遍認(rèn)同，才不致于成為空中樓閣，才有可能得到貫徹和執(zhí)行;二是對(duì)制度執(zhí)行過程中不斷出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)當(dāng)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)估，既不附合，也不盲從;既不驕傲自大，也不悲觀消極，以科學(xué)的客觀公正的態(tài)度對(duì)待它;三是對(duì)制度進(jìn)行適時(shí)修改和完善。舊的管理觀念一旦進(jìn)入管理者的潛意識(shí)，就容易根深蒂固，一時(shí)無法清理干凈
5.強(qiáng)調(diào)針對(duì)性和實(shí)效性，注重責(zé)、權(quán)、利明晰
作為新建企業(yè)管理制度一旦形成后面臨的最大困難是什么?歸根到底是執(zhí)行力問題
公司管理制度建立著重考慮的方面
多數(shù)中小企業(yè)在建立公司管理制度時(shí)，多是參照樣本文檔稍加修改來作為自己的管理制度，
不少企業(yè)設(shè)定了管理制度也只是當(dāng)做廢紙一般放在資料柜的角落，在需要時(shí)拿出來讀一下，而很多員工根本不清楚自己公司的管理制度。這種情況使公司的管理制度失去了其存在的實(shí)際意義，并形同虛設(shè)。
首先，并不排斥參照樣本制定公司管理制度，因?yàn)橛辛藚⒄詹拍茏屛覀內(nèi)￠L補(bǔ)短，且不可全部照抄，在制定管理制度時(shí)，首先應(yīng)確認(rèn)以下幾方面，企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)的工作性質(zhì)、員工類別等等。比如，廣告公司由于行業(yè)性質(zhì)決定了他們多數(shù)采用彈性工作制，所謂彈性工作制是指每周達(dá)到一定工作時(shí)間，但這些時(shí)間是可以由實(shí)際情況而安排的，并非嚴(yán)格的朝九晚五工時(shí)制。目前新的一些網(wǎng)絡(luò)游戲開發(fā)公司也實(shí)施這種工作制。
另一方面，公司的管理制度會(huì)對(duì)員工的著裝及發(fā)型等都會(huì)做明文規(guī)定，但由于行業(yè)性質(zhì)的不同，比如廣告、公關(guān)等等相關(guān)設(shè)計(jì)宣傳類的公司就比較注重形象的前衛(wèi)時(shí)尚，不會(huì)對(duì)員工的打扮做要求，而像金融業(yè)、服務(wù)業(yè)等等就會(huì)對(duì)員工的儀表做嚴(yán)格統(tǒng)一要求。
以上，只是就兩方面舉例談了一下在制定公司管理制度時(shí)須考慮的方面，所以，以后大家在制定企業(yè)管理制度時(shí)，一定要結(jié)合企業(yè)實(shí)際來制定企業(yè)的管理制度，讓管理制度真正起到管理作用，就像定做衣服一樣，合身并且適合。才能在企業(yè)內(nèi)部真正實(shí)施，而不是形同虛設(shè)。
公司管理制度的范本
一、公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和決定。
二、公司倡導(dǎo)樹立“一盤棋”思想，禁止任何部門、個(gè)人做有損公司利益、形象、聲譽(yù)或破壞公司發(fā)展的事情。
三、公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和提高全體員工的技術(shù)、管理、經(jīng)營水平，不斷完善公司的經(jīng)營、管理體系，實(shí)行多種形式的責(zé)任制，不斷壯大公司實(shí)力和提高經(jīng)濟(jì)效益。
四、公司提倡全體員工刻苦學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)和文化知識(shí)，為員工提供學(xué)習(xí)、深造的條件和機(jī)會(huì)，努力提高員工的整體素質(zhì)和水平，造就一支思想新、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)強(qiáng)、技術(shù)精的員工隊(duì)伍。
五、公司鼓勵(lì)員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵(lì)員工發(fā)揮才智，提出合理化建議。
六、公司實(shí)行“崗薪制”的分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經(jīng)濟(jì)效益的提高逐步提高員工各方面待遇;公司為員工提供平等的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和晉升機(jī)會(huì);公司推行崗位責(zé)任制，實(shí)行考勤、考核制度，評(píng)先樹優(yōu)，對(duì)做出貢獻(xiàn)者予以表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。
七、公司提倡求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，提高工作效率;提倡厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi);倡導(dǎo)員工團(tuán)結(jié)互助，同舟共濟(jì)，發(fā)揚(yáng)集體合作和集體創(chuàng)造精神，增強(qiáng)團(tuán)體的凝聚力和向心力。
八、員工必須維護(hù)公司紀(jì)律，對(duì)任何違反公司章程和各項(xiàng)規(guī)章制度的行為，都要予以追究。