管理處文檔庫建立和目錄規范
管理處文檔庫建立和目錄
物業管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲備地,服務于物業管理處每一部門。對于物業管理處文檔庫的建立,可根據管理處職能和業務管理的實際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業管理處進行各類文檔管理的規范基礎。
1、文檔分類編號規則:
1)編號原則上應根據職能管理和業務管理的各類工作內容進行分類,按照文檔一、二、三級目錄進行編號。如:一級目錄"物業規劃檔案"下的第一條"用地批準文件",則其編號為"1-1",如該二目錄對應下文檔有多卷以上,則每卷的編號順序為"1-1-1、1-1-2……"。
2)現場管理的日常工作文檔也須按序號進行編碼,以防止在工作現場的遺失,在工作文檔完成后,由責任人按時定期交資料室編號、存檔。
3)在文件夾(盒/袋)封面或側面應有標識,上面注明目錄號、文檔標題等。文件夾(盒/袋)應有卷內目錄,詳細列明卷內的文件資料。
4)文檔管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續,如文檔資料有遺失,追究當事人責任。
2、文檔目錄分類
序號一級目錄二級目錄
1物業規劃檔案用地批準文件
項目批準文件
2物業接管驗收資料移交證明資料
驗收證明資料
3工程檔案竣工資料
技術資料
4產權資料
5物業委托管理合同
6房屋使用及公眾制度房屋使用資料
7管理處證照管理處專業化管理資料
8架構及職責
9行政管理檔案
10后勤管理檔案采購文件資料
資產、倉庫管理記錄
內務管理記錄
鑰匙管理記錄
11合同管理檔案
12人事管理檔案人事資料
員工培訓記錄
員工考核記錄
崗位資格證書
13財務管理檔案
14維修基金管理
15房屋管理檔案房屋本體維修資料
房屋管理資料
16公用設施設備管理檔案共用設施設備
管理資料
共用設施設備運行維護記錄
17給排水系統
管理檔案給排水系統維護保養
18供配電系統管理檔案
19消防設備設施管理檔案消防系統運行維護記錄
20安全管理檔案安全管理資料
安全防范措施
安全工作記錄
21消防管理檔案消防管理資料
消防應急方案
消防工作記錄
22車輛管理檔案停車場管理資料
停車場管理記錄
非機動車輛管理檔案
23保潔管理檔案保潔管理資料
保潔工作記錄
24消殺服務檔案
25綠化管理檔案綠化管理資料
綠化工作記錄
26業主檔案
27租戶檔案
28社區文化活動檔案社區文化活動資料
29經營管理檔案有償服務檔案
商戶管理檔案
30客戶服務檔案客房服務工作記錄
31業主委員會檔案
篇2:管理處文檔庫建立和目錄規范
管理處文檔庫建立和目錄
物業管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲備地,服務于物業管理處每一部門。對于物業管理處文檔庫的建立,可根據管理處職能和業務管理的實際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業管理處進行各類文檔管理的規范基礎。
1、文檔分類編號規則:
1)編號原則上應根據職能管理和業務管理的各類工作內容進行分類,按照文檔一、二、三級目錄進行編號。如:一級目錄"物業規劃檔案"下的第一條"用地批準文件",則其編號為"1-1",如該二目錄對應下文檔有多卷以上,則每卷的編號順序為"1-1-1、1-1-2……"。
2)現場管理的日常工作文檔也須按序號進行編碼,以防止在工作現場的遺失,在工作文檔完成后,由責任人按時定期交資料室編號、存檔。
3)在文件夾(盒/袋)封面或側面應有標識,上面注明目錄號、文檔標題等。文件夾(盒/袋)應有卷內目錄,詳細列明卷內的文件資料。
4)文檔管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續,如文檔資料有遺失,追究當事人責任。
2、文檔目錄分類
序號一級目錄二級目錄
1物業規劃檔案用地批準文件
項目批準文件
2物業接管驗收資料移交證明資料
驗收證明資料
3工程檔案竣工資料
技術資料
4產權資料
5物業委托管理合同
6房屋使用及公眾制度房屋使用資料
7管理處證照管理處專業化管理資料
8架構及職責
9行政管理檔案
10后勤管理檔案采購文件資料
資產、倉庫管理記錄
內務管理記錄
鑰匙管理記錄
11合同管理檔案
12人事管理檔案人事資料
員工培訓記錄
員工考核記錄
崗位資格證書
13財務管理檔案
14維修基金管理
15房屋管理檔案房屋本體維修資料
房屋管理資料
16公用設施設備管理檔案共用設施設備
管理資料
共用設施設備運行維護記錄
17給排水系統
管理檔案給排水系統維護保養
18供配電系統管理檔案
19消防設備設施管理檔案消防系統運行維護記錄
20安全管理檔案安全管理資料
安全防范措施
安全工作記錄
21消防管理檔案消防管理資料
消防應急方案
消防工作記錄
22車輛管理檔案停車場管理資料
停車場管理記錄
非機動車輛管理檔案
23保潔管理檔案保潔管理資料
保潔工作記錄
24消殺服務檔案
25綠化管理檔案綠化管理資料
綠化工作記錄
26業主檔案
27租戶檔案
28社區文化活動檔案社區文化活動資料
29經營管理檔案有償服務檔案
商戶管理檔案
30客戶服務檔案客房服務工作記錄
31業主委員會檔案
篇3:建立現代公司管理制度
建立現代公司管理制度的方法
1、同行同業，借鑒學習。
作為新建企業在借鑒學習其他企業先進的管理制度時，要巧學活用，但絕不等同于生搬硬套的拿來主義。我們要圍繞自身企業的實際，學習同行同業先進企業的管理新理念
2、結合自身，不斷總結。
我們在新建企業的生產經營管理初期，就應當結合自身實際和需要，在管理工作實踐中，不怕困難，不怕挫折，認真審視自己管理工作中的不足和問題，并不斷總結、完善、修正和提升管理工作水平，以建立健全真正意義上的科學的現代企業管理制度。
3、循序漸進，不能急于求成
新建企業的管理制度在管理工作過程中一般是沿著從無到有，從簡單到復雜，從困難到容易的順序進行的，所以循序漸進原則也是管理規律的反映。
4、正確評估，審視自身
要形成自我特色的企業管理制度，一是要對制度有效宣傳，得到員工的普遍認同，才不致于成為空中樓閣，才有可能得到貫徹和執行;二是對制度執行過程中不斷出現的問題和困難，應當有一個正確的認識和評估，既不附合，也不盲從;既不驕傲自大，也不悲觀消極，以科學的客觀公正的態度對待它;三是對制度進行適時修改和完善。舊的管理觀念一旦進入管理者的潛意識，就容易根深蒂固，一時無法清理干凈
5.強調針對性和實效性，注重責、權、利明晰
作為新建企業管理制度一旦形成后面臨的最大困難是什么?歸根到底是執行力問題
公司管理制度建立著重考慮的方面
多數中小企業在建立公司管理制度時，多是參照樣本文檔稍加修改來作為自己的管理制度，
不少企業設定了管理制度也只是當做廢紙一般放在資料柜的角落，在需要時拿出來讀一下，而很多員工根本不清楚自己公司的管理制度。這種情況使公司的管理制度失去了其存在的實際意義，并形同虛設。
首先，并不排斥參照樣本制定公司管理制度，因為有了參照才能讓我們取長補短，且不可全部照抄，在制定管理制度時，首先應確認以下幾方面，企業的行業性質、企業的工作性質、員工類別等等。比如，廣告公司由于行業性質決定了他們多數采用彈性工作制，所謂彈性工作制是指每周達到一定工作時間，但這些時間是可以由實際情況而安排的，并非嚴格的朝九晚五工時制。目前新的一些網絡游戲開發公司也實施這種工作制。
另一方面，公司的管理制度會對員工的著裝及發型等都會做明文規定，但由于行業性質的不同，比如廣告、公關等等相關設計宣傳類的公司就比較注重形象的前衛時尚，不會對員工的打扮做要求，而像金融業、服務業等等就會對員工的儀表做嚴格統一要求。
以上，只是就兩方面舉例談了一下在制定公司管理制度時須考慮的方面，所以，以后大家在制定企業管理制度時，一定要結合企業實際來制定企業的管理制度，讓管理制度真正起到管理作用，就像定做衣服一樣，合身并且適合。才能在企業內部真正實施，而不是形同虛設。
公司管理制度的范本
一、公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規章制度和決定。
二、公司倡導樹立“一盤棋”思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發展的事情。
三、公司通過發揮全體員工的積極性、創造性和提高全體員工的技術、管理、經營水平，不斷完善公司的經營、管理體系，實行多種形式的責任制，不斷壯大公司實力和提高經濟效益。
四、公司提倡全體員工刻苦學習科學技術和文化知識，為員工提供學習、深造的條件和機會，努力提高員工的整體素質和水平，造就一支思想新、作風硬、業務強、技術精的員工隊伍。
五、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發揮才智，提出合理化建議。
六、公司實行“崗薪制”的分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇;公司為員工提供平等的競爭環境和晉升機會;公司推行崗位責任制，實行考勤、考核制度，評先樹優，對做出貢獻者予以表彰、獎勵。
七、公司提倡求真務實的工作作風，提高工作效率;提倡厲行節約，反對鋪張浪費;倡導員工團結互助，同舟共濟，發揚集體合作和集體創造精神，增強團體的凝聚力和向心力。
八、員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規章制度的行為，都要予以追究。