1產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整,便于查找利用,特制定本規(guī)則。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項(xiàng):

3.1.1.1上級(jí)來文

(1)上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

(2)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1)會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;

(2)公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3)公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

(4)公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

(5)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;

(6)公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

(7)公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

(8)公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

(9)公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料;

(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;

(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中應(yīng)注意的問題

3.1.2.1公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時(shí)收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。

3.1.2.4作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。

3.1.2.6有請(qǐng)示無批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒有書面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。

3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

3.1.2.8經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。

3.2立卷歸檔

3.2.1公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件,自行立卷;

3.2.3.2下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;

3.2.3.3上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。

3.2.4.2各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

3.2.4.3不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

3.2.4.4卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無關(guān)人員翻閱。

3.4.3借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。

3.6檔案統(tǒng)計(jì)

3.6.1銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

3.6.2要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.6.3除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

3.6.4統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

3.6.5對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢(shì)。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3.7.3檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

篇2:文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強(qiáng)文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有序開展,實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。

三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作

1、文件收集:堅(jiān)持隨時(shí)對(duì)收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對(duì)已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔;對(duì)會(huì)議文件要及時(shí)整理,單位對(duì)外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。

3、文件收發(fā)

文件收文應(yīng)填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。

文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。

3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時(shí)間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進(jìn)行文件銷毀工作,對(duì)無歸檔存放價(jià)值的文件、材料,上級(jí)指定需要銷毀的文件,其他無存檔價(jià)值的文書。對(duì)需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長(zhǎng)簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時(shí)由分管站長(zhǎng)在場(chǎng)監(jiān)銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時(shí)間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長(zhǎng)同意后方可借閱。

3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。

六、處理

對(duì)違反本制度的行為,按照車站《職工獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則》處理。

篇3:煤礦調(diào)度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責(zé),理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評(píng)分方法(試行)》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求,制定本制度。

(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺(tái)賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂,與實(shí)際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺(tái)賬:

(1)綜合臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點(diǎn)工程和重點(diǎn)

工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。

(2)綜合臺(tái)賬應(yīng)內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺,分項(xiàng)或統(tǒng)一建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

3.記錄簿:

建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì)記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計(jì)記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重點(diǎn)安全生產(chǎn)信息;

(2)主要設(shè)備和重點(diǎn)安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;

(3)煤礦安全監(jiān)測(cè)監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;

(4)顯示的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確,實(shí)時(shí)集中監(jiān)控。

(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應(yīng)有專人管理。

(五)調(diào)度文檔的保存期限:

1.班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺(tái)賬保存1年以上。

2.調(diào)度日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、文字分析,上級(jí)通知、通報(bào)、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自對(duì)外公布。(七)立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對(duì)超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)鑒定,報(bào)礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。