物業公司作業指導書--文件、資料管理制度

1目的

規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

2適用范圍

適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

3職責

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關文件

《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1文件的產生

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](QR-WD01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內業資料;

b)圖紙資料;

c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

e)與服務過程有關的合同協議;

f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。

管理與控制具體執行[文件控制程序](Q/PH-QP-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

a)內行文、外行文:1

b)未被質量體系引用的外來文件:2

c)與服務過程無關的合同協議:3

d)未被質量體系引用的法律法規:4

e)行業標準性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號

*-*.*-**

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](QR-WD01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發放

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](QR-WD01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和

檢查。

5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](QR-WD01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

a)A級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)B級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

c)C級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

d)行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。

e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

5.7文件的復制、破損和丟失

5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](QR-WD01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](QR-WD01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文

件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](QR-WD01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格

序號名稱編號存放地點存放時間

1[印制文件登記表]QR-WD01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄]QR-WD01-02-02辦公室長期

3[文件分發登記表]QR-WD01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表]QR-WD01-02-04辦公室一年

5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年

6[文件補發申請表]QR-WD01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表]QR-WD01-02-07辦公室一年

起草人:審核人:審批人:

日期:日期:日期:

篇2:冶金安全生產文件資料管理制度

冶金公司安全生產文件資料管理制度

一、文件與資料識別

1、各單位、部門在制定安全生產文件時,必須按標準化要求制定符合標準的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)

2、對外來文件要進行識別與分析,在轉發或修訂下發時要進行標準性轉換,下傳的文件必須符合標準化文件要求。

3、各種資料的收集、整理要以標準資料格式進行裝訂收藏。

4、對資料的內容進行識別分析,不符合標準化要求的要修改完善。

二、文件與資料的管理規定

1、文件、資料都要按標準格式進行分類、保存、管理。

2、下發文件要建立“文件下發登記表”,登記表格式必須符合標準化要求,并將保存文件下發登記表存檔。

3、建立文件、資料檔案庫,專人負責管理和保存。

4、借閱、查詢各種資料、文件時,要建立借閱、查詢登記表。

5、文件、資料要整理規范,保存有序,管理到位,查找便捷。

6、若文件、資料需更新、補充、增加,必須經過保管員進行操作,非工作人員不得隨意進行修改。

7、妥善保護文件、資料,不得隨意外借;查詢文件時不得在文件上做任何標記,不得損壞。

8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作,制定相應的安全措施,保證文件、資料的安全。

篇3:工程文件資料管理制度（4）

工程項目文件資料管理制度(二)

文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。

1、收發文件管理制度

1)對外發文應由部門負責人或項目負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。

2)文件包括公司外發文件、公司內發或傳閱文件兩部分。

3)外發文件的具體要求

公司外發文件在發放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發放文件編號。

4)公司內發或傳閱文件的具體要求

(1)公司內發或傳閱文件在收發、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。

(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。

(4)項目發放施工隊的文件規定:

發放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發放責任人保存原件和發放記錄。

2、竣工資料

1)項目經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。

3)竣工資料的整理應符合下列要求:

(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,采用表格方式分類組卷。

(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷

(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。

(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。

3、文件、資料保密規定

1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。

3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;