物業公司程序文件

物業管理策劃、準備工作程序

1目的

通過接管物業前的策劃工作,為公司順利接管物業及接管后為業主提供優質服務創造條件。

2范圍

適用于公司待接管的各類物業。

3職責

3.1總經理指定專人具體負責物業管理策劃階段的組織工作,確保物業管理策劃階段各項資源的及時提供。

3.2品質管理組負責在前期介入階段從物業管理運作的角度,對物業的環境布局、功能規劃、樓宇設計、材料選用、設備選型、配套設施、管線布置、施工質量、竣工驗收等多方面向發展商提供有益的建設性意見,并做好記錄。

3.3品質管理組負責針對待接管物業特點制訂物業管理方案。

3.4總經理辦公室負責協調前期介入人員的配備和新組建管理處人員編制的確定與配置工作。

4方法和過程控制

4.1物業管理策劃/準備工作包括物業管理的前期介入、制訂物業管理方案、組建新項目物業管理處三個基本環節。

4.2前期介入

4.2.1前期介入的作用

A.完善物業的使用功能--向地產公司在新開發項目的規劃設計階段就戶型設計、供電供水、污水處理、通訊網絡、道路、綠化、管線走向、服務配套設施及平面布局等方面提出建設性意見。

B.改進、完善物業的具體設計--公司根據收集的工程案例和工作經驗,從日后管理的角度及時向設計單位提出意見,避免出現設計缺陷。

C.便于日后對物業的管理--由于早期介入物業的規劃、設計、管線敷設和設備安裝,熟悉現場情況,為日后物業的管理、維修保養帶來便利。

4.2.2前期介入的方式--按照項目開發周期分為早期介入、中期介入、后期介入三個階段。

A.早期介入:從進駐項目現場到主體動工之間的介入活動。工作內容包括:

a.拆遷、搬遷現場臨時建筑物。

b.現場環境衛生、安全保衛、辦公及生活設備的維護、飲食等管理工作。

c.提供項目營銷活動的后勤保障。

d.項目樣板房、銷售廳、項目部等代管物資的驗收、保管、發放、調撥、跟蹤等管理工作。

e.審閱設計圖紙,提出有關樓宇結構布局和功能方面的改良建議。

B.中期介入:主體動工到入伙前六個月之間的介入活動。工作內容包括:

a.專業技術人員參與了解委托項目各類機電設施設備配置或容量、設施設備的安裝調試、各類管線的分布走向、隱蔽工程、房屋結構等,指出設計中缺陷、遺漏的工程項目。

b.加強常見工程質量通病及隱蔽工程等特殊過程的監控,發現問題及時解決。

c.從業主使用功能角度,向發展商建議完善相關設施,修正缺陷,包括各類開關、空調位(孔)、插座、排水、預留電源、排煙道、門的開啟方向等。

d.根據《物業移交驗收標準和要求》,從物業管理功能出發,對未達到標準的設備房、配套設施、管理用水電預留接口等需要完善的問題,及時向發展商建議完善、修正。

C.后期介入:入伙前六個月到管理處成立之前的介入活動。工作內容包括:

a.各類管理用房和商業用房的確定及裝修標準。

b.完善閉路監控系統、停車場設施、背景音樂、泛光照明、信箱、康體休閑文化設施、園林綠化等公用設施。

c.分批分期收集工程、配套設施設備資料,如收集整理竣工圖、驗收資料、設備使用說明書、保修卡及設備原理圖等。

d.充分了解掌握房屋及配套設施狀況,做好物業接管驗收的各項準備工作。

e.了解地產銷售承諾,如水、電、煤氣等配套設施及附屬服務設施的情況,核實兌現狀況,發現問題及時設計替代方案。

4.2.3專業技術人員將前期介入工作情況記錄在《前期介入情況周記表》(1-8)上,作為重要資料保存。

4.3物業管理方案的制訂

4.3.1品質管理部負責根據物業規模大小成立調查小組,制定調查方案,對物業進行調查。調查內容包括:

A.物業當地人文環境、周邊治安狀況、周邊供方環境、周邊物業管理水平及收費標準、當地政策環境等。

B.物業設備狀況、配套設施情況、辦公用房配備等。

C.在地產銷售前期實施顧客需求調查如服務項目需求、服務水平及消費水平等。

4.3.2品質管理部負責在入伙前六個月,完成物業管理方案的編制,內容包括:

A.分析物業本身及周邊環境,從物業的特色和不足中尋找完善物業管理服務的切入點。

B.新建項目的整體情況介紹,包括:位置、占地面積、建筑面積、綠化面積、交房時間、戶型、總戶數、車位數量、公用設施配套、機電設施設備等。

C.分析業主需求,針對業主群體特征、個性特征等,提供創新服務。

D.詳細介紹新小區管理的整體構思和管理策劃思路,包括管理模式、管理承諾、管理重點、管理措施、管理目標。

E.待接管項目的管理架構圖、各管理部門職能、各崗位人員配置及其崗位職責。

F.確定、提供服務所需的基礎設施,包括:

a.清潔及綠化設備和工具,如洗地機、吸塵器、剪草機、噴霧器等。

b.安全設備,如對講機、手電筒、電警棍等。

c.設備維護所必要的檢驗、維護設備和工具,如萬用表、兆歐表、電焊機、臺虎鉗等。

d.會所服務需要設備,如飲水機、制冰機、空調、電視機、音響等。

e.配套辦公場地及辦公設施設備,如電腦、打印機、傳真機、復印機等。

f.員工后勤設施設備及服務配置,如員工宿舍、食堂、熱水器、消毒柜等。

4.3.3品質管理部負責形成《物業管理方案報告書》。

4.4組建物業管理處

4.4.1辦公室負責根據物業管理方案,確定新建管理處人員編制。

4.4.2辦公室負責編制新建管理處人員招聘計劃、培訓計劃。

4.4.3入伙前三個月經總經理辦公會確定新建管理處經理人選,并由人事行政管理部下發管理處成立的任命。

5支持性文件

**WY7.5.4-S01《物業移交驗收標準和要求》

6質量記錄和表格

**WY7.1-G01-F1《前期介入情況周記表N01》

**WY7.1-G

01-F2《前期介入情況周記表N02》

**WY7.1-G01-F3《前期介入情況周記表N03》

**WY7.1-G01-F4《前期介入情況周記表N04》

**WY7.1-G01-F5《前期介入情況周記表N05》

**WY7.1-G01-F6《前期介入情況周記表N06》

**WY7.1-G01-F7《前期介入情況周記表N07》

**WY7.1-G01-F8《前期介入情況周記表N08》

篇2:物業管理方案策劃控制程序范本

1.0目的

通過對物業管理項目編制科學、合理、有效的管理方案,有計劃、有組織實施物業管理,以滿足物業管理委托方的要求。

2.0范圍

本程序適用于物業集團對外承接物業項目管理方案的編制和控制。

3.0職責

3.1物業集團總經理負責批準物業管理方案。

3.2業務總部經理負責日常管理工作。

3.3業務總部副經理負責各自業務歸口的管理方案編制工作。

4.0工作內容

4.1方案制定準備工作

業務總部應明確委托方的要求,并充分了解物業交付時間、物業建筑質量、物業位置和區域范圍、物業結構、內外交通、周邊環境等狀況,業務總部經理及時將信息匯總后報集團負責人。

4.3編制方案

項目管理方案編寫人員根據委托方的要求、物業的實際情況和有關物業管理法規,編制物業管理方案草案::。方案可包括以下內容:

4.3.1物業管理處機構設立情況;

4.3.2運作流程及各項管理規章制度;

4.3.3物業集團員工的日常和專項培訓工作;

4.3.4管理服務用房及其他物資裝備配置情況;

4.3.5管理服務費用收支預算及經營項目的收費項目和標準計劃方案;

4.3.6管理服務分項標準、服務承諾與具體的實施措施;

4.3.7管理服務模式設想;

4.3.8物業維修養護計劃和實施;

4.3.9制定物業集團內部統籌安排的各類工作計劃等。

4.4方案的審批

物業管理方案草案按照《合同評審控制程序》進行評審,并將評審結果記錄在《合同評審記錄》中,呈報集團總經理審批。

4.5物業管理方案的修改

4.5.1委托方提出新的要求時,應及時通知業務總部根據委托方要求修改物業管理方案::,修改后重新對方案進行評審,并報集團總經理審批。

4.5.2物業管理方案應由業務總部管理、保存。

5.0相關文件

5.1《合同評審控制程序》(QP-7.2-02)

6.0記錄表格

6.1《合同評審記錄》(QR-7.2-02-03)

篇3:A物業管理質量策劃控制程序

E物業管理質量策劃控制程序

1目的

對實現公司的質量方針和目標進行質量管理體系策劃。

2適用范圍

適用于對確保實現質量方針和目標的資源加以識別和策劃。

3職責

3.1總經理根據公司的質量方針和目標,配置必要的資源,負責批準有關部門編制的質量管理體系策劃輸出文件。

3.2管理者代表負責審核各部門為質量管理體系策劃編制的有關文件。

3.3質管部負責組織各部門進行質量管理體系策劃,編寫相應的策劃文件,并對實施效果進行監督檢查。

3.4各部門主要負責人負責組織本部門的質量管理體系策劃。

4程序

4.1質量目標

4.1.1為實現公司的質量方針,組織總的質量目標為:業主、住戶對服務質量的滿意率每季度平均應達到:96%。

4.1.2與服務質量相關的各部門應根據公司總目標進行分解,轉化為本部門每季度具體的服務項目滿意率:

a)管理服務:90%;

b)保安服務:95%;

c)清潔服務:98%;

d)綠化服務:98%;

e)維修保養:96%;

f)社區文化活動:98%;

g)服務質量:98%。

各部門應在部門工作手冊中對上述要求進一步說明、分解,使部門員工正確理解并遵照執行。為保證目標的順利完成,需進行相應的質量管理體系策劃。

4.2進行質量管理體系策劃的時機

公司在下列情況下需進行質量管理體系的策劃:

a)按照質量管理標準建立、改進質量管理體系;

b)公司的質量方針、質量目標、組織機構發生重大變化;

c)公司的資源配置、市場情況發生重大變化;

d)現有體系文件未能涵蓋的特殊事項。

針對具體的服務、項目或合同的服務質量策劃執行《服務實現的策劃程序》。

4.3質量管理體系策劃的內容

總經理應確保對實現質量目標所需的資源加以識別和策劃。策劃的內容應包括:

a)需達到的質量目標及相應的質量管理過程,確定過程的輸入、輸出及活動,并作出相應規定;

b)識別為實現質量目標所需建立的過程的資源配置;

c)對實現總體質量目標和階段或局部的質量目標進行定期評審的規定,重點應評審過程和活動的改進;

d)根據評審結果尋找與質量目標的差距,確保持續改進,提高質量管理體系的有效性和效率;

e)策劃的結果(包括變更)應形成文件,如質量管理方案、質量管理計劃等。

4.4質量管理體系策劃輸出文件的編制原則

a)應參照質量手冊的有關內容,應符合質量方針、目標,并與服務實現過程的策劃及其他質量體系文件的內容協調一致;

b)已有的質量文件中的內容可被引用,并根據特殊的要求增加新的內容。

4.5質量管理體系策劃輸出文件的編制、審批和發放

4.5.1質量管理體系策劃輸出文件由質管部組織各部門負責人編制,經管理者代表審核、總經理批準后,以受控文件形式發放到相關部門。

4.5.2質量管理體系策劃輸出文件的封面必須寫明策劃項目名稱及編號、編制人、審核人、批準人、發布日期。

4.6質量管理體系策劃的實施、監督檢查和更改

4.6.1各部門在執行中應按照質量管理體系策劃規定的內容、進度、要求進行控制,并將執行情況、存在的問題等及時反饋到質管部。

4.6.2質管部對質量策劃實施情況進行檢查和驗證,協調相應的資源,并填寫《質量策劃實施情況檢查表》報告總經理。

4.6.3質量策劃的更改

a)質量策劃輸出文件的更改應在受控狀態下進行,應由更改部門填寫《文件更改申請單》,經總經理批準后進行更改,按《文件控制程序》執行;

b)在更改期間應保持質量管理體系的完整運行,例如組織機構的調整應對職責作出相應的變更,以確保體系正常運作。

4.7質量管理體系策劃所形成的相關文件,由質管部負責存檔保存。

5相關文件

5.1《文件控制程序》。

5.2《服務實現的策劃程序》。

6質量記錄

6.1《質量策劃實施情況檢查表》。

6.2《各部門的質量管理體系策劃輸出文件》。

6.3《文件更改申請單》。