物業公司程序文件

入住手續辦理程序

1目的

指導各管理處按標準步驟準確無誤地辦理業主入住手續。

2范圍

適用于公司各管理處。

3職責

3.1管理處經理負責組織、協調、落實入住手續各項工作的順利實施。

3.2管理處經理指定各業務部門專人熱情接待業主,解答顧客問題,建立住戶檔案,并妥善保管。

4方法和過程控制

4.1業主攜帶下列資料前往管理處辦理入住手續

4.1.1家庭戶應帶資料:由發展商銷售部簽發的《入伙通知書》、《購房合同書》、物業公司發放的《業主(住戶)資料卡》、戶主及家庭成員身份證及復印件、照片和指定銀行存折等。租戶另需提供《租房合同書》。

4.1.2公司戶應帶資料:由發展商銷售部簽發的《入伙通知書》、《購房合同書》、物業公司發放的《業主(住戶)資料卡》、公司法人代表身份證及復印件、營業執照及復印件(加蓋公章)、公司職員名單、身份證復印件及相片和指定銀行存折等。租戶另需提供《租房合同書》。

4.1.3業主委托人應帶資料:業主委托書、被委托人身份證及復印件以及本程序文件之4.1.1或4.1.2所列資料。

4.2業主入住手續辦理

4.2.1管理處經理指定專人引導入伙業主到入伙手續辦理現場。

4.2.2管理處經理指定專人發放入住手續的相關資料,檢驗并收回業主的《入伙通知書》、《業主(住戶)資料卡》以及應攜帶的資料。

4.2.3管理處工作人員根據《業主(住戶)資料卡》及相關資料協助業主填寫相關資料。

4.2.4管理處經理指定專人陪同業主驗房,抄錄水、電、煤氣表底,并共同確認,在《客戶保修意見征詢表》上記錄,驗房后若客戶提出質量問題,由管理處將《客戶保修意見征詢表》復寫頁交發展商工程維修組處理,工程維修組處理完畢后,交顧客簽字確認存檔。

4.2.5房屋驗收完畢后,與業主簽定入伙相關協議包括:《前期物業管理協議》、《業主公約》、《委托銀行代收款協議書》、并由管理處經理指定專人驗收并核發資料。

4.2.6管理處經理指定專人辦理住戶門禁卡手續,并與需提供車位的業主簽訂《停車場車位租用協議》。

4.2.7管理處經理指定的財務工作人員,根據公司品質管理組和經營管理組審批后的《入伙收費指南》,收取入伙相關費用。

4.2.8業主憑入住交費收據領取房門鑰匙及《住戶手冊》及相關物品或禮品,并在《物品領用登記表》中簽收。

4.3入住資料整理完畢后,由管理處經理指定專人將住戶房屋、業主及常住人員的詳細資料錄入電腦的《物業管理軟件》中。

4.4對出租物業的入住手續辦理

4.4.1租賃本公司的商業用途物業的顧客或公司,須與管理處簽署租賃合同,并須于兩個月內提供營業執照及復印件、負責人和職員的身份證復印件及人員照片。

4.4.2租用業主房屋作商務辦公用途的租戶,憑與業主簽定的《租房合同書》到管理處簽定《租戶管理協議書》,并按協議書的要求交納相關的保證金及提供有關證件。

4.4.3租用受托管的寫字樓、商場的顧客或公司,憑與業主簽定的租賃合同到管理處簽定管理協議書,要求寫字樓及商場內必須按消防管理規定配備相應的滅火器材,并提供營業執照、負責人和職員身份證復印件。

4.4.4租用業主房屋作居住用途的個人租戶,憑與業主簽定的《租房合同書》到管理處簽定《租戶管理協議書》,并按協議書的要求提供有關證件,對將住宅房屋轉為辦公用途的住戶,管理處需及時按公司租戶管理的有關規定進行相關手續的辦理及日常監督管理。

4.5業主資料的管理

4.5.1管理處經理指定專人負責保管業主(住戶)提供的資料。業主和租戶的資料應分類保管。

4.5.2業主(住戶)的資料屬保密資料,部門經理以上人員或部門經理授權人員因工作需要方可查閱。

4.5.3有關業主(住戶)持有IC卡的電腦資料同屬保密資料,未經部門經理批準,保管人員不得隨意給人查閱。

4.6管理費用收取標準

4.6.1對于未成立業主委員會,與發展商簽定《物業委托管理合同》的小區管理費,由管理處根據自身管理服務標準和經營情況進行測算,經公司經營管理組審核,報總經理審批,并與開發商達成一致意見后,報區物價局批準,并申領《收費許可證》。

4.6.2對于已成立業主委員會的小區管理費,由管理處根據自身管理服務標準和經營情況進行測算,與業主委員會進行協商,經雙方審準后,報區物價局備案。

5業主入住手續辦理流程圖

No

6支持性質量記錄表格

**WY7.5.1-G02-F1《業主(住戶)資料卡》

**WY7.5.1-G02-F2《委托銀行代收款協議書》

**WY7.5.1-G02-F3《物品領用登記表》

**WY7.5.1-G02-F4《租戶管理協議書》

**WY8.3-G01-F2《客戶保修意見征詢表》

篇2:某某住宅小區入住手續辦理程序

某住宅小區入住手續辦理程序

為了按標準步驟準確地誤地辦理業主(住戶)入住手續。特特定如下程序:

一、業主(住戶)需攜帶下列資料前往管理處辦理入住手續:購買合同書、入住通知書、身份證、工作證,出示原件,復印件留底,同時持指定銀行存折辦理管理費托收手續。如有業主委托人辦理應帶資料:業主委托書、被委托人身份證及復印件以及上述所列資料。

二、業主(住戶)與管理處簽約文件包括:《入住協議書》、《委托銀行代收款協議書》、《住戶情況登記表》、《業主公約》。

三、業主(住戶)領取鑰匙、紀念品、《住戶手冊》等,并辦理簽收手續。

四、由指定維修技術員陪同業主(住戶)驗房、抄錄水電表底數并共同確認。

五、業主(住戶)驗房后若提出質量問題,由業主(住戶)填寫《返修申請表》,管理處加簽意見后,由管理處協助發展商進行工程質量問題的返修工作。

六、如發展商或施工單位將工程質量問題委托管理處返修時,雙方須簽字確認。

七、對租賃管理處所屬商業房的顧客,須與管理處簽定租賃合同,并提供營業執照、負責人和工作人員的身份證復印件。

八、租用受托管的寫字樓、商場的顧客或公司,憑與業主簽定的租賃合同到管理處簽定管理協議書,并提供營業執照、負責人和工作人員身份證復印件。