物業入伙管理程序

1.目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和安排,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入伙。

2.適用范圍

適用于公司所承接管理的新物業項目入伙手續。

3.相關文件

3.1質量手冊之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.2ISO9002標準之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.3物業的驗收程序

3.4業主(客戶)維修安裝服務

3.5物業提供給業主(客戶)的文件的控制

4.職責

4.1物管部負責入伙管理中的主要事務。

4.2財務室負責向業主收取各種規定的費用。

4.3工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

4.4保安部負責入伙管理中監督檢查安全事務。

5.實施程序

5.1入伙準備工作

5.1.1物管部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

A.入伙時間

B.入伙手續

C.入伙過程中使用的文件和表格

5.1.2入伙工作計劃程序應由物業總經理批準。

5.1.3物管部應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》。

詳細說明:

A.需業主(客戶)準備的證明材料;

B.需業主(客戶)填寫的表格;

C.辦理入伙手續的程序。

5.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,便于業主(客戶)辦理各項手續。

5.2入伙審查登記

5.2.1物管部應建立入伙登記表。物管部對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》。在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料。應包括:

A.《用戶手冊》

B.《裝修須知》

C.《裝修審批表》

D.《驗收交接表》

E.《住戶公約》

5.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中的業主簽收,或由物管部人員注明。

5.2.3在提供給業主(客戶)的《入住登記冊》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料。一般包括:

A.身份證或工作證復印件;

B.購/租房合同的正本及復印件;

D.已簽署的《住戶公約》。

5.2.4物管部對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證。驗證內容包括:

A.表格填寫是否完整、正確和清晰;

B.住戶公約是否已簽署;

C.身份證明文件與購/租房合同及《業主(客戶)登記表》是否一致。

5.2.5審查通過后,物管部人員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份,在《入伙通知中》注明簽收。

5.3預交費用

5.3.1物管部應按《深圳經濟物區住宅區物業管理條例》或市工商行政部審核價,通知業主(客戶)去財務室交納相關的預交費用。

5.3.2財務室根據《預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:裝修管理費、裝修保證金等。

5.3.3財務室應通知物管部已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由物管部在入伙登記冊中注明。

5.4發放鑰匙及房屋驗收

5.4.1上述手續完成后,物管部人員查驗入伙登記表及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記,同時應和業主(客戶)驗收房屋內設施。

5.4.2物管部人員與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《物業入伙交接記錄》上簽字確認。

5.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由物管部人員通知相關部門整改。整改合格后,由業主(客戶)驗收認可后,再發放鑰匙。

5.5入伙后的裝修管理

5.5.1物管部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求。具體內容參考程序文件QP-4.5《裝修管理》。

6.相關記錄

6.1物業入伙交接記錄

6.2入伙登記冊

6.3業主入伙費用收費標準

篇2:物業入伙管理程序5

物業入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業的驗收程序

4.3業主(客戶)維修安裝服務

4.4物業裝修管理

4.5提供給業主(客戶)的文件的控制

4.6物業管理費用收取

5職責

5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續;

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。

6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業主(客戶)準備的證明材料;

b.需業主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續的程序。

6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表

篇3:物業接管驗收物業入伙物業裝修控制程序

物業接管驗收、物業入伙及物業裝修控制程序

1.0目的

對樓宇驗收、接管物業、業主住戶的入住及裝修過程進行控制,確保業主住戶在最短時間內順利入住,業主住戶對房屋的裝修符合要求。

2.0范圍

適用樓宇驗收接管物業、入住前準備、入住過程及房屋裝修過程的管理。

3.0職責

3.1總經理負責組織成立物業驗收接管領導小組并負責樓宇的驗收和接管物業活動。

3.2管理處負責物業驗收接管物業的日常事務組織協調工作。

3.3各部門按規定組成接管小組時各專業組參與物業的驗收接管工作。

3.4管理處負責入住的具體實施負責接收裝修的申請批準和質量控制。

3.5工程部負責對業主住戶的房屋裝修的有關工程質量問題進行監督控制。

4.0工作程序

4.1樓宇的驗收接管物業的控制

加強物業綜合驗收和交接管理,保障房屋及配套設施的質量及各項功能指標符合規定要求和標準。

4.1.1物業驗收應具備的條件

4.1.1.1新建物業驗收應具備的條件:

a)建設工程施工全部完成經竣工驗收合格;

b)供電、供氣、經排水、衛生、道路、采暖冷(必要時)等設施能正常使用;

c)房屋幢戶編號經有關部門確認。

4.1.1.2原有物業驗收應具有的條件:

a)房屋所有權、使用權清楚;

b)土地使用范圍明確。

4.1.2成立物業接管工作小組,由總經理任組長,管理者代表和擬任管理處主任任副組長,小組成員由相關部門負責人組成,按專業設立資料組、工程土建組和機電組,管理處組織編

制物業接管計劃報總經理批準實施,管理處負責日常事務的運作,按計劃驗收。

a)各專業組長負責接管分工范圍內的工作,嚴格驗收,把好質量關;

b)各專業小組按國家省市工程驗收標準驗收物業,確保物業的各項功能、指標符合規定要求。

4.1.3參與房屋的竣工驗收

4.1.3.1驗收前資料準備:竣工驗收前資料組要求委托方提供開發建設單位、工程施工單位、監理單位、消防管理部門、管道煤氣公司、配電工程施工單位、設計院等部門提供有關資料,適當時包括物業規劃圖、竣工總平面圖、單體建筑及結構竣工圖、地下管網竣工圖、建筑施工竣工圖、隱蔽工程驗收簽證、沉降觀察記錄、竣工驗收證明、房地產權屬關系的有關資料、機電設備說明書、消防系統竣工驗收證明、電梯等公共設施檢查驗收證明,用水電氣指標批文,水電氣表校驗報告等圖紙資料并對所有資料進行查驗,為物業接管驗收提供資料和數據。

4.1.3.2物業的竣工驗收:驗收接管領導小組參與開發建設單位、工程施工單位、監理單位、消防管理部門、管道煤氣公司、配套工程施工單位、設計院等依照建設部《城市住宅小區竣工綜合驗收管理辦法》(1993,12)《房屋接管驗收標準》(1991,2)等規定組織的竣工驗收工作。

4.1.4對已竣工在使用物業的驗收接管工作

4.1.4.1各專業組根據分工范圍分別負責對房屋主體結構、單元住宅、公共配套設施(水、電、氣、機電設備、消防、管線等)進行現場檢查驗收,管理處按《資料移交清單》、《房屋接管驗收表(水)》、《房屋接管驗收表(電)》、《房屋接管驗收表(土建)》、《公建接管驗收表》、《園林綠化接管驗收表》、《設備接管驗收表》、《工程整改記錄單》、《接管驗收明細表》、《驗收遺漏問題統計表》所列項目進行逐項驗收并填寫好以上相關記錄。

4.1.4.2驗收結束后,驗收接管領導小組對驗收中存在的問題進行歸納匯總,并將《房屋接管驗收表(水)》、《房屋接管驗收表(電)》、《房屋接管驗收表(土建)》、《公建接管驗收表》、《園林綠化接管驗收表》、《設備接管驗收表》、《工程整改記錄單》、《接管驗收明細表》、《驗收遺漏問題統計表》的副本交委托方,以落實責任部門限期整改直至達到規定要求。

4.1.5物業移交內容

4.1.5.1建筑物移交內容:

a)各類房屋清單及配套鑰匙;

b)單體建筑結構、水電氣設備竣工圖;

c)住宅區規劃圖竣工總平面圖;

d)其它必要的技術資料含設計的變更和隱蔽工程驗收簽證。

4.1.5.2公共設施及公共場地移交:

a)公共設施及公共場地清單;

b)綠化竣工圖、室外竣工圖含地下管網、道路、停車場等;

c)機電設備操作、維護說明書;

d)其他必要的技術資料含設計變更和隱蔽工程驗收簽證。

4.1.5.3資料的移交:移交資料應包括:產權資料和技術資料兩大類。資料組負責各類資料的核對、接收,填寫《物業交接驗收表》并根據《文件控制程序》進行分類編號,列出清單,移交管理處歸檔保管。

4.1.6新竣工的物業由驗收接管領導小組與委托方和開發建設單位就建筑物保修事宜進行協商,明確維修責任和保修期限。

4.1.7房屋的維修:應根據建設部《全國優秀管理住宅小區標準》加強對業主住戶的房屋及維修的管理,努力做到:

a)房屋外觀完好、整潔,執行《清潔服務控制程序》有關規定;

b)建筑物有明顯標志及方向指引,執行《服務提供控制程序》有關規定;

c)房屋完好率應達到98%以上;

d)無違章建筑;

e)房屋裝修無危及結構安全,執行本程序裝修部分;

f)房屋維修及時率達98%以上,合格率達成100%并建立回訪制度;

g)代收代付房租、水、電、氣等各項費用,收繳率達98%以上,執行《費用收取操作規程》;

h)房屋資料檔案齊全,便于查閱,執行本程序入住有關規定。

4.2樓宇入住

4.2.1入住準備

4.2.1.1管理處相關人員根據分工,應作好以下準備工作:

a)編制業主住戶入住資料清單,保證入住單必要的文字資料齊備;

b)適宜的辦公場所;

c)對各崗位人員進行專業培訓、考核合格后上崗。

4.2.1.2對新竣工的物業,如需要舉辦入住典禮儀式,由管理處主任安排

和組織,護衛隊負責維護現場秩序。

4.2.1.3入住手續的辦理應盡量提供一條龍服務,為住戶節省時間,保證辦理入住手續簡捷方便。

4.2.2入住過程的控制

4.2.2.1辦理入住手續工作流程:

入住住戶登記鑰匙交接設備資料交接交接驗房驗收證件

4.2.2.2驗證收件:向業主住戶交樓時必須查驗《入伙邀請書》、《商品房屋銷售合同》及房屋購買付款憑證原件、業主身份證原件和復印件或業主委托代辦人代辦的證明、代辦人身份證原件和復印件,法人資格;確認手續后,業主根據合同規定需交首期管理費;方可辦理交接驗房手續。

4.2.2.3住戶登記:協助業主住戶填寫《家居情況登記表》及《家庭成員登記表》并將業主住戶身份證、戶口或護照簽證復印存檔。具體執行《客戶服務中心工作手冊》關于住戶交樓的規定。

4.2.2.4鑰匙交接:與業主住戶當面清點所有房屋鑰匙,填寫《入伙鑰匙簽領表》并簽字。

4.2.2.5設備資料交接:與業主和住戶當面清點所有設施資料說明書,填寫《入伙簽收一覽表》請住戶簽字確認。

4.2.2.6驗房;管理處工程人員隨業主住戶前往樓宇住所,抄錄水、電、氣表底數,檢查所有家具房屋設施裝修狀況,填寫《業主入伙接樓表》、《入伙返修項目表》,對存在質量問題

約定時間限期維修,執行《設施設備技改修繕維修控制程序》和《工程維護部工作手冊》有關規定。

4.2.2.7入住:業主住戶入住后,管理處客戶服務人員應將有關文件資料整理完畢,交檔案室存檔。

4.2.2.8業主自行出租房屋的交接,業主委托物業公司辦理交樓手續時,根據《城市房屋租

賃管理辦法》(1995年建設部42號令)出具租賃合同等有關書面文件,并明確水電氣電話費用物業管理費的承付方和起止日期等事項。

4.3對房屋裝修的控制

4.3.1住宅使用房屋需進行裝修時,應執行《建筑裝飾工程施工企業資質等級標準》(建設部1995,6)、《建筑裝飾裝修管理規定》(建設部1995,8)、《成都市城市房屋裝修結構安全管理規定》{成人發[2000]3號《公告》(發布)}和《住宅內裝飾裝修管理辦法》(建設部110號)的有關規定,業主住戶應填寫《房屋裝飾裝修申請表》向管理處申請獲得批準,審核是否符合有關規定。

4.3.2裝修人員憑已審批的《房屋裝飾裝修申請表》、營業執照、裝修裝飾資質證明等有關證件到管理處辦理《裝飾裝修服務協議》繳納有關費用后,按期開工,對個體裝修從業人員應具備個體裝飾裝修從業上崗證并辦理相關手續。

4.3.3裝修中非結構性變動應由工程部負責查驗、批準,工程部可進行有償代辦,對結構性變動及專用設備(如管線、儀表)的變動,應向主管部門申請批準。

4.3.4工程部應加強對裝修作業現場的監督管理,防止擾民、污染或安全事故的發生。

4.3.5裝修后的驗收:業主住戶裝修完畢后應通知管理處與業主住戶共同驗收,業主住戶除按照裝修合同進行驗收外,工程部按公司《房屋裝修管理規定》和國家有關裝修規定進行驗收,對違章情況應限期糾正,填寫《房屋裝飾裝修竣工驗收表》。

4.3.6業主住戶在管理處對其裝修驗收并在《房屋裝飾裝修竣工驗收表》中填寫驗收合格意見并簽名后,方可正式啟用。

5.0支持/相關文件

《服務提供控制程序》

《文件控制程序》

《基礎設施和工作環境控制程序》

《設施設備技改修繕維修控制程序》

《城市住宅小區竣工綜合驗收管理辦法》(建設部1993,12)

《房屋接管驗收標準》(建設部1991,2)

《建筑裝飾工程施工企業資質等級標準》(建設部1995,6)

《建筑裝飾裝修管理規定》(建設部1995,8)

《成都市城市房屋裝修結構安全管理規定》{成人發[2000]3號《公告》(發布)}

《住宅內裝飾裝修管理辦法》(建設部110號)

《客戶服務中心工作手冊》

《工程維護部工作手冊》

6.0記錄

《資料移交清單》

《房屋接管驗收表(水)》

《房屋接管驗收表(電)》

《房屋接管驗收表(土建)》

《公建接管驗收表》

《園林綠化接管驗收表》

《設備接管驗收表》

《工程整改記錄單》

《接管驗收明細表》

《驗收遺漏問題統計表》

《入伙邀請書》

《家居情況登記表》

《家庭成員登記表》

《入伙鑰匙簽領表》

《入伙簽收一覽表》

《業主入伙接樓表》

《入伙返修項目表》

《房屋裝飾裝修申請表》

《裝飾裝修服務協議》

《房屋裝飾裝修竣工驗收表》