新項目入伙管理工作程序

1總則

1.1有序組織業戶入伙,提供便捷、高效的顧客服務,是地產銷售和后續物業服務的重要內容,項目所在公司和物業分公司應相互配合,嚴密策劃和組織新項目的業戶集中入伙工作。

1.2新項目集中入伙工作由項目所在公司主導,物業分公司配合。

1.3各物業分公司應配合項目所在公司履行房屋保修義務,在保修期內工程質量問題必須得到及時、有效的處理,切實維護業戶合法權益和EE地產的品牌形象。

2相關職責界定

2.1項目所在公司總經理負責組織成立交樓入伙工作小組,制定交樓入伙工作方案,組織交樓準備工作,確定入伙時間。

2.2項目所在公司營銷部、工程(配套)部、開發設計部、財務部參與入伙工作。

2.3物業分公司負責具體編制物業入伙方案,按計劃準備及組織實施入伙管理工作。

2.4管理公司物業管理部負責各項目入伙管理工作的指導和監督。

2.5項目所在公司工程部負責協調監理公司和施工單位參與交樓驗收工作。

3工作程序

3.1成立入伙工作小組

3.1.1組成人員:由項目所在公司總經理、營銷總監、設計總監、工程總監、財務總監和物業分公司總經理組成,項目所在公司總經理擔任組長,物業分公司總經理擔任副組長。

3.1.2人員分工:接待組(負責客戶引導、業戶身份核驗、資料接收及發放)、收費組、驗收組、發鑰匙組、咨詢及后勤保障組,入伙當天現場總指揮為物業分公司總經理。

3.2入伙策劃

3.2.1在入伙前,物業分公司將《入伙須知》及其它需提示的內容與項目所在公司的《入伙通知書》一起向業戶送發,向業戶明示入伙須知信息。

3.2.2物業分公司負責配合項目所在公司做好業戶集中入伙工作,擬訂項目集中入

伙方案。項目集中入伙方案經物業分公司總經理和項目所在公司營銷(策劃)部審核、總經理批準后,報管理公司物業管理部、市場部備案。管理公司收到入伙方案的日期應與預定的入伙日期至少提前30天。

3.2.3入伙過程中涉及的所有收費項目,且在房產銷售合同中未明確約定的,收費標準必須在入伙方案審批前報管理公司批準后方可執行。

3.2.4新項目集中入伙方案中應包含對可能的緊急的識別、評價,以及相應的處置預案。

3.2.5入伙方案的內容應包括但不限于:

a)入伙的時間及實施地點;

b)入伙工作目標及接待能力要求;

c)入伙手續辦理的流程;

d)接待現場布置要求;

e)可能緊急情況及處置預案要求;

f)負責入伙工作的人員安排及職責;

g)入伙過程中使用的文件和表格;

h)入伙準備工作的安排及要求;I)所需費用預算。

3.3交樓入伙準備工作

3.3.1人員培訓

a)按人員分工,明確各組的任務及與其它組的銜接要求;

b)對工作流程、注意事項及入伙中業戶普遍關注的收費、驗收、房屋質量保修、裝修等問題進行培訓,必要時擬寫《入伙工作統一說辭》。

3.3.2入伙發放資料及記錄的準備

交樓入伙工作小組在業戶入伙前15個工作日準備好用于入伙的必要的資料,并由物業分公司整理匯總備用。

1)入伙發放資料包括(不限于):

a)入伙通知書;

b)出庫單;

c)入伙須知(可制成印刷品張貼);

d)入伙流程圖(可制成印刷品張貼);

e)業主臨時公約;

f)住戶手冊;

g)房屋質量保證書;h)房屋使用說明書;i)裝修手冊;

j)物業管理費批文;

k)物業管理相關法律法規文本。

2)記錄包括(不限于):

a)業戶情況登記表;b)入伙流程簽認單;c)區域防火責任書;d)入伙收樓確認單。e)整改項目報告。

3.3.3入伙前與業主的溝通為了使入伙工作順利開展,在項目所在公司寄發《入伙通知書》時,物業分公司可將業主須知的相關資料一同寄發。

3.3.4入伙現場環境布置要求

a)總體環境應布置成喜慶、熱烈的場面,襯托出EE品牌;

b)入伙辦理的區域必須保持干凈衛生、井然有序,必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進行裝飾;

c)入伙現場辦理地址、辦理時間、入伙注意事項、入伙流程等標識,相關場地、道路應有明顯、溫馨的指路牌;

d)工作人員按分工不同應有明確的工作區域,避免出現慌亂現象、服務人員著裝整齊,精神飽滿;

e)在許可條件下,現場設置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進行辦理入伙的環境;

f)辦公現場資料擺放整齊有序。

3.4入伙手續的辦理

3.4.1入伙手續辦理流程圖

入伙手續辦理流程圖

業主

………攜帶資料,按規定時間到達入伙現場

營銷部

………核對確認業戶身份,向業戶發放《出庫單》

接待組

………業戶情況登記,補簽相關合同

收費組

………收取相關費用,開具發票

驗收組

………與業戶共同驗收房屋,出現問題記錄并跟蹤返修,水電開通,水電表初始讀數抄錄

鑰匙發放

………發放鑰匙,發放資料

資料歸檔

3.4.2項目所在公司營銷(策劃)部負責核對業戶《入伙通知書》,查驗以下業戶證

件:

a)購房合同原件;

b)業戶身份證或護照原件;

c)單位購房的查驗須出示單位營業執照副本;

d)委托他人辦理的須出示業戶委托書,并留存。

3.4.3確認業戶身份無誤后,營銷部向業戶簽發《出庫單》。

3.4.4接待組

a)核對、回收《出庫單》存根聯;

b)留存業戶證件復印件,填寫《業戶情況登記表》,簽署《區域防火責任書》;

c)與未簽約業戶補簽《前期物業管理協議》和《業戶臨

時公約》;

d)經辦人在《入伙資料交收登記表》上的"業戶資料提交欄"簽字確認;

e)請業戶在《入伙流程簽認單》文件欄上簽字確認。

3.4.5收費組依照法規、政府批文和公司要求,收取物業管理費等有關費用,并與業戶共同在《入伙流程簽認單》收費欄簽字確認。

3.4.6驗收組

a)在業戶交納完入伙費用后,驗收組通知水電工開通該業戶物業的水電,攜同施工單位、監理公司,與業戶對房屋進行驗收;

b)將水電表初始讀數及驗收情況登記在《入伙收樓確認單》中;

c)房屋驗收合格的,驗收組與業戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中簽字確認;

d)驗收中發現問題,按3.6進行。驗收完成后驗收組與業戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中注明并簽字確認。

3.4.7鑰匙發放組

a)房屋驗收無問題或業戶要求在搬入后再行維修的,鑰匙發放組將業戶房屋鑰匙全部交給業戶;

b)房屋驗收有問題的,鑰匙發放按3.6進行。組在將業戶房屋鑰匙交給業戶時,經業戶同意留下一套鑰匙(在《收樓問題整改報告》中記錄),供維修使用;

c)業戶領取鑰匙后,在《鑰匙領取登記表》及《入伙流程簽認單》上簽字確認;鑰匙托管的,在表單備注欄注明;

d)鑰匙發放組將《住戶手冊》、《裝修手冊》、《房屋質量保證書》、《房屋使用說明書》發給業戶保存,并請業戶在《入伙資料交收登記表》上的"入伙資料收取欄"簽字確認,入伙手續辦理完畢。

3.5所有資料和業戶檔案由物業分公司負責收集、整理和保存。

3.6房屋交收問題的整改

3.6.1驗收發現問題時,業戶在《整改項目報告》中記錄交給驗收人員,將鑰匙交給驗收人員便于維修,并在《入伙收樓確認單》的"回執欄"中填寫相關記錄并保留回執欄;

3.6.2物業分公司根據《整改項目報告》內容向綜合維修隊下達《工程維修作業單》,項目所在公司須督促盡快維修,以免影響業戶裝修;

3.6.3維修完成并通過物業分公司檢驗后,物業分公司聯系業戶前來復驗,向業戶交回所保留的鑰匙并請其在《整改項目報告》的乙條款中簽字確認。

3.7集中入伙辦理過程中,項目所在公司、物業分公司必須確保:任何存在疑慮或不滿意見的業戶均能及時地與公司高層管理人員溝通,避免現場服務人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴散。

3.8集中入伙期間,物業分公司必須每對入伙辦理情況進行匯總統計,在當天報告項目所在公司。

3.9物業集中入伙結束后一周內,物業分公司總經理應組織本公司對入伙工作進行總結,對入伙過程中反映出來的房屋質量、銷售服務、物業服務等方面問題進行匯總統計,報送項目所在公司及管理公司物業管理部備案。

4零星入伙(入住)

在物業集中入伙之后,針對物業正常運營期間個別業戶(租戶)入伙手續辦理,除不必制訂準備工作計劃和交付方案外,相關入伙手續仍必須按上述規定辦理。

5相關文件與記錄

5.1WDWY-WI-MM7501入伙通知書(范本)

5.2WDWY-WI-MM7502入伙須知(范本)

5.3WDWY-FR-MM7501出庫單

5.4WDWY-FR-MM7502入伙流程簽認單

5.5WDWY-FR-MM7503業戶情況登記表

5.6WDWY-FR-MM7504區預防火責任書

5.7WDWY-FR-MM7505入伙收樓確認單

5.8WDWY-FR-MM7506整改項目報告

5.9WDWY-FR-MM7507業戶入伙統計表

篇2:物業入伙管理程序5

物業入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業的驗收程序

4.3業主(客戶)維修安裝服務

4.4物業裝修管理

4.5提供給業主(客戶)的文件的控制

4.6物業管理費用收取

5職責

5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續;

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。

6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業主(客戶)準備的證明材料;

b.需業主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續的程序。

6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表

篇3:客戶入伙管理工作程序

1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續。

2.0范圍:管理處客服部。

3.0職責:

3.1客服部負責物業入伙的辦理及檔案的建立。

3.2其它部門負責協助。

4.0程序:

4.1物業入伙程序:

4.1.1驗證并存檔客戶的相關資料:

4.1.1.1《入伙通知書》;

4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;

4.1.1.3客戶《身份證》或營業執照原件,留存復印件;

4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。

4.1.2領取入伙資料袋:

4.1.2.1《業主登記表》;;

4.1.2.2《業主公約》一式兩份;

4.1.2.3《前期物業管理服務協議》一式三份;

4.1.2.4《房屋裝修申請書》;

4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質量保證書》;

4.1.2.6《室內管線分布圖》(含電、給排水平面圖);

4.1.2.7入伙收費一覽表;

4.1.3業主辦理相關手續

4.1.3.1填寫《業主登記表》,簽訂《業主公約》;

4.1.3.2客戶部相關人員收表;

4.1.3.3客戶繳納相關入伙費用;

4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。

4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯系施工單位進行整改工作。

4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發放該單位鑰匙,并請客戶在《業主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。

4.1.3.7辦理住戶智能卡。

4.1.3.8簽訂相關協議。

4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。

4.1.5在客戶服務中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。

5.0質量記錄:

5.1《業主登記表》

5.2《業主公約》

5.3《前期物業管理服務協議》

5.4KH-03-R01《房屋驗收交接表》

5.5KH-03-R02《機動車停車位申請表》

5.6KH-03-R03《入伙客戶情況登記表》

5.7KH-03-R04《住戶智能卡辦理申請表》

5.8KH-03-R05《托管門匙責任聲明書》