物業程序文件

--住宅物業入伙管理控制程序

1.0目的

2.0適用范圍

適用于物業服務中心所轄住宅類物業的入伙管理。

3.0職責

3.1

3.2

4.0工作程序

4.1

4.2入伙管理控制程序

4.2入伙辦理程序

4.2.1新業主入伙手續的辦理:可參照《業主收樓流程圖》執行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據實際情況需求,由物業服務中心總監/經理做出適當步驟調整,內容不變。

4.2.1.1核對業主身份、資料

a、客服部前臺接待人員核收由發展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;

b、核對業主身份證及復印件,確定業主身份,若屬委托代辦收樓手續的須核實業主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復印件保留存檔;

c、核對業主與發展商簽訂的《商品房買賣合同》復印件、《物業維修基金》回執原件,及發展商出具的《繳款通知書》等辦理相關手續。

4.2.1.2入伙費用繳交

a、接待人員指引業主到收費處繳交收樓的一切費用,財務人員按收費項目及標準,詳見相關項目《業主收樓費用一覽表》,收取并開具收費票據交給業主,并在《收樓手續單》相關欄簽名;

b、業主交齊一切費用后,財務部工作人員協助/引導業主簽署《委托銀行繳費協議書》,并將代開設的銀行繳費存折發放給業主;

4.2.1.3文件簽署、物品發放

a、簽約人員引導業主與交樓人員簽署相關文件,填寫《收樓手續單》《住戶資料登記表》《前期物業服務合同》《業主規約》《消防安全承諾書》《業主收樓物品/資料簽收單》,并發放《前期物業服務合同》《業主規約》《前期物業服務合同》《房屋質量保證書》《房屋質量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;

b、引導業主填寫《證件辦理申請表》辦理相關證件。

4.2.1.4現場驗樓

a、通知現場驗樓人員帶領業主到現場進行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統、智能化系統、給水系統、排水系統、門、窗、五金配件、電器、花園護欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數,雙方確認后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;

b、如需留匙,現場驗樓人員指引業主到鑰匙發放處辦理手續,并簽署《鑰匙托管聲明》。

4.2.1.5遺留工程跟進處理:按《遺留工程處理流程圖》執行。

4.2.1.6業主檔案整理、歸檔:按《業主檔案管理控制程序》執行。

4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執行。

4.2.2二手業主入伙手續的辦理:可參照《二手業主收樓流程圖》執行

4.2.2.1核對業主身份、資料

a、客服部前臺接待人員核收二手業主入伙所需資料:二手業主與原業主簽訂的《商品房買賣合同》或房產證、有效身份證原件、指定銀行存折;

b、客服助理對二手業主的以上文件進行查驗、復印,將上述原件退還二手業主,并將復印件留底建檔;

4.2.2.2費用結算

a、客戶助理通知工程組工作人員確認舊業主的水、電表計數;

b、由財務人員核算原業主所欠的應繳費用,并與原業主結清之前所欠一切費用;

c、客戶助理告知二手業主小區的各項收費標準、收費時間及托收方法。

4.2.2.3文件簽署:指引業主簽署《業主規約》《住戶資料登記表》《前期物業服務合同》(如有需要)《委托收款協議》《前期物業服務合同》等,并要求業主在《業主收樓物品/資料簽收單》簽字。

4.2.2.4文件發放:向二手業主發放《業主規約》《服務手冊》《前期物業服務合同》等資料。

4.2.2.5證件辦理

a、回收原業主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;

b、引導二手業主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關證件,做好相關解答。

4.2.2.6業主檔案資料更新

a、手續辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應工作;

b、將二手業主資料歸入業主檔案中,原業主資料保存;

c、業主檔案整理、歸檔,按《業主檔案管理控制程序》執行。

4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執行。

4.3收樓工作總結:每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預防措施。

5.0支持性文件

5.1《業主規約》

5.2《服務手冊》

5.3《前期物業服務合同》

5.4《商品房買賣合同》

5.5《房屋質量保證書》

5.6《房屋質量說明書》

5.7《物業接管驗收控制程序》

5.8《業主收樓流程圖》

5.9《二手業主收樓流程圖》

5.10《裝修管理控制程序》

5.11《裝修辦理流程圖》

5.12《遺留工程處理流程圖》

5.13《業主檔案管理控制程序》

5.14《業主收樓費用一覽表》

5.15《業主收樓資料一覽表》

6.0質量記錄

6.1《委托銀行繳費協議書》由銀行提供

6.2《委托收款協議》由銀行提供

6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供

6.4《維修基金交付證明》由業主自行辦理

6.5《收樓手續單》售后服務中心提供

6.6《繳款通知書》售后服務中心提供

6.7《業主收樓指引》

6.8《住戶資料登記表》

6.9《消防安全承諾書》

6.10《業主收樓物品/資料簽收單》

6.11《樓宇情況驗收檢查表》

6.12《鑰匙托管聲明》

6.13《證件辦理申請表》

6.14《收樓工作總結/報告》無固定格定

編制:審核:批準:

篇2:客戶入伙管理工作程序

1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續。

2.0范圍:管理處客服部。

3.0職責:

3.1客服部負責物業入伙的辦理及檔案的建立。

3.2其它部門負責協助。

4.0程序:

4.1物業入伙程序:

4.1.1驗證并存檔客戶的相關資料:

4.1.1.1《入伙通知書》;

4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;

4.1.1.3客戶《身份證》或營業執照原件,留存復印件;

4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。

4.1.2領取入伙資料袋:

4.1.2.1《業主登記表》;;

4.1.2.2《業主公約》一式兩份;

4.1.2.3《前期物業管理服務協議》一式三份;

4.1.2.4《房屋裝修申請書》;

4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質量保證書》;

4.1.2.6《室內管線分布圖》(含電、給排水平面圖);

4.1.2.7入伙收費一覽表;

4.1.3業主辦理相關手續

4.1.3.1填寫《業主登記表》,簽訂《業主公約》;

4.1.3.2客戶部相關人員收表;

4.1.3.3客戶繳納相關入伙費用;

4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。

4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯系施工單位進行整改工作。

4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發放該單位鑰匙,并請客戶在《業主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。

4.1.3.7辦理住戶智能卡。

4.1.3.8簽訂相關協議。

4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。

4.1.5在客戶服務中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。

5.0質量記錄:

5.1《業主登記表》

5.2《業主公約》

5.3《前期物業管理服務協議》

5.4KH-03-R01《房屋驗收交接表》

5.5KH-03-R02《機動車停車位申請表》

5.6KH-03-R03《入伙客戶情況登記表》

5.7KH-03-R04《住戶智能卡辦理申請表》

5.8KH-03-R05《托管門匙責任聲明書》

篇3:園荔物業入伙管理工作規程

　　園荔物業入伙管理工作規程

　　1.目的

　　規范住戶入伙管理工作,確保住戶順利入伙。

　　2.適用范圍

　　適用于住戶入伙的管理工作。

3 職責

　　3.1 公司經理負責指導組織安排入伙工作。

　　3.2 客服部主管負責組織安排入伙工作。

　　3.3 客服部各崗位工作人員負責具體辦理入伙手續。

　　3.4 財務部負責核收各項入伙費用。

　　3.5 工程部負責樓宇整改的跟進、水電的開通以及裝修方案審核工作。

　　4.工作規程

　　4.1 入伙、業主、住戶、客戶的定義

　　1)入伙定義:是指住戶收到書面入住通知,并辦理完相應手續。住戶收到入住通知單上通知辦理入住的時間,視為入住時間。

　　2)業主定義:指物業所有權人。

　　3)住戶定義:指物業所有權人和物業使用人。在管理制度稱呼和意見征詢等場合以“住戶”進行稱呼。

　　4)客戶定義:一般指物業所有權人、物業的使用人和外部客戶。在一般日常管理工作中均以“客戶”稱呼。

　　4.2 本規程中的“入伙”主要是指住戶入住。

　　4.3 住戶入伙的準備(指業主入住和租戶入住)

　　5.業主入伙

　　5.1 業主入伙資料的準備;

　　1)根據本物業的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《臨時管理規約》、《前期物業管理服務協議》、《區域防火責任協議書》、《入伙通知書》;

　　2)《入伙通知書》的內容要求寫明物業管理公司的辦公地點(以下簡稱公司)、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等;

　　3)印刷以下各類入伙表格:

　　①《鑰匙領用/移交登記表》;

　　②《裝修申請表》;

　　③《物業使用說明書》;

　　④《物業質量保證書》;

　　⑤《房屋交接驗收表》;

　　⑥《住戶入住情況登記表》。

　　4)設計辦理入伙手續流程圖(請參見7、8)。

　　5.2 入伙時的環境布置:涉及服務標識牌的按vi設計辦理:

　　1) 入口處掛“歡迎您喬遷×××”拱門橫幅和插彩旗,營造熱烈的氣氛;

　　2) 樹立指路牌,由入口處到物業公司或至辦理入住的現場。

　　3) “入口處”標明物業公司的辦公地址和辦公時間。

　　4)物業管理公司對入住辦公環境的布置:

　　①掛燈籠,飄小彩帶,擺放花藍、盆景,給人以隆重、喜慶的氣氛

　　②張貼醒目的“辦理入住手續流程圖”,辦理手續窗口設置要求做到“一條龍服務”,各窗口標識清楚,一目了然;

　　③管理人員著裝整潔,精神飽滿;

　　5.3 客服部依據物業管理公司議定的入伙時間,提前向業主發出入伙通知。

　　5.4 業主收到《入伙通知書》后,應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到公司辦理入住手續。如果在規定期限到來的前3天內,業主尚未辦理入住手續的,客服部物業助理應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續;超過規定期限未辦理入住手續的,客服部應將情況向公司領導匯報,由公司領導決定是否登報催辦。

　　5.5 入伙手續的辦理(詳見:入伙手續流程圖)

　　1)在收樓驗房時,物業助理應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《房屋交接驗收表》中。

　　2)辦完業主入住手續后,物業助理應及時收集、整理業主資料并及時建立“住戶檔案”。

　　6.租戶入住

　　6.1 租戶入住的條件

　　1)已正式簽訂《房屋租賃合同》;

　　2)已繳清所有租賃費用;

　　3)已提供租戶身份證明的資料;

　　4)房屋裝修已經過公司驗收合格。

　　5)辦完租賃手續后,物業助理應及時收集、整理租戶資料,并及時登記。

　　7.辦理入伙手續流程圖(略)

　　8.入伙流程說明

　　8.1 備件

　　8.2 業主辦理入伙手續前要備齊如下文件資料:

　　1)入伙通知書;

　　2)購房合同原件、復印件;

　　3)購房付款證明及復印件;

　　4)業主身份證及復印件,1寸近期免冠彩照兩張;

　　5)維修資金繳款憑證;

　　6)業主委托書(委托他人辦理時需帶)、被委托人身份證及復印件;法人授權委托書、營業執照副本及復印件(公司購房時需提供) 。

　　8.3 登記、驗證

　　1)業主帶齊上述文件資料到物業公司交驗、存檔;

　　2)簽領《住戶手冊》、《《裝修指引》等資料;

　　①此等資料由業主簽字領取,并由工作人員知會有關事項。

　　②業主領取此等資料應仔細閱讀了解其內容。

　　8.4 簽署《臨時管理規約》、《區域防火責任協議書》、《前期物業管理服務協議》,一式二份,業主簽署后各留一份,其余交物業公司留存。

　　8.5 填寫《住戶入住基本情況表》

　　1)業主領取《住戶入住基本情況表》后,應仔細填寫,內容清楚,數據完整。

　　2)《住戶入住基本情況表》填寫后交物業公司存檔,以便管理和聯系。

　　8.6 繳費

　　由工作人員指引業主到物業公司財務部門繳納入住費用,并簽署水電費、管理費用銀行托收協議。

　　8.7 驗樓、收樓

　　1)業主或委托人在物業公司工作人員帶領下到所購物業驗樓。

　　2)驗樓時發現的問題詳細記錄在《房屋交接驗收表》,由業主或委托人、物業公司工作人員在表上簽字確認。

　　8.8 領取鑰匙

　　業主驗收完樓后,無問題的,悉數將鑰匙全部領走;有問題的,留下一把入戶門鑰匙供維修時使用。

　　8.9 按規定辦理裝修申報手續

　　業主憑簽完字的《入住辦理流程單》到物業公司按裝修流程圖辦理裝修申報手續。

　　9.按規定辦理水、電、氣、電話、有線電視及車位使用手續。

　　9.1 領取有關申請表并填寫。

　　9.2 簽署相關的委托銀行收費協議書。

　　9.3 將申請表、協議書交相關單位或客服部辦理。