入伙管理工作是物業(yè)管理公司第一次正式面向業(yè)主提供服務的重要工作,也是考驗物業(yè)管理公司綜合管理能力的重要指標之一,而對于跨區(qū)域的樓盤入伙,總公司的控制能力相對較弱,入伙工作的成敗主要取決于入伙方案編制的水平高低。

隨著物業(yè)管理服務工作朝著標準化管理的方向不斷邁進的趨勢,大多數(shù)物業(yè)管理公司都在認真研究物業(yè)管理的每一個工作環(huán)節(jié)的可控制性和可操作性,希望通過標準化的管理流程規(guī)范物業(yè)管理行為,減少服務工作的失誤率,降低管理成本和業(yè)主投訴。故此,如何編寫高水準的入伙方案無疑成為擺在物業(yè)管理公司面前的重要工作。

一、物業(yè)管理入伙方案編制的數(shù)據(jù)收集

編寫入伙方案之前,要進行相關數(shù)據(jù)的采集,通過收集相關數(shù)據(jù)和信息,并分析整理,才能根據(jù)不同的項目"量身定做"適合的入伙方案。數(shù)據(jù)采集工作主要包括以下內(nèi)容:

(一)向地產(chǎn)公司采集相關數(shù)據(jù):

1、了解交房情況:這里主要涉及的數(shù)據(jù)和信息包括:交房時間與交房面積:因交房數(shù)據(jù)是由地產(chǎn)公司直接掌握,編寫前切忌采集雙方簽署《前期物業(yè)管理服務合同》的數(shù)據(jù),因地產(chǎn)公司往往會由于建筑工期等不可預測因素而改變交房時間,也會銷售情況的變化造成交房面積發(fā)生變化。在編寫前一定要與地產(chǎn)公司相關部門進行溝通,了解最新的交房數(shù)據(jù)。

2、收集地產(chǎn)公司相關部門及施工單位的分布情況:因交房工作是需要很多部門涉及的工作,依靠物業(yè)管理公司是無法單獨完成的,涉及的部門主要包括:地產(chǎn)公司的銷售部門及工程管理部門、市政配套服務部門如供電供水供氣等部門、各工地施工單位部門。

3、了解施工收尾工程進度:因入伙方案編制過程中涉及工程進度與物業(yè)公司接管工作的銜接,且往往留給物業(yè)公司接管驗收的時間比較短暫,故根據(jù)收尾工程的不同,方案中應作好整體時間的安排。

4、了解施工質(zhì)量和交房戶型布局:工程施工質(zhì)量的好壞直接影響接管驗收工作的進度,也影響業(yè)主收樓的效果,物業(yè)公司要在交房前將接管驗收工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提交施工單位進行整改是保證交房工作順利進行的重要環(huán)節(jié)。戶型分布的掌握有利于提供及時有效的業(yè)主二次裝修管理,物業(yè)管理人員在交房前應了解戶型及房屋結構,便于指導業(yè)主二次裝修工作。

5、收集購房業(yè)主的信息。

(二)向當?shù)胤康禺a(chǎn)行政主管部門采集相關數(shù)據(jù):

1、了解當?shù)氐姆康禺a(chǎn)法規(guī):

2、了解當?shù)氐氖召M項目:

(三)向當?shù)赝胁杉嚓P數(shù)據(jù):

1、了解當?shù)貥I(yè)主的消費心理:

2、收集當?shù)氐娜肆Y源情況及工資情況:

3、了解水、電、暖氣、天然氣、垃圾處理等生活配套情況;

二、入伙管理方案的編制

(一)編制項目概況

根據(jù)以上了解和收集的數(shù)據(jù),整理出項目概況及交房概況,對項目交房進行總體評估,以便物業(yè)管理人員對交房工作有一個整體的認識。主要包括以下內(nèi)容:

1、項目基本情況

2、交房情況

3、需重點解決的問題

(二)編制入伙所需要的外部條件具備情況

根據(jù)相關法規(guī)規(guī)定,針對以下工作編寫交房外部條件具備情況:

1、已通過竣工驗收與接管驗收情況說明。

2、工程遺留問題得到解決的情況說明。

3、工程資料移交情況說明

4、業(yè)主檔案資料移交情況說明

5、小區(qū)實現(xiàn)基本使用功能,滿足日常生活所需情況說明

6、配套設施完善情況說明

7、物業(yè)公司依法經(jīng)營手續(xù)準備情況說明

(三)編制組織機構設計與人員配置說明書

1入伙專項工作人員調(diào)配

(四)商討并編制入伙流程

與地產(chǎn)公司銜接并商討業(yè)主入伙服務流程:

1、制訂入伙流程圖

2、編寫《入伙通知書》、《業(yè)主公約》、《業(yè)主收樓證明》、《業(yè)主入伙登記表》、《樓宇驗收記錄表》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》、《業(yè)主臨時公約》、《交房流程表》、《消防安全責任書》、《業(yè)主入伙資料和物品領用清單》、《業(yè)主家庭情況登記表》

3、編寫交房各責任部門的業(yè)務聯(lián)系人及聯(lián)絡電話表

(五)編制員工招聘與培訓計劃

1、員工招聘計劃:要具體列明招聘的時間、人數(shù)、任職條件及到崗時間,并注明招聘費用。

2、員工培訓計劃:入伙之前員工培訓的主要內(nèi)容包括:物業(yè)管理理論知識培訓、物業(yè)管理法規(guī)知識培訓、物業(yè)管理實操培訓(各崗位工作要求須掌握的技能知識,包括各部門的作業(yè)指導書)、職業(yè)道德培訓、入伙、業(yè)主二次裝修工作演練。

(六)編制前期開辦費支出費用預算

根據(jù)《管理方案》及現(xiàn)場實際情況由項目經(jīng)理進行市場調(diào)研后具體編制,應注明分批采購及完成時間的時間,報公司審批后執(zhí)行。

1、公用品支出:主要包括,辦公桌、椅;文件柜;培訓白板;電話;電腦;電腦臺、椅;打印機;飲水機;傳真機;計算器;保險柜;過塑機;空調(diào);日常辦公用品及耗材;沙發(fā)茶幾;鑰匙柜等,并列明數(shù)量及采購預算。

2、安全管理用品支出:保安服裝配件;迷彩作訓服;迷彩膠鞋;軍警靴/鞋;軍大衣;對講機;雨衣;橡膠警棍;應急燈;防暴手電筒;值班桌椅;自行車打氣筒;巡邏車;撬棍,消防斧,消防桶;防毒面具;防火手套;消防頭盔;消防鏟;手提式滅火器。

3、維修用品支出:萬用表;兆歐表;鉗形表;電工刀;試電表;絕緣手套;絕緣鞋;鋼絲鉗;尖嘴鉗;電烙鐵;工具袋;沖擊鉆;手電鉆;小鉆床;砂輪機;多功能組合套筒;工作臺;鋼鋸弓;鋼板尺;電焊機;管道疏通機;人字鋁梯;活動板手;瓦刀;內(nèi)六角扳手;水平尺;安全帶;便協(xié)工具箱;材料架;手電筒;螺絲刀;絞絲機;龍門鉗;沖擊鉆頭;鉆花;錘子;絲板;管道疏通機;管鉗;塞尺;封口鉗;銼刀;剪刀;剝線鉗;雨衣;雨靴;應急燈;射釘槍;高壓試電筆;斜口鉗;扁鏟;壓線鉗;呆扳手;維修耗材等,注明用量及費用預算。

4、清潔用品支出:洗地機;吸塵器;高壓水槍;垃圾桶;高級不銹鋼垃圾筒;清潔開荒用具清單,注明用量及費用預算。

5、物業(yè)管理標識支出:工作指示牌;告示水牌;綠地提示牌;設施、場地警示牌;工程設施標識;管理處服務標識牌;設備安全操作牌;印刷入伙資料等,注明用量及費用預算。

6、后勤物質(zhì)支出:員工服裝;熱水器;洗衣機;電視機;電視機柜;單人床;雙層床;床上用品;電風扇;員工更衣柜;常用急救藥品;宿舍整建;管理處裝修;招聘支出;車旅費;社交費等,注明用量及費用預算。

(七)編制收費計劃與收費清單說明書

根據(jù)市場調(diào)查后的數(shù)據(jù)按以下內(nèi)容具體編制。收費項目一般包括:

1、管理費:一般預收半年或三個月。

2、裝修違約保證金:部分城市政府規(guī)定不得收取的應取消此項收費。一般根據(jù)當?shù)貞T例向業(yè)主和裝修公司同時收取。

3、水電周轉金或預收水電費:部分城市政府規(guī)定不得收取的應取消此項收費。主要考慮到業(yè)主裝修期間交費不方便,根據(jù)當?shù)貞T例可按業(yè)主三個月的用量,按房屋面積估算收取。

4、裝修垃圾清運費:部分城市政府規(guī)定不得收取的應取消此項收費。可根據(jù)當?shù)貞T例參照收取。

5、車位租賃費:根據(jù)當?shù)匚飪r局指導價向車主收取。

6、代收代交服務費:與相關部門溝通后,協(xié)助收取。

7、其他經(jīng)營收入:一般在裝修期間可利用物業(yè)公用場地進行多種經(jīng)營,引進商家為業(yè)主提供裝修材料銷售服務。

(八)編制交房前工作安排說明書

根據(jù)現(xiàn)場熟悉情況,結合地產(chǎn)公司施工收尾工作安排,具體編制交房前物業(yè)管理服務工作的具體安排,主要包括以下內(nèi)容:

1、辦公室及后勤事務完成時間表

--管理處裝修完畢,完成時間

--辦公設備到位并能有效運作,完成時間

--辦公電話通訊暢通,完成時間

--員工宿舍、食堂落實并發(fā)揮功能,完成時間

--員工檔案已經(jīng)建立,完成時間

--管理處正式成立、掛牌,完成時間

--照相人員及器材已落實,完成時間

--物業(yè)作業(yè)規(guī)范指導書的編制,完成時間

2、VI系統(tǒng)完成時間表

--《VI手冊》已通過評審,完成時間

--員工服裝、工作牌辦公區(qū)標識系統(tǒng)安裝到位,完成時間

--VI禮品購置完畢,完成時間

--入伙接待現(xiàn)場標識系統(tǒng)安裝到位,完成時間

--轄區(qū)內(nèi)外指示標識、指引標識、服務標識基本安裝到位,完成時間

--停車場通過安全審查達到合格,完成時間

--樓號牌、單元牌、樓層牌、房號牌及消防疏散標識系統(tǒng)完善,完成時間

3、印刷或購置以下各類入伙表格及物品:

--《住戶手冊》,印刷份數(shù)及完成時間

--《業(yè)主臨時公約》,印刷份數(shù)及完成時間

--《住宅使用說明書》,地產(chǎn)公司提供,及完成時間

--《住宅質(zhì)量保證書》,地產(chǎn)公司提供,及完成時間

--《入伙登記表》,印刷份數(shù)及完成時間

--《業(yè)主交費一覽表》,印刷份數(shù)及完成時間

--《入伙物品領用登記表》,印刷份數(shù)及完成時間

--《入伙驗房表》,印刷份數(shù)及完成時間

--《業(yè)主家庭情況登記表》,印刷份數(shù)及完成時間

--《裝修申請表》,印刷份數(shù)及完成時間

--檔案袋,印刷份數(shù)或由進場商家提供及完成時間。

--法律法規(guī)宣傳張貼,包括《物業(yè)管理條例》、《物業(yè)服務收費明碼標價規(guī)定》、《物業(yè)服務收費管理辦法》、《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法》、《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)服務協(xié)議》以及地方性涉及收費的法律法規(guī)及完成時間。

--溫馨提示牌訂做及完成時間。

4、環(huán)境布置工作完成時間安排表

--入口處掛橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛。

--設置指路牌,由入口處到管理處。

--掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景。

--張貼醒目的"辦理入伙手續(xù)流程圖"。

--管理人員著裝整潔,精神飽滿并經(jīng)嚴格訓練。

--辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

--清潔開荒已經(jīng)完畢。

--區(qū)內(nèi)綠化集中整理完畢。

--區(qū)內(nèi)平面顯眼設施設備集中維護完畢。

5、其他工作完成時間表

--制訂應急接待預案。

--制訂突發(fā)事件處置預案。

--所有單元門(包括進戶門)窗已鎖閉,業(yè)主鑰匙已編號管理。

--電梯保護。

--地產(chǎn)交房維修協(xié)調(diào)小組成立,施工單位維修責任已落實。

--接待現(xiàn)場功能區(qū)分,主要包括:接待區(qū)、客戶等候區(qū)、資料確認處、交費處、簽約處、樓宇驗收處、裝修手續(xù)咨詢處、物業(yè)經(jīng)理接待處、洗手間等。

--常見問題的解釋

--常見問題的處理

--新聞媒體接待與現(xiàn)場拍照安排。

--業(yè)主檔案的制作管理工作。

(九)物業(yè)管理入伙方案的審批

1、入伙方案編制完畢后,由項目經(jīng)理召開專項會議,各部門業(yè)務主管進行修訂完善,經(jīng)項目經(jīng)理審核同意后報總公司審批。

2、總公司收到報送的入伙方案后,應組織總公司各業(yè)務部門召開專題會議,討論入伙方案的可行性,必要是派專人到現(xiàn)場進行數(shù)據(jù)調(diào)查與核實,最終審批并下達該入伙方案。

(十)編寫注意事項

1、方案的編寫要注意時效性,因項目屬于跨區(qū)域運作,很多事情由于業(yè)務授權的問題,往往需要總公司審批后方能操作,故此,方案的編制應當在業(yè)主入伙工作開始前兩個月進行。

2、市場調(diào)研尤其重要,不同地域有不同的政策法規(guī)限制及當?shù)氐南M習慣,只要作好市場調(diào)研,全盤綜合考慮,才能保證入伙方案的可操作性。

3、各部門的職責分工與人員配置

(1)協(xié)調(diào)組負責組織安排入伙工作,由項目經(jīng)理直接負責,公司總部管理中心技術支持。

(2)接待組負責業(yè)主的接待登記及收取證件并轉交給簽約組。

(3)收費組負責核收各項入伙費用,由財務部直接負責,公共事務部協(xié)助。

(4)簽約組負責指導業(yè)主填寫入伙表格(《業(yè)主檔案卡》);與業(yè)主簽定《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》、《業(yè)主臨時公約》及《消防安全責任書》,并發(fā)放鑰匙及相關資料作好登記工作,公共事務部負責。

(5)驗房組負責陪同業(yè)主驗房,作好水電氣抄表、驗房簽字及跟蹤房屋整改工作,機電維修部負責,公共事務部協(xié)助。

(6)環(huán)境組負責交房現(xiàn)場及小區(qū)環(huán)境的清潔保潔與綠化美化工作,由環(huán)境服務部負責。

(7)保安組負責交房現(xiàn)場及小區(qū)安全與交通疏導工作,由護管部負責。

(8)維修組負責保證小區(qū)供電供水正常,處理緊急維修事件,由機電維修部負責。

(9)后勤組負責媒體接待、員工工作餐及現(xiàn)場拍照工作。

4、入伙期間人員配置表(根據(jù)《管理方案》及現(xiàn)場情況編制(示例)

篇2:小區(qū)分項物業(yè)管理方案:業(yè)主入伙

華庭小區(qū)分項物業(yè)管理方案:業(yè)主入伙

3.業(yè)主入伙管理方案

在辦理業(yè)主入伙手續(xù)時,為業(yè)主提供方便、快捷、及時、周到的服務,對于塑造服務中心的形象,給業(yè)主留下良好的第一印象,具有重要的作用,特制訂如下方案:

(1)管理內(nèi)容

A.在業(yè)主領房前將所有資料準備齊全。

B.精心布置業(yè)主入伙現(xiàn)場,為業(yè)主辦理領房手續(xù)提供一條龍服務。

C.憑業(yè)主所持的入伙通知單和各類必備的證明,發(fā)放交房資料。

D.陪同業(yè)主驗房,辦理領房手續(xù)。在驗房過程中,發(fā)現(xiàn)的房屋質(zhì)量問題,經(jīng)業(yè)主確認后,填入《業(yè)主房屋驗收交接表》。

E.對驗房交接中發(fā)現(xiàn)的房屋質(zhì)量問題,與業(yè)主約定時間,及時解決。

(2)管理措施

A.制訂《業(yè)主領房程序》。

B.策劃業(yè)主入伙現(xiàn)場布置方案。

C.按照《業(yè)主領房程序》,安排工作流程。

D.熱情接待,百問不厭,虛心聽取業(yè)主意見。

E.按規(guī)定辦理業(yè)主入伙手續(xù)。

篇3:XX花園三期入伙工作方案

澳洲花園三期入伙方案設計

(一)交接驗收

1、由**實業(yè)公司牽頭成立澳洲花園驗收領導小組,物業(yè)部由**及**主任領導掛帥,公司及各管理處抽調(diào)機電設備、安全保衛(wèi)、財務、工程、清潔、綠化的有關人員組成。于20**年1月20日前召開會議,研究澳洲花園三期樓宇接管事宜。

2、物業(yè)部負責跟蹤督促有關部門,確保樓宇在20**年1月18日前達到水、電、道路接通。力爭電話、電視、郵電開通。因質(zhì)量問題需要整改的項目必須在20**年2月10日前完成,為正式接管驗收和入伙創(chuàng)造條件。

3、物業(yè)公司接管驗收領導小組及有關人員與總公司、施工單位三方共同組成聯(lián)合交接小組,初步定于20**年1月22日對澳洲花園三期進行接管驗收,將不合格項目及質(zhì)量問題缺陷及時提交工程部與施工單位整改。管理處派專人負責跟蹤消項和反饋信息。對不符合接管要求的房屋一律不接收,待合格后再予以接收。

4、管理處負責做好樓宇驗收的物質(zhì)及技術準備工作,如驗收工作前的培訓及預演,防火門鑰匙的分類保管、鑰匙牌、尼龍卡、膠袋、記錄夾、各種記錄表格、滅火器等,由管理處負責督促相關負責人解決。

5、驗收時所用的各種表格、資料(資料表格已提供)由總公司統(tǒng)一安排提供,驗收后所填的各種工程資料、建筑物、設備設施、公共物品的登記、圖紙檔案資料由管理處收集保管。

(二)工程情況

1、人員清場--2月15日前,所有施工人員必須全部撤離現(xiàn)場,并做好一切善后工作,如清潔衛(wèi)生、材料轉移等,負責人:;

2、樓宇外圍工程掃尾--2月15日前必須完成,負責人:;

3、小區(qū)內(nèi)部公共部位裝修工程---------2月15日前完成,負責人:;

4、樓宇內(nèi)部水、電、電話、閉路電視等--入伙前必須開通,負責人:;

1月22日前與物業(yè)管理處進行驗收交接,以便于物業(yè)管理處進行文件歸檔和有接管時間。

(三)資料準備

1、入伙通知書--售樓處負責印刷并發(fā)出;

2、收樓指引--售樓處負責印刷并發(fā)出;

3、入伙收費一覽表--售樓處負責印刷并發(fā)出;

4、住戶成員登記表;

5、業(yè)主聯(lián)系電話一覽表

6、防火責任書;治安、消防協(xié)議書;

7、《業(yè)主公約》;

8、《用戶手冊》;

9、前期物業(yè)管理協(xié)議;

10、裝修管理規(guī)定;。

(四)入伙時間、地點安排

地點:澳洲花園中心廣場;(考慮雨天的入伙地點)

時間:二00三年二月十八日-二月二十日9:00~17:30。

(五)入伙前的準備工作

1、物業(yè)部成立入伙工作小組,由蔣士斌負責,在1月20日前開始運作。

2、印制收樓、入伙必要的文件:《業(yè)主公約》200份,《住戶手冊》200份,住戶資料袋200個,住戶檔案袋200個,《裝修管理規(guī)定》、《裝修申請登記表》各200份,《收樓指引》、《入伙收費表》、《管理費收費表》等資料由管理處負責督促總公司有關部門于20**年2月10日前完成。

3、制定裝修管理措施,編繪有關房屋裝修的各項管理規(guī)定和圖紙,印制裝訂各類資料和表卡。

4、由市場部將樓宇基本資料、業(yè)主名冊、通訊地址、電話號碼等資料于20**年2月10日收齊并提供給管理處。督促有關部門于入伙前20日正式向業(yè)主寄發(fā)由總公司準備的《入伙通知書》和管理處準備的《入伙收費表》、《收樓指引》、《入伙會簽單》等資料,資料準備于20**年1月25日前準備就緒。

5、管理處負責請示公司領導安排與銀行、煤氣、電話、供電、電視等有關部門聯(lián)系,實行現(xiàn)場辦公。

6、入伙時的環(huán)境美化、宣傳工作由售樓處負責聯(lián)系并安排,物業(yè)部由蔣士斌負責組織全體員工協(xié)助售樓處工作,于20**年2月18日前布置就緒,入伙場景布置具體方案由總公司另定。

7、由物業(yè)部調(diào)度清潔綠化及相關人員于20**年2月16日前對三期進行清潔開荒。

(六)入伙組織工作

1、成立入伙工作小組,下設禮儀組、收銀組、審核簽約組、收樓引導組、裝修咨詢組及社會工作服務組。

①、禮儀組:負責對新業(yè)主的接待,指引業(yè)主按入伙流程辦理入伙手續(xù)。

②、收銀組:在總公司財務部指導下,發(fā)展商和物業(yè)管理處財務分別就應收款項向業(yè)主收取,并出具證明(押蓋公章),物業(yè)管理處方面的收費工作由負責具體安排分工。

③、審核簽約組:審核入伙必備資料,查驗業(yè)主身份,同業(yè)主簽訂《業(yè)主公約》,發(fā)放《住戶手冊》等有關資料。解答業(yè)主提出的有關辦理煤氣點火、電話安裝、有線電視等事宜。

④、收樓引導組:發(fā)放入戶門鑰匙及滅火器,引導和協(xié)助業(yè)主收樓,收集、整理收樓單據(jù)并及時送達有關單位。

⑤房屋裝修咨詢組:回答業(yè)主提出的有關房屋裝修的問題,發(fā)放裝修資料并做好解釋工作。

⑥社會工作服務組:由銀行、電話、煤氣、供電、寬帶網(wǎng)等有關部門組成,負責辦理有關手續(xù)。

2、總公司、物業(yè)部與管理處、售樓部、施工單位在入伙接待處聯(lián)合辦公,實行一條龍服務,先由總公司結清購樓手續(xù),再由管理處辦理入伙手續(xù),同時向業(yè)主宣傳《業(yè)主公約》、《住戶手冊》及有關管理規(guī)定等,做到熱情接待,處理好新業(yè)主的投訴,做到件件、事事有著落,有回音,使業(yè)主滿意。

3、入伙儀式上,建議發(fā)展商負責組織禮樂隊、舞獅隊或其它形式的娛樂節(jié)目,活躍入伙現(xiàn)場氣氛。

附表1:入伙準備工作一覽表

附表2:亟待公司安排解決的問題

附表3:辦公用品