新接樓宇的物業入伙工作

一、物業接管前的工作:

1、實地考察:

對已確定接管的物業,由公司在該物業竣工前組織經營管理部、工程技術部、安全部和清潔綠化部等部門有關人員前往物業現場,圍繞接收后管理工作所涉及的有關問題進行考察,(必要時可多次進行實地考察),在此基礎上,提交公司董事會或總經理辦公會議討論確認,制定入伙工作方案。

2、成立管理處:

新的物業管理處應于已確定的入伙日期前三個月成立,并開始運轉,根據實際需要,采取人員分步到位的辦法,到入伙時,按定編人數配齊管理處各類人員。

管理處各類人員按以下程序進入物業現場,但可根據現場條件和實際情況進行調整:

①入伙前100天,任命管理處主任,另配備助理員1人,財務室會計、出納各1人,組成管理處籌建班子,編制入伙工作方案報公司研究批準后,立即投入實質性準備工作。

②入伙前三個月,調派機電管理維修人員若干進駐施工現場,參與機電設備安裝調試的監理工作,填寫工作記錄,全面掌握大廈機電設備的第一手資料。

③入伙前一個半月,調配炊事班長1人,開展管理處食堂的籌備工作。

④入伙前一個月,管理層人員配齊,管理處掛牌辦公。

⑤入伙前一個月,組建護衛班進駐現場,負責對所接管物業的守衛工作。

⑥入伙前一個月,炊事班人員到位,食堂開伙。

⑦入伙前25天,組建清潔班,開始對已接收的房屋進行衛生清潔工作。(或確定清潔外包工作,由外包單位開展清潔工作。)

⑧入伙前20天,護衛三個班的人員配齊、上崗。

⑨入伙前半個月,水電維修班正式成立,人員配齊就位。

3、管理處進駐小區前的工作:

①、管理處應要求公司提前派出部分工程技術人員進駐現場,與地盤的工作人員一起,參與機電設備的安裝調試,了解整個樓宇內所裝備的設備設施,

熟悉各類設備的構造原理、性能;熟悉水、電、氣管道線路的鋪設位置及走向等,為入伙后的管理、維修養護打下基礎。

②、由公司(或發展商)為新管理處提供臨時辦公場所,管理處根據實際需要,擬制辦公用品的采購計劃,報公司審批后購置。

③、在公司的指導下,印制收樓、入伙所必須的文件資料和表格,如《住戶手冊》、《公共契約》,《管理規定》等。此部分工作最好于入伙前一個月完成。

④、根據入伙工作方案,編制管理處員工生活用品采購計劃,報公司審批后訂購。

二、物業接管中的工作:

1、管理處要主動與發展商(地盤)和承建單位聯系,協商樓宇交接問題,及時將協商情況匯報給物業公司并在公司領導下組織驗收小組。由地盤、承建單位和物業公司三方共同組成聯合交接小組,制定驗收方案,統一驗收標準,商定交接注意事項和交接日期。

2、準備驗收項目表格,物業公司對所接收的建筑物、設備設施,要分別準備充足的驗收記錄表格。

3、全面驗收交接。驗收時須有發展商(地盤)、承建單位和物業公司(含管理處指派人員)三方共同參加,逐項進行驗收,填寫記錄單,每份驗收記錄單上均須有三方人員的簽名,驗收記錄單一式三份,三方各執一份。對驗收合格的項目,列出清單,進行交接,交接雙方在清單上簽字;對不合格的產品,注明存在的問題,提交地盤和施工單位,限期整改,整改項目須經復驗,合格后方可接收,物業公司將接收清單交管理處保存。

4、對于已經接收的項目,管理處從接收簽字起,即組織人力對建筑物和機電設備進行保護,防止被盜和破壞,同時,組織人員對已接收項目進行清潔和環境整理。

5、搞好公關工作,管理處要指派專人代業主聯系電話安裝、液化石油氣開戶點火、確定街區門牌號碼以及通郵等工作。

①、管理處應于入伙前三個月與深大電話公司聯系,確定管理處安裝電話門數和業主入住后申請安裝電話的辦法。

②、管理處應于入伙前半個月與市液化石油氣公司聯系住戶使用液化氣開戶點火手續。

③、于入伙前100天,從新管理處主任任命之日起,即向轄區派出所申請確定新接收物業的街區門牌號碼。

④、管理處于入伙前3個月與當地郵局聯系辦理通郵手續,并向地產商提出合理建議設計、定做信報箱。

6、代為業主安裝常規防盜防火設施。管理處應從堅固美觀、價格合理的原則出發,于入伙前一個半月組織定購并代為業主統一安裝防盜門、防盜窗花,為每戶業主配備市消防處規定型號的手提滅火器,并于入伙前安裝完畢。(防盜門、防盜窗花也可指定樣式,由業主裝修時自行安裝。)

7、積極、妥善解決員工的食宿問題。在物業公司指導協助下,管理處根據所接管物業的具體情況,提出管理處辦公、員工住宿、食堂用房的規劃、設計方案,經批準后,具體抓好改建裝飾工作的落實。

三、入伙前的工作:

1、通過登報和寄發通知書的形式,提前一個月(至少提前十天)向業主發出入伙通知。向業主寄發通知應包括以下資料:

①、入伙通知書;

②、收樓須知;

③、入伙手續;

④、入伙收費表.

2、規劃整理物業小區環境衛生,設置必要的設施、標志。

3、逐棟、逐層、逐戶全面徹底地進行衛生清理,并注意保潔,其項目和標準如下:

A、對于送裝修的單位:

①、大小房間:玻璃擦凈,地板潔凈,窗臺干凈,踢腳線干凈,燈具潔凈。

②、客廳:清潔內容和房間相同,對講機干凈無灰。

③、洗手間:鏡面光潔,臺面潔凈,浴缸干凈、抽水馬桶潔凈無污物痕

跡,下水暢通,地面潔凈顯現本色,地漏暢通,地面無積水。

④、廚房:壁廚干凈,木柜里外擦凈,水管及液化氣管擦拭無灰。內陽臺擦拖干凈,地面擦凈顯現本色。

⑤、陽臺:墻面、地面、玻璃擦凈,護欄干凈,地漏蓋上水泥清除,漏水暢通。

⑥、木門:所有木門的門框、門板面擦凈。

B、對于不送裝修的單位:

①、大小房間:玻璃擦凈,地面清潔,窗臺干凈。

②、客廳:清潔內容和房間相同,對講機干凈無灰。

③、洗手間:下水暢通,地面清潔,地漏暢通,地面無積水。

④、廚房:水管及液化氣管擦拭無灰,內陽臺擦拖干凈,地面干凈。

⑤、陽臺:墻面、地面、玻璃干凈,護欄干凈,地漏蓋上水泥清除,漏水暢通。

⑥、木門:所有木門的門框、門板面擦凈。

4、對標準層走廊、后樓梯的清潔工作:

①、四壁潔凈,地面光潔;

②、防火門干凈,并按要求緊閉;

③、后樓梯扶手、臺階干凈無塵土;

④、門燈及一切能附著灰塵的附屬設施擦拭干凈;

⑤、每層后樓梯走火通道口擺放一個垃圾桶。

5、研究制定集中入伙時的接待工作方案、場景布置方案,圍繞完成任務對人員進行合理分工,并在物資上做好充分準備。

四、入伙時的工作:

1、場景布置:根據制定的場景布置方案擺放花籃、盆景,懸掛條幅對聯,張燈結彩,插放彩旗,高掛氣球等,給人以隆重、喜慶的感受。

2、設置導向路標,安排引導人員,使業主在辦理入伙手續、收樓過程中感到方便。

3、管理處與發展商之地產部、財務部在入伙接待處進行聯合辦公,實行

一條龍服務。先由發展商為業主結清購樓手續,再由管理處收取入伙費用、簽訂公共契約,向業主發放門匙,并安排專人引導業主入室驗收,對業主提出的房屋質量方面的合理意見,逐項記錄在《接管驗收記錄》四聯單上(承建商、管理處、業主、發展商各一份),并負責與承建商聯系,限期修好,保證業主按時入住。

4、在業主辦理入伙手續的同時,管理處應提供給業主如下資料及物件:

①鑰匙

②開戶存折

③業主公約

④住戶手冊

⑤收費一覽表

⑥裝修管理規定

⑦接管驗收記錄

⑧其它

注:以上資料和物件可根據各個管理處情況不同而有所不同。

五、管理處機構設置和人員配備:

管理處設辦公室、財務室,下設三個護衛班,一個清潔班(清潔也可外包),一個維修班及一個炊事班(炊事班應根據各自管理處的實際情況而定),定崗定員應根據大廈幢數和層高及崗位多少而定(以兩幢大樓并帶有地庫車場和單車庫的32層商住樓為例,應配備58人。)

六、入伙工作程序及工作標準:

1、入伙前的準備工作:

①、組建管理處,建立領導班子和辦事機構開展工作。

②、收集歸檔大廈各種資料:建筑施工圖紙、隱蔽工程資料、各種交工驗收證書復印件、各種設備使用說明書、合格證書復印件。

③、參閱有關圖紙資料,了解大廈情況,對設施、設備、安全、清潔綠化工作及管理處辦公地點、員工食宿問題提出具體工作意見。

④、起草、編定并印制大廈《業主公約》、《住戶手冊》和《裝修管理規定》。

⑤、編制大廈開辦財政預算,測算管理費標準,印制各種入伙資料。

⑥、招聘培訓各類管理和服務員工。

⑦、聯系走訪派出所,街道辦事處等政府辦事機構和有關部門,做好公關工作。

⑧、提前進入現場,與地盤工作接軌,參與設備安裝調試,迅速熟悉情況。

2、做好樓宇交接驗收和入伙工作。

①、認真清點、檢查、驗收室內和大廈的各種設施設備及有關物品,發現問題及時登記、反映、整改。

②、擬定大廈設施中不完善方面的改進計劃,首層大堂入口處安裝電子門,每戶安裝防盜門、防盜窗花等。

③、布置好入伙辦公地點,熱情接待入伙業主,負責向業主解釋《住戶手冊》、《業主公約》及管理規則,按規定收取有關費用。

④、陪同業主視察房屋、驗收設施設備,辦好交接手續、交付鑰匙,對業主提出的問題,耐心解答,做好記錄,及時反映和處理。

⑤、幫助入伙業主辦理好煤氣開戶手續。

⑥、處理好業主的投訴,做到件件有著落,盡最大努力使業主滿意。

⑦、管理好業主對房屋的二次裝修,確保房屋結構完好,外貌完美統一。

3、工作標準:

嚴格執行企業的質量方針和目標,以及ISO9002質量標準,為業主創造安全、清潔、優美、舒適、方便的生活和工作環境,并參照香港地區同類型商住大廈物業管理一流水平的工作標準做好各項工作,做到業主、領導、自己三滿意。

七、人員配備、財務方案、材料計劃。(附后)

八、需發展商解決的問題:

1、提供入伙和樓宇資料:

①、小業主名冊及聯絡通訊地址,電話號碼;

②、樓宇建筑及設備質量保修責任的合約復印件。

③、建筑、水電、電梯、空調等工程項目的總投資表。

2、審批入伙開辦資金預算方案。

3、審批入伙方案及管理費收費標準。

4、解決入伙前管理處的臨時辦公地點和電話機一部。

5、解決管理處辦公用房地點和員工食宿地點。

以下按兩幢大樓并帶有地庫車場和單車庫的32層商住樓舉例計算有關人員配備及材料機具等情況:

附1、財務方案(開辦費用)

一、預計管理費收入30萬元:

1、商住樓管理收入15.6萬元;

2、2、裙樓管理收入8.4萬元;

3、車場收入4萬元;

4、其他收入2萬元。

二、收費標準:(港幣)

1、商住樓(居民):0.42元/英尺

2、商住寫字樓:0.60元/英尺

3、寫字樓:8元/平方米

4、商場、酒樓:12元/平方米

三、開辦費用預測:151萬元

1、入伙前員工培訓開支:20萬元(2500×40×2月=20萬元)

2、辦公設施:11萬元

①、辦公家私:2萬元

②、電腦兩臺:4.2萬元(辦公室及財務室各一臺)

③、復印機:1.2萬元

④、辦公室裝修:2萬元(預計)

⑤、辦公用品:1.6萬元

3、清潔衛生費用:16萬元

①、垃圾筒:150個,8仟元

②、果皮箱:10個,1萬元

③、垃圾袋:200包,4.5萬元

④、垃圾房:1個,6萬元

⑤、打臘機:1臺,1萬元

⑥、剪草機:1部,1.5萬元

⑦、其它工具:1.2萬元

4、保安設施:30萬元

①、大堂監視器:4臺,6萬元(含車場)

②、對講機:10臺,3萬元

③、服裝:27×2,9仟元

④、報警系統:5萬元

⑤、大堂崗亭:9仟元

⑥、車場崗亭:1.6萬元

⑦、警械等:9仟元

⑧、地下車場設備:10萬元

5、維修費用:4萬元

①、對講機:4臺,1萬元

②、維修工具:12套,1.2萬元

③、維修設備:1.8萬元

6、員工食堂、宿舍開支:50萬元

①、食堂改建工程:5萬元

②、炊事設備:15萬元

③、宿舍改建工程:25萬元

④、家私用品:5萬元

7、其它開辦費用及流動資金:20萬元

①、住戶、員工手冊:2萬元

②、公共契約:1萬元

③、其它開辦費:7萬元(含公關費用)

④、流動資金:10萬元

附2:人員配備

附3:材料計劃

附表:《接管驗收記錄》

篇2:客戶入伙管理工作程序

1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續。

2.0范圍:管理處客服部。

3.0職責:

3.1客服部負責物業入伙的辦理及檔案的建立。

3.2其它部門負責協助。

4.0程序:

4.1物業入伙程序:

4.1.1驗證并存檔客戶的相關資料:

4.1.1.1《入伙通知書》;

4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;

4.1.1.3客戶《身份證》或營業執照原件,留存復印件;

4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。

4.1.2領取入伙資料袋:

4.1.2.1《業主登記表》;;

4.1.2.2《業主公約》一式兩份;

4.1.2.3《前期物業管理服務協議》一式三份;

4.1.2.4《房屋裝修申請書》;

4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質量保證書》;

4.1.2.6《室內管線分布圖》(含電、給排水平面圖);

4.1.2.7入伙收費一覽表;

4.1.3業主辦理相關手續

4.1.3.1填寫《業主登記表》,簽訂《業主公約》;

4.1.3.2客戶部相關人員收表;

4.1.3.3客戶繳納相關入伙費用;

4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。

4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯系施工單位進行整改工作。

4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發放該單位鑰匙,并請客戶在《業主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。

4.1.3.7辦理住戶智能卡。

4.1.3.8簽訂相關協議。

4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。

4.1.5在客戶服務中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。

5.0質量記錄:

5.1《業主登記表》

5.2《業主公約》

5.3《前期物業管理服務協議》

5.4KH-03-R01《房屋驗收交接表》

5.5KH-03-R02《機動車停車位申請表》

5.6KH-03-R03《入伙客戶情況登記表》

5.7KH-03-R04《住戶智能卡辦理申請表》

5.8KH-03-R05《托管門匙責任聲明書》

篇3:園荔物業入伙管理工作規程

　　園荔物業入伙管理工作規程

　　1.目的

　　規范住戶入伙管理工作,確保住戶順利入伙。

　　2.適用范圍

　　適用于住戶入伙的管理工作。

3 職責

　　3.1 公司經理負責指導組織安排入伙工作。

　　3.2 客服部主管負責組織安排入伙工作。

　　3.3 客服部各崗位工作人員負責具體辦理入伙手續。

　　3.4 財務部負責核收各項入伙費用。

　　3.5 工程部負責樓宇整改的跟進、水電的開通以及裝修方案審核工作。

　　4.工作規程

　　4.1 入伙、業主、住戶、客戶的定義

　　1)入伙定義:是指住戶收到書面入住通知,并辦理完相應手續。住戶收到入住通知單上通知辦理入住的時間,視為入住時間。

　　2)業主定義:指物業所有權人。

　　3)住戶定義:指物業所有權人和物業使用人。在管理制度稱呼和意見征詢等場合以“住戶”進行稱呼。

　　4)客戶定義:一般指物業所有權人、物業的使用人和外部客戶。在一般日常管理工作中均以“客戶”稱呼。

　　4.2 本規程中的“入伙”主要是指住戶入住。

　　4.3 住戶入伙的準備(指業主入住和租戶入住)

　　5.業主入伙

　　5.1 業主入伙資料的準備;

　　1)根據本物業的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《臨時管理規約》、《前期物業管理服務協議》、《區域防火責任協議書》、《入伙通知書》;

　　2)《入伙通知書》的內容要求寫明物業管理公司的辦公地點(以下簡稱公司)、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等;

　　3)印刷以下各類入伙表格:

　　①《鑰匙領用/移交登記表》;

　　②《裝修申請表》;

　　③《物業使用說明書》;

　　④《物業質量保證書》;

　　⑤《房屋交接驗收表》;

　　⑥《住戶入住情況登記表》。

　　4)設計辦理入伙手續流程圖(請參見7、8)。

　　5.2 入伙時的環境布置:涉及服務標識牌的按vi設計辦理:

　　1) 入口處掛“歡迎您喬遷×××”拱門橫幅和插彩旗,營造熱烈的氣氛;

　　2) 樹立指路牌,由入口處到物業公司或至辦理入住的現場。

　　3) “入口處”標明物業公司的辦公地址和辦公時間。

　　4)物業管理公司對入住辦公環境的布置:

　　①掛燈籠,飄小彩帶,擺放花藍、盆景,給人以隆重、喜慶的氣氛

　　②張貼醒目的“辦理入住手續流程圖”,辦理手續窗口設置要求做到“一條龍服務”,各窗口標識清楚,一目了然;

　　③管理人員著裝整潔,精神飽滿;

　　5.3 客服部依據物業管理公司議定的入伙時間,提前向業主發出入伙通知。

　　5.4 業主收到《入伙通知書》后,應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到公司辦理入住手續。如果在規定期限到來的前3天內,業主尚未辦理入住手續的,客服部物業助理應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續;超過規定期限未辦理入住手續的,客服部應將情況向公司領導匯報,由公司領導決定是否登報催辦。

　　5.5 入伙手續的辦理(詳見:入伙手續流程圖)

　　1)在收樓驗房時,物業助理應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《房屋交接驗收表》中。

　　2)辦完業主入住手續后,物業助理應及時收集、整理業主資料并及時建立“住戶檔案”。

　　6.租戶入住

　　6.1 租戶入住的條件

　　1)已正式簽訂《房屋租賃合同》;

　　2)已繳清所有租賃費用;

　　3)已提供租戶身份證明的資料;

　　4)房屋裝修已經過公司驗收合格。

　　5)辦完租賃手續后,物業助理應及時收集、整理租戶資料,并及時登記。

　　7.辦理入伙手續流程圖(略)

　　8.入伙流程說明

　　8.1 備件

　　8.2 業主辦理入伙手續前要備齊如下文件資料:

　　1)入伙通知書;

　　2)購房合同原件、復印件;

　　3)購房付款證明及復印件;

　　4)業主身份證及復印件,1寸近期免冠彩照兩張;

　　5)維修資金繳款憑證;

　　6)業主委托書(委托他人辦理時需帶)、被委托人身份證及復印件;法人授權委托書、營業執照副本及復印件(公司購房時需提供) 。

　　8.3 登記、驗證

　　1)業主帶齊上述文件資料到物業公司交驗、存檔;

　　2)簽領《住戶手冊》、《《裝修指引》等資料;

　　①此等資料由業主簽字領取,并由工作人員知會有關事項。

　　②業主領取此等資料應仔細閱讀了解其內容。

　　8.4 簽署《臨時管理規約》、《區域防火責任協議書》、《前期物業管理服務協議》,一式二份,業主簽署后各留一份,其余交物業公司留存。

　　8.5 填寫《住戶入住基本情況表》

　　1)業主領取《住戶入住基本情況表》后,應仔細填寫,內容清楚,數據完整。

　　2)《住戶入住基本情況表》填寫后交物業公司存檔,以便管理和聯系。

　　8.6 繳費

　　由工作人員指引業主到物業公司財務部門繳納入住費用,并簽署水電費、管理費用銀行托收協議。

　　8.7 驗樓、收樓

　　1)業主或委托人在物業公司工作人員帶領下到所購物業驗樓。

　　2)驗樓時發現的問題詳細記錄在《房屋交接驗收表》,由業主或委托人、物業公司工作人員在表上簽字確認。

　　8.8 領取鑰匙

　　業主驗收完樓后,無問題的,悉數將鑰匙全部領走;有問題的,留下一把入戶門鑰匙供維修時使用。

　　8.9 按規定辦理裝修申報手續

　　業主憑簽完字的《入住辦理流程單》到物業公司按裝修流程圖辦理裝修申報手續。

　　9.按規定辦理水、電、氣、電話、有線電視及車位使用手續。

　　9.1 領取有關申請表并填寫。

　　9.2 簽署相關的委托銀行收費協議書。

　　9.3 將申請表、協議書交相關單位或客服部辦理。