業戶入伙管理規程(三)

1.0公司負責指導管理處入伙工作的籌備和進展,并在有需要時調配資源。

2.0公司行政辦公室負責在入伙前一個月將所需各項印刷文件資料及指導、現場布置用品準備齊全。

3.0管理處主任負責入伙管理工作的主要安排,明確有關負責入伙工作人員的職責,并對整個入伙工作進行綜合性管理協調。

4.0客戶服務部負責入伙發放文件及簽約工作,解答業主在入伙過程中提出的各項提問,或給予指引及幫助,展現公司優良服務形象。入伙現場為接待組。

5.0財務部負責先為業主結清購樓手續款項,然后收取入伙費用。入伙現場為財務組。

6.0工程部負責陪同業主驗樓,并將不合格問題及時反饋給發展商,并督促完成。入伙現場為驗樓組。

7.0安管部負責維持現場秩序,給業主指引方向和位置,展現安管服務形象,并在有需要的情況下協助驗樓組工作。

8.0工作程序

8.1接待組工作程序

8.1.1接待組協調各部門做好入伙準備工作,明確入伙各項手續,準備好入伙所用的各類資料、表格,分戶裝袋統一編號。

8.1.2向發展商索取有關業主資料,并確認無誤。

8.1.3安排人員負責對業主辦理入伙手續時的咨詢和引導,并在辦公現場張貼有關公告及指引等。熟悉入伙作業程序和各種表格填寫方法。

8.1.4業主前來現場辦理入伙時,由接待員將業主領至簽約組辦公區,簡略向業主介紹入伙收樓的程序,并介紹細看有關公告。

8.1.5客服助理對業主提交的《收樓(入伙)通知書》、個人資料包括身份證原件、護照、購房合同原件、委托書等資料進行核驗。

8.1.6確認后收取《收樓(入伙)通知書》,并向入伙申請人發放《業主公約》、《住戶手冊》、《前期物業管理協議》、《房屋質量保證書》、《住宅使用說明書》等資料,需要簽約的當場簽約,并要求填寫《業主資料登記表》、《車輛管理檔案》,提供身份證、購房合同復印件和家庭成員、車輛照片。

8.1.7已有裝修計劃者發放《業戶申請裝修審批表》、《前期裝修管理協議》、《裝修承諾書》、《防火責任書》等資料,并要求申請人對上述文件在《業戶文件資料發放登記表》上進行簽收。

8.1.8完成以上程序后,告知業主在財務部交納各項入伙費用。

8.2財務組工作程序

8.2.1業主在客戶服務部簽約組填寫和接收完各類書面文件后,到財務部繳納各項費用。

8.2.2財務組工作人員需先確認業主購房款項及手續已清,才能為其辦理入伙費用繳納手續,未繳清購房余款的需先繳納此項費用。需驗的單據或資料有:已繳樓款收據、購房款余額/抵押證明書、購房合同原件等。

8.2.3憑繳款通知書收取每戶三個月預交管理費、信報箱費,開具收據。

8.2.4憑繳款通知書代收有線電視、煤氣、寬帶開戶費等,開具收據。

8.2.5費用收繳完后,告知業主可進行驗樓。

8.3驗樓組工作程序

8.3.1業主在財務部交納完各項費用后,由驗樓組指派一名工作人員陪同業主驗房。

8.3.2帶領業主詳盡檢查屋內各項目,必須親手扭動水喉、按開關、推關窗戶、往下水道注水等,以確認房屋各項質量完好,足以安全、放心交付業主使用。

8.3.3經驗收確認完好后,核實水、電、煤氣表底數,雙方在《驗樓表》上簽名,并簽署《房屋交接書》,將房屋鑰匙交予業主,至此入伙驗樓手續完成。

8.3.4驗樓過程中如遇到各類質量問題,工作人員將問題詳細填寫于《驗樓表》上,并核實表底數,但不給鑰匙。

8.3.5將需整改的問題統計后向發展商開出《工程質量問題處理單》,督促發展商盡快解決。

8.3.6在質量問題解決完后,驗樓組工作人員陪同業主再次驗樓,重復上述8.2.2--8.2.3程序。經業主確認簽名后,正式簽署《房屋交接書》并發給鑰匙。

篇2:物業入伙管理程序5

物業入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業的驗收程序

4.3業主(客戶)維修安裝服務

4.4物業裝修管理

4.5提供給業主(客戶)的文件的控制

4.6物業管理費用收取

5職責

5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續;

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。

6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業主(客戶)準備的證明材料;

b.需業主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續的程序。

6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表

篇3:客戶入伙管理工作程序

1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續。

2.0范圍:管理處客服部。

3.0職責:

3.1客服部負責物業入伙的辦理及檔案的建立。

3.2其它部門負責協助。

4.0程序:

4.1物業入伙程序:

4.1.1驗證并存檔客戶的相關資料:

4.1.1.1《入伙通知書》;

4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;

4.1.1.3客戶《身份證》或營業執照原件,留存復印件;

4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。

4.1.2領取入伙資料袋:

4.1.2.1《業主登記表》;;

4.1.2.2《業主公約》一式兩份;

4.1.2.3《前期物業管理服務協議》一式三份;

4.1.2.4《房屋裝修申請書》;

4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質量保證書》;

4.1.2.6《室內管線分布圖》(含電、給排水平面圖);

4.1.2.7入伙收費一覽表;

4.1.3業主辦理相關手續

4.1.3.1填寫《業主登記表》,簽訂《業主公約》;

4.1.3.2客戶部相關人員收表;

4.1.3.3客戶繳納相關入伙費用;

4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。

4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯系施工單位進行整改工作。

4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發放該單位鑰匙,并請客戶在《業主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。

4.1.3.7辦理住戶智能卡。

4.1.3.8簽訂相關協議。

4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。

4.1.5在客戶服務中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。

5.0質量記錄:

5.1《業主登記表》

5.2《業主公約》

5.3《前期物業管理服務協議》

5.4KH-03-R01《房屋驗收交接表》

5.5KH-03-R02《機動車停車位申請表》

5.6KH-03-R03《入伙客戶情況登記表》

5.7KH-03-R04《住戶智能卡辦理申請表》

5.8KH-03-R05《托管門匙責任聲明書》